FAQ - Häufige Fragen und deren Antworten

Automatisches Schließen

Angebote/Preisanfragen:

• Wenn über den Workflow ein Auftrag/Lieferantenauftrag erstellt wurde.

Aufträge (auch Abrufaufträge)/Lieferantenaufträge:

• Wenn alle Auftragspositionen in voller Menge in Rechnung gestellt wurden.
  

Das Schließen wird unter folgenden Umständen nicht durchgeführt:
- Wenn zum Auftrag eine aktive Konfiguration zu wiederkehrenden Rechnungen existiert
- In der Mandantenkonfiguration eine Toleranz für Unterlieferung im Einkauf eingestellt wurde

Ausnahme Rahmenaufträge:
Rahmenaufträge werden geschlossen, wenn die gesamte verfügbare Menge durch Abrufaufträge beansprucht wurde.

Lieferscheine/Lieferscheine (Einkauf):

• Wenn eine Rechnung über der Workflow erstellt wurde.

Rechnungen/Einkaufsrechnungen:

• Wenn der volle Rechnungsbetrag exakt bezahlt wurde.
  Über- oder Unterzahlungen verhindern das Schließen.

Manuelles Schließen

Dokumente können auch manuell geschlossen werden.
Je nach Dokumententyp müssen folgende Schritte durchgeführt werden.

Angebote/Aufträge und Preisanfragen/Lieferantenaufträge:

• Checkbox "Geschlossen" ankreuzen und das ERP-Dokument speichern.
  

Lieferscheine:

• Checkbox "Geschlossen" ankreuzen
  

Ausnahme bei eingelagerte/ausgelagerte Lieferscheinen:
Checkbox "Geschlossen" ankreuzen. 
Das ERP-Dokument muss nicht direkt gespeichert werden, Status wird übernommen.

Rechnungen/EK-Rechnungen:

• Button "Buchen/Als bezahlt markieren" verwenden. 
  Evtl. in Mandatenkonfig/Buchungskonfiguration einschalten
  

Favoriten können pro Suchformular pro Benutzer angelegt werden. Dabei wird gespeichert, welches Feld gewählt ist, welche Eingaben in Filtern gemacht wurden und welche Anzeigeoptionen ausgewählt wurden.

Als Picker werden Eingabefelder im ERP bezeichnet, die direkt bei der Eingabe die Suchergebnisse als Liste unter dem Feld anzeigen. Picker können Teile einer Bezeichnung oder mehrerer Felder in beliebiger Reihenfolge finden
Bsp.: Suche nach Artikel 4711 - Kölnisch Wasser kann über folgende Eingaben in Artikelpicke erfolgen: "47 Wa Kö" / "Kö 47 Wa"

Das ERP exportiert CSV-Dateien standardmäßig in UTF-8 kodierung. Excel öffnet CSV-Dateien grundsätzlich mit einer eigenen Microsoft Kodierung. Dies führt zu Darstellungsfehlern.
Mit folgenden Möglichkeiten werden CSV-Dateien in Excel korrekt angezeigt:

1. Wählen der Kodierung "ANSI" beim Exportieren der CSV. Dieses Format kann Excel korrekt darstellen.
2. Um eine CSV-Datei in Excel mit UTF-8 Kodierung korrekt zu öffnen, müssen folgende Schritte durchgeführt werden:
   1. Excel öffnen (nicht über Doppelklick auf die Datei)
   2. Klick auf "Daten/Daten aus Text importieren" & Folgen der Bildschirmanweisungen. Hier kann die Kodierung auf UTF-8 umgestellt werden

Im Menü "System / Mandantenkonfiguration / Features" unter der Überschrift "Aktivierte Schnellsuchen" kann unternehmensweit bestimmt werden, welche Felder als Schnellsuchen angezeigt werden.

Öffnen Sie hierzu den Menüpunkt "System/Vorlagen/Textvorlagen".
Hier finden Sie eine Übersicht über alle Textvorlagen, welche Sie anpassen können.
Diese sind in drei Abschnitte unterteilt:
1. Einleitung: Hier finden Sie die Texte, die über der Positionstabelle des jeweiligen ERP-Dokumentes ausgegeben werden.
2. Schluss: Hier finden Sie die Texte, die unter der Positionstabelle des jeweiligen ERP-Dokumentes ausgegeben werden.
3. E-Mail: Hier finden Sie die Texte die im E-Mail Dialog des jeweiligen ERP-Dokumentes angezeigt wird.

Beim Klick auf die Beschreibung können Sie die Texte anpassen.
Unter dem Textfeld werden Ihnen Variablen angezeigt, welche Sie in den Textvorlagen verwenden können.
Bei Klick auf den Button Speichern werden die Anpassungen gespeichert.

In der Bearbeitungsmaske des Artikels kann über den Button "Aktionen.../"Artikelart ändern" die Artikelart angepasst werden. Wird ein Erzeugnis in eine andere Artikelart geändert, wird die Baukastenliste dabei gelöscht. 

Ausschlaggebend für das Schließen eines Auftrages ist die vollständige Abrechnung aller Positionen. Beim Erstellen von Lieferschein und Rechnung werden Verknüpfungen (Positions-Links) zwischen den Positionen der einzelnen Dokumente erstellt. Wird ein Auftrag nicht geschlossen, sollten folgende mögliche Ursachen überprüft werden:

1. Ist zu jeder Position mindestens die gesamte Menge aus dem Auftrag in Rechnung gestellt?
2. Wurde eine Position nachträglich in Auftrag & Lieferschein/Rechnung eingefügt? In diesem Fall fehlt der Positions-Link zum Auftrag. Hierdurch gilt diese Position als nicht abgerechnet, selbst wenn es sich um den gleichen Artikel handelt.

Steuersätze in Rechnungen werden durch die hinterlegte Steuer (bzw. den Steuerschlüssel) im bebuchten FiBu-Konto bestimmt. Welches Fibu-Konto bebucht wird, bestimmt sich aus der Kombination der Buchungsgruppe des Artikels und der Steuerzone des Kunden bzw. Lieferanten.

Prüfen Sie die angegebene Steuerzone in der Rechnung. Ist diese korrekt, müssen die FiBu-Konten und Buchungsgruppen überprüft werden. 

Über die Preisquelle 'Aktualisiere freien Preis in ERP-Dokumenten wird der eingetragene Preis beim Speichern in die Stammdaten übertragen. In der Mandantenkonfiguration unter 'Features' kann bestimmt werden, ob hierbei der Standardeinkaufspreis, der lieferantenspezifische Preis oder beide aktualisiert werden.

Es kann vorkommen, dass Lieferungen eines Lieferanten aus unterschiedlichen Ländern kommen.
Um diese korrekt im ERP zu erfassen, muss der Lieferant pro Versendungsland mit der entsprechenden UStID angelegt werden. Der dem Versendungsland entsprechende Lieferant muss im Lieferschein und der Rechnung gesetzt werden.

Die Zuordnung der einzelnen FiBu-Konten erfolgt in den Kontoeinstellungen unter der Überschrift "Berichte". 
Wenn hier eine abweichende Zuordnung der Berichte vorliegt, kann das zu unterschiedlichen Werten in den Berichten der FiBu führen.

Über die Funktion 'EB/SB buchen' werden einzelne Konten abgeschlossen und die Saldenüberträge ins neue Jahr übernommen.

1. Falsche Einstellungen in den bebuchten Konten
   Die Einstellung des Feldes "USTVA" in der Bearbeitungsmaske von FiBu-Konten muss korrigiert werden.
   Hierdurch wird die Zuordnung in der USTVA gesteuert.
2. Skonti werden in der Bruttomethode gebucht und müssen vor der Abgabe der USTVA über Dialogbuchungen angepasst werden.

1. Öffnen Sie hierzu das Menü "System/Finanzbuchhaltung/Konto anzeigen" und wählen das gewünschte Vorlagenkonto aus
2. Tragen Sie die Daten des neuen Kontos (Kontonummer, Beschreibung) ein.
3. Klicken Sie auf den Button "Als neu speichern" unter dem Menüpunkt "Speichern"
   ACHTUNG: Beachten Sie, dass Sie den Button Als neu speichern verwenden, sonst wird das Vorlagenkonto überschrieben.
4. Das neue FiBu-Konto wurde angelegt und kann nun verwednet werden.

Im ERP können Buchungs-Vorlagen aus Debitoren-, Kreditoren- und Dialogbuchungen erstellt werden.
Um eine Buchungs-Vorlage anzulegen, erstellen Sie zuerst die gewünschte Buchung und speichern diese anschließend unter "mehr.../Buchungs-Vorlage" mit einem aussagekräftigen Namen.
Die erstellten Buchungs-Vorlagen können Sie unter "mehr.../Buchungs-Vorlage" suchen und über den Button "Laden" aufrufen.

Für Rechnungen, auf die bereits ein Zahlungsausgang gebucht wurde, kann die Option "Skonto mit Zahlungsbedingung" nicht gewählt werden.
Zur Lösung kann hier "Freies Skonto" gewählt und der korrekte Betrag im Betragsfeld errechnet werden.
Alternativ kann der Skontobetrag vor der Verbuchung der Zahlung direkt in der Rechnung gebucht werden.

1. Anpassen der Mandantenkonfiguration unter "Features/Kontobewegungen", "Anpassen von Kontobewegungen" & "Löschen von Kontobewegungen" = Ja
2. Löschen der doppelten Kontobewegungen
   1. Unter "Zahlungsverkehr/Kontobewegungen" die betroffenen Einträge suchen
   2. Kontobewegungen über Checkbox markieren und über "mehr.../Löschen" entfernen

Im Banking-Programm selbst lässt sich diese Einstellung für den Export definieren. Je nach Einstellung wird die Sammelüberweisung aufgesplittet oder als eine Zahlung exportiert.

Falls es beim Druck eines ERP-Dokumentes zu einem Fehler kommt, erscheint über den ganzen Bildschirm eine rote Fehlermeldung. Beim Kopieren und Einfügen von Text in das ERP-System kann es passieren, dass Sonderzeichen eingefügt werden oder dass es zu einer falschen Übertragung von Formatierungen kommt.
Wie kann ich diese Fehler beheben?

1. Falsche Übertragung von Formatierungen:
   Vor dem Kopieren und Einfügen in das ERP-System fügen Sie den Text in einen Texteditor (Notepad) ein.
   Diese sind standardmäßig in Windows installiert. Durch das Einfügen werden die Formatierungen entfernt. Nehmen Sie nun ihren Text und kopieren Sie ihn vom Texteditor in das ERP-System.
   
2. Einfügen von Sonderzeichen in das ERP-System:
   Prüfen Sie Ihren eben eingefügten Text auf Sonderzeichen und entfernen Sie diese.

Mit der Funktion "Datenbank auf Testinstanz klonen" im Menü "System" werden die aktuellen Daten aus der Produktiv-Instanz in die Test-Instanz des ERPs geklont. Nach dem Einloggen in der Test-Instanz stehen diese zur Verfügung.

Benutzer mit Zugriff auf den Reiter System können mit "System/Webserver neustarten" den Webserver mit Abgabe einer Begründung neustarten. Sollten anschließend immer noch Probleme auftreten, wenden Sie sich bitte an den Support.