Adressfeld in PDF Ausgabe

Allgemein

Im Zuge der Implementierung der E-Rechnungen wurde die PDF-Datei angepasst.
Die PDF-Datei dient als Viewer, der die strukturierten Daten der E-Rechnung visuell darstellt.
Durch diese Umstellung wurde die Adressausgabe vereinheitlicht. Diese Vereinheitlichung gilt systemweit für alle ERP-Dokumente.

Innerhalb der PDF-Datei wird das Adressfeld automatisch generiert.
Dieser Artikel beschreibt die Logik zur Ermittlung und Ausgabe der Adresse im Adressfeld.

Was ist ein Adressfeld

Ein Adressfeld ist ein Bereich im ERP-Dokument und der PDF-Datei, in dem Adressinformationen eingetragen oder angezeigt werden.
Dieses wird immer links oben angezeigt und enthält typischerweise:

• Firmenname
• Ausgabe von Ansprechperson und Abteilung (falls vorhanden)
• Straße
• PLZ, Ort
• Land

Die Zusammensetzung des Adressfeldes erfolgt regelbasiert und priorisiert, abhängig davon, um welchen Dokumenttyp es sich handelt oder welche Adressinformationen im ERP-Dokument hinterlegt sind.

Quelle der Daten im Adressfeld

folgende Daten können im Adressfeld ausgegeben werden:

• Basisdaten
• Ansprechpersonen
• Lieferadresse
• Unterkunde
• Rechnungsadresse

Ausgabe in Angebot und Auftrag

Bei Angeboten und Aufträgen wird im Adressfeld grundsätzlich die Adresse des beauftragenden Kunden/LieferantenAuftragsgebers ausgegeben. 
Falls zusätzlich eine Rechnungsadresse (primär oder sekundär) gesetzt wird, wird diese unterhalb des regulären Adressfeldes als eigener Block dargestellt. Wird eine Lieferadresse gesetzt, wird diese unter der Positionstabelle angezeigt.

Prioritätslogik

Die Ermittlung der Adresse erfolgt nach folgender Priorität:

• Prio I  - Ansprechperson
• Prio II - Basisdaten

Wird im Dokument eine Ansprechperson gesetzt, wird im Adressfeld anstelle der Adresse aus den Basisdaten des Kunden/Lieferanten, die Adresse der Ansprechperson verwendet. Ist im Dokument keine Ansprechperson gesetzt, werden ausschließlich die Basisdaten des beauftragenden Kunden/Lieferanten für das Adressfeld herangezogen.

Falls zusätzlich eine Rechnungsadresse (primär oder sekundär) gesetzt wird, wird diese unterhalb des regulären Adressfeldes als eigener Block dargestellt.

Wird eine Lieferadresse gesetzt, wird diese unter der Positionstabelle angezeigt.verwendet.

Prioritätslogik

Die Ermittlung der Adresse erfolgt nach folgender Priorität:

I  - Ansprechperson
II - Basisdaten

→ Rechnungsadresse wird unter Adressfeld ausgegeben
→ Lieferadresse wird unter Positionstabelle ausgegeben

Grafische

Ausgabe Visualisierung

in

LieferscheineLieferschein

Im Adressfeld des Lieferscheins wird ausschließlich die Lieferanschrift ausgegeben.
Eine Rechnungsadresse wird beim Lieferschein nicht dargestellt.
Das Adressfeld enthält somit immer die Adresse, an die die Ware tatsächlich geliefert wird.

Prioritätslogik

Die Ermittlung der Adresse erfolgt nach folgender Priorität:

Prio I   – Lieferadresse

Prio II  – Unterkunde

Prio III – Ansprechperson

Prio IV – Basisdaten

Ist im Dokument eine explizite Lieferadresse gesetzt, wird diese verwendet.

Ist keine Lieferadresse gesetzt, wird geprüft, ob ein Unterkunde angegeben ist.
Ein Unterkunde verfügt immer über eine vollständige eigene Adresse und wird bei der Ausgabe wie eine Lieferadresse behandelt.

Wird eine Ansprechperson gesetzt, wird diese im Adressfeld berücksichtigt.
Dabei gilt dieselbe Logik wie bei Angeboten, Aufträgen und Rechnungen:

• Hat die Ansprechperson eine eigene Adresse, wird diese verwendet.

• Hat sie keine eigene Adresse, werden die Adressdaten aus den Basisdaten übernommen.

Ist zusätzlich zur Ansprechperson eine Lieferadresse gesetzt, wird der Name der Ansprechperson in der Lieferadresse ergänzt.

Sind keine der vorherigen Optionen vorhanden, wird die Adresse aus den Basisdaten des Kunden/Lieferanten als Fallback verwendet.

Grafische Visualisierung

Ausgabe in Rechnung

Bei Rechnungen wird im Adressfeld grundsätzlich die Adresse des beauftragenden Kunden/Lieferanten ausgegeben.

Dies ist insbesondere im Zusammenhang mit der E-Rechnung erforderlich. Steuerrechtlich muss eine Rechnung eindeutig den Leistungsempfänger ausweisen. Damit die Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und steuerlich korrekt verarbeitet werden kann, wird im Adressfeld einer Rechnung stets der beauftragende Kunde/Lieferant als Rechnungsempfänger ausgewiesen.

Falls zusätzlich eine Rechnungsadresse (primär oder sekundär) gesetzt wird, wird diese unterhalb des regulären Adressfeldes als eigener Block dargestellt. Wird eine Lieferadresse gesetzt, wird diese unter der Positionstabelle angezeigt.

Prioritätslogik

Bei Rechnungen erfolgt keine Prioritätslogik hinsichtlich der Adressquelle. Im Adressfeld wird grundsätzlich die in den Basisdaten hinterlegte Adresse des Kunden/Lieferanten ausgegeben.

Wird zusätzlich eine Ansprechperson ausgewählt, wird diese mit dem Zusatz „z. Hd.“ unterhalb des Firmennamens angezeigt.
Die ausgegebene Adresse entspricht weiterhin ausschließlich der in den Basisdaten hinterlegten Anschrift des Kunden/Lieferanten.