E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten Daten-Format im Sinne der europäischen Normenreihe EN 16931 erstellt, übermittelt und empfangen wird. Damit wird zugleich eine automatisierte Weiterverarbeitung gewährleistet, insbesondere können Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme importiert werden.

Eine E-Rechnung ist damit im Vergleich zu einer Papier- oder PDF-Rechnung ein strukturierter, maschinenlesbarer XML-Datensatz, der elektronisch übermittelt und empfangen werden kann sowie eine medienbruchfreie, automatisierbare und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Was sind "Sonstige Rechnungen"?

Sonstige Rechnungen sind (in Abgrenzung zu E-Rechnungen) Papierrechnungen und Rechnungen in einem elektronischen Format (z. B. PDF), das nicht den Anforderungen der europäischen Norm für E-Rechnungen entspricht.

Welche E-Rechnungs-Formate gibt es?

XRechnung bezeichnet den Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern. Neben dem Standard XRechnung sind derzeit insbesondere das ZUGFeRD-Format und das EDI-Format zu nennen, welche im Business to Business Bereich gerne genutzt werden.

XRechnung-Format

Die XRechnung ist ein rein strukturiertes Rechnungsformat, das auf einer XML-Datei basiert. Dies bedeutet, dass die Inhalte der Rechnung automatisch elektronisch weiterverarbeitet werden können.

ZUGFeRD-Format

Bei ZUGFeRD handelt es ich um ein branchenübergreifendes Datenformat, das sowohl Daten im XML-Format als auch ein Ansichts-PDF beinhaltet. Daher spricht man bei der ZUGFeRD-Rechnung von einem hybriden Rechnungsformat. Das PDF enthält die Rechnungsinformationen in unstrukturierter Form. Doch da das XML diese Informationen in strukturierter Form aufweist, ist eine automatische, elektronische Weiterverarbeitung dennoch möglich. Die Einsatzgebiete sind vielfältig: ZUGFeRD wird sowohl im B2B- als auch im B2G- und im B2C-Bereich verwendet. Den Vorgaben der EN 16931 folgend, wurde 2019 in Zusammenarbeit mit Frankreich und dem dortigen Standard Factur-X die zweite Version von ZUGFeRD, ZUGFeRD 2.0, veröffentlicht.

EDI-Format

Bei EDI (Electronic Data Intercharge Format) handelt es sich um ein standardisiertes Format für den Austausch von elektronischen Dokumenten. Dies bedeutet, dass die Daten auf Sender- und Empfängerseite gleich interpretiert werden und sich daher unmittelbar weiterverarbeiten lassen. Rechnungen im EDI-Format liegen immer in strukturierter Form vor. Für den Einsatz von EDI bedarf es jedoch einer EDI-Vereinbarung zwischen den Geschäftspartnern. So muss beispielsweise sichergestellt sein, dass die weitere Verarbeitung der Rechnung elektronisch erfolgt.

Nachdem Ihr System erfolgreich E-Rechnungen konform zur XRechnung erstellt bzw. empfangen hat, ist es von hoher Wichtigkeit zu prüfen, ob diese auch valide sind. Die Validität von E-Rechnungen stellt eine wichtige Voraussetzung für die fehlerfreie Verarbeitung dar. Darüber hinaus dürfen beispielsweise nur valide Rechnungen über das Peppol-Netzwerk ausgetauscht werden.

Die KoSIT stellt deshalb als Hilfestellung eine Validator-Konfiguration samt Prüfregeln sowie Referenzimplementierungen bereit, welche sich empfiehlt, bereits im Rahmen der Konzeptions- und Umsetzungsphase berücksichtigt zu haben. Das Prüfmodul stellt eine Open Source-Lösung dar und unterstützt bei der Validierung der Rechnungen auf Konformität zum Standard XRechnung.