Verkauf erfassen
Der industrielle Verkaufsprozess verläuft in klar definierten Schritten, von der Angebotserstellung bis zur Rechnungsstellung. Im odyn-ERP können die einzelnen Schritte des Verkaufsprozesses und alles was damit einhergeht, entweder direkt oder über den Workflow (siehe Workflow) erfasst werden.
Abb. Untermenüs im Verkauf
Angebote, Aufträge, Lieferschein, Rechnung und Gutschrift
Reiter "Basisdaten"
Der Reiter "Basisdaten" ist im Verkauf beim Erfassen eines Angebots, Auftrags, Lieferscheins, Rechnung und Gutschrift nahezu identisch, sodass die folgenden Erklärungen analog für "fast" alle dieser Bereiche gelten.
Abb. Maske zu Rechnung erfassen
| Kunde | Mit der Eingabe einer Teilzeichenkette öffnet sich abhängig davon eine Dropdown-Liste mit Ihren Kunden. Diese können über die Pfeiltaste (hoch/runter) oder mit der Maus ausgewählt werden. |
| Rechnungsadresse | Auswahl der vorhandenen Rechnungsadressen. |
| Ansprechperson | Auswahl der vorhandenen Ansprechpersonen. |
| Lieferadresse | Auswahl der vorhandenen Lieferadressen. Mit der Auswahl "Keine/temporäre Lieferadressen" können Sie eine alternative temporäre Lieferadresse anlegen und erfassen. |
| Kreditlimit/Rest | (Auftrag/RG) Festgelegtes Kreditlimit aus den Stammdaten und der Rest für offener/überschrittener Betrag |
| Aufträge/Rechnungen | (Auftrag/RG) Aktuelle offene Auftrags- und Rechnungssumme. |
| Mahnstatus | Zeigt den vorhandenen Mahnstatus des Kunden an, falls einer vorliegt. |
| Kundentyp | Auswahl der vorhandenen Kundentypen |
| Buchen auf | (RG) auf welches Konto die Rechnung gebucht werden soll. |
| Steuerzone | Auswahl der vorhandenen Steuerzonen und wählt immer die Steuerzone automatisch aus, die in den Stammdaten hinterlegt wurde. |
| Lieferinformationen | (Auftrag/RG) Auswahl vor der vorhandenen Lieferinformationen . |
| Firmierung | Auswahl der Firmierung. |
| Währung | Auswahl der vorhandenen Währungen. |
| Versandort | Der Ort, an den der Artikel gesendet wird. |
| Transportmittel | Das Transportmittel, mit dem der Artikel versandt wird. |
| Vorgangsbezeichnung | Informationen zum Vorgang. |
Hinweis: Die Felder (Rechnungsadresse, Ansprechperson, Mahnstatus und Kundentyp) sind dynamische Felder und werden beim Erfassen von Verkaufsprozesses nur dann angezeigt, wenn Sie einen Kunden ausgewählt haben und diese Daten beim Kunden in den Stammdaten hinterlegt wurden.
In der Positionstabelle werden alle erfassten Artikel übersichtlich dargestellt:
| Position | Numerische Position des Artikels in der Tabelle. |
| Nummer | Artikelnummer des Artikels, die mit Eintrag der Artikelbeschreibung automatisch ausgefüllt wird. |
| Typ | Der Artikeltyp - um was es sich handelt z. B. WV = Ware im Verkauf. |
| Artikelbeschreibung | Artikelbeschreibung, die mit Eintrag der Artikelnummer automatisch ausgefüllt wird. |
| In LS | Falls in Lieferschein erfasst wird die Stückzahl angegeben. |
| Menge | Mengenangabe des Artikels. |
| Preisfaktor | Auswahl der vorhandenen Preisfaktoren. |
| Einheit | Auswahl der vorhandenen Einheiten. |
| Preisquelle | Auswahl der vorhandenen Preisquellen (Stammdaten ist vorausgewählt). Mit dem Linksclick der Maustaste können Sie die Preisquelle ändern. |
| Preis | Falls in der Preisquelle "Stammdaten" ausgewählt wird -> Preis aus den Stammdaten fest ausgewählt. Falls in der Preisquelle "freier Preis" ausgewählt wird -> Preis kann vom Benutzer manuell bestimmt werden. |
| Rabatt | Hier können Sie einen Rabatt manuell bestimmen. |
| Gesamt |
Anzeige des Gesamtpreises. |
| Lagerausgang |
(LS) Zuweisung des Lagerplatzes im Lager. |
- Bemerkungen: Hier können alle möglichen Informationen hinterlegt werden.
- Interne Bemerkungen: Feld zum Erfassen interner Bemerkungen. Über den Stempel wird automatisch das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit für die Bemerkung hinterlegt.
| Mahnfrei | Das Merkmal "mahnfrei" wird aus Kunden-Stammdaten an Rechnungen vererbt. Als "mahnfrei" markierte Rechnungen werden standardmäßig nicht im Mahnlauf berücksichtigt. Diese Rechnungen können über die Funktion "inkl. Mahnfrei" dennoch gemahnt werden. |
| Zahlungsbedingungen | Auswahl der vorhandenen Zahlungsbedingungen. |
| Lieferbedingungen | Auswahl der vorhandenen Lieferbedingungen. |
| Lastschrifteinzug | Häkchen setzen, falls Lastschrifteinzug vereinbart ist. |
| Wiederkehrende Rechnungen | (Auftrag) siehe Wiederkehrende Rechnungen |
| Datum | Datum des Zahlungseingang oder Zahlungseingang. |
| Beleg | Belegnummer vom Auszug kann genutzt werden, muss aber nicht. |
| Memo | Feld für Bemerkungen. |
| Betrag | Betrag der auf das Konto gebucht bzw. vom Konto abgebucht wird. |
| Konto | Auf welches Konto die Zahlung eingehen soll (Verkauf) oder von welchem Konto die Zahlung ausgehen soll (Gutschrift). |
Hier haben Sie je nachdem in welchem Untermenü (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung) Sie sich befinden, unterschiedliche Eingabefelder. Generell werden hier die Nummern (Auftrags-, Angebot- und Bestellnummer u.v.m.) eingetragen, sowie Auftrags- und Lieferdaten etc.
Gutschrift
Eine Gutschrift ist ein buchhalterisches Dokument, das zur Korrektur oder Erstattung eines Betrags an einen Kunden oder Geschäftspartner dient. Im Folgenden unterscheiden wir zwischen zwei Arten von Gutschriften:
Mengen-Gutschrift
- Die Mengen-Gutschrift erfolgt über den Workflow (Lieferschein -> Retouren Lieferschein -> Gutschrift).
- Wenn z. B. eine falsche Menge gesendet wurde, so kann über eine Mengengutschrift die Rechnung um die fehlende Anzahl korrigiert werden.
Wert-Gutschrift
- Die Wert-Gutschrift kann direkt über Verkauf/Rechnungen/Gutschrift erfasst werden.
- Falls z. B. eine zu hohe Summe berechnet wurde, so kann der Differenzbetrag per Wertgutschrift erstattet werden.
Debitorenbuchung
Eine Debitorenbuchung ist eine Buchung im Rechnungswesen, die sich auf Forderungen gegenüber Kunden (Debitoren) bezieht. Sie tritt auf, wenn ein Unternehmen eine Leistung oder Ware auf Rechnung verkauft, aber noch keine Zahlung erhalten hat.
Reiter "Basisdaten"
| Steuer im Preis begriffen | Durch diese Auswahl wird entweder der Preis in Netto oder Brutto angezeigt. |
| Konto | Auf welches Konto die Buchung erfolgen soll. |
| Betrag | Betrag der verbucht wird. |
| Steuer | Anzeige der errechneten Steuer. |
| Steuerschlüssel | Auswahl der vorhandenen Steuerschlüssel. |
| Projekt | Gruppierung/Zusammenfassung von mehreren Aufträgen, die diesem Projekt zugeordnet sind. |
| Status | Auskunft darüber, ob die Buchung offen/geschlossen. |
Mahnungen
Eine Mahnung im Verkauf ist eine schriftliche oder elektronische Zahlungsaufforderung, die ein Unternehmen an einen Kunden sendet, wenn eine Rechnung nicht innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist beglichen wurde. Sie dient dazu, den Kunden an die offene Forderung zu erinnern und es können je nach Mahnstufe zusätzliche "Mahngebühren" erhoben werden.
- Der Mahnprozess läuft chronologisch wie folgt ab: (1) Mahnung erfassen; (2) Mahnprozess starten (3) Mahnung anlegen.
- Unter Verkauf/Mahnungen/Erfassen können Sie den Mahnprozess starten.
- Mit der Eingabe eines Kundennamens und der anschließenden Aktion "Suchen" wird ein Suchbericht aller überfälligen Rechnungen für diesen Kunden erstellt, der dieser Firmierung zugeordnet ist. Falls kein Kundennamen eingegeben wird, so wird ein Suchbericht für alle Kunden erstellt, die dieser Firmierung zugeordnet sind.
- Aktuelles Mahnlevel: Anzeige für das aktuelle Mahnlevel. Wenn keine Zahl angezeigt wird, dann gibt es zu dieser Rechnung bislang keine Mahnung.
- Nächstes Mahnlevel: Automatische Anzeige für das nächste/kommende Mahnlevel.
- Aktiviert?: Durch das Häkchen wird für diesen Kunden die Mahnung aktiviert.
- E-Mail?: Durch dieses Häkchen erhält der Kunde eine Mitteilung per E-Mail, falls eine Rechnung überfällig ist und eine Mahnung erfolgt.
- Kundenname: Anzeige des Kundennamens.
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)