E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten Daten-Format im Sinne der europäischen Normenreihe EN 16931 erstellt, übermittelt und empfangen wird. Eine E-Rechnung ist damit im Vergleich zu einer Papier- oder PDF-Rechnung ein strukturierter, maschinenlesbarer XML-Datensatz.

Was sind "Sonstige Rechnungen"?

Sonstige Rechnungen sind (in Abgrenzung zu E-Rechnungen) Papierrechnungen und Rechnungen in einem elektronischen Format (z. B. PDF), das nicht den Anforderungen der europäischen Norm für E-Rechnungen entspricht.

Beispiel Sonstige Rechnung (Papierrechnung, PDF) Beispiel einer elektronischen Rechnung

Quelle: https://www.e-rechnung-bund.de/e-rechnung/unterschied-zwischen-papier-pdf-und-erechnung/

Wenn betrifft es und ab wann?

Der Gesetzgeber hat mit dem Wachstumschancengesetz v. 27.3.2024 (BGBl I 2024 Nr. 108) die Einführung der E-Rechnung beschlossen. Deutschland folgt damit dem Beispiel anderer EU-Mitgliedstaaten sowie einiger Drittländer, die eine E-Rechnung ebenso zum Standard für Abrechnungen im Wirtschaftsverkehr machen. Ab 01.01.2025 ist die Pflicht zur Entgegennahme von E-Rechnungen für im Inland steuerbare Umsätze, wenn es sich bei den Beteiligten um inländische Unternehmen handelt (sog. B2B-Umsätze im Inland)

Welche E-Rechnungs-Formate gibt es?

XRechnung-Format

Der Standard XRechnung repräsentiert hierbei die nationale Ausprägung der Europäischen Norm EN 16931 in Deutschland – also die deutsche CIUS. XRechnung bezeichnet den Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern. Diese sind ein rein strukturiertes Rechnungsformat, das auf einer XML-Datei basiert (maschinenlesbar).

ZUGFeRD-Format

Bei ZUGFeRD (Akronym für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) handelt es ich um ein branchenübergreifendes Datenformat, das sowohl Daten im XML-Format als auch ein Ansichts-PDF (menschenlesbar) beinhaltet. Daher spricht man bei der ZUGFeRD-Rechnung von einem hybriden Rechnungsformat. Das PDF enthält die Rechnungsinformationen in unstrukturierter Form. Doch da das XML diese Informationen in strukturierter Form aufweist, ist eine automatische, elektronische Weiterverarbeitung dennoch möglich. Die Einsatzgebiete sind vielfältig: ZUGFeRD wird sowohl im B2B- als auch im B2G- und im B2C-Bereich verwendet.

EDI-Format

Bei EDI (Electronic Data Intercharge Format) handelt es sich um ein standardisiertes Format für den Austausch von elektronischen Dokumenten. Dies bedeutet, dass die Daten auf Sender- und Empfängerseite gleich interpretiert werden und sich daher unmittelbar weiterverarbeiten lassen. Rechnungen im EDI-Format liegen immer in strukturierter Form vor. Für den Einsatz von EDI bedarf es jedoch einer EDI-Vereinbarung zwischen den Geschäftspartnern. So muss beispielsweise sichergestellt sein, dass die weitere Verarbeitung der Rechnung elektronisch erfolgt.

Nachdem Ihr System erfolgreich E-Rechnungen erstellt bzw. empfangen hat, ist es von hoher Wichtigkeit zu prüfen, ob diese auch valide sind. Die Validität von E-Rechnungen stellt eine wichtige Voraussetzung für die fehlerfreie Verarbeitung dar.

Die Validierung einer E-Rechnung gliedert sich in zwei Hauptbereiche: die technische und die inhaltliche Validierung. Beide Prüfungen sind notwendig, um sicherzustellen, dass die Rechnung korrekt, vollständig und fehlerfrei weiterzuverarbeiten ist.

1. Technische Validierung: Die technische Validierung prüft, ob die Rechnung die richtige Struktur und Syntax aufweist. Hierfür wird der XML-Code der Rechnung analysiert, um sicherzustellen, dass er maschinenlesbar ist und den Standards entspricht. Diese Validierungen erfolgt von odyn-ERP, zur Sicherung dass die strukturierten Daten fehlerfrei und vollständig sind (diese benötigt etwas Zeit).

Diese Technische Validierung verzögert etwas die Ausgabe der Rechnung.
(Dies ist abhängig von der Rechnungsgröße und Hardwareleistung)

2. Inhaltliche Validierung: Bei der inhaltlichen Validierung wird sichergestellt, dass die Daten auf der E-Rechnung kaufmännisch korrekt und vollständig sind. Dies betrifft Informationen wie Rechnungsbetrag, Name des Empfängers und weitere notwendige Details.

Wie lese ich den Inhalt einer XRechnung?

Für die Inhaltliche Validierung einer E-Rechnung ist es erforderlich elektronische Rechnungen anzuzeigen und zu prüfen. Bei dem ZUGFeRD-Format ist dies mit einem PDF-Viewer leicht möglich. Für die XRechnung benötigen sie einen weiteren Viewer um von maschinenlesbar in menschenlesbar zu wechseln. Wir empfehlen den Quba-Viewer:
Der Quba-Viewer ist eine Open-Source-Software, die speziell entwickelt wurde, um elektronische Rechnungen in verschiedenen Formaten anzuzeigen, darunter XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X. Die Software ermöglicht es Nutzern, Rechnungsinhalte visuell darzustellen und auf inhaltliche und semantische Korrektheit zu prüfen (Link zu Quba-Viewer) .

(Hinweis: Dies ist keine rechtliche oder steuerliche Beratung. Bitte wenden Sie sich dafür an ihren Rechtsanwalt oder Steuerberater.)