ERP-Hilfe

Administration

Anmeldung

 

Benutzer

Beim Anlegen von Benutzern sind die Felder "Login" (Anmeldename), Passwort und die Auswahl des Mandaten und der Gruppen wichtig für eine erfolgreiche Anmeldung am ERP-System.

Besonderheit Domain-Anbindung;
Ist das ERP-System mit einer Domain verbunden, wird das Feld "Passwort" nicht angezeigt. Dieses ist nicht nötig, da das Passwort direkt aus der Domain abgefragt wird. Allerdings ist es zwingend erforderlich, dass der Login genau gleich dem Benutzernamen in der Domain ist, sonst kann keine Anmeldung am ERP-System durchgeführt werden.

Tipp beim Anlegen von neuen Benutzern:
Wenn der neue Benutzer einen Referenzbenutzer hat, sollte der Referenzbenutzer geöffnet, mit den Daten des neuen Benutzers gefüllt und auf "Als neu speichern" (wichtig!) geklickt werden.

 

Mandant

Pro ERP-System können mehrere Mandante erstellt werden, dabei sind die Daten der beiden Mandaten voneinander getrennt.
Jeder Mandant besitzt somit seine eigene Datenbank.

Der Mandant wird bei der Erstinstallation des ERP-Systems eingerichtet. Die Daten sollten hier nicht geändert werden.

 

Gruppen

Innerhalb einer Gruppe können Berechtigungen für die verschiedenen Bereiche des ERP-Systems (Stammdaten, Verkauf, Einkauf, …)
eingerichtet werden. Am Ende der Berechtigungen kann die Zuweisung für Benutzer und Mandanten durchgeführt werden.
Es ist somit möglich, Gruppen für verschiedene Mandaten oder auch verschiedene Abteilungen einzurichten.

Gruppen für Abteilungen einzurichten, ist die beste Wahl, um die Berechtigungen innerhalb des ERP-Systems zu definieren.

Besonderheiten

Die folgenden Gruppenberechtigungen sollten nicht verwendet werden:

 

ACHTUNG

Ohne vorherige Absprache mit der opendynamic sollten die Menüpunkte "Datenbankadministration" und "Druckeradministration" nicht genutzt werden.

Anzahlung und Schlussrechnung

Aktuell sind Anzahlungsrechnungen mit dem Präfix "AR" in der Rechnungsnummer vom Benutzer zu kennzeichnen. Diese Anzahlungsrechnungen (Angeforderte Anzahlungen) sollen beim DATEV-Import vom Steuerberater gelöscht werden. Bei Zahlungserhalt wird das Rechnungsdatum auf das Datum des Zahlungseingangs gesetzt und ohne Präfix "AR" an den Steuerberater exportiert.

Die Handhabung im ERP-System ist in den folgenden Punkten beschrieben: 

Anzahlung anfordern

  1. Auftrag öffnen
  2. Button "Workflow/Rechnung"
  3. Hinzufügen - Den Artikel "Angeforderte Anzahlung" (Nr. AA) als 1-Position hinzufügen
    • Editiere Artikelbeschreibung und Preis
  4. Alle weiteren Positionen löschen
  5. Vorgangsbezeichnung editieren (z.B. "1. Anzahlung", "2. Anzahlung", ...)  
  6. Export/Druckvorschau
  7. Falls alles korrekt ist, Rechnung "Buchen"
  8. Rechnungsnummer editieren (Präfix "AR" vor Rechnungsnummer setzten)
  9. Button "Export/Drucken", um die PDF zu erzeugen
  10. Button "Export/E-Mail" an den Kunden

Zahlungseingang

  1. Anzahlungsrechnung öffnen
  2. Rechnungsnummer editieren (Präfix "AR" löschen)
  3. Rechnungsdatum editieren (Datum vom Zahlungseingang)
  4. Zahlungseingänge erfassen (Datum, Betrag und Konto)
  5. Button "Buchen"

Schlussrechnung

  1. Lieferschein öffnen
  2. Button "Workflow/Rechnung"
  3. Hinzufügen - Für jede "Erhaltene Anzahlung" (Nr. AA) 1x-Position am Ende hinzufügen
    • Editiere Artikelbeschreibung (Erhaltene Anzahlung RG: Nr. vom Datum MwSt. €) und Preis (im Minus)
  4. Vorgangsbezeichnung editieren (z.B. Schlussrechnung)
  5. Button "Export/Druckvorschau"
  6. Falls alles korrekt ist, Rechnung "Buchen"
  7. Button "Export/Drucken", um die PDF zu erzeugen
  8. Button "Export/E-Mail" an den Kunden

FiBu-Konten erfassen

Die zwei gängigen Kontenrahmen in der Finanzbuchhaltung (FiBu) sind der SKR03 und der SKR04 von DATEV:
Prozessgliederungsprinzip (SKR03) → Reihenfolge der Konten entspricht dem Geschäftsablauf
Abschlussgliederungsprinzip (SKR04) → Die Kontenklassen werden nach der Gliederung des Jahresabschlusses organisiert.

Kontenrahmen:

Der Kontenrahmen wird jährlich angepasst.
Aus dem Kontenrahmen werden die genutzten/bebuchten Konten zu dem Kontenplan für ihr Unternehmen.

Wichtige Informationen für das richtige erfassen von FiBu-Konten im ERP sind aus dem Kontenrahmen zu entnehmen.

Notwendigen Informationen
im Kontenrahmen (PDF zu SKR03/04)

Die Spalten-Überschrift informieren über das Konto in der Zeile:
1) und 4) Bilanz-Posten oder GuV-Posten
2) und 5) Programmverbindung / Abschlusszweck
3) und 6) Kontenklasseimage.png

In der Zeile zur Spalte 3) und 6) sind die Informationen zur Funktion, Kontonummer, Kontobeschreibung z. B.:

image.png

image.png

Rot = Funktion des Kontos (vor einem Konto), die für das ERP relevant sind: 
           AV Automatische Errechnung der Vorsteuer
           AM Automatische Errechnung der Umsatzsteuer
           S Sammelkonten
Grün = Kontonummer
Blau = Kontobeschreibung.

In der Zeile zur Spalte 1) und 4) ist der Bilanz-Posten oder GuV-Posten z. B.:

image.png


In der Zeile zur Spalte 2) und 5) ist die Programmverbindung / Abschlusszweck
-Umsatzsteuererklärung (U), Gewerbesteuer (G) und Körperschaftsteuer (K)
-Handelsbilanz (HB), Steuerbilanz (SB) oder Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG (EÜR)

image.png

Erfassen von FiBu-Konten im ERP

Hauptmenü: System / Finanzbuchhaltung / Konto erfassen

ERP-FiBu-Konten erfassen.png

Mit N/A gekennzeichnete Einstellungen dürfen aktuell nicht ausgewählt werden.

1. Grundeinstellungen

Die Grundeinstellungen sind:

2. Kontoart

Abhängig von der Spalten-Überschrift zu 1) und 4) und der Zeile wählen Sie:

zu Bilanz-Posten:

zu GuV-Posten:

Nicht benutzen:
(A) Aktiva/Mittelverwendung (E) Aufwand (C) Kosten
(L) Passiva/Mittelherkunft (I) Erlös (Q) Passiva

Wenn Sie bei Bilanz-Posten nicht sicher sind ob diese Aktiva oder Passiva sind, schauen sie im HGB § 266 nach.

3. Sammelkonto für

Kennzeichnung S (vor einem Konto) im Kontenrahmen.

4. In Aufklapp-Menü aufnehmen

Die Einstellungen in diesem Abschnitt bestimmen, wo das FiBu-Konto zum Buchen zur Auswahl steht.

Übergeordnete Kategorie:
Verkaufsrechnungen/Debitorenbuchungen (mit Kunde)     = Forderungen
Einkaufsrechnungen/Kreditorenbuchungen (mit Lieferant) = Verbindlichkeiten

Die Unterkategorie bestimmt die Anzeige:

Forderungen Verbindlichkeiten
   ○ Erlös    ○ Aufwand/Anlagen
   ○ Zahlungseingang    ○ Zahlungsausgang
   ○ Steuer    ○ Steuer
   ○ Nicht aufnehmen    ○ Nicht aufnehmen

Zahlungseingang/-ausgang (z. B. Kasse, Bank, PayPal, Prepaid-Konto, Kredit-Karte, …). Diese Konten werden sowohl im Einkauf als auch im Verkauf zur Zahlung genutzt und benötigen beide Radiobuttons.  

In einer Dialogbuchung stehen alle FiBu-Konten zum Buchen zur Auswahl.

5. Steuerautomatik und UStVA

Konten mit der Hauptfunktionen AV oder AM im SKR :
AV = Automatische Errechnung der Vorsteuer,  AM = Automatische Errechnung der Umsatzsteuer

Diese benötigen:
1) einen Steuerschlüssel mit "Automatikbuchung auf ein Konto" der richtigen Vorsteuer oder Umsatzsteuer
2) ein "Gültig ab"
3) in der Spalte UStVA die richtige Kennzahl - KZ aus dem Vordruckmuster USt 1 A.

Hat das Konto keine Hauptfunktionen AV oder AM dann wählen Sie Steuerschlüssel 00. (0 %) und UStVA="-"

Im ERP können unter System / Finanzbuchhaltung / Steuern weitere Steuerschlüssel angelegt werden.

Die Gültigkeit muss angegeben werden und darf nicht leer sein

6. Berichte

Die Zuordnung eines FiBu-Kontos zu einem Berichte erfolgt in diesem Abschnitt.

Aus der Spalten-Überschrift zu 1) und 4) im Kontenrahmen ist zu entnehmen, welcher Bericht (Bilanz oder GuV).
Und aus der Zeile des Kontos folgt der Posten im Aufklapp-Menü.

In der GuV reicht ein Posten als Erhöhung oder Verminderung.
Die Bilanz kann einen zweiten Posten als Alternativkonto haben (folgt mit "oder" und kursiver Schrift im Kontenrahmen).

Z. B.: SKR03 Konto 0320 Pkw, = Bericht und Posten = Bilanz und "Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung"
         SKR04 Konto 0320 Einrichtungen für Wohnbauten = Bericht "Bilanz" und "Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte, ..."

Aus dem Kontenrahmen ist die Zuordnung zur BWA nicht abzulesen.

7. verschiedene Einstellungen

Hat Punkt 5 die Hauptfunktionen AV oder AM, so muss die Checkbox "DATEV-Automatik" gesetzt werden.

Gewichtetes Mittel

Verwendungszweck

Wenn ein Artikel auf Lager ist und neuer Bestand nachbestellt wird, kann es vorkommen, dass sich der Preis des Artikels geändert hat. Statt den Artikel auf den neuen Preis zu setzen, bietet Odyn-ERP die Möglichkeit ein gewichtetes Mittel aus dem alten und neuen Preis zu bilden. So kann der tatsächliche Preis des Lagerbestandes besser dargestellt werden als durch ein einfaches Überschreiben des Artikelpreises.

Das gewichtete Mittel berücksichtigt die angelieferte Menge und den vorhandenen Lagerbestand.

Konfiguration des Features im ERP

In der Mandantenkonfiguration unter dem Reiter "Features", im Bereich "Artikelstammdaten" befindet sich der Unterpunkt "Automatisches Aktualisieren von Artikelpreisen".
Wenn dieses Feature auf den Wert "Lieferant + Artikel-GwMittel" gestellt ist, ist die Preisaktualisierung durch das gewichtete Mittel aktiviert. Beim Buchen einer Einkaufsrechnung wird der neue Artikelpreis bestimmt und automatisch in den Stammdaten aktualisiert.

Das berechnete GW-Mittel kann in den Details zu der Position in der Einkaufsrechnung überprüft werden. Diese können über den Knopf "Details anzeigen" im Dokument angezeigt werden.

Berechnung

Das GW-Mittel muss die angelieferte Menge und den momentanen Lagerbestand berücksichtigen, um Gewichtung der neuen Ware zu ermitteln. Deswegen ist es wichtig zu wissen, ob die angelieferte Menge bereits eingelagert ist oder nicht. Sollte die Ware bereits eingelagert sein, muss die eingelagerte Menge vom Lagerbestand abgezogen werden.

Dazu wird der Status des mit der Rechnungsposition verknüpften Lieferscheins überprüft: ist dieser eingelagert wird die bisherige Menge bestimmt, indem bisherige_menge = Lagerbestand - Rechnungsmenge gerechnet wird, ansonsten gilt
bisherige_menge = Lagerbestand. Sollte kein Lieferschein verknüpft sein, wird eine Warnung ausgegeben und keine Berechnung vorgenommen, da die bisherige Menge nicht eindeutig bestimmt werden kann.

Die Formel ist sonst immer gleich, mit:

M = bisherige_menge, rM = gelieferte_menge, P = bisheriger_preis und rP = rechnungs_preis

Berechnet sich das GW-Mittel: GWM = ((rM * rP) + (M * P))/(rM + M) .

Sollte sich der Preis des Artikels ändern, wird dies in einem History-Eintrag unter "Preisinformation" im Artikel festgehalten.
Das GW-Mittel wird nur ein mal pro Position berechnet, mehrfaches Buchen löst keine neue Berechnung aus.

weighted_avg.png

Import/Export von Artikelstammdaten

Export aus dem ERP-System

Artikelbericht unter "Stammdaten/Artikel" mit relevanten Daten erstellen.
CSV-Datei über "Export/CSV-Export" mit folgenden Optionen (Standardoptionen) exportieren:

Anführungszeichen "
Escape-Zeichen Wie Anführungszeichen
Feldtrennzeichen ;
Zeilenumbrüche Unix (LF)
Kodierung UTF-8
Optionen: Spaltenüberschriften erzeugen
Entferne [[ Kommentare ]]

Falls Artikel aus dem Export aktualisiert werden sollen, MUSS die Checkbox "Entferne [[ Kommentare ]]"
abgewählt werden.

Dazu den Button "CSV-Export" verwenden. Die Datei kann nun heruntergeladen und ausgewertet oder angepasst werden. Mithilfe der CSV-Datei können Auswertungen durchgeführt oder angepasste Artikel wieder in das ERP-System importiert werden.

Vorbereitung für den CSV-Import von Artikelstammdaten

Beim Anpassen der CSV-Datei sollte auf Folgendes geachtet werden

  1. Spalte "Artikelnummer" sollte immer in der CSV-Datei enthalten sein.
  2. Es sollten nur relevante Werte als Spalten in der CSV-Datei vorkommen
  3. Beim Speichern darauf achten, dass die Filteroptionen (siehe oben) nicht geändert werden

Bei Excel ist die Handhabung mit CSV-Dateien etwas komplizierter.
Unter folgendem Link wird die Verarbeitung von CSV-Dateien unter Excel dargestellt:
Importieren oder Exportieren von Textdateien (TXT oder CSV)

Achtung! Durch das Bearbeiten von CSV-Dateien können führende Nullen entfernt werden.
Deshalb immer darauf achten, dass die Spalten immer als Text definiert sind.

Einstellungen beim CSV-Import

Ein CSV-Import kann genutzt werden, um das Anlegen von vielen Artikeln zu vereinfachen oder bereits vorhandene Artikel
zu aktualisieren. Je nachdem, welche Art von Import gewünscht ist, müssen die Import Einstellungen definiert werden.

1. Import von neuen Artikeln in das ERP-System

Zahlenformat: 1.000,00
Zeichensatz: UTF-8
Trennzeichen: Semikolon
Anführungszeichen-Symbol: Doppelte Anführungszeichen
Escape-Zeichen: Doppelte Anführungszeichen
Dublettencheck: Artikelnummer
Artikel mit existierender Artikelnummer: Eintrag überspringen
Verkaufspreis: Nachkommastellen: 2
Verkaufspreis: Preisanpassung: ignorieren
Als Shopartikel setzen, falls Spalte nicht vorhanden: ignorieren
Typ: Je nachdem, welche Artikel importiert werden sollen,
Artikelklasse: Je nachdem, welche Artikel importiert werden sollen.
Standardbuchungsgruppe: Je nachdem, welche Artikel importiert werden sollen.
Standardeinheit: Stck.

2. Aktualisieren von vorhandenen Artikeln im ERP-System

Zahlenformat: 1.000,00
Zeichensatz: UTF-8
Trennzeichen: Semikolon
Anführungszeichen-Symbol: Doppelte Anführungszeichen
Escape-Zeichen: Doppelte Anführungszeichen
Dublettencheck: Artikelnummer
Artikel mit existierender Artikelnummer: Je nachdem, welchen Import durchgeführt werden sollte.
Verkaufspreis: Nachkommastellen: 2
Verkaufspreis: Preisanpassung: ignorieren
Als Shopartikel setzen, falls Spalte nicht vorhanden: ignorieren
Typ: ignorieren
Artikelklasse: ignorieren
Standardbuchungsgruppe: ignorieren
Standardeinheit: Stck.

Spaltenzuordnung

Hier können die angegeben Spalten in der CSV-Datei Spalten des ERP-Systems zugeordnet werden.
Angaben zu den Spalten des ERP-Systems findet man unter "Hilfe zu Spaltennamen/Hilfetext anzeigen".

Mithilfe des Button "Spalten aus der hochgeladenen Datei einfügen", können die Spalten aus der CSV-Datei angezeigt und dann zugeordnet werden.

Vorschau und Import

Der Artikel-Import sollte immer zuerst auf der Testumgebung des ERP-Systems durchgeführt und geprüft werden.
Erst bei zufriedenstellenden Ergebnis sollte der Import im produktiv System durchgeführt werden.

Mit Button "Vorschau" werden die Daten eingespielt, allerdings noch nicht importiert.
Mithilfe der Vorschau kann man die zu importierenden Daten überprüfen und ggf. Anpassungen durchführen,
bevor diese importiert werden.

Falls alle Daten in der Vorschau gut aussehen, können die Daten durch den Button "Import" in das
ERP-System importiert werden.

Nachdem die Daten erfolgreich in das ERP-System importiert wurden, wird das Import-Ergebnis angezeigt.
Dieses Ergebnis kann über "mehr/CSV-Export des Ergebnisses" als CSV-Datei exportiert werden.

Inventuraufnahme

Die Inventurerfassung ist unter „Lager/Inventuraufnahme“ zu finden.
Die Inventur wird dabei in die folgenden vier Phasen aufgeteilt.

Bereich

Unter „Bereich“ können die Läger für die anstehende Inventur festgelegt werden.
Über die Pfeil-Buttons können die zu zählenden Läger von links nach rechts übertragen werden.
Mit „Speichern“ wird für die gewählten Läger die Inventur gestartet. Zu Lägern mit laufender Inventur können Zählungen erfasst werden.

Wichtig: Es findet keine Sperrung der Läger während der Inventur statt. Dies bedeutet, dass die Läger weiter im ERP-System bebucht werden können und dadurch die Lager-Bestände von den Zähl-Beständen abweichen können.

Zählung

Unter „Zählung“ können die einzelnen, gezählten Artikel erfasst werden. Die gewählten „Lager“ & „Lagerplatz“ werden für alle eingetragenen Positionen übernommen.
Die Eingabe der Artikel ist auf eine Tastaturbedienung ausgelegt.
Der Artikel kann per Schnellsuche eingegeben werden. Über die Pfeiltasten der Tastatur kann der richtige Artikel gewählt werden. Per Tab-Taste kann zwischen den einzelnen Feldern gewechselt werden.
Mit Enter wird die Eingabe einer Position abgeschlossen und in der Tabelle unter der blauen Linie angezeigt.
In der Spalte „Aktionen“ kann eine Position bearbeitet oder gelöscht werden.
In der Spalte „Delta“ wird die Differenz zwischen dem Lagerbestand im ERP und der Zählung angezeigt.

Wichtig: Wird zu einem Lagerplatz mehrfach der gleiche Artikel mit der gleichen Chargennummer eingetragen, ⁣werden die Mengen auf dem ersten Eintrag zusammengefasst. Auch wenn dies über mehrere Benutzer verteilt eingetragen wird. In diesen Fällen wird eine Meldung mit den relevanten Informationen oben rechts angezeigt.

Prüfung

Die "Prüfung" kann genutzt werden, um die gesamte Erfassung einzusehen und Fehler und Ausnahmefälle zu erkennen und zu korrigieren.

Über die Filter „Delta“ können bestimmte Fälle gesondert angezeigt werden.

Über den Filter „Spezialfälle“ können bestimmte weitere Fälle angezeigt werden.

In dieser Phase können die angezeigten Einträge als PDF- und CSV-Dateien exportiert werden.

Buchung

Sind alle Prüfungen und Korrekturen abgeschlossen, können über den Button Buchen die Lagerbuchungen für die ausgewählten Lager erzeugt werden.

Wichtig: Minusbestände, die in der Phase 3 "Prüfung" mit dem Filter „LS ausgelagert, AA nicht Rückgemeldet“ angezeigt wurden, werden nicht ausgebucht, da das Buchen der Abfüllanweisung den Lagerbestand erhöht.

Kontobewegungen zuweisen

In das ERP importierte Kontobewegungen können als Zahlungen zu dazugehörigen Rechnungen zugewiesen werden.

Hinweise

Punkte-Bewertungssystem

Empfohlener Ablauf

  1. Zuweisung über Reiter "Vorschläge"
    1. Anzeige aller Kontobewegungen & Rechnung mit mindestens 13 Punkten
    2. Speichern der mit Checkbox markierten Zuweisungen über Button
  2. Zuweisung über Reiter "Alle Buchungen"
    1. Prüfen der „gelben“ Vorschläge & zuweisen mit "←"-Icon
    2. Alle anderen Kontobewegungen müssen manuell zugewiesen werden. Hierzu dienen die zwei Optionen in der 1. Spalte der Tabelle
      1. Korrekte Rechnung über "Rechnung zuweisen" suchen
      2. Neue Buchung über "Erstellen" Kreditoren- / Debitoren- & Dialogbuchungen über bestehende Vorlagen

 

Kunden- Lieferantenstammdaten

Einleitung

Die Stammdaten in odyn bilden die Grundlage für alle weiteren Arbeitsabläufe.
Sie werden im Einkauf, Verkauf, Lager und in der Finanzbuchhaltung verwendet und in den verschiedenen Formularen vorausgefüllt.

In den Stammdaten werden alle relevanten Daten der Kunden und Lieferanten hinterlegt.
Diese werden, beim Anlegen, in die verschiedenen Bewegungsdaten (Angebot, Auftrag, etc.) vererbt.

Basisdaten

In diesem Reiter werden die Adress‐ und Kontaktdaten des Kunden/Lieferanten erfasst.
Darüber hinaus werden die verschiedene Daten festgelegt, die für die spätere Auftragsabwicklung relevant sind,
wie Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen, Währung, etc.
Diese Daten sind im späteren Arbeitsablauf (Erfassung eines Angebots, Auftrags etc.) voreingestellt, können aber
vorgangsbezogen geändert werden.

Besonderheiten
- Das Länderkürzel ist mit ausschlaggebend für das Setzten der Steuerzone im ERP-Dokument. Je nachdem welches Land
   ausgewählt wird und ob eine USt-IdNr. gesetzt ist oder nicht wird die Steuerzone im ERP-Dokument ausgewählt.

- Um Kunden/Lieferanten als "Kleinunternehmer" zu markieren, muss eine zusätzliche Steuerzone eingerichtet werden.

- Die Rechnungsadresse wird standardmäßig in ERP-Dokumenten verwendet.

Bankkonto

In diesem Reiter werden die Bankverbindung des Kunden/Lieferanten hinterlegen.
Die Angabe der IBAN und BIC dient unter anderem dazu, einen automatisierten Abgleich der Angaben in den Kontoauszügen durchzuführen, wenn der Kunde überweist oder werden für den Zahlungsverkehr mit dem Lieferanten benötigt.
Im Falle einer Lastschriftermächtigung sind zusätzlich die Angaben der Mandanten‐lD und des Unterschriftsdatums zwingend
erforderlich, um die Forderungen per Lastschrift einziehen zu können.

Standardmäßig wird als Kontoinhaber der Kunden-/ Lieferantenname aus den Basisdaten verwendet, auch wenn dieses Feld leer ist.
Sollten sich in den Namen jedoch Sonderzeichen befinden, welche bei SEPA-Anweisungen zu Problemen führen, sollte in das Feld Kontoinhaber der Kunden-/ Lieferantenname ohne Sonderzeichen eingegeben werden.

Lieferadresse

In diesem Reiter können Sie beliebig viele abweichende Lieferadressen des Kunden/Lieferanten hinterlegen.

Besonderheit
Länderkürzel der Lieferadresse aktualisiert nicht die Steuerzone der ERP-Dokumente

Weitere Adressen

In diesem Reiter können Ansprechpersonen und Rechnungsadressen (primäre und alternativ) angelegt werden.
Mithilfe des Feld "Typ" können die Adressen unterschieden werden.

Falls der Typ "Kontakt: primär" gewählt wird, wird diese Ansprechperson automatisch in allen ERP-Dokumenten vorausgewählt und verwendet. Das Gleiche gilt für den Typ "Rechnungsadresse: primär" und dem ERP-Dokument Rechnung.

Weitere Reiter

Lieferungen

In diesem Reiter können werden alle Lieferungen des Kunden/Lieferanten angezeigt. Dabei kann die Anzeige auf eine bestimmte Lieferadresse und / oder auf einen bestimmten Zeitraum einschränken.

Dokumente
Kunden

Hier können auf Dateien innerhalb des ERP-Systems Verweise hinzugefügt werden.

Lieferanten

Falls im ERP-System ein Scanner eingebunden ist, können hier zusätzlich zu den Verweisen auch Verträge hochgeladen werden.

Dateianhänge

Dieser Reiter liefert einen Überblick über die Dateien, die mit dem Kunden/Lieferant verknüpft sind.
Außerdem können weitere Dateien hochgeladen und existierende Dateien umbenannt/gelöscht werden.

Wiedervorlagen

In diesem Reiter können Wiedervorlagen hinterlegt werden. Nach dem Speichern einer Wiedervorlage erscheint
diese zusätzlich in einer Übersicht im oberen Bereich des Reiters.

BDV

In diesem Reiter können individuell ergänzten Daten erfassen. 
Dafür stehen Ihnen alle Felder zur Verfügung, die für Kunden und Lieferanten unter "System/Benutzerdefinierte Variablen" definiert
wurden.

Preisregeln

In diesem Reiter werden die Preisregeln angezeigt, die für den Kunden/Lieferant angelegt wurden.
Dabei werden die Preisregeln nur angezeigt, wenn der Kunde/Lieferant direkt in der Preisregel verwendet wird.
Indirekte Treffer von Preisregel (wie zum Beispiel über Kunden-/Lieferantentyp) werden hier nicht angezeigt.

Besonderheit

Wechsel der Firmierung oder der Gesellschaftsform

Änderungen der Nummer, des Namens und der Adresse von Kunden/Lieferanten werden sofort an die ERP-Dokumente übergeben.
Nachdem diese Felder in den Stammdaten geändert wurden, werden alle Dokumente mit den angepassten Daten ausgedruckt.

Für alle anderen Daten muss der Kunde/Lieferant neu in das ERP-Dokument geladen werden.

Kurzanleitung Preisregeln

Mit den Preisregeln können Sie ein eigenes Regelwerk zur Preisermittlung der Artikel erstellen.

Eine passende Analogie für die Preisregel ist ein Schwimmbecken mit Bahnen. Auf diesen Bahnen (Mikro-Preisregel) ist das vorankommen an Bedingungen geknüpft und am Ende ist eine oder mehrere Aktionen um den Preis/Rabatt/Preisabschlag zu bestimmen.bahnen.png

Da Sie mehrere Preisregeln (Schwimmbecken) und Mikro-Preisregeln (Bahnen) erfassen können, bekommen Sie ein zentrales und sehr flexibles Werkzeug um die Preisermittlung in ihrem Unternehmen zu strukturieren.

Grundsätzlich ist das Regelwerk im Einkauf und im Verkauf auf den kleinsten Preis aus. Falls also mehrere Aktionen in einer oder in unterschiedlichen Preisregeln den Preis bestimmen, so wird der kleinste Preis genommen.
Durch die Priorität „Override“ gewähren Sie der Preisregel Vorrang vor der Regel „kleinster Preis“.
Bei mehreren zutreffenden Override-Preisregeln gilt wieder die Regel „kleinster Preis“.

Bedingungs- & Aktions-Block


Im Bedingungs-Block können Sie aus verschiedenen Typen von Bedingung eine wählen:

Kunde | Lieferant | Kunden-/Lieferantentyp | Artikel | Warengruppe | Verrechnungseinheit |

Menge | Lieferdatum | Belegdatum


Im Aktions-Block können Sie aus verschiedenen Typen von Aktionen eine wählen:

Preis | Artikel-Liste | Kunden-Liste | Lieferanten-Liste |

Kunden/Lieferantentyp-Liste | Warengruppen-Liste | Mengen-Staffel |

Verrechnungseinheit-Staffel | Belegdatum-Staffel | Lieferdatum-Staffel


preisregeln_1.png

preisregeln_2.png

Z. B. Sie wollen folgende Regel erstellen:
1) Bestimmter Kunde 2) mit Belegdatum 3) mit Lieferdatum 4) mit Artikel bekommt 5) einen Preis und 6) einen Rabatt.

preisregeln_3.png

Neuer Block in Unterbahn

Eine Bahn der Preisregel kann, auf dem Wege zur Aktion, an jeder Stelle in zwei Unterbahnen geteilt werden. Z. B. eine Bahn mit 6 Unterbahnen von 1.1 bis 1.6 :

bahnen2.png

In der Actionbar können Sie durch „Bahnen an“/„Bahnen aus“ die Bearbeitung der Bahnen an-/ausschalten.

Listen- und Staffel-Aktionen

Einige Kombinationen von Bedingungs- und Aktions-Blöcken werden oft in Preislisten benötigt. Diese häufig benötigten Kombinationen werden in einem Block zusammengefasst unter dem Namen „Listenaktion“ oder „Staffelaktion“. Diese ermöglichen eine leichtere und schnellere Handhabung. Auch die Darstellung von so einem Kombinations-Block ist übersichtlicher.

Name

Bedingung + Aktion

Artikel-Liste

Artikel + Preis/Rabat/Abschlag

Kunden-Liste

Kunde + Preis/Rabat/Abschlag

Lieferanten-Liste

Lieferant + Preis/Rabat/Abschlag

Kunden-/Lieferantentyp-Liste

Kd.-/Lief.-Typ + Preis/Rabat/Abschlag

Warengruppen-Liste

Warengruppe + Preis/Rabat/Abschlag

Mengen-Staffel

Ab Menge + Preis/Rabat/Abschlag

Verrechnungseinheit-Staffel

Ab Verrechnungseinheit + Preis/Rabat/Abschlag

Belegdatum-Staffel

Ab Belegdatum + Preis/Rabat/Abschlag

Lieferdatum-Staffel

Ab Lieferdatum + Preis/Rabat/Abschlag

Anmerkungen

Wenn Sie Preisregeln und Mikro-Preisregeln anlegen, erstellen Sie auch eine Logik oder Struktur der die Preisermittlung folgt. Beachten Sie das diese Struktur von allen bei der Erfassung oder Aktualisierung von Preisregeln immer eingehalten wird. Eine „Ordnung“ in ihrer Preisermittlung wird nicht durch die Preisregeln herbeigeführt, sondern durch Logik und Struktur wie Sie die Preisregeln anlegen/nutzen.

Beachten Sie im Umgang mit Preisregel:

  1. Verschaffen Sie sich ein Gesamtbild zur Preisermittlung in ihrem Unternehmen
  2. Leiten Sie aus dieser Übersicht die notwendigen Logik und Struktur ab
  3. Versuchen Sie die Bedingungen, in den Preisregeln, in gleicher Reihenfolge zu halten
  4. Versuchen Sie die Anzahl der Bahnen in den Preisregeln so gering wie möglich zu halten
  5. Versuchen Sie die Bahnen, in den Preisregeln, in gleicher Reihenfolge zu halten
  6. Neue Preisregeln mit sinnvollen und systematischen Namen und Bemerkungen erstellen
  7. Halten Sie Balance zwischen <zu vielen Preisregeln> und <zu langen Preisregeln>.

Im ERP-Dokument wird pro Position in der Spalte Preisquelle „Preisregel“ angezeigt, wenn die Preisermittlung über eine Preisregel erfolgt ist.

Änderungen an einer bereits genutzten Mikro-Preisregel ersetzt die alte und speichert diese als ungültig.

Abhängig von Ihrer Bedienung kann in einer Bahn mehrmals der Block zum Hinzufügen neuer Bahnen übrig bleiben. Zur Löschung ist in der betreffenden Bahn der Aktions-Block zu löschen.preisregeln_4.png

Mahnungen

Konfiguration

Unter dem Menüpunkt "System/Mahnungen konfigurieren" können Mahnungen angelegt und konfiguriert werden.

Option
 Beschreibung
Mahnlevel
 Zeigt das Mahnlevel an (startet bei 1 und wird fortlaufend weitergeführt)
Mahnstufenbeschreibung Beschreibt das Mahnlevel (z.Bsp: Erinnerung, letzte Mahnung, ...)  
Vorauswahl aktiviert Falls Checkbox gesetzt, wird die Spalte "Aktiviert" beim Erfassen von Mahnungen
direkt ausgewählt
Vorauswahl E-Mail Falls Checkbox gesetzt, wird die Spalte "E-Mail" beim Erfassen von Mahnungen
direkt ausgewählt
PDF an E-Mail anhängen Diese Option ist ohne Funktion und kann ignoriert werden!
Buchung erstellen Falls Checkbox gesetzt, wird automatisch eine Debitorenbuchung für Mahngebühren und Zinsen erstellt. Die bebuchten Konten können in der Konfiguration definiert werden.
Fristsetzung Hier wird die Zahlungsfrist für das jeweilige Mahnlevel in Tagen angegeben
Fälligkeitsdatum +Tage Zeitraum, nachdem eine Rechnung angemahnt werden kann (oder das nächste Mahnlevel)
Gebühr Falls gewünscht, kann hier eine Mahngebühr eingetragen werden.

Diese Optionen ist für alle Dokumente des jeweiligen Mahlevels gültig
Zinssatz Falls gewünscht, kann hier ein Zinssatz eingetragen werden.

Diese Optionen ist für alle Dokumente des jeweiligen Mahlevels gültig
Druckvorlage

Folgende Optionen müssen gesetzt werden:

  1. Mahnlevel 1 → mahnung1
  2. Mahnlevel 2 → mahnung2
  3. Mahnlevel 3 → mahnung3

Diese Optionen werden für den internen Gebrauch benötigt.

Falls Mahngebühren und Zinsen für ein Mahnlevel aktiviert ist, so müssen Konten für diese hinterlegt werden.

Vorschlag für drei Mahnlevel:

  1. Zahlungserinnerung
  2. Mahnung
  3. Letzte Mahnung

Texte festlegen

Texte können untern dem Menüpunkt "System/Vorlagen/Textvorlagen" festgelegt werden.
Hier können die Texte für die Einleitungen und dem Schluss des jeweiligen Mahnlevels eingetragen werden.
Gilt auch für Mahnrechnungen, falls konfiguriert.

Mahnungen suchen und erfassen

Mahnungen können über den Menüeintrag "Verkauf/Mahnungen" gesucht und erfasst werden.

Suchen

Ggf. Filter einstellen und den Button "Suchen" verwenden, um bereits erstellte Mahnungen anzuzeigen.
Im Bericht können bereits erstellte Mahnungen erneut gedruckt werden.

Erfassen

Button "Erfassen", ggf. Filter setzten und Button "Suchen" verwenden, um neue Mahnungen zu erstellen.
In der Liste werden alle überfälligen Rechnungen angezeigt. Mit Button "Anlegen" können Mahnungen erstellt werden.

Dabei werden nur Rechnungen angemahnt, welche mit der Checkbox "Aktiviert" markiert wurden.
Das Mahnlevel bestimmt, welche Art von Mahnung erstellt wird.
Erstellte Mahnungen werden an die jeweilige Rechnungen unter "Dokumente" gehängt.

Ist die Checkbox "E-Mail" aktiviert, wird die Mahnung per Mail an den Kunden gesendet.
Als Grundlage für die zu empfangene Mail wird die Rechnung verwendet.

Preiskonzept

Im folgenden Artikel wird das Konzept der Preise innerhalb des ERP-Sytsems erläutert.

Preise in den Artikelstammdaten

Artikel im ERP haben 3 Preise:

Diese Preise können in den Artikelstammdaten eingesehen werden.

grafik.png


Kunden- und Lieferantenpreise in den Artikelstammdaten

Zusätzlich können Artikel lieferanten- und kundenspezifische Preise haben, die verwendet werden, um spezifisch Preise für bestimmte Lieferanten und Kunden festzuhalten. Dies ist von Vorteil, wenn z.B. ein Artikel von zwei Lieferanten zu verschiedenen Preisen angeboten wird oder ein Sonderpreis mit einem Kunden ausgehandelt wurde.

grafik.png

Die EK- und Lieferantenpreise können durch verschiedene Vorgänge aktualisiert werden. Wie diese Aktualisierung erfolgt, kann in der Mandantenkonfiguration im Reiter "Features" angepasst werden. Die Option "Automatisches Aktualisieren von Einkaufspreisen" in der Kategorie "Artikelstammdaten" bestimmt das Verhalten der Aktualisierung.

Über eine Checkbox in den Artikelstammdaten kann ein Artikel von automatischen Aktualisierungen ausgeschlossen werden. Lieferantenpreise können ebenfalls über eine Checkbox in den Artikelstammdaten explizit vom Aktualisieren ausgeschlossen werden.

Sämtliche Änderungen von Artikelpreisen können in den Artikelstammdaten im Reiter "Preisinformation" eingesehen werden.
Die Liste der Änderungen wird im folgenden "Preishistorie" genannt. 

Preisinformationen


Hier werden jede Preisänderungen des Artikels angezeigt.
Dabei wird das Gültigkeitsdatum des Preises, der Aktualisierungszeitpunkt, der neue Wert der Preise, der Aktualisierungsgrund und der aktualisierende Benutzer aufgeführt. Auch die Änderung eines Lieferanten- bzw. Kundenpreises wird geführt.

Sollte ein Dokument eine Preisaktualisierung auslösen, ist dieses Dokument im Grund genannt, um leichter die Quelle von Preisaktualisierungen festzustellen.

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Automatische Aktualisierung

Preisquelle "Aktualisiere Lieferantenpreis"

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Preisanfragen, Lieferantenaufträge und Einkaufsrechnungen können die Preisquelle "Aktualisiere Lieferantenpreis" enthalten.
Wenn eine Position mit dieser Preisquelle gespeichert wird, muss ebenfalls ein Lieferdatum angegeben werden.
Daraufhin wird geprüft, ob für diesen Lieferanten und Artikel bereits ein Lieferantenpreis existiert und ob dieser aktualisiert werden soll. Sollte dies der Fall sein, wird das Lieferdatum des ERP-Dokuments mit dem "gültig ab" Datum des Lieferantenpreises verglichen. Sollte das Lieferdatum neuer sein, wird der Lieferantenpreis aktualisiert und "gültig ab" auf das Lieferdatum des ERP-Dokuments gesetzt.

EK-Rechnung

Wenn in der Mandantenkonfiguration "Automatisches Aktualisieren von Einkaufspreisen" auf "Artikel", "Lieferant" oder "Lieferant+Artikel" gestellt ist, werden dementsprechend die Stammdaten des Artikels aktualisiert.

Die Aktualisierung des Lieferantenpreises verläuft wie in Preisquelle "Aktualisiere Lieferantenpreis". Das Verfahren für den EK-Preis wird im Folgenden beschrieben.

Zunächst wird festgestellt, von welchem Datum der momentan gültige Preis ist, indem die Preishistorie durchsucht wird. Sollte das ERP-Dokument ein neueres Lieferdatum haben, wird der EK-Preis des Artikels aktualisiert.

GW-Mittel

Das gewichtete Mittel wird verwendet, wenn "Automatisches Aktualisieren von Einkaufspreisen" auf "Lieferant + Artikel-GwMittel" gestellt ist. Das Mittel wird immer zum Buchungszeitpunkt einer EK-Rechnung berechnet, da für die Berechnung die momentanen Lagerbestände verwendet werden. Die "gültig ab" Spalte der Preishistorie wird hier mit dem Buchungsdatum befüllt, nicht mit dem Lieferdatum der Rechnung.

Rahmen- und Abrufaufträge

Der Rahmenvertrag ist ein Vertrag, der den künftigen Abschluss vieler untereinander gleichartiger Einzelverträge (Abrufaufträge) vereint. Dabei beziehen sich die Abrufaufträge immer auf den Rahmenauftrag.

Erfassen von Rahmen- und Abrufaufträgen

In Verkaufs- und Einkaufsaufträgen kann unter Workflow/Abrufauftrag ein Abrufauftrag erstellt werden, dadurch wird der aktuelle Auftrag zu einem Rahmenauftrag umgewandelt.
Dies passiert allerdings erst, wenn der angezeigte Dialog akzeptiert wird. Aus einem Rahmenauftrag können mehrere Abrufaufträge erstellt werden.

Rahmen- und Abrufaufträge können nicht erstellt werden, wenn der verwendete Auftrag bereits eine Verknüpfung zu einem Lieferschein oder einer Rechnung hat.

Veränderungen von Mengen

Wird ein Abrufauftrag erstellt, wird die Menge im Rahmenauftrag reduziert.
In den Rahmenaufträgen gibt es die Spalte Übrige Menge, die vom Benutzer nicht geändert werden kann, die Anpassung der Menge erfolgt ausschließlich über die erstellten Abrufaufträge.
Mit jedem Abrufauftrag wird die übrige Menge im Rahmenauftrag reduziert, bis diese 0 ist. Dabei sind keine negative Mengen möglich. Hierbei wird jede Positionsmenge aus allen Abrufaufträgen verwendet, um die Menge im Rahmenauftrag zu reduzieren.

Verhalten von Gesamtmengen

Die Summe der Mengen aus dem Rahmenauftrag und Abrufaufträgen ergeben immer die ursprüngliche Summe des Rahmenauftrages. In einer Spalte Gesamte Menge des Rahmenauftrages kann die ursprüngliche Menge eingetragen und angepasst werden. Die Gesamtmenge darf nicht unterhalb der gesamten Menge in Abrufaufträgen liegen. Bei Anpassung der Gesamtmenge im Rahmenauftrag wird automatisch der Wert in der Spalte Übrige Menge angepasst.

Nachträgliches Hinzufügen von Positionen in Abrufauftrag

Wenn in einem Abrufauftrag eine neue Positionen für einen Artikel eingefügt wird, welcher auch im Rahmenauftrag vorhanden ist, wird diese Position automatisch mit der Position im Rahmenauftrag verknüpft.
Falls ein Artikel mehrfach im Rahmenauftrag vorkommt, kann die zu verknüpfende Position über einen Dialog ausgewählt werden. Durch die Verknüpfung wird die Menge im Rahmenauftrag aktualisiert

Die Verknüpfung wird verhindert, wenn diese zu einer negativen Menge im Rahmenauftrag führt.

Schließen von Rahmen- und Abrufaufträgen

Ein Rahmenauftrag wird geschlossen, wenn die übrige Menge in allen Positionen des Rahmenauftrages 0 ist.
Ein Abrufauftrag wird geschlossen, wenn alle Auftragspositionen in voller Menge in Rechnung gestellt wurden (siehe auch FAQ zum Schließen von Aufträgen)

Weitere Funktionen

Vertreter, Provisionsregeln und Vertreterabrechnung

Für Vertreter können Provisionsregeln erfasst werden, die als Basis zur Berechnung der Vertreterabrechnung dienen.

Vertreter

Im ERP werden Vertreter als Lieferanten angelegt. Diese Lieferanten müssen einen Lieferantentyp gesetzt haben, der zur Markierung von Vertretern konfiguriert wurde (unter System/Stammdaten/Kunden-/Lieferantentypen).

Provisionsregeln

Provisionsregeln werden unter Stammdaten/Provisionsregeln verwaltet.
Eine Provisionsregel hat immer einen Kunden, einen Vertreter, ein Startdatum und eine Provision definiert. Artikel, Warengruppe und Enddatum können optional angegeben werden.

Spezifischere Regeln haben Vorrang vor allgemeineren

Provisionsregeln können eingeschränkt werden auf einen Artikel oder eine Warengruppe (beide Einschränkungen können nicht in derselben Regel verwendet werden).

Wenn bei einer Rechnungsposition die Provision für einen Vertreter ermittelt wird, hat eine spezifische Provisionsregel für den Artikel Vorrang vor einer Provisionsregel für die Warengruppe, die wiederum Vorrang hat vor einer allgemeinen Provisionsregel für den Kunden.

Neuere Regeln lösen ältere ab

Wenn ab einem bestimmten Zeitpunkt ein neuer Provisionssatz gelten soll, muss dafür eine neue Provisionsregel angelegt werden. Neuere Provisionsregeln (d.h. solche mit späterem Startdatum) lösen ältere Provisionsregeln ab, die dieselben Werte gesetzt haben für Kunde, Vertreter, Artikel und Warengruppe.

Ist ein gegebenes Rechnungsdatum vor dem Startdatum der neuen Regel, wird weiterhin die alte Provision verwendet. Bei einem Rechnungsdatum ab dem neuen Startdatum findet die neue Provision Verwendung.

Es dürfen keine zwei Provisionsregeln mit identischer Kombination von Startdatum, Kunde, Vertreter, Artikel und Warengruppe erfasst werden. Daher gibt es zu einem gegebenen Rechnungsdatum für eine Position maximal drei Provisionsregeln, die in Frage kommen können: Eine allgemeine für den Kunden, eine für die Warengruppe und eine für den Artikel.

Regeln können über Enddatum beendet werden

Wenn eine Provisionsregel nicht durch eine neue abgelöst wird, sondern die Auszahlung der Provision für die gegebene Kombination von Kunde, Vertreter, Artikel bzw. Warengruppe beendet werden soll, muss ein Enddatum gesetzt werden.

Das Enddatum muss nicht bei Provisionsregeln gesetzt werden, die bereits durch neuere Provisionsregeln abgelöst wurden, da hier das Startdatum der neueren Regel das Ende der älteren Regel vorgibt.

Nicht provisionierbare Artikel

Wenn für einen Artikel keine Provision berechnet werden soll, kann das Merkmal "Nicht provisionierbar" in den Artikelstammdaten gesetzt werden.

Auftragsbestätigung per E-Mail an Vertreter

Unter System/Mandantenkonfiguration/Features gibt es die Einstellung Sende blinde Kopie zu Vertretern. Wenn diese eingeschaltet ist, werden beim Erstellen einer E-Mail in einem Verkaufsauftrag die E-Mail-Adressen aller Vertreter, die entsprechend der Provisionsregeln von diesem Auftrag betroffen sind, automatisch zum Feld Bcc hinzugefügt.

Vertreterabrechnung

Die Vertreterabrechnung kann unter Verkauf/Berichte/Vertreterabrechnung generiert werden.
Zur Erstellung des Berichts muss immer das Rechnungsdatum eingeschränkt werden.

Übersicht zur Vertreterabrechnung

Wenn keine weiteren Einstellungen vorgenommen werden, wird zuerst die Übersicht zur Vertreterabrechnung angezeigt. Hier wird der provisionierbare Umsatz angezeigt, der pro Vertreter erwirtschaftet wurde, und die Provision, die sich daraus ergibt.

Wenn Kunde unter In Bericht aufnehmen angehakt wird, werden provisionierbarer Umsatz und Provision pro Kombination Vertreter-Kunde angezeigt.

In der letzten Zeile des Berichts werden die Gesamtsummen von Umsatz und Provision angezeigt.

Vertreterabrechnung

Wenn die Checkbox Vertreterabrechnung markiert und ein Vertreter im Suchfeld eingegeben wird, kann die eigentliche Vertreterabrechnung generiert werden.

In diesem Bericht werden alle provisionierbaren Rechnungspositionen angezeigt (also alle Positionen die einen provisionierbaren Artikel enthalten und die durch eine Provisionsregel abgedeckt sind). Pro Position wird der Provisionssatz angezeigt, der sich aus den Provisionsregeln ergeben hat, zusammen mit Umsatz und der daraus berechneten Provision.

Pro Rechnung gibt es jeweils eine Zeile für die Summen von Umsatz und Provision. In der letzten Zeile des Berichts werden die zugehörigen Gesamtsummen angezeigt.

Export

Über den Button Export... kann der Bericht als PDF oder CSV exportiert werden.