Schulungseinheit 1 (SE1)

Diese Schulungseinheit erläutert die grundlegenden Bedienungselemente und die Hauptfunktion des odyn-ERP-Systems.

1. Webanwendung

1.1 Vorteile

• Unabhängig von einem Betriebssystem und dessen Updates
• Ortsunabhängiger Zugriff auf das System
• keine weitere Installation von Software notwendig
  
• gleichmäßige Systemlast zwischen Server und Client (Endgerät)
• Funktionalität von Browsern nutzbar (mehrere Tabs/Fenster, ...)
  Konzeption einer Webanwendung über das Internet:
  
• 
  

• Internet: globales Netzwerk (öffentliches zugängliches Netz)
• Intranet: internes Netzwerk (nicht öffentlich zugängliches Netz)
  Wenn Sie in Ihrem Unternehmen mit dem odyn-ERP-System arbeiten sind sie im Intranet.

Hinweis:
Caches bei Webbrowsern regelmäßig leeren, gerade nach ERP-Updates (STRG + SHIFT + ENTF)
Empfehlung für Firefox-Benutzer: Add-on "Clear Cache"

1.2 Grundlagen zum Browser

Tab (Reiter):

• Tab öffnen = STRG + T oder Klick auf das "+"-Icon
• Tab schließen = STRG + W oder Klick der mittleren Maustaste auf den Tab/X-Button in Tab
• Geschlossenen Tab wiederherstellen = STRG + SHIFT + T
• Tab duplizieren = Mittlere Maustaste auf den Neuladen-Button
• Rechtsklick auf Tab, mehrere Optionen (anheften, neu laden, ...)

Hyperlink (kurz Link)

Ein Hyperlink, kurz Link, ist ein Querverweis auf einer Webseite.
Diese werden optisch hervorgehoben (hier in der Wiki blau hinterlegte) und
beim überfliegen mit dem Mauszeiger wird die URL angezeigt.

Maustasten:

• Linke Maustaste = öffnet Link im derzeitigen Tab
• Mittlere Maustaste (oder das Mausrad) = öffnet Link im neuen Tab
• Rechte Maustaste = Optionen zum öffnen des Links

Text markieren:

• Doppelklick auf ein Wort markiert das Wort
• Dreifacher Klick markiert eine ganze Zeile
• Klicken und halten markiert beliebig viel
• Springt immer zum nächsten Wort = STRG + Pfeiltaste rechts/links
• Markieren des nächsten Wortes = STRG + SHIFT + Pfeiltaste

Tastenkürzel:

• Mehr Tastenkürzel: Liste (Handout)

Fokus des Mauszeigers:

• Beachten des Fokus des Mauszeigers, um bestimmte Befehle durchzuführen.

2. odyn-ERP Basis

2.1 Wichtige Notationen

Actionbar

Die Actionbar befindet sich unter dem Hauptmenü und bietet Aktionen zur aktuelle Anzeige.
Je nachdem, wo man sich im ERP befindet, werden unterschiedliche Aktionen angezeigt (oder keine).

Schnellsuche

Diese "Schnellsuche" ist eine Volltextsuche in bestimmten ERP-Dokumenten oder Stammdaten.
Sie ist fest, am oberen Rand des ERP-Systems, über dem Hauptmenü und kann pro Mandant und Benutzer konfiguriert werden.
Es kann nach nach mehreren Teilzeichenketten gesucht werden (Leerzeichen " " als Trenner) und
die erfasste Reihenfolge der Teilzeichenketten ist dabei UNWICHTIG.
Als Platzhalter dienen Prozentzeichen "%" und der Unterstrich "_" (Siehe 2.2 Sonderfunktionen in Feldern).

Suchformular

Ein Menüpunkt öffnen oft erst ein ein Suchformular - mit Filtern und Anzeigeoptionen, um dann ein Bericht anzuzeigen:

1) Filter - Felder zur suche nach EINER Teilzeichenkette
      Platzhalter Prozentzeichen "%" und der Unterstrich "_" kann genutzt werden (2.2 Sonderfunktionen in Feldern)
2) Anzeigeoption - Einzelne Einstellung zum Hinzufügen von Daten in einen Bericht
3) Sortierung - Wie sollen die Ergebnisse sortiert werden (auf-, absteigend)
      Anzahl - Begrenzung der angezeigten Ergebnisse (ohne Zahl keine Begrenzung)
4) Suchen - Durchsucht die Stammdaten mit den gesetzten Filtern in Suchformular
5) Erfassen - Öffnet Maske zum Erfassen von neuen Stammdaten (Artikel, Lieferanten, Kunde)
6) Suchparameter setzen - Unter "mehr", gesetzte Filter und Anzeigeoptionen können pro Person gespeichert werden

Bericht

Nach dem Suchformular folgt das Ergebnis in einem Bericht:

1) Anzeige der gesetzten Filter im Suchformular
2) Spalten mit angegebener Sortierung
3) Ergebnis mit Daten
4) Export des Bericht als PDF/CSV-Datei

Mit STRG + F F  ist oft das Suchen in langen Berichten sehr hilfreich

Artikelsuche in ERP-Dokumenten

Die Artikelsuche in ERP-Dokumenten ist wie die Schnellsuche nur über die Felder Artikel-Nummer Nummer UND Artikel-Beschreibung.

Es kann nach nach mehreren Teilzeichenketten gesucht werden (Leerzeichen " " als Trenner) und
die erfasste Reihenfolge der Teilzeichenketten ist dabei UNWICHTIG.
Als Platzhalter dienen Prozentzeichen "%" und der Unterstrich "_" (Siehe 2.2 Sonderfunktionen in Feldern).

ERP-Dokument

Das ERP-Dokument ist die Bildschirmanzeige zu Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung im EK und VK:

1) Anzeige der Buttons (Erfassen/Speichern, Drucken, Mail, ...)
2) Kopfzeile des Dokumentes (Kunde/Lieferant, Dokumentennummer, ...)
3) Positionstabelle mit Artikeln und deren dazugehörigen Informationen (Menge, Preis, ...)
4) Bemerkungsfelder
5) Fußzeile des Dokumentes (Zahlungs-/Lieferbedingungen, ...)

PDF-Dokument

Mit dem PDF-Dokument ist die Datei im PDF-Dateiformat gemeint und ist der elektronische Beleg zum ERP-Dokument.

Artikeltyp (Art & Klasse)

Vom Artikeltyp (zwei Buchstabenkürzel) wird die Kategorie und Unterkategorie des Artikels abgelesen:
1 Buchstabe Buchstabe                       = Artikel-Art - Ware, Dienstleistung, Erzeugnis
2 Buchstabenkürzel = Artikel-Klasse - Einkauf, Verkauf, ...

2.2 Sonderfunktionen in Feldern

• Platzhalter:

  • Das % Prozentzeichen ist in Feldern ein Platzhalterzeichen für beliebig viele Zeichen

  • Der _ Unterstrich ist ein Platzhalterzeichen für ein beliebiges Zeichen

• Datumsfeldern
  • Eingabe von 0 = heutiges Datum
  • Eingabe von Datum ohne Punkte = Datum
• Zahlenfelder können Rechnen
  • Wird 5 * 5 in ein Zahlenfeld eingegeben, wird der Wert 25 im Feld gespeichert.

2.3 Workflow & DMS im primären Geschäftsfeld

Das primäre Geschäftsfeld eines Unternehmens hat unmittelbar mit der Produktion von Gütern oder der Erbringung von Dienstleistungen zu tun. Darunter fallen die Haupttätigkeiten, sprich das Kerngeschäft oder die Tätigkeiten die den Zweck des Betriebs definieren. Hierzu zählen insbesondere die Stamm/Bewegungs-Daten, Dokumente und Workflows aus dem nachfolgendem Schaubild:

Der Workflow im ERP-System ist für den Einkauf (linke Seite) und den Verkauf (rechte Seite) gleich,
die grundsätzliche Unterscheidung sind die Namen der ERP-Dokumente.
Um einen vollständigen Workflow abzubilden, wird zuerst das unterste ERP-Dokument (Anfrage/Angebot) erstellt.
Danach wird der Workflow weitergeführt (Auftrag/Lieferschein/Rechnung).
Beim Erstellen eines ERP-Dokumentes werden die Daten aus den Stammdaten gezogen und im ERP-Dokument verwendet.
Solange der Workflows für die Erstellung von ERP-Dokumenten genutzt wird, werden erfasste Daten eines ERP-Dokumentes an das neue erstellte Dokument weitergegeben (vererbt) und diese ERP-Dokumente sind miteinander verknüpft.  

Natürlich ist es auch möglich, ERP-Dokumente einzeln zu erstellen (direkt, außerhalb des Workflows).

Hinweis: Änderungen der Daten in ERP-Dokumenten ändern nicht die Stammdaten!

Workflow im ERP-System
In ERP-Dokumenten kann unter Button "Workflow" mit einem Klick ein neues ERP-Dokument erstellt werden.

Verknüpfte Belege -  Verknüpfung zwischen ERP-Dokumenten
Werden automatisch erstellt, sobald aus dem Workflow ein neues ERP-Dokument erstellt und gespeichert wird.
Pro ERP-Dokument sind mehrere Verknüpfungen möglich.1) Anzeige im Reiter "Verknüpfte Belege"
2) verknüpfte ERP-Dokumente werden in den jeweiligen Abschnitten angezeigt,
       aufrufbar durch Dokumentenlink (Link zwischen 2 Dokumenten)
3) Verknüpfungen können manuell hinzugefügt oder gelöscht werden

Weitere Reiter im ERP-Dokument:

Basisdaten
Hier sind die Basis-Daten zu einem ERP-Dokument oder der Stammdaten.

Dokumente
In diesem Reiter werden die erzeugte oder eingescannter PDF-Dokumente angezeigt.
PDF-Dokumente haben immer einen Zeitstempel (Datum und Uhrzeit) und werden versioniert.

Dateianhänge
Hier können weitere Dateien (Bilder, Dokumentation, ...) hochgeladen werden.
Diese können optional per Mail verschickt werden.

3. odyn-ERP Grundlagen

1. Stammdaten

   a) Kunden
   b) Lieferanten
   c)  Artikel
   d) Preisregel
   

2. Lager
   

3. Finanzbuchhaltung

   1. GOBD - Bücherkontrole
   2. GOBD - Dokumente/Belege
   3. Buchungsjournal
   4. FiBu-Konten

4. Zahlungsverkehr

   1. Überweisungen via SEPA
   2. Bankeinzüge via SEPA
   3. Import von Kontobewegungen

5. Berichte

6. Mahnungen

7. Task-Server

8. Datenbank klonen

9. Webserver neu starten