odyn-ERP

Basiswissen

Webanwendung und Browser
Begriffe und Funktionen
Grundkenntnisse
Daten-Typen und Qualität
Stammdaten
Kurzanleitung Preisregeln
Lager
Finanzbuchhaltung
FiBu-Konten erfassen
Zahlungsverkehr
Berichte
Mahnungen
Task-Server
Datenbank auf Testinstanz klonen
Webserver neu starten
E-Rechnung

ERP-Hilfe

Administration
Anzahlung und Schlussrechnung
Gewichtetes Mittel
Import/Export von Artikelstammdaten
Inventuraufnahme
Kontobewegungen zuweisen
Kunden- Lieferantenstammdaten
Rahmen- und Abrufaufträge
Stammdatenpreis
Berechnung der Vertreterprovision (Vertreterabrechnung)
Fehler bei Erzeugung einer E-Rechnung
Validierung erhaltener E-Rechnung
Lieferbedingung gemäß CEN/TS16931-3-3 (Profil EXTENDED)

FAQ - Häufige Fragen und deren Antworten
Benutzerdefinierte Datenexporte (BDEs)

Erfassen und Aufrufen von BDEs
Kurzübersicht vorhandener BDEs
Vollständige Liste vorhandener BDEs

Basiswissen

Diese Schulungseinheit erläutert die grundlegenden Bedienungselemente und die Hauptfunktion des odyn-ERP-Systems. Bildet somit das Basiswissen für die erfolgreiche Arbeit mit dem odyn-ERP.

Basiswissen

Webanwendung und Browser

Vorteile

Unabhängig von einem Betriebssystem und dessen Updates
Ortsunabhängiger Zugriff auf das System
keine weitere Installation von Software notwendig
gleichmäßige Systemlast zwischen Server und Client (Endgerät)
Funktionalität von Browsern nutzbar (mehrere Tabs/Fenster, ...)
Konzeption einer Webanwendung über das Internet:

Internet und Intranet

Internet: globales Netzwerk (öffentliches zugängliches Netz)
Intranet: internes Netzwerk (nicht öffentlich zugängliches Netz)
Wenn im Unternehmen mit dem odyn-ERP-System gearbeitet wird, befindet man sich im Intranet.

Hinweis:
Caches bei Webbrowsern regelmäßig leeren, gerade nach ERP-Updates (STRG + SHIFT + ENTF)
Empfehlung für Firefox-Benutzer: Add-on "Clear Cache"

Browser Tab (Reiter)

Tab öffnen = STRG + T oder Klick auf das "+"-Icon
Tab schließen = STRG + W, Klick der mittleren Maustaste auf den Tab/X-Button in Tab oder mit dem "x"-Icon
Geschlossenen Tab wiederherstellen = STRG + SHIFT + T
Tab duplizieren = Mittlere Maustaste auf den Neuladen-Button
Rechtsklick auf Tab, mehrere Optionen (anheften, neu laden, ...)

Browser PDF-Dokumente mit System-Anwendung öffnen

Chrome

Zu "Einstellungen/Datenschutz & Sicherheit/Website-Einstellungen/Zusätzliche Inhaltseinstellungen/PDF-Dokumente" navigieren
Option "PDFs herunterladen" aktivieren
Danach eine PDF-Datei herunterladen. Im Download Pop-up von Chrome mit Rechtsklick auf die
PDF-Datei klicken und Option "Immer mit System-Viewer öffnen"

Firefox

Zu "Einstellungen/Allgemein/Anwendungen/Portable Document Format (PDF)" navigieren
Hier die Option "Windows-Standardanwendung verwenden" auswählen

Hyperlink (kurz Link)

Ein Hyperlink, kurz Link, ist ein Querverweis auf einer Webseite.
Diese werden optisch hervorgehoben (hier in der Wiki blau hinterlegt) und
beim Überfliegen mit dem Mauszeiger wird die URL angezeigt.

Maustasten

Linke Maustaste = öffnet Link im derzeitigen Tab
Mittlere Maustaste (oder das Mausrad) = öffnet Link im neuen Tab
Rechte Maustaste = Optionen zum Öffnen des Links

Text markieren

Doppelklick auf ein Wort markiert das Wort
Dreifacher Klick markiert eine ganze Zeile
Klicken und halten markiert beliebig viel
Springt immer zum nächsten Wort = STRG + Pfeiltaste rechts/links
Markieren des nächsten Wortes = STRG + SHIFT + Pfeiltaste

Tastenkürzel

Mehr Tastenkürzel: Liste (Handout)

Verliere nicht den Fokus

Bei der Arbeit mit mehreren Fenstern, Reitern oder Eingabefeldern ist es wichtig zu wissen wo aktuell der "Fokus" ist.

Die Tastatureingabe erfolgt am Fokus welcher in einem Fenster, Reiter oder Feld sein kann. Der Benutzer kann das aktive Fenster meist sowohl mit der Tastatur als auch mit der Maus bestimmen: Zur Tastatursteuerung existiert meist eine Tastenkombination zum zyklischen Durchlaufen aller Fenster (Alt+Tab unter Windows und vielen Linux-Distributionen, beispielsweise Ubuntu), zur Maussteuerung stehen je nach Fenstermanager unterschiedliche Modelle zur Auswahl:
Über die Tastatur (z. B. Tab) oder mit der Maus (z. B. Mausklick) kann der Focus auf ein Elemente bewegt werden.

Mit einer Kontur oder Umriss (outline) wird der Focus angezeigt. Der Benutzer einer Webseite soll über den outline die aktuelle Position erkennen. Dies haben die Browser per Default auf Links und Eingabefelder implementiert.

Das aktive oder fokussierte Fenster ist bei einer grafischen Benutzerschnittstelle, jenes, mit dem ein Benutzer mittels Tastatur oder Maus interagiert; die übrigen Fenster sind inaktiv. Genauso ist es bei mehreren Reitern.

Bei Tastatur-Befehlen oder Maus-Aktionen muss auf die Position des Fokus geachtet werden.

Basiswissen

Begriffe und Funktionen

Actionbar

Die Actionbar befindet sich unter dem Hauptmenü und bietet Aktionen zur aktuelle Anzeige.
Je nachdem, wo man sich im ERP befindet, werden unterschiedliche Aktionen angezeigt (oder keine).

Schnellsuche

Diese "Schnellsuche" ist eine Volltextsuche in bestimmten ERP-Dokumenten oder Stammdaten.
Sie ist fest, am oberen Rand des ERP-Systems, über dem Hauptmenü und kann pro Mandant und Benutzer konfiguriert werden.
Es kann nach mehreren Teilzeichenketten gesucht werden (Leerzeichen " " als Trenner) und
die erfasste Reihenfolge der Teilzeichenketten ist dabei UNWICHTIG.
Als Platzhalter dienen Prozentzeichen "%" und der Unterstrich "_" (Siehe Platzhalter für die Suche).

Suchformular / Bericht

Ein Menüpunkt öffnet oft erst ein Suchformular - mit Filtern und Anzeigeoptionen, um dann einen Bericht anzuzeigen:

1) Filter - Felder zur Suche nach EINER Teilzeichenkette
Platzhalter Prozentzeichen "%" und der Unterstrich "_" kann genutzt werden (Platzhalter für die Suche)
2) Anzeigeoption - Einzelne Einstellung zum Hinzufügen von Daten in einen Bericht
3) Sortierung - Wie sollen die Ergebnisse sortiert werden (auf-, absteigend)
Anzahl - Begrenzung der angezeigten Ergebnisse (ohne Zahl keine Begrenzung)
4) Suchen - Durchsucht die Stammdaten mit den gesetzten Filtern in Suchformular
5) Erfassen - Öffnet Maske zum Erfassen von neuen Stammdaten (Artikel, Lieferanten, Kunde)
6) Suchparameter setzen - Unter "mehr", gesetzte Filter und Anzeigeoptionen können pro Person als Favorit gespeichert werden

Nach dem Suchformular folgt das Ergebnis in einem Bericht:

1) Anzeige der gesetzten Filter im Suchformular
2) Spalten mit angegebener Sortierung
3) Ergebnis mit Daten
4) Export des Berichts als PDF/CSV-Datei

Mit STRG + F ist oft das Suchen in langen Berichten sehr hilfreich

ERP-Dokument / PDF-Dokument

Das ERP-Dokument ist die Bildschirmanzeige zu Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung im Einkauf (EK) und Verkauf (VK):

1) Actionbar mit Buttons für Aktionen (Erfassen/Speichern, Drucken, Mail, ...)
2) Kopfzeile des Dokumentes (Kunde/Lieferant, Dokumentennummer, ...)
3) Positionstabelle mit Artikeln und deren dazugehörigen Informationen (Menge, Preis, ...)
4) Bemerkungsfelder
5) Fußzeile des Dokumentes (Zahlungs-/Lieferbedingungen, ...)

Die Reiter zum ERP-Dokument:

Basisdaten
Das ERP-Dokument wird im Reiter Basisdaten erfasst, angezeigt und geändert.

Dokumente (PDF-Dokumente)
In diesem Reiter werden die erstellten PDF-Dokumente angezeigt.
Über die Aktion aus der Actionbar, Export/Drucken, wird das PDF-Dokument erstellt und im Reiter Dokumente abgelegt.
Mit der Erstellung wird der Download der PDF automatisch gestartet und aus der PDF-Anzeige kann der Druck erfolgen.
PDF-Dokumente haben immer einen Zeitstempel (Datum und Uhrzeit) und werden versioniert.
Das erzeugte PDF-Dokument ist der elektronische Beleg zum ERP-Dokument.

In der Regel sollte nur ein PDF-Dokument pro ERP-Dokument vorhanden sein.
Weitere PDF-Dokumente sind Änderungen, die dem Kunden mitgeteilt werden.
Export/Druckvorschau erstellt das PDF, ohne diese im Reiter abzulegen.

Dateianhänge
Hier können weitere Dateien (Bilder, Dokumentation, ...) hochgeladen werden.
Diese können optional per Mail verschickt werden.

Verknüpfte Belege
Zwischen den ERP-Dokumenten (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung) können Verknüpfungen erstellt werden.
Diese Verknüpfungen können manuell oder über den Workflow (siehe Workflow im ERP-System) erstellt werden.
Alle verknüpften ERP-Dokumenten werden in diesem Reiter angezeigt.

Artikelsuche in ERP-Dokumenten

Die Artikelsuche in ERP-Dokumenten ist wie die Schnellsuche nur über die Felder Artikelnummer UND Artikelbeschreibung.

Es kann nach mehreren Teilzeichenketten gesucht werden (Leerzeichen " " als Trenner) und
die erfasste Reihenfolge der Teilzeichenketten ist dabei UNWICHTIG.
Als Platzhalter dienen Prozentzeichen "%" und der Unterstrich "_" (Siehe Platzhalter für die Suche).

Artikeltyp (Art & Klasse)

Vom Artikeltyp (zwei Buchstabenkürzel) wird die Kategorie und Unterkategorie des Artikels abgelesen:
1 Buchstabe = Artikel-Art - Ware, Dienstleistung, Erzeugnis
2 Buchstabenkürzel = Artikel-Klasse - Einkauf, Verkauf, ...

Platzhalter für die Suche

- Das % Prozentzeichen ist in Feldern ein Platzhalterzeichen für beliebig viele Zeichen
- Der _ Unterstrich ist ein Platzhalterzeichen für ein beliebiges Zeichen

Eingabe in Datumsfeldern

- Eingabe von 0 = heutiges Datum
- Eingabe von Datum ohne Punkte = Datum

Rechnen in Zahlenfelder

- Wird 5 * 5 in ein Zahlenfeld eingegeben, wird der Wert 25 im Feld gespeichert.

Workflow & DMS im primären Geschäftsfeld

Das primäre Geschäftsfeld eines Unternehmens hat unmittelbar mit der Produktion von Gütern oder der Erbringung von Dienstleistungen zu tun. Das sind die Haupttätigkeiten, sprich das Kerngeschäft oder die Tätigkeiten die den Zweck des Betriebs definieren. Hierzu zählt insbesondere die Erstellung von Dokumenten aus dem nachfolgendem Schaubild:

Workflow im ERP-System
Zu einem Arbeitsablauf wird das erste ERP-Dokument erfasst und die Folgenden über den "Workflow" erstellt.
Dieser "Workflow" wird über den gleichnamigen Button in der Actionbar ausgelöst.

Dabei werden die bereits erfassten Daten, von einem ERP-Dokument an das neue Dokument, weitergegeben (vererbt) und die ERP-Dokumente werden miteinander verknüpft. Dieser Arbeitsablauf im ERP-System ist für den Einkauf (linke Seite) und den Verkauf (rechte Seite) gleich.

Natürlich ist es auch möglich, ERP-Dokumente einzeln zu erstellen (direkt, außerhalb des Workflows).

Verknüpfte Belege - Verknüpfung zwischen ERP-Dokumenten
Werden automatisch erstellt, sobald aus dem Workflow ein neues ERP-Dokument erstellt und gespeichert wird.
Pro ERP-Dokument sind mehrere Verknüpfungen möglich.1) Anzeige im Reiter "Verknüpfte Belege"
2) Verknüpfte ERP-Dokumente werden in den jeweiligen Abschnitten angezeigt,
aufrufbar durch Dokumentenlink (Link zwischen 2 Dokumenten)
3) Verknüpfungen können manuell hinzugefügt oder gelöscht werden

Artikelbeschreibung

Die Artikelbeschreibung aus den Stammdaten wird an das ERP-Dokument vererbt und kann dort noch geändert werden.
Diese neue Artikelbeschreibung (Bewegungsdaten) wird auch an weitere ERP-Dokumente vererbt.

Hinweis: Eine Änderungen der Artikelbeschreibung im ERP-Dokumenten ändert nicht die Stammdaten!

Status offen/geschlossen

Viele ERP-Dokumente haben den Status offen oder geschlossen. ERP-Dokumente zu einem offenen Vorgang haben den Status offen und erlangen den Status geschlossen durch einen Workflow, Aktion oder Bedingung:
-durch den Workflow zum Auftrag wird der Status vom Angebot automatisch auf geschlossen gesetzt
-die vollständige Zahlung einer Rechnung führt automatisch zum Status geschlossen
-sind alle Auftragsmengen (wenn relevant für Status) in einer Rechnung, wird dieser Auftrag "geschlossen".

In fast allen ERP-Dokumenten (außer Rechnung) kann dieser Status vom Benutzer geändert werden.

Basiswissen

Grundkenntnisse

Basiswissen

Daten-Typen und Qualität

Im odyn-ERP gruppieren wir die verschiedenen Daten in 3 unterschiedliche Typen:

1) Stammdaten

Zeichnen sich durch eine gewisse Statik aus, also sich eher selten ändern.
Haben meistens keinen Zeitbezug und werden meistens langfristig gehalten.
Werden oft von verschiedenen Abteilungen verwendet (z. B. Einkauf, Konstruktion, Disposition, Buchhaltung, Verkauf).
Sind die Kriterien, nach denen ausgewertet wird (z. B. Produkt, Filiale, Kunde).

So enthält ein ERP-System typischerweise Angaben zu Kunden und Lieferanten, die im Zeitablauf vergleichsweise stabil bleiben,
wie Firmenname, Gründungsdatum, Adresse, Bankverbindung sowie Preis-, Rabatt- und Vertragsvereinbarungen.
Artikelstammdaten sind weitere Beispiele für Daten (Bezeichnung, Beschaffenheit, Gewicht, Stückliste), die nicht häufig oder regelmäßig aktualisiert werden müssen.

2) Bewegungsdaten

Zeichnen sich durch eine gewisse Dynamik aus, also sich eher häufiger ändern.
Haben meistens ein Gültigkeitsdatum und werden kurz oder mittelfristig gehalten.
Werden oft von wenigen Abteilungen genutzt und liefern oft die Fakten bei Auswertungen (z. B. Umsatz, Anzahl, Menge).

Es sind Daten, die auf der Grundlage von Stammdaten die Geschäftsprozesse und deren Vorgänge darstellen.
Z. B. nutzt ein Auftrag die Stammdaten des Kunden und diese meist zur Veränderung von Bestandsdaten führen.

Beispiele für Bewegungsdaten sind Lieferantenangebote, Kundenauftragsdaten, Rechnungen.

3) Bestandsdaten

Zeichnen sich durch eine gewisse Dynamik aus, also sich laufend ändern.
Haben einen Zeitbezug/Datumsbezug und werden meistens langfristig gehalten.
Werden oft von wenigen Abteilungen genutzt und liefern oft die Fakten bei Auswertungen (z. B. Anzahl, Menge, Wert).

Das Datenmanagement

Die Aufgabe vom Datenmanagement ist die Pflege dieser unterschiedlichen Daten-Typen.
Im Datenmanagement werden alle strategischen, methodischen, organisatorischen und technologischen Aktivitäten in Bezug auf die Daten eines Betriebes zusammengefasst. Ziel ist es dabei, eine anwendungs- und systemübergreifende Datenkonsistenz
zu gewährleisten und die Sicherstellung der langfristigen Sicherung der Datenqualität sowie ihrer Maximierung.

Es gibt gute Gründe, warum Sie deshalb ein Auge auf die Pflege Ihrer Daten haben sollten, z. B.:

Korrekturen im Tagesgeschäft

Paradoxerweise gibt es viele Anwender, welche lieber zehnmal die Zahlungskonditionen eines Kundenauftrags manuell anpassen, als diese einmal in den Stammdaten des ERP zu ändern. Dabei bremst jede Korrektur den Verarbeitungsprozess. Noch problematischer wird es, wenn aufgrund veralteter oder mangelhafter Daten unnötige Arbeitsschritte verursacht werden.
Eine falsche Zahlungsverbindung bei Lieferanten oder eine falsche Lieferadresse verursachen Nacharbeiten und Zusatzkosten.
Natürlich sind solche Korrekturen unbeliebt und in der Hektik des Tagesgeschäfts auch mühsam. Aber sie lohnen sich spätestens bei der nächsten Nutzung der Daten.

Ungenaue Auswertungen

Fehler in der Datengrundlage sind der Tod von Auswertungen. Kennzahlen und Analysen sind sinnlos, wenn Datensätze fehlen oder falsche Daten verwendet werden. Auch der beste Rechner der Welt kann plausible, aber falsche Eingaben nicht korrigieren.
Es gilt das Motto: Garbage in, Garbage out.
Wer die Auswertung mit Müll füttert, wird Müll als Resultat erhalten. Mangelhafte ERP-Stammdaten führen zu falschen Bewegungsdaten und diese wiederum zu ungenauen bzw. unzuverlässigen Auswertungen.
Alle Anwender sollten sich bewusst sein, dass ein penibles Master Data Management schlussendlich dem ganzen Unternehmen nützt.

Standards in der Datenpflege

In Anbetracht der Tatsache, dass Daten auch als Öl der heutigen Zeit bezeichnet werden, handelt es sich hierbei keinesfalls um eine unverhältnismäßige Maßnahme zur Sicherstellung der Qualität eines so wertvollen Gutes. Eine Strategie schafft einheitliche Standards für den Umgang mit ERP-Daten und stellt sicher, dass die Datenqualität dauerhaft erhalten bleiben kann.

Zusammenfassung

In einem Projekt mit verschiedenen Daten-Typen ist zunächst wichtig sich Klarheit zu verschaffen und die zukünftige Richtung festzulegen. Wenn die Fragen der Nutzung von den verschiedenen Daten geklärt ist, kann der organisatorische Aufbau der Anforderungen:
-wer und wo werden Daten anlegt?
-wer und wo werden Daten verantwortet und qualitativ gepflegt?
-wer nimmt eventuelle Ergänzungen oder Anreicherungen vor?
Relativ einfach geklärt werden.

Dies sind zunächst organisatorische Aufgaben, die mit einem Projekt "ERP-Software" eng zusammen hängen und definiert werden müssen. Durch den einfachen Kauf einer ERP-Software werden diese Fragen nicht gelöst werden – aber sie werden auftauchen.

Erfolg stellt sich dann ein, wenn das Organisationsmodell mit den Fragen:
- "Wer benötigt Daten wann und wo?" und
- "Wer liefert und qualifiziert die Daten?", definiert ist und Verantwortliche benannt sind.

Damit wird klar: Die Datenpflege ist ein Prozess, keine einmalig abgeschlossene Aktion.

Basiswissen

Stammdaten

Die Benutzeroberfläche zu den Stammdaten ist hauptsächlich ein Formular und somit selbsterklärend.
Es folgen Infos wo weitere Hinweisen erforderlich sind:

Kunden/Lieferanten

Reiter Basisdaten

- Die Felder "Kundenname" bis "Land" sind ausschließlich Stammdaten (keine Bewegungsdaten) und
nur diese werden bei der Erzeugung von einem PDF-Dokument verwendet.
- Das "Länderkürzel" bestimmt die Steuerzone in der Buchungsgruppe.
- Mit der Checkbox "Auftragssperre" werden neue Aufträge verhindert.
- Durch die Auswahl von einem "Hauptkunde" wird ein Unterkunde definiert.
- Die Daten aus Feld "Info" können als "Info Pop-Up" angezeigt werden
(Einstellung unter System/Mandantenkonfiguration/Warnungen mit "Info Pop-Up")

Reiter Lieferadresse

-Über das Listenfeld Lieferadresse werden vorhandene angezeigt oder eine neue kann erfasst werden.
Die Erfassung oder Änderung einer Lieferadresse ist erst mit dem Speichern in der Actionbar erfolgt.

Weitere Adressen

-Über das Listenfeld Ansprechpersonen werden vorhandene angezeigt oder eine neue kann erfasst werden.
-Der Typ bestimmt, ob es ein Kontakt (Ansprechperson) oder eine weitere Rechnungsadresse ist.
Mit "Kontakt:primär" und "Rechnungsadresse:primär" sind diese in Bewegungsdaten vorausgewählt,
sonst alternativen zur Auswahl. Die Erfassung oder Änderung ist erst mit dem Speichern in der Actionbar erfolgt.

Dokumente

Hier können Dokumente zu Lieferanten hochgeladen werden.
(Ein Dokumentenverzeichnis wird unter System/Mandantenkonfiguration/Features benötigt)
Eine "Vertragsübersicht" kann unter Stammdaten/Lieferanten/mehr/Vertragsübersicht erzeugt werden.

Preisregeln

Nur eine "direkte" Preisregel, mit der Bedingung Kunden/Lieferanten, wird angezeigt.
(Eine "indirekte" Preisregel, z. B. über Kunden-/Lieferantentyp, wird in diesem Reiter nicht angezeigt)

Lieferadressen

Die erfassten Ansprechpersonen werden in einem Bericht angezeigt, von allen Kunden und Lieferanten.

Ansprechpersonen

Die erfassten Lieferadressen werden in einem Bericht angezeigt, von allen Kunden und Lieferanten.

Artikelstammdaten

-Artikelbeschreibung
-Langtext
-Buchungsgruppe
-Preisfaktor
-Einheit

-Stammdatenpreise sind die Preise aus den Feldern: Listen-, Verkaufs-, Einkaufs-, Kunden- und Lieferanten-Preis.

Preisregeln

Den verschiedenen Preisquellen (Stammdaten, Preisregeln, Auftragspreis, …) wurden zur Gewichtung Punkte vergeben.
Die Preisregeln sind deshalb gewichtiger als Stammdatenpreise und werden in ERP-Dokumenten bevorzugt.

Provisionsregeln

Die Provisionsregeln führen über Bedingung mit Aktion zu einer Provision. Die Logik ist wie bei Preisregeln.

Basiswissen

Kurzanleitung Preisregeln

Die Preisregeln führen über Bedingung mit Aktion zu einem Artikel-Preis im ERP-Dokument.

Nach der Produktkostenkalkulation erfolgen so weitere Preisanpassungen, wie:
- hoher Wettbewerbseinfluss
- individuelle Preisverhandlungen (z. B. wegen Mengenrabatte)
- verändertes Nachfrageverhalten (andere Verteilung auf Gemeinkosten)
- Gewinnspanne aus Nachkalkulation (z. B. Vorkalkulation ist nicht vollständig).

Es gibt eine große Menge an Bedingungen, die verkettet werden können, um eine Preisregel als eindeutig zutreffend zu identifizieren. Um diese komplexen Strukturen verständlich anzuzeigen und sie leicht bearbeitbar zu machen, wird die Preisregel in einer Baumstruktur angezeigt und bearbeitet.

Eine passende Analogie ist auch ein Schwimmbecken mit Bahnen. Auf diesen Bahnen (Mikro-Preisregel) ist das vorankommen an Bedingungen geknüpft und am Ende ist eine oder mehrere Aktionen um den Preis/Rabatt/Preisabschlag zu bestimmen.

Da Sie mehrere Preisregeln (Schwimmbecken) und Mikro-Preisregeln (Bahnen) erfassen können, bekommen Sie ein zentrales und sehr flexibles Werkzeug, um die Preisermittlung in ihrem Unternehmen zu strukturieren.

Grundsätzlich ist eine Preisregel im Einkauf und im Verkauf auf den kleinsten Preis aus. Falls also mehrere Aktionen in einer oder in unterschiedlichen Preisregeln den Preis bestimmen, so wird der kleinste Preis genommen.
Durch die Priorität „Override“ gewähren Sie der Preisregel Vorrang vor der Regel „kleinster Preis“.
Bei mehreren zutreffenden Override-Preisregeln gilt wieder die Regel „kleinster Preis“.

Bedingungs- & Aktions-Block

Im Bedingungs-Block können Sie aus verschiedenen Typen von Bedingung eine wählen:

Menge | Lieferdatum | Belegdatum

Im Aktions-Block können Sie aus verschiedenen Typen von Aktionen eine wählen:

Preis | Artikel-Liste | Kunden-Liste | Lieferanten-Liste |

Kunden/Lieferantentyp-Liste | Warengruppen-Liste | Mengen-Staffel |

Verrechnungseinheit-Staffel | Belegdatum-Staffel | Lieferdatum-Staffel

Z. B. Sie wollen folgende Regel erstellen:
1) Bestimmter Kunde 2) mit Belegdatum 3) mit Lieferdatum 4) mit Artikel bekommt 5) einen Preis und 6) einen Rabatt.

Erfassen Sie eine neue Preisregel
Wählen Sie die Aktion „Preis“
Fügen Sie 3x Bedingungs-Block in der selben Bahn hinzu
Fügen Sie den Rabatt zum Preis hinzu
Wähle Sie die Typen in den Bedingungs-Blöcken

Neuer Block in Unterbahn

Eine Bahn der Preisregel kann, auf dem Wege zur Aktion, an jeder Stelle in zwei Unterbahnen geteilt werden. Z. B. eine Bahn mit 6 Unterbahnen von 1.1 bis 1.6 :

In der Actionbar können Sie durch „Bahnen an“/„Bahnen aus“ die Bearbeitung der Bahnen an-/ausschalten.

Listen- und Staffel-Aktionen

Einige Kombinationen von Bedingungs- und Aktions-Blöcken werden oft in Preislisten benötigt. Diese häufig benötigten Kombinationen werden in einem Block zusammengefasst unter dem Namen „Listenaktion“ oder „Staffelaktion“. Diese ermöglichen eine leichtere und schnellere Handhabung. Auch die Darstellung von so einem Kombinations-Block ist übersichtlicher.

Name	Bedingung + Aktion
Artikel-Liste	Artikel + Preis/Rabat/Abschlag
Kunden-Liste	Kunde + Preis/Rabat/Abschlag
Lieferanten-Liste	Lieferant + Preis/Rabat/Abschlag
Kunden-/Lieferantentyp-Liste	Kd.-/Lief.-Typ + Preis/Rabat/Abschlag
Warengruppen-Liste	Warengruppe + Preis/Rabat/Abschlag
Mengen-Staffel	Ab Menge + Preis/Rabat/Abschlag
Verrechnungseinheit-Staffel	Ab Verrechnungseinheit + Preis/Rabat/Abschlag
Belegdatum-Staffel	Ab Belegdatum + Preis/Rabat/Abschlag
Lieferdatum-Staffel	Ab Lieferdatum + Preis/Rabat/Abschlag

Anmerkungen

Wenn Sie Preisregeln und Mikro-Preisregeln anlegen, erstellen Sie auch eine Logik oder Struktur der die Preisermittlung folgt. Beachten Sie das diese Struktur von allen bei der Erfassung oder Aktualisierung von Preisregeln immer eingehalten wird. Eine „Ordnung“ in ihrer Preisermittlung wird nicht durch die Preisregeln herbeigeführt, sondern durch Logik und Struktur wie Sie die Preisregeln anlegen/nutzen.

Beachten Sie im Umgang mit Preisregel:

Verschaffen Sie sich ein Gesamtbild zur Preisermittlung in ihrem Unternehmen
Leiten Sie aus dieser Übersicht die notwendige Logik und Struktur ab
Versuchen Sie die Bedingungen, in den Preisregeln, in gleicher Reihenfolge zu halten
Versuchen Sie die Anzahl der Bahnen in den Preisregeln so gering wie möglich zu halten
Versuchen Sie die Bahnen, in den Preisregeln, in gleicher Reihenfolge zu halten
Neue Preisregeln mit sinnvollen und systematischen Namen und Bemerkungen erstellen
Halten Sie Balance zwischen <zu vielen Preisregeln> und <zu langen Preisregeln>.

Im ERP-Dokument wird pro Position in der Spalte Preisquelle „Preisregel“ angezeigt, wenn die Preisermittlung über eine Preisregel erfolgt ist.

Änderungen an einer bereits genutzten Mikro-Preisregel ersetzt die alte und speichert diese als ungültig.

Abhängig von Ihrer Bedienung kann in einer Bahn mehrmals der Block zum Hinzufügen neuer Bahnen übrig bleiben. Zur Löschung ist in der betreffenden Bahn der Aktions-Block zu löschen.

Basiswissen

Lager

Das Ein- und Auslagern von Artikeln erfolgt im odyn-ERP über die Lieferscheine vom Einkauf oder Verkauf.
Über den Button Auslagern/Einlagern erfolgt zu allen Artikeln aus dem Lieferschein eine Lagerbuchung im Hintergrund.
Dies ist der gewünschte Standard-Workflow. Somit erhalten die Lagerbuchungen automatisch eine Verknüpfung zum Lieferschein und können mit weiteren "Verknüpfte Belege" verbunden sein.

Unter Lager/Lagerbestände erhalten sie den Bestand von Artikel zum gewünschten Zeitpunkt.
Über Lager/Lagerbuchungen können alle oder die gewünschten Buchungen angezeigt werden.
Die Lager/Lagerentnahme zeigt die entnommenen Artikel (Differenz eingelagert zu ausgelagert) mit Anzahl und Ø mtl.

Alle drei Untermenüs Lagerbestände, Lagerbuchungen und Lagerentnahme haben in der Actionbar den Button Lager … über diesen können sie selbst eine Lagerbuchung durchführen:
-Einlagern,
-Erzeugnis fertigen,
-Umlagern,
-Entnahme
Eine selbst durchgeführte Lagerbuchung ist ohne Verknüpfung zu einem ERP-Dokument und sollte immer mit einem Eintrag im Feld "Optionaler Kommentar" gemacht werden. Damit die Buchung nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet in ihrer Auswirkung erfasst ist.

Informationen zur Inventur finden Sie hier: Inventuraufnahme

Basiswissen

Finanzbuchhaltung

1. VK-Rechnung und EK-Rechnung

-Buchung erfolgt mit Kunde oder Lieferant
-Buchung erfolgt mit Positionstabelle, die Artikel, Menge und Preis beinhaltet
(Über die Buchungsgruppe vom Artikel und die Steuerzone der Rechnung wird das FiBu-Konto bestimmt)
-Die Zahlung/-en können gemeinsam mit der Rechnung gebucht oder angezeigt werden

Erstellung dieser Rechnungen erfolgt über den Workflow oder über das Untermenü Rechnungen, vom Verkauf/Einkauf, mit Button "Erfassen".

2. Debitorenbuchung und Kreditorenbuchung

-Buchung erfolgt mit Debitor oder Kreditor
-Buchung erfolgt mit FiBu-Konto, das vom Benutzer bestimmt wird
-Die Zahlung/-en können gemeinsam mit der Rechnung gebucht oder angezeigt werden

Erstellung dieser Rechnung erfolgt über Menü Finanzbuchhaltung/Buchungsjournal mit Button "Erfassen" in Actionbar.

3. Dialogbuchung

-Buchung erfolgt mit FiBu-Konto, das vom Benutzer bestimmt wird

Erstellung dieser Rechnung erfolgt über Menü Finanzbuchhaltung/Buchungsjournal mit Button "Erfassen" in Actionbar.

Buchungsjournal

Das Buchungsjournal (Menü Finanzbuchhaltung/Buchungsjournal) gibt Auskunft über erfassten Buchungen im odyn-ERP. Dabei können die Ergebnisse der Abfrage mittels Suchmaske begrenzt werden. Z. B. können alle Buchungen zu einer Referenz / Rechnungsnummer oder zu einem bestimmten Datum aufgelistet werden.

Über folgenden Filter lässt sich festlegen, ob das im Filter verwendete Datum,
das Datum auf der Rechnung (Rechnungsdatum = Datum auf dem Dokument)
oder
das Datum der Buchung (Buchungsdatum = Datum an dem die Buchung ein / aus ging), sein soll:

Mit dem Button "Suchen" folgt der Bericht zum Buchungsjournal:

DATEV-Exportassistent

Der DATEV-Export (Menü Finanzbuchhaltung/DATEV-Exportassistent) erstellt eine CSV-Datei mit Buchungsdaten in einem Datev-Format für den Import in andere Systeme.

Beispiel-Datei:

GoBD Export

Mit dem GoBD-Export (Menü Finanzbuchhaltung/GoBD Export) werden Finanzbehörden für die Betriebsprüfung die Unternehmensdaten, in einer GoBD-konformen ZIP-Datei, elektronisch/digital zur Verfügung gestellt.
Z. B. der Inhalt einer ZIP.-Datei:

SB/EB buchen

Unter dem Menü Finanzbuchhaltung/"SB/EB buchen" wird zum Schlussbestand (SB-Buchung) und dem Eröffnungsbestand (EB-Buchung) jeweils eine Buchung durchgeführt.
Das odyn-ERP führt die FiBu-Konten aggregiert über die Jahresperiode hinweg.
Mit der SB-Buchung wird der Saldo auf 0 gebucht und die EB-Buchung erzeugt wieder den ursprünglichen Saldo.
Diese EB-Buchung wird von externe Systemen, zu Beginn einer Jahresperiode, oder von einigen Berichten benötigt.

Offene Forderungen

Unter dem Menü Finanzbuchhaltung/Offene Forderungen finden sich die noch ausstehenden Forderungen von Kunden.

Offene Verbindlichkeiten

Unter dem Menü Finanzbuchhaltung/Offene Verbindlichkeiten finden sich noch ausstehenden Verbindlichkeiten zu Lieferanten.

Bücherkontrolle

Unter dem Menü System/Finanzbuchhaltung/Bücherkontrolle wird das Datum festgelegt, bis einschließlich zum, keine Änderungen oder weitere Buchungen mehr erfolgen können.

Dokumente/Belege

In der Buchhaltung herrscht der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Es soll keine Buchung vorgenommen werden, wenn der Buchungsbeleg dafür nicht vorhanden ist. Es fehlt der Nachweis für die Richtigkeit der Aufzeichnung.

Basiswissen

FiBu-Konten erfassen

Die zwei gängigen Kontenrahmen in der Finanzbuchhaltung (FiBu) sind der SKR03 und der SKR04 von DATEV:
Prozessgliederungsprinzip (SKR03) → Reihenfolge der Konten entspricht dem Geschäftsablauf
Abschlussgliederungsprinzip (SKR04) → Die Kontenklassen werden nach der Gliederung des Jahresabschlusses organisiert.

Kontenrahmen:

Beispiel SKR 03 für 2024: 11174_Kontenrahmen DATEV SKR 03.pdf
Beispiel SKR 04 für 2024: 11175_Kontenrahmen DATEV SKR 04.pdf

Der Kontenrahmen wird jährlich angepasst.
Aus dem Kontenrahmen werden die genutzten/bebuchten Konten zu dem Kontenplan für ihr Unternehmen.

Wichtige Informationen für das richtige erfassen von FiBu-Konten im ERP sind aus dem Kontenrahmen zu entnehmen.

Notwendigen Informationen
im Kontenrahmen (PDF zu SKR03/04)

Die Spalten-Überschrift informieren über das Konto in der Zeile:
1) und 4) Bilanz-Posten oder GuV-Posten
2) und 5) Programmverbindung / Abschlusszweck
3) und 6) Kontenklasse

In der Zeile zur Spalte 3) und 6) sind die Informationen zur Funktion, Kontonummer, Kontobeschreibung z. B.:

Rot = Funktion des Kontos (vor einem Konto), die für das ERP relevant sind:
AV Automatische Errechnung der Vorsteuer
AM Automatische Errechnung der Umsatzsteuer
S Sammelkonten
Grün = Kontonummer
Blau = Kontobeschreibung.

In der Zeile zur Spalte 1) und 4) ist der Bilanz-Posten oder GuV-Posten z. B.:

In der Zeile zur Spalte 2) und 5) ist die Programmverbindung / Abschlusszweck
-Umsatzsteuererklärung (U), Gewerbesteuer (G) und Körperschaftsteuer (K)
-Handelsbilanz (HB), Steuerbilanz (SB) oder Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG (EÜR)

Erfassen von FiBu-Konten im ERP

Hauptmenü: System / Finanzbuchhaltung / Konto erfassen

ERP-FiBu-Konten erfassen.png

Mit N/A gekennzeichnete Einstellungen dürfen aktuell nicht ausgewählt werden.

1. Grundeinstellungen

Die Grundeinstellungen sind:

Kontonummer (aus Spalte 3 oder 6 des Kontenrahmen)
Beschreibung (ist die Kontobeschreibung aus Spalte 3 oder 6 des Kontenrahmen)
Kontotyp (Standard ist Konto)

2. Kontoart

Abhängig von der Spalten-Überschrift zu 1) und 4) und der Zeile wählen Sie:

zu Bilanz-Posten:	zu GuV-Posten:	Nicht benutzen:
(A) Aktiva/Mittelverwendung	(E) Aufwand	(C) Kosten
(L) Passiva/Mittelherkunft	(I) Erlös	(Q) Passiva

Wenn Sie bei Bilanz-Posten nicht sicher sind ob diese Aktiva oder Passiva sind, schauen sie im HGB § 266 nach.

3. Sammelkonto für

Kennzeichnung S (vor einem Konto) im Kontenrahmen.

Einkauf → Verbindlichkeiten
Verkauf → Forderungen
kein Sammelkonto → sind die meisten Konten

4. In Aufklapp-Menü aufnehmen

Die Einstellungen in diesem Abschnitt bestimmen, wo das FiBu-Konto zum Buchen zur Auswahl steht.

Übergeordnete Kategorie:
Verkaufsrechnungen/Debitorenbuchungen (mit Kunde) = Forderungen
Einkaufsrechnungen/Kreditorenbuchungen (mit Lieferant) = Verbindlichkeiten

Die Unterkategorie bestimmt die Anzeige:

Forderungen	Verbindlichkeiten
○ Erlös	○ Aufwand/Anlagen
○ Zahlungseingang	○ Zahlungsausgang
○ Steuer	○ Steuer
○ Nicht aufnehmen	○ Nicht aufnehmen

Zahlungseingang/-ausgang (z. B. Kasse, Bank, PayPal, Prepaid-Konto, Kredit-Karte, …). Diese Konten werden sowohl im Einkauf als auch im Verkauf zur Zahlung genutzt und benötigen beide Radiobuttons.

In einer Dialogbuchung stehen alle FiBu-Konten zum Buchen zur Auswahl.

5. Steuerautomatik und UStVA

Konten mit der Hauptfunktionen AV oder AM im SKR :
AV = Automatische Errechnung der Vorsteuer, AM = Automatische Errechnung der Umsatzsteuer

Diese benötigen:
1) einen Steuerschlüssel mit "Automatikbuchung auf ein Konto" der richtigen Vorsteuer oder Umsatzsteuer
2) ein "Gültig ab"
3) in der Spalte UStVA die richtige Kennzahl - KZ aus dem Vordruckmuster USt 1 A.

Hat das Konto keine Hauptfunktionen AV oder AM dann wählen Sie Steuerschlüssel 00. (0 %) und UStVA="-"

Im ERP können unter System / Finanzbuchhaltung / Steuern weitere Steuerschlüssel angelegt werden.

Die Gültigkeit muss angegeben werden und darf nicht leer sein

6. Berichte

Die Zuordnung eines FiBu-Kontos zu einem Bericht erfolgt in diesem Abschnitt.

Aus der Spalten-Überschrift zu 1) und 4) im Kontenrahmen ist zu entnehmen, welcher Bericht (Bilanz oder GuV).
Und aus der Zeile des Kontos folgt der Posten im Aufklapp-Menü.

In der GuV reicht ein Posten als Erhöhung oder Verminderung.
Die Bilanz kann einen zweiten Posten als Alternativkonto haben (folgt mit "oder" und kursiver Schrift im Kontenrahmen).

Z. B.: SKR03 Konto 0320 Pkw, = Bericht und Posten = Bilanz und "Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung"
SKR04 Konto 0320 Einrichtungen für Wohnbauten = Bericht "Bilanz" und "Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte, ..."

Aus dem Kontenrahmen ist die Zuordnung zur BWA nicht abzulesen.

7. verschiedene Einstellungen

Hat Punkt 5 die Hauptfunktionen AV oder AM, so muss die Checkbox "DATEV-Automatik" gesetzt werden.

Basiswissen

Zahlungsverkehr

Zahlungseingänge

Die Anzeige oder das Erfassen vom Geldeingang erfolgt über Zahlungsverkehr/Zahlungseingänge.

Die Anzeige hat wie gewohnt, über das Suchformular, einen Bericht mit dem Zahl-Betrag einer Rechnung.
Die Erfassung ist auf offene Rechnungen beschränkt und kann im Suchformular auf Kunde/Rechnungsnummer beschränkt werden. Wenn alle offenen Rechnungen aufgelistet werden ist über STRG + F ein schnelles finden der RG-Nummer möglich.
Mit der Checkbox in der Spalte "auswählen" und der Zeile mit der richtigen RG-Nummer erfolgt die Auswahl.

Mit der Auswahl einer Rechnung muss der Zahlbetrag geprüft werden und bei Teilzahlungen wird dieser Betrag erfasst.

Mit dem Button "Erneuern" bekommen alle ausgewählten Rechnungen, ohne einen Betrag, den noch fälligen Betrag eingetragen.

Zahlungsausgänge

Die Anzeige oder das Erfassen vom Geldausgang erfolgt über Zahlungsverkehr/Zahlungsausgänge.
In der Handhabung wie bei Zahlungseingänge nur auf Lieferant und Kreditoren und damit auf den Einkauf bezogen.

Bankeinzüge via SEPA

Unter dem Punkt Zahlungsverkehr/Bankeinzüge via SEPA finden sich alle Zahlungen, die mein Unternehmen erhält. Hier gilt das gleiche Prinzip, nachdem auch bei Überweisungen gearbeitet wird.

Überweisungen via SEPA

Für die Zahlung von Einkaufs-Rechnungen wird eine XML-Datei erstellt. Diese beinhaltet alle notwendigen Daten als elektronische Überweisungen für die Bank. Die Erstellung und das Herunterladen dieser XML-Datei erfolgt unter Zahlungsverkehr/Überweisungen via SEPA. Anschließend wird diese Datei in der Banking-Software importiert und kann nun von der Bank als Überweisungen ausgeführt werden.

Kontobewegungen

In Zahlungsverkehr/Kontobewegungen werden die importierten Kontobewegungen als Bericht angezeigt.
Für diese Funktion muss ein Bankkonto erfasst und konfiguriert werden (System/Finanzbuchhaltung/Bankkonten/Buchungskonto).

Das Suchformular zu diesen Kontobewegungen ist standardmäßig auf die letzten 4 Wochen gesetzt.
Mit "Filter zeigen" wird das Suchformular aufgeklappt und gesuchte Werte/Parameter können erfasst werden.

Mit der Konfiguration (System/Mandantenkonfiguration/Features/Kontobewegungen) und der Vergabe von Rechten an den Benutzer wird das "Löschen nicht verknüpfter Kontobewegungen" in der die Actionbar unter "Mehr..." angezeigt.

Für die Kontobewegungen sind folgende Aktionen in der Actionbar: importieren / zuweisen / abgleichen
-Kontoauszug importieren
Der Import erfolgt über eine Datei, die im Format MT-940 vorliegen muss.
-Kontobewegungen zuweisen
-Kontenabgleich mit Bank
Bei Dialogbuchungen erfolgt keine "Zuweisung", sondern ein Kontenabgleich.

Manueller Kontenabgleich

Nicht abgeglichene Zahlungen und der End-Saldo werden auf eine Differenz überprüft.
Ist keine Differenz vorhanden, so können Zahlungseingänge/-Ausgänge als abgeglichen markiert werden.

Zahlungseingänge/-Ausgänge werden durch den Button "Abgleichen" wenn:
Anfangs-Saldo + Betrag markierte Zeile = Sammelrechnungsbilanz = Differenz 0,00

Jedes FiBu-Konto, das in den Einstellungen Zahlungseingang/Zahlungsausgang hat (Abschnitt "In Aufklappmenü aufnehmen") und nicht zu einem erfasstem Bankkonto gehört (System/Finanzbuchhaltung/Bankkonten/Buchungskonto) kann mit diesem Kontenabgleich geprüft werden.

Basiswissen

Berichte

Dashboard

Kontenübersicht

SuSa, GuV, BWA, Bilanz

UStVA

ZM und Intrastat

Projektbuchungen

OP Saldo Debitoren/Kreditoren

Benutzerdefinierte Datenexporte

Mit einem benutzerdefinierten Datenexporte (BDEs) können individuelle Berichte zu den Daten aus odyn-ERP erstellt werden.
Dazu werden SQL-Abfragen von ihrem IT-Mitarbeiter oder einem unserer Support-Mitarbeiter im System hinterlegt.
Diese Abfragen können nach Belieben gestaltet werden und alle im ERP gespeicherten Daten ausgeben.

Basiswissen

Mahnungen

Mahnungen konfigurieren

Unter dem Menüpunkt "System/Mahnungen konfigurieren" können Mahnungen angelegt und konfiguriert werden.

Erst wenn Mahnungen konfiguriert werden, kann ein Mahnlauf im Menü "Verkauf" erstellt werden.

Option	Beschreibung
Mahnlevel	Zeigt das Mahnlevel an (startet bei 1 und wird fortlaufend weitergeführt)
Mahnstufenbeschreibung	Beschreibt das Mahnlevel (z.Bsp: Erinnerung, letzte Mahnung, ...)
Vorauswahl aktiviert	Falls Checkbox gesetzt, wird die Spalte "Aktiviert" beim Erfassen von Mahnungen direkt ausgewählt
Vorauswahl E-Mail	Falls Checkbox gesetzt, wird die Spalte "E-Mail" beim Erfassen von Mahnungen direkt ausgewählt
PDF an E-Mail anhängen	Diese Option ist ohne Funktion und kann ignoriert werden!
Buchung erstellen	Falls Checkbox gesetzt, wird automatisch eine Debitorenbuchung für Mahngebühren und Zinsen erstellt. Die bebuchten Konten können in der Konfiguration definiert werden.
Fristsetzung	Hier wird die Zahlungsfrist für das jeweilige Mahnlevel in Tagen angegeben
Fälligkeitsdatum +Tage	Zeitraum, nachdem eine Rechnung angemahnt werden kann (oder das nächste Mahnlevel)
Gebühr	Falls gewünscht, kann hier eine Mahngebühr eingetragen werden. Diese Optionen ist für alle Dokumente des jeweiligen Mahlevels gültig
Zinssatz	Falls gewünscht, kann hier ein Zinssatz eingetragen werden. Diese Optionen ist für alle Dokumente des jeweiligen Mahlevels gültig
Druckvorlage	Folgende Optionen müssen gesetzt werden: Mahnlevel 1 → mahnung1 Mahnlevel 2 → mahnung2 Mahnlevel 3 → mahnung3 Diese Optionen werden für den internen Gebrauch benötigt.

Falls Mahngebühren und Zinsen für ein Mahnlevel aktiviert ist, so müssen Konten für diese hinterlegt werden.

Vorschlag für drei Mahnlevel:

Zahlungserinnerung
Mahnung
Letzte Mahnung

Texte festlegen

Texte können untern dem Menüpunkt "System/Vorlagen/Textvorlagen" festgelegt werden.
Hier können die Texte für die Einleitungen und dem Schluss des jeweiligen Mahnlevels eingetragen werden.
Gilt auch für Mahnrechnungen, falls konfiguriert.

Mahnungen suchen und erfassen

Mahnungen können über den Menüeintrag "Verkauf/Mahnungen" gesucht und erfasst werden.

Suchen

Ggf. Filter einstellen und den Button "Suchen" verwenden, um bereits erstellte Mahnungen anzuzeigen.
Im Bericht können bereits erstellte Mahnungen erneut gedruckt werden.

Erfassen

Button "Erfassen", ggf. Filter setzten und Button "Suchen" verwenden, um neue Mahnungen zu erstellen.
In der Liste werden alle überfälligen Rechnungen angezeigt. Mit Button "Anlegen" können Mahnungen erstellt werden.

Dabei werden nur Rechnungen angemahnt, welche mit der Checkbox "Aktiviert" markiert wurden.
Das Mahnlevel bestimmt, welche Art von Mahnung erstellt wird.
Erstellte Mahnungen werden an die jeweiligen Rechnungen unter "Dokumente" gehängt.

Ist die Checkbox "E-Mail" aktiviert, wird die Mahnung per Mail an den Kunden gesendet.
Als Grundlage für die zu empfangene Mail wird die Rechnung verwendet.

Basiswissen

Task-Server

Über den Task-Server können Hintergrund-Jobs automatisch durchgeführt werden, ohne das ERP-System zu überlasten.
Meistens sind die Hintergrund-Jobs so eingerichtet, dass sie nachts laufen und somit keinen Benutzer bei der Ausführung stören.

Hintergrund-Jobs

Können in zwei Arten aufgeteilt werden: geplant und ausgelöst.
Geplante Jobs werden bei ihrer Erstellung mit einem Ausführungszeitplan versehen und nach diesem ausgeführt.
Ausgelöste Jobs werden durch einen Benutzer aktiviert (manuell gestartet) und lagern aufwendige Vorgänge aus,
z.B. der Massendruck von ERP-Dokumenten.

Es können nur geplante Jobs angelegt werden.

Jobverlauf

Eine Liste der ausgeführten Jobs mit Ausführungs- und Endzeitpunkte, Status (läuft/erfolgreich/fehlgeschlagen), und verwendeten Daten. Ergebnis enthält die Werte, die bei einer erfolgreichen Ausführung durch das Paket zurückgegeben werden, Fehler enthält die Fehlermeldung, falls die Ausführung nicht möglich ist.

Anlegen von Hintergrund-Jobs

Benutzer werden das Anlegen von Hintergund-Jobs normalerweise nicht durchführen.
Neue Hintergrund-Jobs werden durch opendynamic per Update eingebunden.

Unter "System/Hintergrund-Jobs und Task-Server/Aktuelle Hintergrund-Jobs anzeigen", können alle zur Zeit angelegten Hintergrund-Jobs und ihre Optionen eingesehen werden. Über "Erfassen" kann ein neuer Job angelegt werden.

Attribut	Bedeutung
Aktiv	aktivieren/deaktivieren des Jobs
Ausführungsart	wiederholte Ausführung plant die nächste Ausführung nach dem Beenden des Jobs
Paketname	Welcher Job soll durchgeführt werden
Ausführungszeitplan	Ausführungszeitplan, der den Turnus der Ausführung festlegt
Daten	Zusätzliche Daten, die vom Job benötigt werden. Müssen im YAML-Format angegeben werden. Abhängig vom gewählten Paket.

YAML-Format

---
test_key: 123456789
test_customer: 
  name: Musterfirma 1
  city: 99999 Musterhausen
test_attributes: [attr1, attr2, attr3]

Aufbau:

Start des YAML-Dokuments mit drei -
In neuer Zeilen: Benennung und Wert von Variablen.
Wichtig: Hier muss zwischen Benennung und Wert ein Doppelpunkt und ein Leerzeichen gesetzt werden.
String-Werte müssen nicht in Anführungszeichen gesetzt werden.
Unter-Attribute werden über Einrückung markiert. Listen werden mit eckigen Klammern markiert.

Sollte ein Paket Daten verwenden und diese nicht im korrekten Format angegeben werden, schlägt die Ausführung fehl.

Basiswissen

Datenbank auf Testinstanz klonen

Zusätzlich zum produktiven ERP-System gibt es noch eine Testversion des Systems.
Diese ist dafür da, um neue Mitarbeiter in das ERP-System einzuarbeiten oder neue Funktionen zu testen, ohne dabei die produktiven Daten zu gefährden.

Damit die Testinstanz die gleichen Daten wie das produktive System beinhaltet, gibt es die Möglichkeit, dass die Daten des produktiven Systems auf die Testinstanz übernommen werden können.

Dabei ist nur der Klick auf den Button "Klonen" notwendig.
Sobald die Daten erfolgreich übertragen wurde, gibt das ERP-System Rückmeldung.

Das Klonen solle nur stattfinden, wenn kein Benutzer auf dem Test-System angemeldet ist.

Diese Aktion ist meistens nur den Benutzern mitt Vollzugriff erlaubt.

Basiswissen

Webserver neu starten

Im Laufe der Jahre kommen viele Daten im ERP-System zusammen. Je nachdem wie viele Daten das ERP-System verarbeiten muss, kann es manchmal vorkommen, dass die Verbindung zum ERP-System langsam wird.
Falls die Verbindung auch nach längerer Zeit nicht besser wird, gibt es im ERP-System die Möglichkeit den Webserver neu zu starten.
Dadurch kann der Benutzer die laufenden Abfragen im Hintergrund selbständig abbrechen.

Beim Neustarten des Webservers sollten keine kritischen Prozesse laufen!

Um den Webserver neu starten zu können, muss ein Grund in das Textfeld angegeben werden.
Sobald dies gesehen ist, wird eine Mail an support@opendynamic.de gesendet.
Dieser kann dann überprüfen, was genau der Grund für den Neustart ist und ob Handlungsbedarf besteht.

Diese Aktion ist meistens nur den Benutzern mit Vollzugriff erlaubt.

Basiswissen

E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung (eRechnung)?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten Daten-Format im Sinne der europäischen Normenreihe EN 16931 erstellt, übermittelt und empfangen wird. Eine E-Rechnung ist damit im Vergleich zu einer Papier- oder PDF-Rechnung ein strukturierter, maschinenlesbarer XML-Datensatz.

Was sind "Sonstige Rechnungen"?

Sonstige Rechnungen sind (in Abgrenzung zu E-Rechnungen) Papierrechnungen und Rechnungen in einem elektronischen Format (z. B. PDF), das nicht den Anforderungen der europäischen Norm für E-Rechnungen entspricht.

Beispiel Sonstige Rechnung (Papierrechnung, PDF) Beispiel einer elektronischen Rechnung

Quelle: https://www.e-rechnung-bund.de/e-rechnung/unterschied-zwischen-papier-pdf-und-erechnung/

Wen betrifft es und ab wann?

Der Gesetzgeber hat mit dem Wachstumschancengesetz v. 27.3.2024 (BGBl I 2024 Nr. 108) die Einführung der E-Rechnung beschlossen. Deutschland folgt damit dem Beispiel anderer EU-Mitgliedstaaten sowie einiger Drittländer, die eine E-Rechnung ebenso zum Standard für Abrechnungen im Wirtschaftsverkehr machen. Ab 01.01.2025 ist die Pflicht zur Entgegennahme von E-Rechnungen für im Inland steuerbare Umsätze, wenn es sich bei den Beteiligten um inländische Unternehmen handelt (sog. B2B-Umsätze im Inland)

Welche E-Rechnungs-Formate gibt es?

XRechnung-Format

Der Standard XRechnung repräsentiert hierbei die nationale Ausprägung der europäischen Norm EN 16931 in Deutschland – also die deutsche CIUS. XRechnung bezeichnet den Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern. Diese sind ein rein strukturiertes Rechnungsformat, das auf einer XML-Datei basiert (maschinenlesbar).

ZUGFeRD-Format

Bei ZUGFeRD (Akronym für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) handelt es ich um ein branchenübergreifendes Datenformat, das sowohl Daten im XML-Format als auch ein Ansichts-PDF (menschenlesbar) beinhaltet. Daher spricht man bei der ZUGFeRD-Rechnung von einem hybriden Rechnungsformat. Das PDF enthält die Rechnungsinformationen in unstrukturierter Form. Doch da das XML diese Informationen in strukturierter Form aufweist, ist eine automatische, elektronische Weiterverarbeitung dennoch möglich. Die Einsatzgebiete sind vielfältig: ZUGFeRD wird sowohl im B2B- als auch im B2G- und im B2C-Bereich verwendet.

Das odyn-ERP erzeugt E-Rechnungen nach der Spezifikation ZUGFeRD 2.3.2 / Factur-X 1.07.2 im Profil EXTENDED

EDI-Format

Bei EDI (Electronic Data Intercharge Format) handelt es sich um ein standardisiertes Format für den Austausch von elektronischen Dokumenten. Dies bedeutet, dass die Daten auf Sender- und Empfängerseite gleich interpretiert werden und sich daher unmittelbar weiterverarbeiten lassen. Rechnungen im EDI-Format liegen immer in strukturierter Form vor. Für den Einsatz von EDI bedarf es jedoch einer EDI-Vereinbarung zwischen den Geschäftspartnern. So muss beispielsweise sichergestellt sein, dass die weitere Verarbeitung der Rechnung elektronisch erfolgt.

Nachdem Ihr System erfolgreich E-Rechnungen erstellt bzw. empfangen hat, ist es von hoher Wichtigkeit zu prüfen, ob diese auch valide sind. Die Validität von E-Rechnungen stellt eine wichtige Voraussetzung für die fehlerfreie Verarbeitung dar.

Die Validierung einer E-Rechnung gliedert sich in zwei Hauptbereiche: die technische und die inhaltliche Validierung. Beide Prüfungen sind notwendig, um sicherzustellen, dass die Rechnung korrekt, vollständig und fehlerfrei weiterzuverarbeiten ist.

1. Technische Validierung:
Die technische Validierung prüft, ob die Rechnung die richtige Struktur und Syntax aufweist. Hierfür wird der XML-Code der Rechnung analysiert, um sicherzustellen, dass er maschinenlesbar ist und den Standards entspricht. Diese Validierungen erfolgt von odyn-ERP, zur Sicherung, dass die strukturierten Daten fehlerfrei und vollständig sind (diese benötigt etwas Zeit).

Diese technische Validierung verzögert etwas die Ausgabe der Rechnung.
Dies ist abhängig von der Rechnungsgröße und Hardwareleistung.
(Fehler bei Erzeugung einer E-Rechnung)

Im Scan-Verzeichnis sind erhaltene E-Rechnungen im separaten Abschnitt
und können über die Aktion "Validieren" geprüft werden.
(Validierung erhaltener E-Rechnungen)

2. Inhaltliche Validierung:
Bei der inhaltlichen Validierung wird sichergestellt, dass die Daten auf der E-Rechnung kaufmännisch korrekt und vollständig sind. Dies betrifft Informationen wie Rechnungsbetrag, Name des Empfängers und weitere notwendige Details.

Wie lese ich den Inhalt einer XRechnung?

Für die Inhaltliche Validierung einer E-Rechnung ist es erforderlich, elektronische Rechnungen anzuzeigen und zu prüfen. Bei dem ZUGFeRD-Format ist dies mit einem PDF-Viewer leicht möglich. Für die XRechnung benötigen sie einen weiteren Viewer, um von maschinenlesbar in menschenlesbar zu wechseln. Wir empfehlen den Quba-Viewer:
Der Quba-Viewer ist eine Open-Source-Software, die speziell entwickelt wurde, um elektronische Rechnungen in verschiedenen Formaten anzuzeigen, darunter XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X. Die Software ermöglicht es Nutzern, Rechnungsinhalte visuell darzustellen und auf inhaltliche und semantische Korrektheit zu prüfen (Link zu Quba-Viewer) .

Wie bekomme ich nur eine XML?

Falls Ihr Kunde kein hybrides Rechnungsformat bevorzugt, sondern nur eine XML-Datei wünscht (nur maschinenlesbar), erreichen Sie dies über die Checkbox "Nur XML erzeugen" in den Kunden-Stammdaten.

Dies ist keine rechtliche oder steuerliche Beratung.
Bitte wenden Sie sich dafür an Ihren Rechtsanwalt oder Steuerberater.

Wie prüfe ich, ob ein PDF eine ZUGFeRD-Datei ist?

Die ZUGFeRD-Datei ist eine PDF mit der XML als Dateianhang.
Sie können das PDF-Dokument mit dem Firefox-Browser öffnen und über den Anhang im linken Fenster prüfen, ob eine XML-Datei angehängt ist. Ist dies der Fall, handelt es sich bei der PDF um eine ZUGFeRD-Datei.

ERP-Hilfe

Administration

Anmeldung

Über den Link "Administration" in der Benutzeranmeldemaske gelangt man zur Anmeldung an der Administrationsseite.
Hier können Einstellungen für Benutzer, Mandanten und Gruppen getroffen werden.
Über den Menüeintrag "Benutzer, Mandaten und Benutzergruppen" können diese jeweils neu eingerichtet werden.

Benutzer

Beim Anlegen von Benutzern sind die Felder "Login" (Anmeldename), Passwort und die Auswahl des Mandanten und der Gruppen wichtig für eine erfolgreiche Anmeldung am ERP-System.

Besonderheit Domain-Anbindung;
Ist das ERP-System mit einer Domain verbunden, wird das Feld "Passwort" nicht angezeigt. Dieses ist nicht nötig, da das Passwort direkt aus der Domain abgefragt wird. Allerdings ist es zwingend erforderlich, dass der Login genau gleich dem Benutzernamen in der Domain ist, sonst kann keine Anmeldung am ERP-System durchgeführt werden.

Tipp beim Anlegen von neuen Benutzern:
Wenn der neue Benutzer einen Referenzbenutzer hat, sollte der Referenzbenutzer geöffnet, mit den Daten des neuen Benutzers gefüllt und auf "Als neu speichern" (wichtig!) geklickt werden.

Mandant

Pro ERP-System können mehrere Mandanten erstellt werden, dabei sind die Daten der beiden Mandaten voneinander getrennt.
Jeder Mandant besitzt somit seine eigene Datenbank.

Der Mandant wird bei der Erstinstallation des ERP-Systems eingerichtet. Die Daten sollten hier nicht geändert werden.

Gruppen

Innerhalb einer Gruppe können Berechtigungen für die verschiedenen Bereiche des ERP-Systems (Stammdaten, Verkauf, Einkauf, …)
eingerichtet werden. Am Ende der Berechtigungen kann die Zuweisung für Benutzer und Mandanten durchgeführt werden.
Es ist somit möglich, Gruppen für verschiedene Mandaten oder auch verschiedene Abteilungen einzurichten.

Gruppen für Abteilungen einzurichten, ist die beste Wahl, um die Berechtigungen innerhalb des ERP-Systems zu definieren.

Besonderheiten

Die folgenden Gruppenberechtigungen sollten nicht verwendet werden:

Webshop bzw. Shop (Stammdaten, Verkauf und Konfiguration)
Pflichtenhefte (Verkauf)
Briefe (Verkauf und Andere)
Produktion (nur wenn die Produktion im ERP-System aktiv ist)
Abschnitt Druck
Standard-Einstellungen (Konfiguration)

ACHTUNG

Ohne vorherige Absprache mit der opendynamic sollten die Menüpunkte "Datenbankadministration" und "Druckeradministration" nicht genutzt werden.

ERP-Hilfe

Anzahlung und Schlussrechnung

Aktuell sind Anzahlungsrechnungen mit dem Präfix "AR" in der Rechnungsnummer vom Benutzer zu kennzeichnen. Diese Anzahlungsrechnungen (Angeforderte Anzahlungen) sollen beim DATEV-Import vom Steuerberater gelöscht werden. Bei Zahlungserhalt wird das Rechnungsdatum auf das Datum des Zahlungseingangs gesetzt und ohne Präfix "AR" an den Steuerberater exportiert.

Die Handhabung im ERP-System ist in den folgenden Punkten beschrieben:

Anzahlung anfordern

Auftrag öffnen
Button "Workflow/Rechnung"
Hinzufügen - Den Artikel "Angeforderte Anzahlung" (Nr. AA) als 1-Position hinzufügen
- Editiere Artikelbeschreibung und Preis
Alle weiteren Positionen löschen
Vorgangsbezeichnung editieren (z.B. "1. Anzahlung", "2. Anzahlung", ...)
Export/Druckvorschau
Falls alles korrekt ist, Rechnung "Buchen"
Rechnungsnummer editieren (Präfix "AR" vor Rechnungsnummer setzten)
Button "Export/Drucken", um die PDF zu erzeugen
Button "Export/E-Mail" an den Kunden

Zahlungseingang

Anzahlungsrechnung öffnen
Rechnungsnummer editieren (Präfix "AR" löschen)
Rechnungsdatum editieren (Datum vom Zahlungseingang)
Zahlungseingänge erfassen (Datum, Betrag und Konto)
Button "Buchen"

Schlussrechnung

Lieferschein öffnen
Button "Workflow/Rechnung"
Hinzufügen - Für jede "Erhaltene Anzahlung" (Nr. AA) 1x-Position am Ende hinzufügen
- Editiere Artikelbeschreibung (Erhaltene Anzahlung RG: Nr. vom Datum MwSt. €) und Preis (im Minus)
Vorgangsbezeichnung editieren (z.B. Schlussrechnung)
Button "Export/Druckvorschau"
Falls alles korrekt ist, Rechnung "Buchen"
Button "Export/Drucken", um die PDF zu erzeugen
Button "Export/E-Mail" an den Kunden

ERP-Hilfe

Gewichtetes Mittel

Verwendung

Ein bereits vorhandener Artikelbestand auf Lager und ein neu hinzukommender Bestand können unterschiedliche Einkaufspreise haben. Statt den Einkaufspreis vom Artikel einfach auf den neuen Preis zu setzen, bietet odyn-ERP die Möglichkeit ein gewichtetes Mittel aus dem Preis der angelieferten Menge und den Preis vom vorhandenen Lagerbestand zu bilden. So wird der Einkaufswert, vom Lagerbestand und der Rohertrag in den ERP-Dokumenten besser abgebildet.

Konfiguration des Features im ERP

In System/Mandantenkonfiguration/Features/Artikelstammdaten "Automatisches Aktualisieren von Einkaufspreisen". Wenn der Wert "Lieferant + Artikel-GwMittel" gestellt ist, ist die Preisaktualisierung durch das gewichtete Mittel aktiviert. Beim Buchen einer Einkaufsrechnung wird ein neues gewichtetes Mittel errechnet und als Einkaufspreis in den Stammdaten aktualisiert.

Das berechnete GW-Mittel kann in den Details zu der Position in der Einkaufsrechnung überprüft werden. Diese können über den Knopf "Details anzeigen" im Dokument angezeigt werden.

Berechnung

Das GW-Mittel muss die angelieferte Menge und den momentanen Lagerbestand berücksichtigen, um Gewichtung der neuen Ware zu ermitteln. Deswegen ist es wichtig zu wissen, ob die angelieferte Menge bereits eingelagert ist oder nicht. Sollte die Ware bereits eingelagert sein, muss die eingelagerte Menge vom Lagerbestand abgezogen werden.

Dazu wird der Status des mit der Rechnungsposition verknüpften Lieferscheins überprüft: ist dieser eingelagert, wird die bisherige Menge bestimmt, indem bisherige_menge = Lagerbestand - Rechnungsmenge gerechnet wird, ansonsten gilt
bisherige_menge = Lagerbestand. Sollte kein Lieferschein verknüpft sein, wird eine Warnung ausgegeben und keine Berechnung vorgenommen, da die bisherige Menge nicht eindeutig bestimmt werden kann.

Die Formel ist sonst immer gleich, mit:

M = bisherige_menge, rM = gelieferte_menge, P = bisheriger_preis und rP = rechnungs_preis

Berechnet sich das GW-Mittel: GWM = ((rM * rP) + (M * P))/(rM + M).

Sollte sich der Preis des Artikels ändern, wird dies in einem History-Eintrag unter "Preisinformation" im Artikel festgehalten.
Das GW-Mittel wird nur ein mal pro Position berechnet, mehrfaches Buchen löst keine neue Berechnung aus.

ERP-Hilfe

Import/Export von Artikelstammdaten

Export aus dem ERP-System

Artikelbericht unter "Stammdaten/Artikel" mit relevanten Daten erstellen.
CSV-Datei über "Export/CSV-Export" mit folgenden Optionen (Standardoptionen) exportieren:

Anführungszeichen	"
Escape-Zeichen	Wie Anführungszeichen
Feldtrennzeichen	;
Zeilenumbrüche	Unix (LF)
Kodierung	UTF-8
Optionen:	Spaltenüberschriften erzeugen Entferne [[ Kommentare ]]

Falls Artikel aus dem Export aktualisiert werden sollen, MUSS die Checkbox "Entferne [[ Kommentare ]]"
abgewählt werden.

Dazu den Button "CSV-Export" verwenden. Die Datei kann nun heruntergeladen und ausgewertet oder angepasst werden. Mithilfe der CSV-Datei können Auswertungen durchgeführt oder angepasste Artikel wieder in das ERP-System importiert werden.

Vorbereitung für den CSV-Import von Artikelstammdaten

Beim Anpassen der CSV-Datei sollte auf Folgendes geachtet werden

Spalte "Artikelnummer" sollte immer in der CSV-Datei enthalten sein.
Es sollten nur relevante Werte als Spalten in der CSV-Datei vorkommen
Beim Speichern darauf achten, dass die Filteroptionen (siehe oben) nicht geändert werden

Bei Excel ist die Handhabung mit CSV-Dateien etwas komplizierter.
Unter folgendem Link wird die Verarbeitung von CSV-Dateien unter Excel dargestellt:
Importieren oder Exportieren von Textdateien (TXT oder CSV)

Achtung! Durch das Bearbeiten von CSV-Dateien können führende Nullen entfernt werden.
Deshalb immer darauf achten, dass die Spalten immer als Text definiert sind.

Einstellungen beim CSV-Import

Ein CSV-Import kann genutzt werden, um das Anlegen von vielen Artikeln zu vereinfachen oder bereits vorhandene Artikel
zu aktualisieren. Je nachdem, welche Art von Import gewünscht ist, müssen die Import-Einstellungen definiert werden.

1. Import von neuen Artikeln in das ERP-System

Zahlenformat:	1.000,00
Zeichensatz:	UTF-8
Trennzeichen:	Semikolon
Anführungszeichen-Symbol:	Doppelte Anführungszeichen
Escape-Zeichen:	Doppelte Anführungszeichen
Dublettencheck:	Artikelnummer
Artikel mit existierender Artikelnummer:	Eintrag überspringen
Verkaufspreis: Nachkommastellen:	2
Verkaufspreis: Preisanpassung:	ignorieren
Als Shopartikel setzen, falls Spalte nicht vorhanden:	ignorieren
Typ:	Je nachdem, welche Artikel importiert werden sollen,
Artikelklasse:	Je nachdem, welche Artikel importiert werden sollen.
Standardbuchungsgruppe:	Je nachdem, welche Artikel importiert werden sollen.
Standardeinheit:	Stck.

2. Aktualisieren von vorhandenen Artikeln im ERP-System

Zahlenformat:	1.000,00
Zeichensatz:	UTF-8
Trennzeichen:	Semikolon
Anführungszeichen-Symbol:	Doppelte Anführungszeichen
Escape-Zeichen:	Doppelte Anführungszeichen
Dublettencheck:	Artikelnummer
Artikel mit existierender Artikelnummer:	Je nachdem, welchen Import durchgeführt werden sollte.
Verkaufspreis: Nachkommastellen:	2
Verkaufspreis: Preisanpassung:	ignorieren
Als Shopartikel setzen, falls Spalte nicht vorhanden:	ignorieren
Typ:	ignorieren
Artikelklasse:	ignorieren
Standardbuchungsgruppe:	ignorieren
Standardeinheit:	Stck.

Spaltenzuordnung

Hier können die angegebenen Spalten in der CSV-Datei Spalten des ERP-Systems zugeordnet werden.
Angaben zu den Spalten des ERP-Systems findet man unter "Hilfe zu Spaltennamen/Hilfetext anzeigen".

Mithilfe des Button "Spalten aus der hochgeladenen Datei einfügen", können die Spalten aus der CSV-Datei angezeigt und dann zugeordnet werden.

Vorschau und Import

Der Artikel-Import sollte immer zuerst auf der Testumgebung des ERP-Systems durchgeführt und geprüft werden.
Erst bei zufriedenstellendem Ergebnis sollte der Import im produktiv System durchgeführt werden.

Mit Button "Vorschau" werden die Daten eingespielt, allerdings noch nicht importiert.
Mithilfe der Vorschau kann man die zu importierenden Daten überprüfen und ggf. Anpassungen durchführen,
bevor diese importiert werden.

Falls alle Daten in der Vorschau gut aussehen, können die Daten durch den Button "Import" in das
ERP-System importiert werden.

Nachdem die Daten erfolgreich in das ERP-System importiert wurden, wird das Import-Ergebnis angezeigt.
Dieses Ergebnis kann über "mehr/CSV-Export des Ergebnisses" als CSV-Datei exportiert werden.

ERP-Hilfe

Inventuraufnahme

Die Inventurerfassung ist unter „Lager/Inventuraufnahme“ zu finden.
Die Inventur wird dabei in die folgenden vier Phasen aufgeteilt.

Bereich

Unter „Bereich“ können die Läger für die anstehende Inventur festgelegt werden.
Über die Pfeil-Buttons können die zu zählenden Läger von links nach rechts übertragen werden.
Mit „Speichern“ wird für die gewählten Läger die Inventur gestartet. Zu Lägern mit laufender Inventur können Zählungen erfasst werden.

Wichtig: Es findet keine Sperrung der Läger während der Inventur statt. Dies bedeutet, dass die Läger weiter im ERP-System bebucht werden können und dadurch die Lager-Bestände von den Zähl-Beständen abweichen können.

Zählung

Unter „Zählung“ können die einzelnen, gezählten Artikel erfasst werden. Die gewählten „Lager“ & „Lagerplatz“ werden für alle eingetragenen Positionen übernommen.
Die Eingabe der Artikel ist auf eine Tastaturbedienung ausgelegt.
Der Artikel kann per Schnellsuche eingegeben werden. Über die Pfeiltasten der Tastatur kann der richtige Artikel gewählt werden. Per Tab-Taste kann zwischen den einzelnen Feldern gewechselt werden.
Mit Enter wird die Eingabe einer Position abgeschlossen und in der Tabelle unter der blauen Linie angezeigt.
In der Spalte „Aktionen“ kann eine Position bearbeitet oder gelöscht werden.
In der Spalte „Delta“ wird die Differenz zwischen dem Lagerbestand im ERP und der Zählung angezeigt.

Wichtig: Wird zu einem Lagerplatz mehrfach der gleiche Artikel mit der gleichen Chargennummer eingetragen, ⁣werden die Mengen auf dem ersten Eintrag zusammengefasst. Auch wenn dies über mehrere Benutzer verteilt eingetragen wird. In diesen Fällen wird eine Meldung mit den relevanten Informationen oben rechts angezeigt.

Prüfung

Die "Prüfung" kann genutzt werden, um die gesamte Erfassung einzusehen und Fehler und Ausnahmefälle zu erkennen und zu korrigieren.

Über die Filter „Delta“ können bestimmte Fälle gesondert angezeigt werden.

"Zählung < ERP“ – Zeigt Einträge, in denen die Zählung kleiner ist, als der im ERP vorhandene Bestand.

"Zählung > ERP“ - Zeigt Einträge, in denen die Zählung größer ist, als der Bestand im ERP.
"Zählung ohne ERP“ – Zeigt Einträge, die keinen Bestand im ERP haben.
"ERP ohne Zählung“ – Zeigt Einträge mit Bestand im ERP, zu denen keine Zählung erfasst wurde.

Über den Filter „Spezialfälle“ können bestimmte weitere Fälle angezeigt werden.

"Überreserviert“ – Zeigt Einträge, in denen die Zählung geringer ist, als die vorhandene Reservierung
"LS ausgelagert, AA nicht Rückgemeldet“ – Zeigt Minusbestände an, zu denen es ausgelagerte Lieferscheine gibt, aber die Abfüllanweisung noch nicht rückgemeldet ist.

In dieser Phase können die angezeigten Einträge als PDF- und CSV-Dateien exportiert werden.

Buchung

Sind alle Prüfungen und Korrekturen abgeschlossen, können über den Button Buchen die Lagerbuchungen für die ausgewählten Lager erzeugt werden.

Wichtig: Minusbestände, die in der Phase 3 "Prüfung" mit dem Filter „LS ausgelagert, AA nicht Rückgemeldet“ angezeigt wurden, werden nicht ausgebucht, da das Buchen der Abfüllanweisung den Lagerbestand erhöht.

ERP-Hilfe

Kontobewegungen zuweisen

Die Kontobewegung im odyn-ERP mit dem Status "offen" haben noch keine "Zuweisung".
Bei einer Zuweisung wird die Kontobewegung mit einer Buchung verknüpft und der Betrag aus der Kontobewegungen wird als Zahlung an diese Rechnung übergeben. Mit erfolgter Zuweisung wird der Status automatisch auf geschlossen gesetzt.

Eine Kontobewegung kann mehreren Buchungen zugewiesen werden (Sammelüberweisung).
Es können auch mehrere Kontobewegungen einer Buchung zugewiesen werden (Teilzahlungen).

Abhängig von den Einstellungen im Abschnitt Kontobewegungen in System/Mandantenkonfiguration kann eine Kontobewegung durch den Benutzer geschlossen oder auch gelöscht werden.

Jede noch offene Kontobewegung wird mit allen offenen Rechnungen verglichen. Betrag, Fremder Kontoinhaber, Verwendungszweck & Fremde IBAN der Kontobewegung werden abgeglichen.
Bei diesem Abgleich kommen mehrere Prüfungen mit unterschiedlichen Punkten zu tragen (Scoring-Modell/Punktwertverfahren).
Hat eine Rechnung über 15 Punkte (grün) und ihr Betrag oder ihr offener Betrag ist gleich dem Betrag der Kontobewegung, so wird diese im Reiter "Vorschläge" der Kontobewegung angezeigt.
Alle Rechnungen ab 5 Punkte (gelb) werden dem Benutzer als Vorauswahl im Reiter "Alle Buchungen" angeboten.
Die Punktanzahl für grün und gelb sind in der Mandantenkonfiguration unter "Features -> Kontobewegungen" einstellbar.

Folgende Einzelpunkte werden addiert:

Punkte	Beschreibung
3	Übereinstimmung mit Kunden-/Lieferantenname aus Stammdaten
1	Kundennummer/Lieferantennummer existiert im Verwendungszweck
2	Mandats-Referenz und Gläubiger-ID sind im Verwendungszweck
2	Tagesdifferenz zwischen Bankbewegung und Rechnung ist <= 120
3	Übereinstimmung mit Kontoinhaber aus Stammdaten
3	Übereinstimmung mit IBAN aus Stammdaten
4	Übereinstimmung mit Rechnungssumme
4	Übereinstimmung mit Fehlbetrag
4	Auftragsnummer des Lieferanten im Verwendungszweck
4	Eigene Auftragsnummer im Verwendungszweck
4	Rechnungsnummer des Lieferanten im Verwendungszweck
4	Eigene Rechnungsnummer im Verwendungszweck
-2	Zahlung mehr als 5 Tage vor Rechnungsstellung
3	Übereinstimmung mit Kunden-/Lieferantenname aus Stammdaten
5	Berücksichtigt exaktes Skonto
15	Übereinstimmung Summe aus offenem SEPA-Export der nicht älter als 5 Tage ist
5	SEPA MESSAGE ID im Verwendungszweck
20	Ist eine Sammelüberweisung/Lastschrift

ERP-Hilfe

Kunden- Lieferantenstammdaten

Einleitung

Die Stammdaten in odyn bilden die Grundlage für alle weiteren Arbeitsabläufe.
Sie werden im Einkauf, Verkauf, Lager und in der Finanzbuchhaltung verwendet und in den verschiedenen Formularen vorausgefüllt.

In den Stammdaten werden alle relevanten Daten der Kunden und Lieferanten hinterlegt.
Diese werden, beim Anlegen, in die verschiedenen Bewegungsdaten (Angebot, Auftrag, etc.) vererbt.

Basisdaten

In diesem Reiter werden die Adress‐ und Kontaktdaten des Kunden/Lieferanten erfasst.
Darüber hinaus werden die verschiedene Daten festgelegt, die für die spätere Auftragsabwicklung relevant sind,
wie Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen, Währung, etc.
Diese Daten sind im späteren Arbeitsablauf (Erfassung eines Angebots, Auftrags etc.) voreingestellt, können aber
vorgangsbezogen geändert werden.

Besonderheiten
- Das Länderkürzel ist mit ausschlaggebend für das Setzten der Steuerzone im ERP-Dokument. Je nachdem welches Land
ausgewählt wird und ob eine USt-IdNr. gesetzt ist oder nicht wird die Steuerzone im ERP-Dokument ausgewählt.

- Um Kunden/Lieferanten als "Kleinunternehmer" zu markieren, muss eine zusätzliche Steuerzone eingerichtet werden.

- Die Rechnungsadresse wird standardmäßig in ERP-Dokumenten verwendet.

Bankkonto

In diesem Reiter werden die Bankverbindung des Kunden/Lieferanten hinterlegen.
Die Angabe der IBAN und BIC dient unter anderem dazu, einen automatisierten Abgleich der Angaben in den Kontoauszügen durchzuführen, wenn der Kunde überweist oder werden für den Zahlungsverkehr mit dem Lieferanten benötigt.
Im Falle einer Lastschriftermächtigung sind zusätzlich die Angaben der Mandanten‐lD und des Unterschriftsdatums zwingend
erforderlich, um die Forderungen per Lastschrift einziehen zu können.

Standardmäßig wird als Kontoinhaber der Kunden-/ Lieferantenname aus den Basisdaten verwendet, auch wenn dieses Feld leer ist.
Sollten sich in den Namen jedoch Sonderzeichen befinden, welche bei SEPA-Anweisungen zu Problemen führen, sollte in das Feld Kontoinhaber der Kunden-/ Lieferantenname ohne Sonderzeichen eingegeben werden.

Lieferadresse

In diesem Reiter können Sie beliebig viele abweichende Lieferadressen des Kunden/Lieferanten hinterlegen.

Besonderheit
Länderkürzel der Lieferadresse aktualisiert nicht die Steuerzone der ERP-Dokumente

Weitere Adressen

In diesem Reiter können Ansprechpersonen und Rechnungsadressen (primäre und alternativ) angelegt werden.
Mithilfe des Feld "Typ" können die Adressen unterschieden werden.

Falls der Typ "Kontakt: primär" gewählt wird, wird diese Ansprechperson automatisch in allen ERP-Dokumenten vorausgewählt und verwendet. Das Gleiche gilt für den Typ "Rechnungsadresse: primär" und dem ERP-Dokument Rechnung.

Weitere Reiter

Lieferungen

In diesem Reiter können werden alle Lieferungen des Kunden/Lieferanten angezeigt. Dabei kann die Anzeige auf eine bestimmte Lieferadresse und / oder auf einen bestimmten Zeitraum einschränken.

Dokumente

Kunden

Hier können auf Dateien innerhalb des ERP-Systems Verweise hinzugefügt werden.

Lieferanten

Falls im ERP-System ein Scanner eingebunden ist, können hier zusätzlich zu den Verweisen auch Verträge hochgeladen werden.

Dateianhänge

Dieser Reiter liefert einen Überblick über die Dateien, die mit dem Kunden/Lieferant verknüpft sind.
Außerdem können weitere Dateien hochgeladen und existierende Dateien umbenannt/gelöscht werden.

Wiedervorlagen

In diesem Reiter können Wiedervorlagen hinterlegt werden. Nach dem Speichern einer Wiedervorlage erscheint
diese zusätzlich in einer Übersicht im oberen Bereich des Reiters.

BDV

In diesem Reiter können individuell ergänzten Daten erfassen.
Dafür stehen Ihnen alle Felder zur Verfügung, die für Kunden und Lieferanten unter "System/Benutzerdefinierte Variablen" definiert
wurden.

Preisregeln

In diesem Reiter werden die Preisregeln angezeigt, die für den Kunden/Lieferant angelegt wurden.
Dabei werden die Preisregeln nur angezeigt, wenn der Kunde/Lieferant direkt in der Preisregel verwendet wird.
Indirekte Treffer von Preisregel (wie zum Beispiel über Kunden-/Lieferantentyp) werden hier nicht angezeigt.

Besonderheit

Wechsel der Firmierung oder der Gesellschaftsform

Änderungen der Nummer, des Namens und der Adresse von Kunden/Lieferanten werden sofort an die ERP-Dokumente übergeben.
Nachdem diese Felder in den Stammdaten geändert wurden, werden alle Dokumente mit den angepassten Daten ausgedruckt.

Für alle anderen Daten muss der Kunde/Lieferant neu in das ERP-Dokument geladen werden.

ERP-Hilfe

Rahmen- und Abrufaufträge

Der Rahmenvertrag ist ein Vertrag, der den künftigen Abschluss vieler untereinander gleichartiger Einzelverträge (Abrufaufträge) vereint. Dabei beziehen sich die Abrufaufträge immer auf den Rahmenauftrag.

Erfassen von Rahmen- und Abrufaufträgen

In Verkaufs- und Einkaufsaufträgen kann unter Workflow/Abrufauftrag ein Abrufauftrag erstellt werden, dadurch wird der aktuelle Auftrag zu einem Rahmenauftrag umgewandelt.
Dies passiert allerdings erst, wenn der angezeigte Dialog akzeptiert wird. Aus einem Rahmenauftrag können mehrere Abrufaufträge erstellt werden.

Rahmen- und Abrufaufträge können nicht erstellt werden, wenn der verwendete Auftrag bereits eine Verknüpfung zu einem Lieferschein oder einer Rechnung hat.

Veränderungen von Mengen

Wird ein Abrufauftrag erstellt, wird die Menge im Rahmenauftrag reduziert.
In den Rahmenaufträgen gibt es die Spalte Übrige Menge, die vom Benutzer nicht geändert werden kann, die Anpassung der Menge erfolgt ausschließlich über die erstellten Abrufaufträge.
Mit jedem Abrufauftrag wird die übrige Menge im Rahmenauftrag reduziert, bis diese 0 ist. Dabei sind keine negativen Mengen möglich. Hierbei wird jede Positionsmenge aus allen Abrufaufträgen verwendet, um die Menge im Rahmenauftrag zu reduzieren.

Verhalten von Gesamtmengen

Die Summe der Mengen aus dem Rahmenauftrag und Abrufaufträgen ergeben immer die ursprüngliche Summe des Rahmenauftrages. In einer Spalte Gesamte Menge des Rahmenauftrages kann die ursprüngliche Menge eingetragen und angepasst werden. Die Gesamtmenge darf nicht unterhalb der gesamten Menge in Abrufaufträgen liegen. Bei Anpassung der Gesamtmenge im Rahmenauftrag wird automatisch der Wert in der Spalte Übrige Menge angepasst.

Nachträgliches Hinzufügen von Positionen in Abrufauftrag

Wenn in einem Abrufauftrag eine neue Position für einen Artikel eingefügt wird, welcher auch im Rahmenauftrag vorhanden ist, wird diese Position automatisch mit der Position im Rahmenauftrag verknüpft.
Falls ein Artikel mehrfach im Rahmenauftrag vorkommt, kann die zu verknüpfende Position über einen Dialog ausgewählt werden. Durch die Verknüpfung wird die Menge im Rahmenauftrag aktualisiert

Die Verknüpfung wird verhindert, wenn diese zu einer negativen Menge im Rahmenauftrag führt.

Schließen von Rahmen- und Abrufaufträgen

Ein Rahmenauftrag wird geschlossen, wenn die übrige Menge in allen Positionen des Rahmenauftrages 0 ist.
Ein Abrufauftrag wird geschlossen, wenn alle Auftragspositionen in voller Menge in Rechnung gestellt wurden (siehe auch FAQ zum Schließen von Aufträgen)

Weitere Funktionen

Aus Rahmenaufträgen können nur Abrufaufträge erfasst werden.
Das Erfassen von Lieferscheine und Rechnungen ist nur über die Abrufaufträge möglich.
Rahmenaufträge werden in den Berichten Bestellermittlung, Lieferwertberichte und Lieferpläne
nicht berücksichtigt.
Suche nach Rahmen- und Abrufaufträge im Auftragsbericht über die Filter Auftragsart und den Optionen Rahmenauftrag und Abrufauftrag möglich. Außerdem kann die Auftragsart im Bericht angezeigt werden.

ERP-Hilfe

Stammdatenpreis

Für den Preis eines Artikels stehen in den Artikelstammdaten folgende Felder zur Verfügung:

Listenpreis
Verkaufspreis (VK-Preis)
Einkaufspreis (EK-Preis)(Aktualisierungen an diesen 3 Preisen werden unter "Erneuert am __.__.____" protokolliert)

Kundenpreis
Lieferantenpreis

Der Kunden-/Lieferantenpreis ist an den Kunden/Lieferanten gebunden.
Z. B. ein Artikel mit zwei verschiedenen Lieferantenpreisen oder ein Sonderpreis nur für einen bestimmten Kunden.

Ohne die Checkbox "Exklusiv für folgende…" ist der Artikel allen verfügbar, sonst nur den aufgeführten Kunden/Lieferanten.
Unter System/Mandantenkonfiguration/Artikelstammdaten kann eine Voreinstellung dieser Checkbox erzwungen werden.

Alle Änderungen zum Artikelstammdaten-Preis werden im Reiter "Preisinformation", im letzten Abschnitt "Preisentwicklung für Stammdaten", als Preishistorie hinterlegt. Dabei wird das Gültigkeitsdatum des Preises, der Aktualisierungszeitpunkt, der neue Wert der Preise, der Aktualisierungsgrund und der aktualisierende Benutzer aufgeführt.

Automatische Aktualisierung

Die verschiedenen Stammdatenpreise können durch ERP-Dokumente aktualisiert werden:
1) durch das Buchen einer Einkaufsrechnung mit neuem EK-Preis
2) durch die Auswahl der Preisquelle "Aktualisiere Lieferantenpreis" im Einkauf.
Das ERP-Dokument, das die Preisaktualisierung auslöst, wird als Grund in der "Preisinformation" aufgeführt.

Aktualisierung durch EK-Rechnung

Welcher Stammdatenpreis angepasst wird, bestimmt die Auswahl in System/Mandantenkonfiguration/Features/Artikelstammdaten "Automatisches Aktualisieren von Einkaufspreisen": Nein / Artikel / Lieferant / Lieferant+Artikel / Lieferant + Artikel-GwMittel

Das Artikel-GwMittel wird immer zum Buchungszeitpunkt einer EK-Rechnung berechnet, da für die Berechnung die momentanen Lagerbestände verwendet werden. Die "gültig ab" Spalte der Preishistorie wird hier mit dem Buchungsdatum befüllt, nicht mit dem Lieferdatum der Rechnung.

Mit der Checkbox "Einkaufspreis nicht aktualisieren" im Artikel wird die automatischen Aktualisierungen ausgeschlossen.

Aktualisierung durch Preisquelle "Aktualisiere Lieferantenpreis"

Preisanfragen, Lieferantenaufträge und Einkaufsrechnungen können die Preisquelle "Aktualisiere Lieferantenpreis" enthalten.
Eine Position mit dieser Preisquelle aktualisiert den Lieferantenpreis, wenn das Lieferdatum aktueller ist als das "gültig ab" Datum vom letzten Lieferantenpreis.

ERP-Hilfe

Berechnung der Vertreterprovision (Vertreterabrechnung)

Für die korrekte Berechnung der Vertreterprovision ist Folgendes erforderlich:

Lieferantentyp für Vertreter anlegen
Unter dem Menüpunkt System/Stammdaten/Kunden-/Lieferantentyp wird ein neuer Typ erfasst.
Vertreter anlegen/kennzeichnen
Vertreter werden als Lieferanten erfasst, mit dem Lieferantentyp für die Vertreter.
Nach dem Speichern wird entweder die Lieferantennummer oder ein eigener Nummernkreis fortgeführt.
Provisionsregel erfassen
Unter dem Menüpunkt Stammdaten/Provisionsregel können neue Provisionsregel anlegen werden.

Provisionsregeln können auf Warengruppe oder Artikel mit einer höheren Priorisierung eingeschränkt werden.
Dabei ist die Provisionsregel mit Warengruppe höher priorisiert als eine allgemeine Provisionsregel für den Kunden und eine mit Artikel am höchsten priorisiert.

Wenn ab einem bestimmten Zeitpunkt ein neuer Provisionssatz gelten soll, muss dafür eine Provisionsregel mit neuem Startdatum angelegt werden. Neuere Provisionsregeln (d.h. solche mit späterem Startdatum) sind höher priorisiert und lösen somit die älteren Provisionsregeln ab. Wenn eine Provisionsregel nicht durch eine neuere abgelöst wird, sondern die Auszahlung der Provision zu einem Datum beendet werden soll, muss ein Enddatum gesetzt werden.

Es können keine zwei Provisionsregeln mit identischer Kombination von Startdatum, Kunde, Vertreter, Artikel und Warengruppe gespeichert werden.
Nicht provisionierbare Artikel
Soll ein Artikel von der Provision ausgeschlossen werden, kann die Checkbox "Nicht provisionierbar" in den Artikelstammdaten gesetzt werden.
Vertreterabrechnung

Die Vertreterabrechnung kann unter Verkauf/Berichte/Vertreterabrechnung generiert werden.
Zur Erstellung des Berichts muss immer das Rechnungsdatum von und bis eingeschränkt werden.
Ohne Vertreter (und Checkbox Vertreterabrechnung) erfolgt zum Zeitraum eine Übersicht mit allen Vertretern.

Wenn Kunde unter In Bericht aufnehmen angehakt wird, erfolgt Gruppierung zu Vertreter und Kunde mit dessen Nr.

Mit der Checkbox Vertreterabrechnung und einem Vertreter im Suchfeld erfolgt die eigentliche Vertreterabrechnung.

In diesem Bericht werden alle provisionierbaren Rechnungspositionen angezeigt (Artikel ohne Checkbox "Nicht provisionierbar" und einer Provisionsregel). Pro Position wird der Provisionssatz angezeigt, der sich aus den Provisionsregeln ergeben hat, zusammen mit Umsatz und der daraus berechneten Provision.

Pro Rechnung gibt es jeweils eine Zeile für die Summen von Umsatz und Provision. In der letzten Zeile des Berichts werden die zugehörigen Gesamtsummen angezeigt.

Auftragsbestätigung per E-Mail an Vertreter

Unter System/Mandantenkonfiguration/Features gibt es die Einstellung Sende blinde Kopie zu Vertretern. Wenn diese eingeschaltet ist, werden beim Erstellen einer E-Mail in einem Verkaufsauftrag die E-Mail-Adressen aller Vertreter, die entsprechend der Provisionsregeln von diesem Auftrag betroffen sind, automatisch zum Feld Bcc hinzugefügt.

Export

Über den Button Export... kann der Bericht als PDF oder CSV exportiert werden.

ERP-Hilfe

Fehler bei Erzeugung einer E-Rechnung

Das odyn-ERP erzeugt E-Rechnungen nach der Spezifikation ZUGFeRD 2.3.2 / Factur-X 1.07.2 im Profil EXTENDED
In der Spezifikation sind die Geschäftsregeln im Detail aufgeführt.

Fehler in Geschäftsregeln [BR-?] oder Feldern (BT-?) verhindern die Erzeugung einer E-Rechnung

Die häufigsten Fehlermeldungen

1) [BR-IC-02]: USt-IdNr. fehlt

[BR-IC-02]-An Invoice that contains an Invoice line (BG-25) where the Invoiced item VAT category code (BT-151)
is "Intra-community supply" shall contain the Seller VAT Identifier (BT-31) or the Seller tax representative
VAT identifier (BT-63) and the Buyer VAT identifier (BT-48).
[ID FX-SCH-A-000241] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xslt)

Ursache:	Lösung:
In Kunden-Stammdaten fehlt die USt-IdNr.	USt-IdNr. in Kunden-Stammdaten eintragen

2) [BR-AE-02]: USt-IdNr. fehlt

[BR-AE-02]-An Invoice that contains an Invoice line (BG-25) where the Invoiced item VAT category code (BT-151)
is "Reverse charge" shall contain the Seller VAT Identifier (BT-31), the Seller Tax registration identifier (BT-32) and/or the Seller tax representative VAT identifier (BT-63) and the Buyer VAT identifier (BT-48) and/or the Buyer legal registration identifier (BT-47).
[ID FX-SCH-A-000235] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xslt

Ursache:	Lösung:
In Kunden-Stammdaten fehlt die USt-IdNr.	USt-IdNr. in Kunden-Stammdaten eintragen

3) [BR-S-05]: Steuerschlüssel in FiBu-Konto falsch

[BR-S-05]-In an Invoice line (BG-25) where the Invoiced item VAT category code (BT-151) is "Standard rated" the Invoiced item VAT rate (BT-152) shall be greater than zero. [ID FX-SCH-A-000250] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xslt

Ursache:	Lösung:
Die verwendete Steuerzone ist mit der Kategorie "Standard" definiert. Der verwendet Steuerschlüssel ist aber nicht Standard. (Standard = 7% oder 19%)	Steuerschlüssel im entsprechendem FiBu-Konto korrigieren

4) [BR-11]: Länderkürzel und/oder Land fehlt

[BR-11]-The Buyer postal address shall contain a Buyer country code (BT-55). [ID FX-SCH-A-000157] from
/xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xslt) Value of 'ram:CountryID' is not allowed.
[ID FX-SCH-A-000036] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xslt

oder

Can't call method "iso" on an undefined value at /opt/erp/pen/test/odyn-erp/SL/DB/Helper/FacturX.pm line 331.

Ursache:	Lösung:
In Kunden-Stammdaten fehlt das Länderkürzel und/oder Land. Auch Rechnungsadresse beachten!	In Kunden-Stammdaten Länderkürzel und/oder Land eintragen

5) [BR-25]: Artikelbeschreibung fehlt

[BR-25]-Each Invoice line (BG-25) shall contain the Item name (BT-153). [ID FX-SCH-A-000204] from
/xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xsl

Ursache:	Lösung:
Artikel ohne Artikelbeschreibung	Artikelbeschreibung eintragen (auch Stammdaten beachten)

6) [BR-27]: Negativer Preis im Artikel

[BR-27]-The Item net price (BT-146) shall NOT be negative. [ID FX-SCH-A-000206] from
/xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xslt

Ursache:	Lösung:
Artikel-Preis (Spalte "Preis" in Pos.-Tabelle) darf nicht negativ sein	Position entfernen oder eine negative Menge verwenden

7) Lieferbedingung ohne Typ

Value of 'ram:DeliveryTypeCode' is not allowed. [ID FX-SCH-A-000320] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xslt

Ursache:	Lösung:
Es wird eine Lieferbedingung ohne Typ (Incoterms Code) verwendet.	In der verwendeten Lieferbedingung muss der Typ (Incoterms Code) eingegeben werden.

8) Steuerzone ohne Kategorie

Value of 'ram:CategoryCode' is not allowed. [ID FX-SCH-A-000179] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xslt

Ursache:	Lösung:
Es wird eine Steuerzone ohne Umsatzsteuerkategorie verwendet.	In der verwendeten Steuerzone muss die Umsatzsteuerkategorie eingegeben werden.

ERP-Hilfe

Validierung erhaltener E-Rechnung

Anzeige von Rechnungen

Die Anzeige aller Rechnungen aus dem Scan-Verzeichnis erfolgt wie gewohnt im Menü Einkauf/Einkaufsrechnungen von Scanner hinzufügen. Neu hinzugefügt ist eine Trennung nach "Sonstige Rechnungen" und "E-Rechnungen".

Validieren von E-Rechnungen

Die technische Validierung prüft, ob die E-Rechnung die richtige Struktur und Syntax aufweist. Führen Sie diese, vor der Erfassung von
E-Rechnungen, über den Button "Validieren" in der Aktion-Bar durch. Die Validierung erfolgt für alle E-Rechnungen auf einmal und das Ergebnis der Prüfung wird in der Spalte "Validierung" mit "Gültig" und "Ungültig" angezeigt.

Die weitere Bearbeitung von E-Rechnungen hat nur mit einer "Gültigen"-Validierung Sinn.

Ungültige E-Rechnungen erhalten in der Spalte "Details" weitere Hinweise mit Fehlern oder Warnungen. Kontaktieren Sie den Aussteller der ungültigen E-Rechnungen und bitten Sie um Korrektur der Struktur oder Syntax der E-Rechnung.

Erfassung von Rechnungen

Markierte Rechnungen, mit dem Radiobutton, werden wie bisher über die Aktion Workflow erfasst:
-Neue Kreditorenbuchung
-Neue Einkaufsrechnung
-Datei zu Rechnung / Buchung hinzufügen

Sie als Benutzer entscheiden ob
E-Rechnungen ohne eine Validierung oder eine ungültige Validierung
dem Workflow zugeführt werden.

ERP-Hilfe

Lieferbedingung gemäß CEN/TS16931-3-3 (Profil EXTENDED)

Nach dem CII-Schema gemäß CEN/TS16931-3-3 (Profil EXTENDED) ist folgender Code für die Lieferbedingung:
Code Codename
1 . Lieferung durch den Lieferanten organisiert
2 . Lieferung durch Logistikdienstleister organisiert
CFR . Kosten und Fracht
CIF . Kosten, Versicherung und Fracht
CIP . Transport und Versicherung bezahlt nach (benannten Bestimmungsort einfügen)
CPT . Frachtfrei nach (benannten Bestimmungsort einfügen)
DAP . Geliefert am Ort (benannten Bestimmungsort einfügen)
DDP . Geliefert verzollt (benannten Bestimmungsort einfügen)
DPU . Geliefert am Ort der Entladung (benannten Ort der Entladung einfügen)
EXW . Ab Werk (benannten Ort der Lieferung einfügen)
FAS . Frei Längsseite Schiff (benannten Verschiffungshafen einfügen)
FCA . Frei Frachtführer (benannten Ort der Zustellung einfügen)
FOB . Frei an Bord (benannten Verschiffungshafen einfügen)

Nach Incoterms

FAQ - Häufige Fragen und deren Antworten

Basisfunktionen

Wann werden ERP-Dokumente geschlossen?

Automatisches Schließen

Angebote/Preisanfragen:

Wenn über den Workflow ein Auftrag/Lieferantenauftrag erstellt wurde.

Aufträge (auch Abrufaufträge)/Lieferantenaufträge:

Wenn alle Auftragspositionen in voller Menge in Rechnung gestellt wurden.

Das Schließen wird unter folgenden Umständen nicht durchgeführt:
- Wenn zum Auftrag eine aktive Konfiguration zu wiederkehrenden Rechnungen existiert
- In der Mandantenkonfiguration eine Toleranz für Unterlieferung im Einkauf eingestellt wurde

Ausnahme Rahmenaufträge:
Rahmenaufträge werden geschlossen, wenn die gesamte verfügbare Menge durch Abrufaufträge beansprucht wurde.

Lieferscheine/Lieferscheine (Einkauf):

Wenn eine Rechnung über den Workflow erstellt wurde.

Rechnungen/Einkaufsrechnungen:

Wenn der volle Rechnungsbetrag exakt bezahlt wurde.
Über- oder Unterzahlungen verhindern das Schließen.

Manuelles Schließen

Dokumente können auch manuell geschlossen werden.
Je nach Dokumententyp müssen folgende Schritte durchgeführt werden.

Angebote/Aufträge und Preisanfragen/Lieferantenaufträge:

Checkbox "Geschlossen" ankreuzen und das ERP-Dokument speichern.

Lieferscheine:

Checkbox "Geschlossen" ankreuzen

Ausnahme bei eingelagerte/ausgelagerte Lieferscheinen:
Checkbox "Geschlossen" ankreuzen.
Das ERP-Dokument muss nicht direkt gespeichert werden, Status wird übernommen.

Rechnungen/EK-Rechnungen:

Button "Buchen/Als bezahlt markieren" verwenden.
Evtl. in Mandatenkonfiguration/Buchungskonfiguration einschalten

Was wird beim Anlegen von Favoriten gespeichert?

Favoriten können pro Suchformular pro Benutzer angelegt werden. Dabei wird gespeichert, welches Feld gewählt ist, welche Eingaben in Filtern gemacht wurden und welche Anzeigeoptionen ausgewählt wurden.

Wie funktionieren Schnellauswahlfelder - 'Picker' - für Stammdaten und Bewegungsdaten?

Als Picker werden Eingabefelder im ERP bezeichnet, die direkt bei der Eingabe die Suchergebnisse als Liste unter dem Feld anzeigen. Picker können Teile einer Bezeichnung oder mehrerer Felder in beliebiger Reihenfolge finden
Bsp.: Suche nach Artikel 4711 - Kölnisch Wasser kann über folgende Eingaben in Artikelpicke erfolgen: "47 Wa Kö" / "Kö 47 Wa"

Wieso werden CSV-Dateien aus dem ERP beim Öffnen mit Excel nicht korrekt dargestellt?

Das ERP exportiert CSV-Dateien standardmäßig in UTF-8 kodierung. Excel öffnet CSV-Dateien grundsätzlich mit einer eigenen Microsoft Kodierung. Dies führt zu Darstellungsfehlern.
Mit folgenden Möglichkeiten werden CSV-Dateien in Excel korrekt angezeigt:

Wählen der Kodierung "ANSI" beim Exportieren der CSV. Dieses Format kann Excel korrekt darstellen.
Um eine CSV-Datei in Excel mit UTF-8 Kodierung korrekt zu öffnen, müssen folgende Schritte durchgeführt werden:
1. Excel öffnen (nicht über Doppelklick auf die Datei)
2. Klick auf "Daten/Daten aus Text importieren" & Folgen der Bildschirmanweisungen. Hier kann die Kodierung auf UTF-8 umgestellt werden

Wie kann ich weitere Felder zur Schnellsuche am oberen Bildschirmrand hinzufügen, bzw. nicht benötigte entfernen?

Im Menü "System / Mandantenkonfiguration / Features" unter der Überschrift "Aktivierte Schnellsuchen" kann unternehmensweit bestimmt werden, welche Felder als Schnellsuchen angezeigt werden.

Wie kann ich die ausgegebenen Texte in PDF-Dokumenten anpassen?

Öffnen Sie hierzu den Menüpunkt "System/Vorlagen/Textvorlagen".
Hier finden Sie eine Übersicht über alle Textvorlagen, welche Sie anpassen können.
Diese sind in drei Abschnitte unterteilt:
1. Einleitung: Hier finden Sie die Texte, die über der Positionstabelle des jeweiligen ERP-Dokumentes ausgegeben werden.
2. Schluss: Hier finden Sie die Texte, die unter der Positionstabelle des jeweiligen ERP-Dokumentes ausgegeben werden.
3. E-Mail: Hier finden Sie die Texte die im E-Mail Dialog des jeweiligen ERP-Dokumentes angezeigt wird.

Beim Klick auf die Beschreibung können Sie die Texte anpassen.
Unter dem Textfeld werden Ihnen Variablen angezeigt, welche Sie in den Textvorlagen verwenden können.
Bei Klick auf den Button Speichern werden die Anpassungen gespeichert.

Stammdaten

Wie kann ich die Artikelart eines bestehenden Artikels ändern?

In der Bearbeitungsmaske des Artikels kann über den Button "Aktionen.../"Artikelart ändern" die Artikelart angepasst werden. Wird ein Erzeugnis in eine andere Artikelart geändert, wird die Baukastenliste dabei gelöscht.

Verkauf

Wieso wurde ein Auftrag nicht automatisch vom ERP geschlossen, obwohl ein Lieferschein und eine Rechnung erstellt wurden?

Ausschlaggebend für das Schließen eines Auftrages ist die vollständige Abrechnung aller Positionen. Beim Erstellen von Lieferschein und Rechnung werden Verknüpfungen (Positions-Links) zwischen den Positionen der einzelnen Dokumente erstellt. Wird ein Auftrag nicht geschlossen, sollten folgende mögliche Ursachen überprüft werden:

Ist zu jeder Position mindestens die gesamte Menge aus dem Auftrag in Rechnung gestellt?
Wurde eine Position nachträglich in Auftrag & Lieferschein/Rechnung eingefügt? In diesem Fall fehlt der Positions-Link zum Auftrag. Hierdurch gilt diese Position als nicht abgerechnet, selbst wenn es sich um den gleichen Artikel handelt.

Auf einer Rechnung wird ein falscher bzw. kein Steuersatz ausgegeben. Was kann ich tun?

Steuersätze in Rechnungen werden durch die hinterlegte Steuer (bzw. den Steuerschlüssel) im bebuchten FiBu-Konto bestimmt. Welches Fibu-Konto bebucht wird, bestimmt sich aus der Kombination der Buchungsgruppe des Artikels und der Steuerzone des Kunden bzw. Lieferanten.

Prüfen Sie die angegebene Steuerzone in der Rechnung. Ist diese korrekt, müssen die FiBu-Konten und Buchungsgruppen überprüft werden.

Einkauf

Wie können die Einkaufspreise in den Stammdaten über Einkaufsrechnungen aktualisiert werden?

Über die Preisquelle 'Aktualisiere freien Preis in ERP-Dokumenten wird der eingetragene Preis beim Speichern in die Stammdaten übertragen. In der Mandantenkonfiguration unter 'Features' kann bestimmt werden, ob hierbei der Standardeinkaufspreis, der lieferantenspezifische Preis oder beide aktualisiert werden.

Wie werden Lieferungen aus unterschiedlichen Ländern erfasst?

Es kann vorkommen, dass Lieferungen eines Lieferanten aus unterschiedlichen Ländern kommen.
Um diese korrekt im ERP zu erfassen, muss der Lieferant pro Versendungsland mit der entsprechenden UStID angelegt werden. Der dem Versendungsland entsprechende Lieferant muss im Lieferschein und der Rechnung gesetzt werden.

Finanzbuchhaltung (FiBu)

Woran liegt es, dass Bilanz, GUV und/oder BWA voneinander abweichen?

Die Zuordnung der einzelnen FiBu-Konten erfolgt in den Kontoeinstellungen unter der Überschrift "Berichte".
Wenn hier eine abweichende Zuordnung der Berichte vorliegt, kann das zu unterschiedlichen Werten in den Berichten der FiBu führen.

Wie können Konten zum Jahresende abgeschlossen werden?

Über die Funktion 'EB/SB buchen' werden einzelne Konten abgeschlossen und die Saldenüberträge ins neue Jahr übernommen.

Woher kommen Unregelmäßigkeiten in der UStVA und wie können diese bereinigt werden?

Falsche Einstellungen in den bebuchten Konten
Die Einstellung des Feldes "USTVA" in der Bearbeitungsmaske von FiBu-Konten muss korrigiert werden.
Hierdurch wird die Zuordnung in der USTVA gesteuert.
Skonti werden in der Bruttomethode gebucht und müssen vor der Abgabe der USTVA über Dialogbuchungen angepasst werden.

Wie kann ein FiBu-Konto aus der Vorlage eines anderen FiBu-Konto erstellt werden?

Öffnen Sie hierzu das Menü "System/Finanzbuchhaltung/Konto anzeigen" und wählen das gewünschte Vorlagenkonto aus
Tragen Sie die Daten des neuen Kontos (Kontonummer, Beschreibung) ein.
Klicken Sie auf den Button "Als neu speichern" unter dem Menüpunkt "Speichern"
ACHTUNG: Beachten Sie, dass Sie den Button "Als neu speichern" verwenden, sonst wird das Vorlagenkonto überschrieben.
Das neue FiBu-Konto wurde angelegt und kann nun verwendet werden.

Wie können wiederkehrende Buchungen im ERP hinterlegt werden?

Im ERP können Buchungs-Vorlagen aus Debitoren-, Kreditoren- und Dialogbuchungen erstellt werden.
Um eine Buchungs-Vorlage anzulegen, erstellen Sie zuerst die gewünschte Buchung und speichern diese anschließend unter "mehr.../Buchungs-Vorlage" mit einem aussagekräftigen Namen.
Die erstellten Buchungs-Vorlagen können Sie unter "mehr.../Buchungs-Vorlage" suchen und über den Button "Laden" aufrufen.

Zahlungsverkehr

Wieso ist die Auswahl der Option "Skonto mit Zahlungsbedingung" bei Erstellung der Sepa-Anweisung nicht möglich?

Für Rechnungen, auf die bereits ein Zahlungsausgang gebucht wurde, kann die Option "Skonto mit Zahlungsbedingung" nicht gewählt werden.
Zur Lösung kann hier "Freies Skonto" gewählt und der korrekte Betrag im Betragsfeld errechnet werden.
Alternativ kann der Skontobetrag vor der Verbuchung der Zahlung direkt in der Rechnung gebucht werden.

Wie können versehentlich doppelt importierte Kontobewegungen wieder aus dem ERP entfernt werden?

Anpassen der Mandantenkonfiguration unter "Features/Kontobewegungen", "Anpassen von Kontobewegungen" & "Löschen von Kontobewegungen" = Ja
Löschen der doppelten Kontobewegungen
1. Unter "Zahlungsverkehr/Kontobewegungen" die betroffenen Einträge suchen
2. Kontobewegungen über Checkbox markieren und über "mehr.../Löschen" entfernen

Wie kann bestimmt werden, ob Kontobewegungen zu Sammelüberweisungen als einzelne Zahlungen oder als eine Gesamtzahlung in das ERP importiert werden?

Im Banking-Programm selbst lässt sich diese Einstellung für den Export definieren. Je nach Einstellung wird die Sammelüberweisung aufgesplittet oder als eine Zahlung exportiert.

Sonstiges

Beim Drucken eines ERP-Dokumentes kommt es zu einem Fehler, was kann ich tun?

Falls es beim Druck eines ERP-Dokumentes zu einem Fehler kommt, erscheint über den ganzen Bildschirm eine rote Fehlermeldung. Beim Kopieren und Einfügen von Text in das ERP-System kann es passieren, dass Sonderzeichen eingefügt werden oder dass es zu einer falschen Übertragung von Formatierungen kommt.
Wie kann ich diese Fehler beheben?

Falsche Übertragung von Formatierungen:
Vor dem Kopieren und Einfügen in das ERP-System fügen Sie den Text in einen Texteditor (Notepad) ein.
Diese sind standardmäßig in Windows installiert. Durch das Einfügen werden die Formatierungen entfernt. Nehmen Sie nun ihren Text und kopieren Sie ihn vom Texteditor in das ERP-System.
Einfügen von Sonderzeichen in das ERP-System:
Prüfen Sie Ihren eben eingefügten Text auf Sonderzeichen und entfernen Sie diese.

Ich möchte etwas in der Test-Instanz nachstellen und benötige hierzu aktuelle Daten. Was kann ich tun?

Mit der Funktion "Datenbank auf Testinstanz klonen" im Menü "System" werden die aktuellen Daten aus der Produktiv-Instanz in die Test-Instanz des ERPs geklont. Nach dem Einloggen in der Test-Instanz stehen diese zur Verfügung.

Was kann unternommen werden, wenn keine Eingaben am ERP möglich sind?

Benutzer mit Zugriff auf den Reiter System können mit "System/Webserver neustarten" den Webserver mit Abgabe einer Begründung neustarten. Sollten anschließend immer noch Probleme auftreten, wenden Sie sich bitte an den Support.

Benutzerdefinierte Datenexporte (BDEs)

Eine Zusammenstellung von benutzerdefinierten Datenexporten und deren Anwendungen

Benutzerdefinierte Datenexporte (BDEs)

Erfassen und Aufrufen von BDEs

Was sind benutzerdefinierte Datenexporte (BDE)

Ein benutzerdefinierter Datenexport (BDE) ist ein im ERP angelegter Bericht, der aufgrund einer hinterlegten SQL-Abfrage Daten ausgibt.

Es können beliebig viele BDE angelegt werden.

Erfassen eines benutzerdefinierten Datenexports

Um einen BDE anzulegen, wählen Sie im ERP "System>Benutzerdefinierter Datenexport - Erstellen/Anpassen". Dort können Sie bestehende BDEs anpassen oder einen neuen über "Erfassen" anlegen.

Beim Erstellen müssen Sie folgende Felder ausfüllen:

Name: Einen möglichst Sprechenden Namen wählen
Benötigtes Zugriffsrecht: Wählen Sie die entsprechende Benutzergruppe aus
Beschreibung: Die Beschreibung sollte alle benötigten Eingabe- und Ausgabefelder beinhalten
SQL-Abfrage: Ein gültiger "Select"-Befehl der die nötigen Felder ausgibt.

Außerdem können im SQL-Befehl auch Abfrageparameter gesetzt werden.
Diese müssen wie folgt im SQL-Befehl vorkommen: <%Variablenname%>

Auf der zweiten Seite der Erfassung können die Abfrageparameter festgelegt werden.

Datenfeldname (intern): Ist der Name des Abfrageparameters sowohl in der SQL-Abfrage als auch in der Eingabemaske
Typ: Wählen Sie die Art des Abfrageparameters aus (Beispiel: Datum)
Beschreibung: Beschreiben Sie die gewünschte Art der Eingabe (Beispiel: Datum von)
Standardwert: Wählen Sie, falls gewollt, einen Standardwert aus. Je nach Auswahl können Sie in dem Textfeld rechts einen Wert hinterlegen. (Beispiel: Fester Wert > 01.01.2025)

Aufrufen eines BDE

Ihre benutzerdefinierten Datenexporte können Sie unter "Berichte>Benutzerdefinierter Datenexport" anzeigen.

Hier sind beispielhaft ein paar BDEs zu sehen.

Beim Ausführen kommen Sie zuerst auf ein Eingabeformular, in dem Sie die Eingabeparameter setzen und den "CSV-Export" anpassen können.

Über den Button "Vorschau" können Sie sich dann den Bericht anzeigen lassen.

In der "Vorschau" können Sie dann über den Button "Export" die Tabelle als CSV exportieren.

Auf der folgende Seite des Kapitels finden Sie Beispiele für BDEs, die Sie bei sich übernehmen können.

Benutzerdefinierte Datenexporte (BDEs)

Kurzübersicht vorhandener BDEs

Beispielexporte:

Hier finden Sie Links zu einigen Beispielexporten, die Sie in Ihrem System übernehmen können

Top Kunden im Zeitraum X

Inaktive Kunden

Aktive Kunden mit zugehöriger Lieferbedingung

Kundenumsätze nach Vertreter

Kundenumsätze nach Vertreter mit Vorjahresvergleich

Kundenumsätze nach Vertreter mit Vorjahresvergleich und Deckungsbetrag prozentual

Anzeige aller Angebote eines Kunden

Verkaufte Artikel in Zeitraum für einen Kunden

Deckungsbeitrag eines Zeitraums für einen bestimmten Kunden

Lieferanten mit Steuerzone "Inland" und Länderkürzel ungleich "DE"

Lieferanten mit Steuerzone ungleich "Inland" und Länderkürzel "DE"

Preisregelexport - Kundenpreise

Preisregelexport - Spezifische Preisregel

Kunden und Vertreterdaten zu Rechnungen aus bestimmten Zeitraum

Weihnachtsliste - Vorprüfung

Weihnachtsliste - Erstellung

Benutzerdefinierte Datenexporte (BDEs)

Vollständige Liste vorhandener BDEs

Top Kunden im Zeitraum X

Name: Top Kunden im Zeitraum X

Beschreibung: Identifikation der umsatzbesten Kunden in frei wählbarem Zeitraum.
Zusätzlich kann die Anzahl der ausgegebenen Kunden limitiert werden.

SQL-Abfrage:

SELECT
  customer.customernumber AS "Kundennummer",
  customer.name AS "Kundenname",
  total AS "Betrag"
FROM customer
INNER JOIN (
  SELECT sum(netamount) AS total, customer_id
  FROM ar
  WHERE NOT ar.storno
    AND ar.datepaid BETWEEN <%Anfangsdatum%> AND <%Endddatum%>
  GROUP BY customer_id
) ar ON ar.customer_id=customer.id
ORDER BY total DESC
LIMIT <%Limitierung%>

Abfrageparameter:

Anfangsdatum:
- Typ: Datum
- Beschreibung: Beginn der gewünschten Zeitspanne
- Standardwert: Kein Standardwert
Enddatum:
- Typ: Datum
- Beschreibung: Ende der gewünschten Zeitspanne
- Standardwert: Kein Standardwert
Limitierung:
- Typ: Nummer
- Beschreibung: Limitierung der Anzahl der angezeigten Kunden
- Standardwert: Kein Standardwert

Inaktive Kunden

Name: Inaktive Kunden

Beschreibung: Identifikation von inaktiven Kunden.
Ab einem gewählten Datum wird geprüft, ob es Rechnungen für einen Kunden gibt.
Falls nicht, werden diese aufgelistet, nach Nettobetrag sortiert.

SQL-Abfrage:

SELECT customernumber "Kundennummer", name AS "Kundenname", invnumber AS "Rechnungsnummer", transdate AS "Rechnungsdatum", netamount AS "Nettobetrag"
FROM customer
LEFT JOIN (
  SELECT ar.customer_id, ar.invnumber, ar.transdate, ar.netamount
  FROM ar
  INNER JOIN (
    SELECT max(id) AS maxid, customer_id
      FROM ar AS ar1
      WHERE transdate = (SELECT max(transdate) AS maxtrans FROM ar AS ar2 WHERE ar1.customer_id = ar2.customer_id)
    GROUP BY customer_id) maxAR
  ON ar.customer_id = maxAR.customer_id
  WHERE ar.id = maxAR.maxid
    AND ar.customer_id NOT IN (
      SELECT distinct customer_id FROM ar WHERE transdate >= <%Zeitpunkt%>)) AS max_inv
ON max_inv.customer_id = customer.id
WHERE max_inv.invnumber IS NOT null
ORDER BY netamount DESC

Abfrageparameter:

Zeitpunkt:
- Typ: Datum
- Beschreibung: Zeitpunkt ab dem der Kunde auf Inaktivität geprüft wird
- Standardwert: Kein Standardwert

Aktive Kunden mit zugehöriger Lieferbedingung

Name: Aktive Kunden mit zugehöriger Lieferbedingung

Beschreibung: -

SQL-Abfrage:

SELECT
  customer.customernumber AS "Kundennummer",
  customer.name AS "Kundenname",
  dt.description AS "Lieferbedingung"
--  total AS "Betrag"
FROM customer
INNER JOIN (
  SELECT sum(netamount) AS total, customer_id
  FROM ar
  WHERE NOT ar.storno
    AND ar.datepaid BETWEEN <%Anfangsdatum%> AND <%Endddatum%>
  GROUP BY customer_id
) ar ON ar.customer_id=customer.id
JOIN delivery_terms dt ON customer.delivery_term_id = dt.id
-- ORDER BY total DESC;

Abfrageparameter:

Anfangsdatum:
- Typ: Datum
- Beschreibung: -
- Standardwert: Kein Standardwert
Enddatum:
- Typ: Datum
- Beschreibung: -
- Standardwert: Kein Standardwert

Kundenumsätze nach Vertreter

Name: Kundenumsätze nach Vertreter

Beschreibung: Ausgabe von Umsätzen (enthalten auch nicht-provisionierbare Umsätze), Einkaufswerten und Marge je Kunde für einen bestimmten Zeitraum und Vertreter

SQL-Abfrage:

SELECT customer.customernumber as Kundennummer, customer.name as Name, ROUND(sales,2) as Umsatz, ROUND(sales-margin,2) as Einkaufswert, ROUND(margin,2) as Marge, CASE WHEN sales=0 THEN 0 ELSE ROUND(((margin/sales)*100),2) END as prozentual
FROM (
  SELECT invoice.customer_id customer_id, SUM(netamount) sales, SUM(marge_total) margin
  FROM (
    SELECT *
    FROM ar
    WHERE transdate BETWEEN <%Anfang%> AND <%Ende%>
  ) invoice
  JOIN (
    SELECT customer_id, startdate, LEAD(startdate, 1) OVER (PARTITION BY customer_id ORDER BY startdate) AS enddate
    FROM provisioning_rules
    WHERE parts_id is null and partsgroup_id is null and vendor_id=(SELECT id FROM vendor WHERE id=<%Vertreter%>)
  ) customer_periods
  ON invoice.customer_id=customer_periods.customer_id AND
    invoice.transdate>=customer_periods.startdate AND
    (customer_periods.enddate IS NULL OR invoice.transdate<customer_periods.enddate)
  GROUP BY invoice.customer_id
) customer_margin
JOIN customer ON customer_margin.customer_id=customer.id
ORDER BY Umsatz DESC;

Abfrageparameter:

Anfang:
- Typ: Datum
- Beschreibung: Anfangsdatum des Zeitraums
- Standardwert: Kein Standardwert
Ende:
- Typ: Datum
- Beschreibung: Enddatum des Zeitraums
- Standardwert: Kein Standardwert
Vertreter:
- Typ: Nummer
- Beschreibung: Vertreter
- Standardwert: Kein Standardwert

Kundenumsätze nach Vertreter mit Vorjahresvergleich

Name: Kundenumsätze nach Vertreter mit Vorjahresvergleich

Beschreibung: Ausgabe von Umsätzen (enthalten auch nicht-provisionierbare Umsätze) eines Vertreters pro Kunde mit Vergleich zum gleichen Zeitraum im Vorjahr

SQL-Abfrage:

WITH customer_periods(customer_id, startdate, enddate) AS (
  SELECT customer_id, startdate, LEAD(startdate, 1) OVER (PARTITION BY customer_id ORDER BY startdate) AS enddate
  FROM provisioning_rules
  WHERE parts_id is null and partsgroup_id is null and vendor_id=(SELECT id FROM vendor WHERE id=<%Vertreter%>)
) 

SELECT
  (SELECT vendornumber FROM vendor WHERE id=<%Vertreter%>) AS "Vertreternummer",
  (SELECT name FROM vendor WHERE id=<%Vertreter%>) AS "Vertretername",
  customer.customernumber as "Kundennummer",
  customer.name as "Kundenname",
  ROUND(customer_margin.sales,2) as "Umsatz aktueller Zeitraum",
  ROUND(customer_margin_before.sales,2) as "Umsatz Vorjahr",
  CASE WHEN customer_margin_before.sales=0 THEN 0 ELSE customer_margin.sales*100/customer_margin_before.sales END AS "Umsatzveränderung in %"
FROM (
  SELECT invoice.customer_id customer_id, SUM(netamount) sales, SUM(marge_total) margin
  FROM (
    SELECT *
    FROM ar
    WHERE transdate BETWEEN <%Anfang%> AND <%Ende%>
  ) invoice
  JOIN customer_periods
  ON invoice.customer_id=customer_periods.customer_id AND
    invoice.transdate>=customer_periods.startdate AND
    (customer_periods.enddate IS NULL OR invoice.transdate<customer_periods.enddate)
  GROUP BY invoice.customer_id
) customer_margin
FULL JOIN (
  SELECT invoice.customer_id customer_id, SUM(netamount) sales, SUM(marge_total) margin
  FROM (
    SELECT *
    FROM ar
    WHERE transdate BETWEEN (<%Anfang%>::date - interval '1 year') AND (<%Ende%>::date - interval '1 year')
  ) invoice
  JOIN customer_periods
  ON invoice.customer_id=customer_periods.customer_id AND
    invoice.transdate>=customer_periods.startdate AND
    (customer_periods.enddate IS NULL OR invoice.transdate<customer_periods.enddate)
  GROUP BY invoice.customer_id
) customer_margin_before ON customer_margin.customer_id=customer_margin_before.customer_id
JOIN customer ON customer_margin.customer_id=customer.id OR customer_margin_before.customer_id=customer.id
ORDER BY "Umsatz aktueller Zeitraum" DESC;

Abfrageparameter:

Anfang:
- Typ: Datum
- Beschreibung: -
- Standardwert: Kein Standardwert
Ende:
- Typ: Datum
- Beschreibung: -
- Standardwert: Kein Standardwert
Vertreter:
- Typ: Nummer
- Beschreibung: -
- Standardwert: Kein Standardwert

Kundenumsätze nach Vertreter mit Vorjahresvergleich und Deckungsbetrag prozentual

Name: Kundenumsätze nach Vertreter mit Vorjahresvergleich und Deckungsbetrag

Beschreibung: Ausgabe von Umsätzen (enthalten auch nicht-provisionierbare Umsätze) eines Vertreters pro Kunde mit Vergleich zum gleichen Zeitraum im Vorjahr

SQL-Abfrage:

WITH customer_periods(customer_id, startdate, enddate) AS (
  SELECT customer_id, startdate, LEAD(startdate, 1) OVER (PARTITION BY customer_id ORDER BY startdate) AS enddate
  FROM provisioning_rules
  WHERE parts_id is null and partsgroup_id is null and vendor_id=(SELECT id FROM vendor WHERE id=<%Vertreter%>)
) 

SELECT
  (SELECT vendornumber FROM vendor WHERE id=<%Vertreter%>) AS "Vertreternummer",
  (SELECT name FROM vendor WHERE id=<%Vertreter%>) AS "Vertretername",
  customer.customernumber as "Kundennummer",
  customer.name as "Kundenname",
  ROUND(customer_margin.sales,2) as "Umsatz aktueller Zeitraum",
  ROUND(customer_margin_before.sales,2) as "Umsatz Vorjahr",
  CASE WHEN customer_margin_before.sales=0 THEN 0 ELSE customer_margin.sales*100/customer_margin_before.sales END AS "Umsatzveränderung in %",
  CASE WHEN customer_margin.sales=0        THEN 0 ELSE ROUND(customer_margin.margin*100/customer_margin.sales,2) END AS "Deckungsbeitrag aktueller Zeitraum",
  CASE WHEN customer_margin_before.sales=0 THEN 0 ELSE ROUND(customer_margin_before.margin*100/customer_margin_before.sales,2) END AS "Deckungsbeitrag Vorjahr"
FROM (
  SELECT
    invoice.customer_id customer_id,
    SUM(netamount) sales,
    SUM(marge_total) margin
  FROM (
    SELECT *
    FROM ar
    WHERE transdate BETWEEN <%Anfang%> AND <%Ende%>
  ) invoice
  JOIN customer_periods
  ON invoice.customer_id=customer_periods.customer_id AND
    invoice.transdate>=customer_periods.startdate AND
    (customer_periods.enddate IS NULL OR invoice.transdate<customer_periods.enddate)
  GROUP BY invoice.customer_id
) customer_margin
FULL JOIN (
  SELECT
    invoice.customer_id customer_id,
    SUM(netamount) sales,
    SUM(marge_total) margin
  FROM (
    SELECT *
    FROM ar
    WHERE transdate BETWEEN (<%Anfang%>::date - interval '1 year') AND (<%Ende%>::date - interval '1 year')
  ) invoice
  JOIN customer_periods
  ON invoice.customer_id=customer_periods.customer_id AND
    invoice.transdate>=customer_periods.startdate AND
    (customer_periods.enddate IS NULL OR invoice.transdate<customer_periods.enddate)
  GROUP BY invoice.customer_id
) customer_margin_before ON customer_margin.customer_id=customer_margin_before.customer_id
JOIN customer ON customer_margin.customer_id=customer.id OR customer_margin_before.customer_id=customer.id
ORDER BY "Umsatz aktueller Zeitraum" DESC;

Abfrageparameter:

Anfang:
- Typ: Datum
- Beschreibung: -
- Standardwert: Kein Standardwert
Ende:
- Typ: Datum
- Beschreibung: -
- Standardwert: Kein Standardwert
Vertreter:
- Typ: Nummer
- Beschreibung: -
- Standardwert: Kein Standardwert

Anzeige aller Angebote eines Kunden

Name: Anzeige aller Angebote eines Kunden

Beschreibung: Anzeige aller Angebote, zu einem Kunden, mit Auflistung:
Gesamtanzahl Angebote / noch offen / Angenommene Angebote / Abgelehnte Angebote

SQL-Abfrage:

SELECT alle.count as "Gesamtanzahl Angebote", offen.count as "noch offen", angenommen.count as "Angenommene Angebote", abgelehnt.count as "Abgelehnte Angebote"
FROM
(SELECT count(id) count FROM oe where customer_id = <%Kunde%> AND quotation is true ) alle,
(SELECT count(id) count FROM oe where customer_id = <%Kunde%> AND quotation is true AND closed = false ) offen,
(SELECT count(id) count FROM oe where customer_id = <%Kunde%> AND quotation is true AND closed = true AND id in (SELECT from_id FROM record_links WHERE from_table = 'oe' AND to_table = 'oe'
AND to_id IN (SELECT id from oe WHERE customer_id IS NOT NULL and quotation is false))) angenommen,
(SELECT count(id) count FROM oe where customer_id = <%Kunde%> AND quotation is true AND closed = true AND id not in (SELECT from_id FROM record_links WHERE from_table = 'oe' AND to_table = 'oe' 
AND to_id IN (SELECT id from oe WHERE customer_id IS NOT NULL and quotation is false))) abgelehnt;

Abfrageparameter:

Kunde:
- Typ: Text
- Beschreibung: Kunde
- Standardwert: Kein Standardwert

Verkaufte Artikel in Zeitraum für einen Kunden

Name: Verkaufte Artikel in Zeitraum für einen Kunden

Beschreibung: Auswertung aller verkauften Artikel für einen Kunden mit Ausgabe von Rechnungsnummer, Datum,
Verkaufsbetrag, Einkaufsbetrag und Ertrag in einem bestimmten Zeitraum.

SQL-Abfrage:

SELECT partnumber AS "Artikelnummer",description AS "Artikelbeschreibung", invnumber AS "Re.Nr", 
transdate AS "Re.Datum", vkbetrag AS "VK-Betrag", ekbetrag AS "EK-Betrag", vkbetrag - ekbetrag  AS "Ertrag", text_value  AS "Hersteller"
FROM (
SELECT
    p.partnumber,
    i.description,
    a.invnumber,
    a.transdate,
    c.name,
ROUND(i.qty * i.fxsellprice * (1 - i.discount::numeric) / COALESCE(i.price_factor, 1), 2) AS vkbetrag,
ROUND(i.qty * i.lastcost, 2) AS ekbetrag,
    cvar.text_value,
    p.id,
    i.parts_id,
    i.trans_id,
    a.id,
    c.id
FROM "parts" AS p
INNER JOIN "invoice" AS i
ON p.id = i.parts_id
INNER JOIN "ar" a
ON i.trans_id = a.id
INNER JOIN "customer" c
ON a.customer_id = c.id
LEFT JOIN "custom_variables" cvar
ON p.id = cvar.trans_id AND cvar.config_id = 5
  AND cvar.sub_module = ''
WHERE
  c.id = <%Kunde%>
  AND a.transdate >= <%Anfangsdatum%> 
  AND a.transdate <= <%Enddatum%>
ORDER BY a.invnumber) AS t;

Abfrageparameter:

Anfangsdatum:
- Typ: Datum
- Beschreibung: Anfangsdatum
- Standardwert: Kein Standardwert
Enddatum:
- Typ: Datum
- Beschreibung: Enddatum
- Standardwert: Kein Standardwert
Kunde:
- Typ: Text
- Beschreibung: -
- Standardwert: Kein Standardwert

Deckungsbeitrag eines Zeitraums für einen bestimmten Kunden

Name: Deckungsbeitrag eines Zeitraums für einen bestimmten Kunden

Beschreibung: Ausgabe von Artikel mit VK- und EK-Preis und deren Deckungsbeitrag unter Beachtung des Rabattes aus den Rechnungen mit: Rechnungsnummer, Position, Artikelnummer, Artikelbeschreibung, VK-Preis, EK-Preis, Rabatt (%), Menge, Deckungsbeitrag (%)

SQL-Abfrage:

SELECT
  ar.invnumber AS "Rechnungsnummer",
  invoice.position AS "Position",
  parts.partnumber AS "Artikelnummer",
  invoice.description AS "Artikelbeschreibung",
  invoice.sellprice AS "VK-Preis",
  parts.lastcost "EK-Preis",
  invoice.discount::numeric * 100 AS "Rabatt (%)",
  invoice.qty AS "Menge",
  CASE WHEN invoice.sellprice=0
    THEN 0
    ELSE ROUND(100*(invoice.sellprice * (1 - invoice.discount::numeric) - parts.lastcost)/invoice.sellprice, 2)
  END AS "Deckungsbeitrag (%)"
FROM invoice
JOIN parts ON invoice.parts_id=parts.id
JOIN ar ON invoice.trans_id=ar.id
WHERE ar.transdate BETWEEN <%Anfang%> AND <%Ende%> AND ar.customer_id=<%Kunde%>
ORDER BY partnumber

Abfrageparameter:

Anfang:
- Typ: Datum
- Beschreibung: von
- Standardwert: Kein Standardwert
Ende:
- Typ: Datum
- Beschreibung: bis
- Standardwert: Kein Standardwert
Kunde:
- Typ: Nummer
- Beschreibung: Kunde
- Standardwert: Kein Standardwert

Lieferanten mit Steuerzone "Inland" und Länderkürzel ungleich "DE"

Name: Lieferanten mit Steuerzone "Inland" und Länderkürzel ungleich "DE"

Beschreibung: Alle Lieferanten mit Steuerzone "Inland" deren Länderkürzel nicht "DE" entspricht ausgegeben mit:
Lieferantennummer, Lieferantenname, Steuerzone, Länderkürzel

SQL-Abfrage:

SELECT v.vendornumber AS "Lieferantennummer",
    v.name AS "Lieferantenname",
    t.description AS "Steuerzone",
    c.iso AS "Länderkürzel"
FROM vendor v,
    countries c,
    tax_zones t
WHERE v.taxzone_id = 4
    AND v.country_id != (
        SELECT id
        FROM countries
        WHERE iso = 'DE'
    )
    AND v.taxzone_id = t.id
    AND v.country_id = c.id;

Lieferanten mit Steuerzone ungleich "Inland" und Länderkürzel "DE"

Name: Lieferanten mit Steuerzone ungleich "Inland" und Länderkürzel "DE"

Beschreibung: Lieferanten mit Steuerzone ungleich "Inland" und Länderkürzel "DE" mit:
Lieferantennummer, Lieferantenname, Steuerzone, Länderkürzel

SQL-Abfrage:

SELECT v.vendornumber AS "Lieferantennummer",
    v.name AS "Lieferantenname",
    t.description AS "Steuerzone",
    c.iso AS "Länderkürzel"
FROM vendor v,
    countries c,
    tax_zones t
WHERE v.taxzone_id != 4
    AND v.country_id = (
        SELECT id
        FROM countries
        WHERE iso = 'DE'
    )
    AND v.taxzone_id = t.id
    AND v.country_id = c.id;

Preisregelexport - Kundenpreise

Name: Preisregelexport - Kundenpreise

Beschreibung: Ausgabe der Kundenpreise, welche zum Zeitpunkt des Exports greifen

SQL-Abfrage:

SELECT
  COALESCE(NULLIF(pc.customer_partnumber,''),p.partnumber) AS "Artikelnummer",
  COALESCE(NULLIF(pc.customer_partdescription,''),p.description) AS "Artikelbeschreibung",
  CASE WHEN lower(pr.qty) IS NULL
       THEN ''
       ELSE CASE WHEN lower_inc(pr.qty) THEN '>=' ELSE '>' END || ' ' || lower(pr.qty)
  END ||
  CASE WHEN lower(pr.qty) IS NULL OR upper(pr.qty) IS NULL THEN '' ELSE ' ' END ||
  CASE WHEN upper(pr.qty) IS NULL
       THEN ''
       ELSE CASE WHEN upper_inc(pr.qty) THEN '<=' ELSE '<' END || ' ' || upper(pr.qty)
  END AS "Menge",
  pr.price AS "Preis",
  pr.reduction AS "Abschlag",
  pr.discount AS "Rabatt"
FROM parts p
JOIN part_customer_prices pc ON pc.parts_id=p.id
JOIN price_rules pr ON pr.part_id=p.id AND pr.customer_id=pc.customer_id
WHERE pc.customer_id=<%Kunde%> AND pr.obsolete=FALSE AND pr.type='customer'
  AND (pr.transdate IS NULL OR pr.transdate @> current_date);

Abfrageparameter:

Kunde:
- Typ: Nummer
- Beschreibung: Kunde für Kundenpreise
- Standardwert: Kein Standardwert

Preisregelexport - Spezifische Preisregel

Name: Preisregelexport - Spezifische Preisregel

Beschreibung: Ausgabe der Kundenpreise einer bestimmten Preisregel, welche zum Zeitpunkt des Exports greifen mit:
Kundennummer, Kundenname, Artikelnummer, Artikelbeschreibung, Menge, Preis, Abschlag, Rabatt

SQL-Abfrage:

SELECT
  COALESCE (c.customernumber) AS "Kundennummer",
  COALESCE (c.name) AS "Kundenname",
  COALESCE(NULLIF(pc.customer_partnumber,''),p.partnumber) AS "Artikelnummer",
  COALESCE(NULLIF(pc.customer_partdescription,''),p.description) AS "Artikelbeschreibung",
  CASE WHEN lower(pr.qty) IS NULL
       THEN ''
       ELSE CASE WHEN lower_inc(pr.qty) THEN '>=' ELSE '>' END || ' ' || lower(pr.qty)
  END ||
  CASE WHEN lower(pr.qty) IS NULL OR upper(pr.qty) IS NULL THEN '' ELSE ' ' END ||
  CASE WHEN upper(pr.qty) IS NULL
       THEN ''
       ELSE CASE WHEN upper_inc(pr.qty) THEN '<=' ELSE '<' END || ' ' || upper(pr.qty)
  END AS "Menge",
  pr.price AS "Preis",
  pr.reduction AS "Abschlag",
  pr.discount AS "Rabatt"
FROM parts p
JOIN part_customer_prices pc ON pc.parts_id=p.id
JOIN customer c ON c.id=pc.customer_id
JOIN price_rules pr ON pr.part_id=p.id AND pr.customer_id=pc.customer_id
WHERE pr.name ILIKE <%Preisregelname%> AND pr.obsolete=FALSE AND pr.type='customer'
  AND (pr.transdate IS NULL OR pr.transdate @> current_date);

Abfrageparameter:

Preisregelname:
- Typ: Text
- Beschreibung: Zur Suche nach mehreren Preisregeln kann % als Platzhalter genutzt werden
- Standardwert: Kein Standardwert

Kunden und Vertreterdaten zu Rechnungen aus bestimmten Zeitraum

Name: Kunden und Vertreterdaten zu Rechnungen aus bestimmten Zeitraum

Beschreibung: Ausgabe der folgenden Daten: Vertreternr., Vertretername, Kundennummer, Kundenname, Straße, PLZ, Ort, Land

SQL-Abfrage:

SELECT
  v.vendornumber AS "Vertreternr.",
  v.name AS "Vertretername",
  c.customernumber AS "Kundennummer",
  c.name AS "Kundenname",
  c.street AS "Straße",
  c.zipcode AS "PLZ",
  c.city AS "Ort",
  c.country AS "Land"
FROM
  customer c
  LEFT OUTER JOIN provisioning_rules p ON c.id = p.customer_id
  LEFT OUTER JOIN vendor v ON (p.vendor_id = v.id)
  JOIN ar ON ar.customer_id = c.id
WHERE
  ar.transdate > <%Anfangsdatum%>
  AND ar.transdate <= <%Enddatum%>
GROUP by
  c.customernumber,
  v.vendornumber,
  v.name,
  c.name,
  c.street,
  c.zipcode,
  c.city,
  c.country
ORDER BY c.customernumber;

Abfrageparameter:

Anfangsdatum:
- Typ: Datum
- Beschreibung: -
- Standardwert: Kein Standardwert
Enddatum:
- Typ: Datum
- Beschreibung: -
- Standardwert: Kein Standardwert

Weihnachtsliste - Vorprüfung

Dieser BDE benötigt die benutzerdefinierte Variable "cp_calender" für Ansprechpersonen

Name: Weihnachtsliste - Vorprüfung

Beschreibung: Vor der Erstellung der Weihnachtsliste sind folgende Informationen wichtig:
1) Gibt es Kunden ohne Ansprechperson?
2) Gibt es Kunden, wo keine Ansprechperson die Variable "Weihnachtskalender" gesetzt hat?
Beide Fälle werden von dem Bericht "Weihnachtsliste - Erstellung" nicht beachtet.
Damit diese Kunden nicht übersehen werden, erfolgt dieser Bericht.

SQL-Abfrage:

--Keine Ansprechperson oder keine Ansprechperson mit CheckBox
SELECT
  regexp_replace(cus.customernumber, '\[\[.*\]\]', '') AS Kundennummer,
  regexp_replace(cus.name, '\[\[.*\]\]', '') AS Kundenname,
  regexp_replace(cus.street, '\[\[.*\]\]', '') AS Straße,
  regexp_replace(cus.zipcode, '\[\[.*\]\]', '') AS PLZ,
  regexp_replace(cus.city, '\[\[.*\]\]', '') AS Stadt,
  (SELECT max(transdate) FROM ar WHERE customer_id = cus.id AND NOT storno) AS letzte_Rechnung
FROM 
  customer cus
LEFT JOIN contacts con 
  ON cus.id = con.cp_cv_id
LEFT JOIN custom_variables cv 
  ON con.cp_id = cv.trans_id 
  AND cv.config_id = 23 --cp_calender
  AND cv.bool_value = TRUE
GROUP BY cus.id, cus.customernumber, cus.name, cus.street, cus.zipcode, cus.city, con.cp_cv_id
HAVING 
  (COUNT(cv.trans_id) = 0 OR con.cp_cv_id IS NULL)
ORDER BY cus.name;

Weihnachtsliste - Erstellung

Dieser BDE benötigt die benutzerdefinierte Variable "cp_calender" für Ansprechpersonen

Name: Weihnachtsliste - Erstellung

Beschreibung: Auflistung von Ansprechpersonen mit gesetzter Variable "Weihnachtskalender".
Folgende Spalten werden ausgegeben:
Kunden-Nr. -Name, Anrede, Vorname, Nachname, Str. PLZ, Stadt, Tel, Email, Datum von der letzten Rechnung.

SQL-Abfrage:

SELECT
  regexp_replace(cus.customernumber, '\[\[.*\]\]', '') AS Kundennummer,
  regexp_replace(cus.name, '\[\[.*\]\]', '') AS Kundenname,
  CASE
    WHEN con.cp_gender = 'f' THEN 'Frau'
    WHEN con.cp_gender = 'm' THEN 'Herr'
  END AS Anrede,
  regexp_replace(con.cp_givenname, '\[\[.*\]\]', '') AS Vorname,
  regexp_replace(con.cp_name, '\[\[.*\]\]', '') AS Nachname,
  COALESCE(NULLIF(regexp_replace(con.cp_street, '\[\[.*\]\]', ''), ''), regexp_replace(cus.street, '\[\[.*\]\]', '')) AS Straße,
  COALESCE(NULLIF(regexp_replace(con.cp_zipcode, '\[\[.*\]\]', ''), ''), regexp_replace(cus.zipcode, '\[\[.*\]\]', '')) AS PLZ,
  COALESCE(NULLIF(regexp_replace(con.cp_city, '\[\[.*\]\]', ''), ''), regexp_replace(cus.city, '\[\[.*\]\]', '')) AS Stadt,
  regexp_replace(con.cp_phone1, '\[\[.*\]\]', '') AS Tel,
  regexp_replace(con.cp_email, '\[\[.*\]\]', '') AS EMAIL,
  (SELECT max(transdate) FROM ar WHERE customer_id = cus.id AND NOT storno) AS letzte_Rechnung
FROM
  contacts con
  JOIN customer cus ON (id = con.cp_cv_id)
WHERE
  con.cp_cv_id IN (
    SELECT
      id
    FROM
      customer
  )
  AND con.cp_id IN (
    SELECT
      trans_id
    FROM
      custom_variables
    WHERE
      config_id = 23
      AND bool_value = TRUE
  )
ORDER BY
  cus.name;

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