Basiswissen

• Datenmanagement
• Begriffe und Funktionen
• Workflow
• Stammdaten
• Stammdaten "Kunde/Lieferant"
• Stammdaten "Artikel"
• Stammdaten "Preisregeln"
• Verkauf/Einkauf
• Verkauf "Mahnungen"
• Verkauf/Einkauf "Berichte"
• Lager
• Steuersystematik
• Finanzbuchhaltung
• FiBu-Konten erfassen/ändern
• Zahlungsverkehr
• Berichte
• System
• System "Mandantenkonfiguration"
• E-Rechnung

Datenmanagement

Im modernen Unternehmen ist Datenmanagement mehr als nur ein technischer Aspekt – es ist eine strategische Notwendigkeit. Es umfasst alle Aktivitäten, die sicherstellen, dass Daten konsistent, qualitativ hochwertig und langfristig sicher sind. Das Ziel: eine nahtlose Nutzung von Daten über verschiedene Systeme hinweg und eine Optimierung der Datenqualität.

Warum Datenpflege so wichtig ist

1. Korrekturen im Tagesgeschäft:

Statt wiederholt manuell Fehler zu korrigieren, sollte einmal eine zentrale Pflege der Stammdaten erfolgen. Das spart Zeit und reduziert unnötige Kosten. 

2. Fehlerhafte Auswertungen:

Ungenaue Daten führen zu falschen Ergebnissen in Auswertungen und Analysen. Das Prinzip „Garbage in, Garbage out“ gilt hier – fehlende/fehlerhafte ERP-Stammdaten führen zu fehlerhaften Ergebnissen.

3. Datenpflege-Standards:

Daten sind das „Öl“ der heutigen Wirtschaft. Ein klar definierter Standard stellt sicher, dass die Qualität der Daten dauerhaft erhalten bleibt, was für die langfristige Nutzung von ERP-Systemen entscheidend ist. 

Erfolgreiches Datenmanagement

Um die Datenpflege zu optimieren, müssen grundlegende organisatorische Fragen geklärt werden:

• Wer legt Daten an und wo?
• Wer pflegt und verantwortet die Daten?
• Wer ergänzt oder aktualisiert die Daten?

Wichtig: Ein klarer Prozess und definierte Verantwortlichkeiten sind unerlässlich, um den Erfolg eines Datenmanagements zu sichern. 

Datenpflege ist ein fortlaufender Prozess

Datenmanagement ist keine einmalige Aktion – es ist ein fortlaufender Prozess, der sich über das gesamte Unternehmen erstreckt. Wenn die Verantwortlichkeiten klar sind und die richtigen Standards etabliert wurden, sorgt das für eine kontinuierliche Verbesserung der Datenqualität und damit des gesamten Unternehmens.

Begriffe und Funktionen

Bedienung

Abb. Funktionsleiste für die Bedienung im odyn-ERP

Schnellsuche

Diese "Schnellsuche" ist eine Volltextsuche in bestimmten ERP-Dokumenten oder Stammdaten.
Sie ist fest, am oberen Rand des ERP-Systems, über dem Hauptmenü verankert und kann pro Mandant und Benutzer konfiguriert werden.

Hauptmenü

Über das Hauptmenü erfolgt die Navigation innerhalb des Programms zu den verschiedenen Untermenüs.

Actionbar

Die Actionbar befindet sich unter dem Hauptmenü und bietet Aktionen zur aktuellen Anzeige.
Je nachdem, wo man sich im ERP befindet, werden unterschiedliche Aktionen angezeigt (oder keine).

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Datentypen

Im odyn-ERP gruppieren wir die verschiedenen Daten in 3 unterschiedliche Typen:

1) Stammdaten

• Zeichnen sich durch eine gewisse Statik aus, also ändern sich eher selten.
  
• Haben oftmals keinen Zeitbezug und werden meistens langfristig gehalten.
  
• Werden oft von verschiedenen Abteilungen verwendet (z. B. Einkauf, Konstruktion, Disposition, Buchhaltung, Verkauf).
  
• Sind die Kriterien, nach denen ausgewertet wird (z. B. Produkt, Filiale, Kunde).

So enthält ein ERP-System typischerweise Angaben zu Kunden und Lieferanten, die im Zeitablauf vergleichsweise stabil bleiben, wie beispielsweise Firmenname, Gründungsdatum, Adresse, Bankverbindung sowie Preis-, Rabatt- und Vertragsvereinbarungen.
Artikelstammdaten sind weitere Beispiele für Daten (Bezeichnung, Beschaffenheit, Gewicht, Stückliste), die nicht häufig oder regelmäßig aktualisiert werden müssen.

2) Bewegungsdaten

• Zeichnen sich durch eine gewisse Dynamik aus, also ändern sich eher häufiger.
  
• Haben meistens ein Gültigkeitsdatum und werden kurz- oder mittelfristig gehalten.
  
• Werden oftmals von wenigen Abteilungen genutzt und liefern oft die Fakten bei Auswertungen (z. B. Umsatz, Anzahl, Menge).

Es sind Daten, die auf der Grundlage von Stammdaten die Geschäftsprozesse und deren Vorgänge darstellen. Zum Beispiel nutzt ein Auftrag die Stammdaten des Kunden und diese meist zur Veränderung von Bestandsdaten führen. 
 
Beispiele für Bewegungsdaten sind ERP-Dokumente: Lieferantenangebote, Kundenauftragsdaten, Rechnungen.

3) Bestandsdaten

• Zeichnen sich durch eine gewisse Dynamik aus, also ändern sich laufend.
  
• Haben einen Zeitbezug/Datumsbezug und werden meistens langfristig gehalten.
  
• Werden oft von wenigen Abteilungen genutzt und liefern oft die Fakten bei Auswertungen (z. B. Anzahl, Menge, Wert).

Beispiele für Bestandsdaten sind z. B. Lagerbestandsdaten

Artikeltyp (Art & Klasse)

Vom Artikeltyp (zwei Buchstabenkürzel) wird die Kategorie und Unterkategorie des Artikels abgelesen:

         1 Buchstabe             = Artikel-Art - Ware, Dienstleistung, Erzeugnis
         2 Buchstabenkürzel = Artikel-Klasse - Einkauf, Verkauf, ...

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Suchformular / Bericht

Ein Menüpunkt öffnet oft erst ein Suchformular (z. B. Stammdaten/Kunde), mit Filtern und Anzeigeoptionen, um dann einen Bericht anzuzeigen:

1) Filter - Felder zur Suche nach EINER Teilzeichenkette
     Platzhalter Prozentzeichen "%" und der Unterstrich "_" kann genutzt werden (Platzhalter für die Suche).
2) Anzeigeoption - Einzelne Einstellung zum Hinzufügen von Daten in einen Bericht.
3) Sortierung - Wie sollen die Ergebnisse sortiert werden (auf-, absteigend)
    Anzahl - Begrenzung der angezeigten Ergebnisse (ohne Zahl keine Begrenzung).
4) Suchen - Durchsucht die Stammdaten mit den gesetzten Filtern im Suchformular und erstellt einen Bericht.
5) Erfassen - Öffnet eine Maske zum Erfassen von neuen Stammdaten (Artikel, Lieferanten, Kunde).
6) Suchparameter setzen - Unter "mehr", gesetzte Filter und Anzeigeoptionen können pro Person als Favorit gespeichert werden.

Nach dem Suchformular folgt das Ergebnis in einem Bericht:

1) Anzeige der gesetzten Filter im Suchformular
2) Spalten mit angegebener Sortierung
3) Ergebnis mit Daten
4) Export des Berichts als PDF/CSV-Datei

Mit STRG + F  ist oft das Suchen in langen Berichten sehr hilfreich:

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ERP-Dokument / PDF-Dokument

Das ERP-Dokument ist die Bildschirmanzeige:
- im Einkauf (EK) zum Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung
- im Verkauf (VK) zur Preisanfrage, Lieferantenauftrag, Lieferscheine, Einkaufsrechnung.

1) Actionbar mit Buttons für Aktionen (Erneuern, Speichern, Löschen, Workflow, Export, ...)
2) Kopfzeile des Dokumentes (Kunde/Lieferant, Dokumentennummer, ...)
3) Positionstabelle mit Artikeln und deren dazugehörigen Informationen (Menge, Preis, ...)
4) Bemerkungsfelder
5) Fußzeile des Dokumentes (Zahlungs-/Lieferbedingungen, ...)

Die Reiter zum ERP-Dokument:

Abb: Beispielanzeige eines ERP-Dokumentes: Verkauf/Aufträge/Suche/Auftrag

Basisdaten:

• Das ERP-Dokument wird im Reiter Basisdaten erfasst, angezeigt (dynamisch) und geändert.
• Im Listenfeld "Lieferadresse" kann über die Auswahl "Keine/temporäre Lieferadresse" eine temporäre Lieferadresse ausgewählt werden, indem diese über den blauen Button angelegt wird. Diese bezieht sich immer nur auf das aktuelle ERP-Dokument.

Dokumente (PDF-Dokumente):

• In diesem Reiter werden die erstellten PDF-Dokumente angezeigt.
  
• Über die Aktion aus der Actionbar, Export/Drucken, wird das PDF-Dokument erstellt und im Reiter Dokumente abgelegt.
  
• Mit der Erstellung wird der Download der PDF automatisch gestartet und aus der PDF-Anzeige kann der Druck erfolgen.
  
• PDF-Dokumente haben immer einen Zeitstempel (Datum und Uhrzeit) und werden versioniert.
  
• Das erzeugte PDF-Dokument ist der elektronische Beleg zum ERP-Dokument.
  
  
• In der Regel sollte nur ein PDF-Dokument pro ERP-Dokument vorhanden sein.
  
• Weitere PDF-Dokumente sind Änderungen, die dem Kunden mitgeteilt werden.
  
• Export/Druckvorschau erstellt das PDF, ohne diese im Reiter abzulegen.
  

Dateianhänge:

• Hier können weitere Dateien (Bilder, Dokumentation, ...) hochgeladen werden.
  
• Diese können optional per Mail verschickt werden.

Verknüpfte Belege:

• Zwischen den ERP-Dokumenten (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung) können Verknüpfungen erstellt werden.
  
• Diese Verknüpfungen können manuell oder über den Workflow (siehe Workflow im ERP-System) erstellt werden.
  
• Alle verknüpften ERP-Dokumente werden in diesem Reiter angezeigt.

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Artikelsuche in ERP-Dokumenten

Die Artikelsuche in ERP-Dokumenten ist wie die Schnellsuche nur über die Felder Artikelnummer UND Artikelbeschreibung.

• Es kann nach mehreren Teilzeichenketten gesucht werden (Leerzeichen " " als Trenner) und die erfasste Reihenfolge der Teilzeichenketten ist dabei UNWICHTIG.
  
• Als Platzhalter dienen Prozentzeichen "%" und der Unterstrich "_" (Siehe Platzhalter für die Suche).

Platzhalter für die Suche

• • Das % Prozentzeichen ist in Feldern ein Platzhalterzeichen für beliebig viele Zeichen.

  • Der _ Unterstrich ist ein Platzhalterzeichen für ein beliebiges Zeichen.

Eingabe in Datumsfeldern

• • Eingabe von 0 = heutiges Datum
  • Eingabe von Datum ohne Punkte = Datum

Rechnen in Zahlenfelder

• • Wird 5 ⋅ 5 in ein Zahlenfeld eingegeben, wird der Wert 25 im Feld gespeichert.

Workflow

Die Hauptaktivitäten eines Unternehmens hat unmittelbar mit der Produktion von Gütern oder der Erbringung von Dienstleistungen zu tun. Das ist das Kerngeschäft oder die Tätigkeiten, die den Zweck des Betriebs definieren. Hierzu zählt insbesondere die Erstellung von Dokumenten aus dem nachfolgenden Schaubild:

Workflow im ERP-System

Zu einem Arbeitsablauf wird das erste ERP-Dokument erfasst und die Folgenden über den "Workflow" erstellt.
Dieser "Workflow" wird über den gleichnamigen Button in der Actionbar ausgelöst.

Dabei werden die bereits erfassten Daten, von einem ERP-Dokument an das neue Dokument, weitergegeben (vererbt) und die ERP-Dokumente werden miteinander verknüpft. Dieser Arbeitsablauf im ERP-System ist für den Einkauf (linke Seite) und den Verkauf (rechte Seite) gleich.

Natürlich ist es auch möglich, ERP-Dokumente einzeln zu erstellen (direkt, außerhalb des Workflows).

Verknüpfte Belege 

Verknüpfung zwischen ERP-Dokumenten werden automatisch erstellt, sobald aus dem Workflow ein neues ERP Dokument erstellt und gespeichert wird.

Pro ERP-Dokument sind mehrere Verknüpfungen möglich:

1) Anzeige im Reiter "Verknüpfte Belege".
2) Verknüpfte ERP-Dokumente werden in den jeweiligen Abschnitten angezeigt, aufrufbar durch Dokumentenlink (Link zwischen 2    Dokumenten).
3) Verknüpfungen können manuell hinzugefügt oder gelöscht werden.

Artikelbeschreibung

Die Artikelbeschreibung aus den Stammdaten wird an das ERP-Dokument vererbt und kann dort noch geändert werden.
Diese neue Artikelbeschreibung (Bewegungsdaten) wird auch an weitere ERP-Dokumente vererbt.

Hinweis: Eine Änderungen der Artikelbeschreibung im ERP-Dokumenten ändert nicht die Stammdaten!

Status offen/geschlossen

Viele ERP-Dokumente haben den Status offen oder geschlossen. ERP-Dokumente zu einem offenen Vorgang haben den Status offen und erlangen den Status geschlossen durch einen Workflow, Aktion oder Bedingung:

• durch den Workflow zum Auftrag wird der Status vom Angebot automatisch auf geschlossen gesetzt.
• die vollständige Zahlung einer Rechnung führt automatisch zum Status geschlossen.
• sind alle Auftragsmengen (wenn relevant für Status) in einer Rechnung, wird dieser Auftrag "geschlossen".

In fast allen ERP-Dokumenten (außer Rechnung) kann dieser Status vom Benutzer geändert werden.

Stammdaten

Ansprechpersonen

• Die bereits erfassten Ansprechpersonen werden in einem Bericht angezeigt, von allen Kunden und Lieferanten. 
• Neue Ansprechpersonen können unter Stammdaten/Kunde oder Stammdaten/Lieferant erfasst werden.

Lieferadressen

• Die bereits erfassten Lieferadressen werden in einem Bericht angezeigt, von allen Kunden und Lieferanten. 
• Neue Lieferadressen können unter Stammdaten/Kunde oder Stammdaten/Lieferant erfasst werden.

Projekte

Unter Stammdaten/Projekte erhalten Sie einen Bericht zu allen aktuellen/aktiven Projekten. Über den Filter können Sie die Suche eingrenzen und bestimmen, was in den Bericht aufgenommen werden soll.

Erfassen

Unter Stammdaten/Projekte/Erfassen können Sie neue Projekte anlegen. Hierfür können Sie im Reiter "Basisdaten" Informationen zum Projekt hinterlegen.

Reiter "Basisdaten"

Nummer	Die Projektnummer.
Beschreibung	Beschreibung des Projekts (Feld für die Eingabe kann über das danebenstehende Symbol vergrößert werden).
Projekttyp	Auswahl der vorhandenen Projekttypen.
Projektstatus	Auswahl des vorhandenen Projektstatus.
Kunde	Auswahl der vorhandenen Kunden.
Lieferadresse	Auswahl der vorhandenen Lieferadresse (wird nur eine angezeigt, falls bei dem Kunden eine hinterlegt ist).
Gültig	Auswahl ob Gültig oder Ungültig.
Aktiv	Auswahl ob Aktiv oder Inaktiv.

Preise aktualisieren

Sie können unter "Stammdaten/Preise aktualisieren" die Artikelpreise (Verkaufs-, Einkaufs- und Listenpreis) ändern bzw. anpassen. Dies ist vor allem dann nützlich, wenn Sie den Preis mehrerer Artikel gleichzeitig ändern möchten.

Die Funktionsweise ist hierbei wie folgt:

• Über die Artikelnummer wird der Preis eines bestimmten Artikels geändert.
  
• Über die Artikelbeschreibung wird der Preis mehrerer Artikel mit der gleichen Beschreibung geändert.
• Über die Warengruppe wird der Preis aller Artikel mit derselben Warengruppe geändert.
  
• Die Eingabe im Feld Verkaufs- und Listenpreis verrechnet den eingetragenen Preis mit dem Preis in den Stammdaten entweder additiv oder subtraktiv.
• Der Radiobutton bei Prozentual / Absolut bestimmt die Art der Verrechnung. 
• Die Aktualisierung des Preises erfolgt mit der Aktion "Suchen".

Bestandteiltausch

• Unter Stammdaten/Bestandteiltausch können Sie ein altes Bestandteil von einem Erzeugnis gegen ein neues Bestandteil austauschen.

Preisregeln

• Den verschiedenen Preisquellen (Stammdaten, Preisregeln, Auftragspreis, …) wurden zur Gewichtung Punkte vergeben.
  
• Die Preisregeln sind deshalb gewichtiger als Stammdatenpreise und werden in ERP-Dokumenten bevorzugt.
  
• Hilfe zum Erfassen einer neuen Preisregel finden sie hier: Kurzanleitung Preisregeln

Provisionsregeln

• Die Provisionsregeln führen über Bedingung mit Aktion zu einer Provision. Die Logik ist wie bei Preisregeln.
  

Stammdaten "Kunde/Lieferant"

Die verschiedenen Reiter

Beim Erfassen eines neuen Kunden oder Lieferanten sind die Reiter alle identisch und auch die Maske innerhalb der einzelnen Reiter unterscheiden sich lediglich bei den Basisdaten "minimal", weshalb Sie sich beim Erstellen eines neuen Kunden oder Lieferanten in beiden Fällen an die folgende Vorgehensweise orientieren können.

Basisdaten

Nummer	Nummer des Kunden oder Lieferanten, die vom Benutzer manuell oder vom System automatisch vergeben wird und dabei einzigartig ist.
Anrede	Erfassung einer neuen Anrede oder Auswahl einer bereits Vorhanden.
Name	Vollständiger Unternehmensname des Kunden oder Lieferanten.
Abteilung	Abteilung des Unternehmens oder zweite/dritte Zeile des Unternehmensnamens.
Straße	Anschrift, die in allen ERP-Dokumenten verwendet wird.
PLZ/Stadt	Anschrift, die in allen ERP-Dokumenten verwendet wird.
Länderkürzel/Land	Bestimmt die Steuerzone in der Buchungsgruppe.
GLN	13-stellige Ziffernfolge, die ein Unternehmen bzw. Unternehmensteil weltweit eindeutig identifiziert.
Kontakt	Kontakt für Rechnungsbelange, wird jedoch in den Belegen nicht ausgegeben.
Telefon	Hinterlegen Sie hier die Nummer, unter der das Unternehmen erreicht werden kann.
Fax	Fax-Nummer des Unternehmens.
E-Mail	Standard E-Mail Adresse für Rechnungsversandt.
CC (E-Mail)	Kopie der E-Mail für weitere Empfänger.
BCC (E-Mail)	Kopie der E-Mail für weitere nicht ersichtliche Empfänger.
Homepage	Hier können Sie die URL der Homepage hinterlegen.
Benutzername	Benutzername für den Zugang zur Homepage.
Passwort	Passwort für den Zugang zur Homepage.

Hinweis: Die Felder Kundennummer bis "Länderkürzel/Land" sind ausschließlich Stammdaten (keine Bewegungsdaten) und nur diese werden bei der Erzeugung von PDF-Dokumenten verwendet.

Hinweis: Das Info-Icon beinhaltet mit dem Pop-Up weitere Informationen zum Feld.

Abb. Maske zum Erfassen eines neuen Kunden

Hinweis: Die Maske beim Lieferanten ist generell gleich, es fallen nur einige Eingabefelder weg.

Ungültig	Kunde/Lieferant wird nicht auswählbar in neuen ERP-Dokumenten.
Nur XML-erzeugen	E-Rechnungen werden hierdurch nicht hybrid (PDF und XML) erzeugt, sondern nur im XML Format.
Kreditlimit	Forderungen oder Verbindlichkeiten aus Auftrags- und Rechnungssummen.
Steuernummer	Vom Finanzamt erteilte Zuordnungsnummer.
Währung	Auswahl zwischen den vorhandenen Währungen.
Lieferbedingung	Auswahl zwischen den vorhandenen Lieferbedingungen.
Verkäufer/in	Auswahl eines Benutzers, der/die für den Verkauf zuständig ist.
Firmierung	Auswahl der Firmierung (falls mehrere angelegt sind).
Interne Bemerkung	Der Inhalt aus diesem Feld wird an die ERP-Dokumente vererbt (also intern) und nicht an PDF-Dokumente. Mit dem Stempel-Button wird das aktuelle Datum mit Uhrzeit und Benutzer hinterlegt.
Info	Informationen nur für die Stammdaten oder als Pop-Up in ERP-Dokumenten.
Kleinunternehmer	Wird verwendet, um automatisch die Steuerzone in ERP-Dokumenten zu setzen. Hierfür muss zunächst unter System/Finanzbuchhaltung/Steuerzone eine Steuerzone mit Bedingung „Inland Kleinunternehmer“ erfasst werden, damit diese als Steuerzone in ERP-Dokumenten ausgewählt werden kann.
Auftragssperre	Kunde/Lieferant nicht auswählbar in neuen Aufträgen.
Zahlungsbedingungen	Auswahl einer Zahlungsbedingung.
USt-IdNr.	Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist eine spezielle Steuernummer für Unternehmen innerhalb der Europäischen Union.
Kundentyp	Auswahl der angelegten Kundentypen.
Lieferantentyp	Auswahl der angelegten Lieferantentypen. Unter System/Stammdaten/Kunden-/Lieferantentypen können neue angelegt werden und hier können Sie auch Vertreter anlegen.
"Steuer im Preis inbegriffen" vorwählen	Vorauswahl für die Preise, ob diese Brutto oder Netto sind (üblicherweise Netto).
Hauptkunde	Die Auswahl von einem Hauptkunden wird der Kunde automatisch zu einem „Unterkunden“ definiert.
Mahnfrei	Wird verwendet, damit „mahnfrei“ markierte Rechnungen nicht im Mahnlauf berücksichtigt werden.
Rabatt	Standard Rabatt in den neuen ERP-Dokumenten.
Unsere Lieferantennummer beim Kunden	Bei Lieferanten ist es die Kundennummer.
Sprache	Auswahl zwischen den vorhandenen Sprachen.
Lieferdauer (in Tagen)	Definiert die Vorlaufzeit für den Produktionstermin.

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Bankkonto

• Hier wird das Bankkonto des Kunden oder Lieferanten angelegt.
• Kontoinhaber: Nur eintragen, wenn es abweichend vom Kunden-/Lieferanten-Name ist.
• BIC: Nur eintragen bei grenzüberschreitenden Überweisungen und Lastschriften in andere SEPA-Staaten.
• Bei Lastschriftverfahren wird in der Vorgangsbezeichnung um Gläubiger-Id und Mandatsreferenz erweitert.

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Lieferadresse

• Über das Listenfeld Lieferadresse werden vorhandene angezeigt oder eine neue kann erfasst werden.
• Die Erfassung oder Änderung einer Lieferadresse ist erst mit dem Speichern in der Actionbar erfolgt.

Warnung: Angelegte Lieferadressen unterliegen immer der Steuerzone des Kunden. Benötigen Sie eine Lieferadresse mit einer anderen Steuerzone, so benötigen Sie einen neuen/weiteren Kunden mit der gewünschten Steuerzone und anderer USt-IdNr.

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Weitere Adressen

• Ansprechpersonen: hier werden vorhandene angezeigt oder es können neue erfasst werden.
• Typ: bestimmt, ob es ein Kontakt (Ansprechperson) oder eine weitere Rechnungsadresse ist.
  Mit Kontakt:primär und Rechnungsadresse:primär sind diese in den Bewegungsdaten vorausgewählt, sonst Alternativen zur Auswahl. Die Erfassung oder Änderung sind erst mit dem Speichern in der Actionbar erfolgt.
• Titel: hier können bereits angelegte Titel ausgewählt oder neue erfasst werden.

Bereits angelegte Ansprechpersonen können über den Button „Ansprechperson löschen“ (links unten in der Anzeige) gelöscht werden.

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Wiedervorlagen

Grundsätzlich ist eine Wiedervorlage nichts anderes als eine Erinnerung.

• Betreff: Text der in der Übersicht „Nicht erledigter Vorlagen“ angezeigt wird.
  
• Text: Hier können Informationen hinterlegt werden. Über den Stempel wird automatisch das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit hinterlegt.
  
• Wiedervorlage am: Datum des Tages, an dem die Wiedervorlage angezeigt wird und für welchen Benutzer diese gedacht ist.
  
• Periodizität: in welcher Periode die Wiedervorlage angezeigt werden soll.

Abb. Anzeige nicht erledigten Wiedervorlagen auf der Startseite

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Benutzerdefinierte Variablen

Eine Anzeige der bereits erfassten benutzerdefinierten Variablen für Kunden oder Lieferanten.

Stammdaten "Artikel"

Der Begriff „Artikel“ ist eine vereinfachte Darstellung Ihrer Produkte und Dienstleistungen aus der Realität und wird im odyn-ERP in 3 Artikel-Arten unterteilt: Ware, Dienstleistung und Erzeugnis.

• Ware = materielle Güter (kann gelagert werden).
• Dienstleistung = immaterielle Güter (kann nicht gelagert werden, z. B. Transport, Reparatur, Beratung ,...)
• Erzeugnis = Kombination aus Waren und/oder Dienstleistungen, die über eine Stück- oder Rezepturliste die Menge der Bestandteile definiert. 

Ware, Dienstleistung und Erzeugnis "erfassen"

Über Stammdaten/Artikel/Erfassen können neue Artikel in Form von Ware, Dienstleistung oder Erzeugnis erfasst werden. Die Erfassung selbst erfolgt erst über den Button "Speichern" in der Actionbar und benötigt mindestens die Artikelbeschreibung.

Abb. Artikel erfassen

Reiter "Basisdaten"

Artikelnummer	Wird manuell oder vom System automatisch vergeben und ist dabei einzigartig.
Artikelklasse	Definiert den Zweck (Einkauf, Verkauf, Handelsware, ...).
Artikelbeschreibung	Ist auf 66 Zeichen begrenzt. Das Textfeld kann optional mit dem danebenstehenden Symbol vergrößert werden, falls eine längere bzw. mehrzeilige Artikelbeschreibung benötigt wird.
Langtext	Hier können jegliche Zusatzinformationen zum Artikel hinterlegt werden.
Warengruppe	Definiert die "Eigenschaft" des Artikels, z. B. ob es sich um ein Ersatzteil handelt.
Buchungsgruppe	Über die Buchungsgruppe erfolgt die Auswahl zum FiBu-Konto, welches die Einstellungen zur richtigen Steuerautomatik beinhaltet.
Firmierung	Hier kann die Firmierung ausgewählt werden.
Zahlungsbedingungen	Auswahl zwischen den vorhandenen Zahlungsbedingungen.

Weitere Eingabefelder:

EAN-Code	13-stellige Identifkationsnummer von GS1 ist eine eindeutige und unverwechselbare Produktbezeichnung, die Sie für den Verkauf Ihrer Artikel benötigen.
Zolltarifnummer	Die Zolltarifnummer ist die numerische Codierung einer Ware und wird benötigt, wenn Ihr Handel über den Zoll läuft.
Formel	Siehe Erläuterung im Info-Pop-Up Button.
Grafik	Ablage für Grafiken/Bilder über den Dateinamen.
Mikrofilm	Ablage für Filme über den Dateinamen.
Dateipfad/Zeichnung	Ablage für Zeichnungen o. Ä. über den Dateipfad.
Interne Bemerkung	Feld zum Erfassen interner Bemerkungen. Über den Stempel wird automatisch das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit für die Bemerkung hinterlegt.
Info	Feld zum Erfassen weiterer Informationen wie z. B. Lieferhinweise, Produkthinweise o. Ä.

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1) Kunden/Lieferanten spezifische Angaben:
    a) Kunden/Lieferanten hinzufügen
    b) Artikel-Nr. / Beschreibung / Preis hinzufügen.
2) Artikel mit "Exklusiv für folgende Kunden/Lieferanten" stehen nur diesen in ERP-Dokumenten zur Auswahl.

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Abweichende Anzeigen im Reiter "Basisdaten"

1. Nur für das Erzeugnis (Summen aus der Baukastenliste).
   
   
2. Waren und Erzeugnisse laufen über das Lager (siehe Lager) und benötigen zusätzliche Angaben siehe roter Kasten.
   

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Reiter "Baukastenliste" - nur bei Erzeugnis

• Im Reiter "Baukastenliste" können weitere Artikel zum Baukasten hinzugefügt werden.
• Eine Baukastenliste beschreibt nur die unmittelbaren Komponenten einer Baugruppe, ohne deren Unterbaugruppen weiter aufzulösen.

Reiter "Strukturliste" - nur bei Erzeugnis

• Eine Strukturliste gibt die vollständig hierarchische Struktur eines Produkts über alle Ebenen hinweg an. Sie zeigt alle Bestandteile eines Produkts einschließlich ihrer Unterbaugruppen und Einzelteile.

Stammdaten "Preisregeln"

Die Preisregeln führen über Bedingung mit Aktion zu einem Artikel-Preis im ERP-Dokument.

Nach der Produktkostenkalkulation erfolgen so weitere Preisanpassungen, wie:

• hoher Wettbewerbseinfluss
  
• individuelle Preisverhandlungen (z. B. wegen Mengenrabatte)
  
• verändertes Nachfrageverhalten (andere Verteilung auf Gemeinkosten)
  
• Gewinnspanne aus Nachkalkulation (z. B. Vorkalkulation ist nicht vollständig).
  

Es gibt eine große Menge an Bedingungen, die verkettet werden können, um eine Preisregel als eindeutig zutreffend zu identifizieren. Um diese komplexen Strukturen verständlich anzuzeigen und sie leicht bearbeitbar zu machen, wird die Preisregel in einer Baumstruktur angezeigt und bearbeitet.

Eine passende Analogie ist auch ein Schwimmbecken mit Bahnen. Auf diesen Bahnen (Mikro-Preisregel) ist das Vorankommen an Bedingungen geknüpft und am Ende ist eine oder mehrere Aktionen, um den Preis/Rabatt/Preisabschlag zu bestimmen.

Da Sie mehrere Preisregeln (Schwimmbecken) und Mikro-Preisregeln (Bahnen) erfassen können, bekommen Sie ein zentrales und sehr flexibles Werkzeug, um die Preisermittlung in ihrem Unternehmen zu strukturieren.

• Grundsätzlich ist eine Preisregel gewichtiger als Stammdaten.
• Preisregeln sind im Einkauf und im Verkauf auf den kleinsten Preis aus. Falls also mehrere Aktionen in einer oder in unterschiedlichen Preisregeln den Preis bestimmen, so wird der kleinste Preis genommen.
  
• Durch die Priorität „Override“ gewähren Sie der Preisregel Vorrang vor der Regel „kleinster Preis“.
  
• Bei mehreren zutreffenden Override-Preisregeln gilt wieder die Regel „kleinster Preis“.

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Bedingungs- & Aktions-Block

Im Bedingungs-Block können Sie aus verschiedenen Typen von Bedingung eine wählen:

• Kunde | Lieferant | Kunden-/Lieferantentyp | Artikel | Warengruppe | Verrechnungseinheit | Menge |
  Lieferdatum | Belegdatum

Im Aktions-Block können Sie aus verschiedenen Typen von Aktionen eine wählen:

• Preis | Artikel-Liste | Kunden-Liste | Lieferanten-Liste | Kunden/LIeferantentyp-Liste | Warengruppe-Liste |
  Mengen-Staffel | Verrechnungseinheit-Staffel | Belegdatum-Staffel | Lieferdatum-Staffel

Zum Beispiel wollen Sie folgende Regel erstellen:
1) Bestimmter Kunde 2) mit Belegdatum 3) mit Lieferdatum 4) mit Artikel bekommt 5) einen Preis und 6) einen Rabatt.

• Erfassen Sie eine neue Preisregel (Stammdaten/Preisregeln/Erfassen).
• Wählen Sie die Aktion „Preis“.
• Fügen Sie 3x Bedingungs-Block in derselben Bahn hinzu.
• Fügen Sie den Rabatt zum Preis hinzu und wählen Sie die Typen in den Bedingungs-Blöcken.

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Neuer Block in Unterbahn

Eine Bahn der Preisregel kann, auf dem Wege zur Aktion, an jeder Stelle in zwei Unterbahnen geteilt werden. Zum Beispiel eine Bahn mit 6 Unterbahnen von 1.1 bis 1.6 :

In der Actionbar können Sie durch „Bahnen an“/„Bahnen aus“ die Bearbeitung der Bahnen an-/ausschalten.

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Listen- und Staffel-Aktionen

Einige Kombinationen von Bedingungs- und Aktions-Blöcken werden oft in Preislisten benötigt. Diese häufig benötigten Kombinationen werden in einem Block zusammengefasst unter dem Namen „Listenaktion“ oder „Staffelaktion“. Diese ermöglichen eine leichtere und schnellere Handhabung. Auch die Darstellung von so einem Kombinations-Block ist übersichtlicher.

Name	Bedingung + Aktion
Artikel-Liste	Artikel + Preis/Rabat/Abschlag
Kunden-Liste	Kunde + Preis/Rabat/Abschlag
Lieferanten-Liste	Lieferant + Preis/Rabat/Abschlag
Kunden-/Lieferantentyp-Liste	Kd.-/Lief.-Typ + Preis/Rabat/Abschlag
Warengruppen-Liste	Warengruppe + Preis/Rabat/Abschlag
Mengen-Staffel	Ab Menge + Preis/Rabat/Abschlag
Verrechnungseinheit-Staffel	Ab Verrechnungseinheit + Preis/Rabat/Abschlag
Belegdatum-Staffel	Ab Belegdatum + Preis/Rabat/Abschlag
Lieferdatum-Staffel	Ab Lieferdatum + Preis/Rabat/Abschlag

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Anmerkungen

Wenn Sie Preisregeln und Mikro-Preisregeln anlegen, erstellen Sie auch eine Logik oder Struktur, der die Preisermittlung folgt. Beachten Sie, dass diese Struktur von allen bei der Erfassung oder Aktualisierung von Preisregeln immer eingehalten wird. Eine „Ordnung“ in ihrer Preisermittlung wird nicht durch die Preisregeln herbeigeführt, sondern durch Logik und Struktur, wie Sie die Preisregeln anlegen/nutzen.

Beachten Sie im Umgang mit Preisregel:

1. Verschaffen Sie sich ein Gesamtbild zur Preisermittlung in ihrem Unternehmen.
2. Leiten Sie aus dieser Übersicht die notwendige Logik und Struktur ab.
3. Versuchen Sie, die Bedingungen in den Preisregeln in gleicher Reihenfolge zu halten.
4. Versuchen Sie, die Anzahl der Bahnen in den Preisregeln so gering wie möglich zu halten.
5. Versuchen Sie, die Bahnen in den Preisregeln in gleicher Reihenfolge zu halten.
6. Neue Preisregeln mit sinnvollen und systematischen Namen und Bemerkungen erstellen.
7. Halten Sie Balance zwischen <zu vielen Preisregeln> und <zu langen Preisregeln>.

Im ERP-Dokument wird pro Position in der Spalte Preisquelle „Preisregel“ angezeigt, wenn die Preisermittlung über eine Preisregel erfolgt ist. 

Änderungen an einer bereits genutzten Mikro-Preisregel ersetzen die alte und speichern diese als ungültig.

Abhängig von Ihrer Bedienung kann in einer Bahn mehrmals der Block zum Hinzufügen neuer Bahnen übrig bleiben. Zur Löschung ist in der betreffenden Bahn der Aktions-Block zu löschen.

Verkauf/Einkauf

Der industrielle Verkaufs- und Einkaufsprozess verläuft in klar definierten Schritten, von der Erstellung eines Angebots bzw. einer Preisanfrage bis hin zur Rechnungsstellung. Im odyn-ERP können die einzelnen Schritte des Verkaufs- und Einkaufsprozesses und alles was damit einhergeht, entweder direkt oder über den Workflow (siehe Workflow) erfasst werden. Das Erfassen selbst erfolgt erst durch die Aktion "Speichern" oder "Buchen" in der Actionbar.

Abb. Untermenüs im Verkauf und Einkauf

Reiter "Basisdaten"

Der Reiter "Basisdaten" ist im Verkauf & Einkauf (bis auf die Bezeichnung) beim Erfassen der gelb markierten Untermenüs nahezu identisch, sodass die folgenden Erklärungen analog für "fast" alle dieser Bereiche gelten. 

Abb. Maske zur Erfassung einer Rechnung im Verkauf.

Kunde/Lieferant	Mit der Eingabe einer Teilzeichenkette öffnet sich abhängig davon eine Dropdown-Liste mit Ihren Kunden. Diese können über die Pfeiltaste (hoch/runter) oder mit der Maus ausgewählt werden.
Rechnungsadresse	Auswahl der vorhandenen Rechnungsadressen.
Ansprechperson	Auswahl der vorhandenen Ansprechpersonen.
Lieferadresse	Auswahl der vorhandenen Lieferadressen. Mit der Auswahl "Keine/temporäre Lieferadressen" können Sie eine alternative temporäre Lieferadresse anlegen und erfassen.
Kreditlimit/Rest	(Auftrag/RG) Festgelegtes Kreditlimit aus den Stammdaten und der Rest für offener/überschrittener Betrag
Aufträge/Rechnungen	(Auftrag/RG) Aktuelle offene Auftrags- und Rechnungssumme.
Mahnstatus	Zeigt den vorhandenen Mahnstatus des Kunden an, falls einer vorliegt.
Kundentyp	Auswahl der vorhandenen Kundentypen
Buchen auf	(RG) auf welches Konto die Rechnung gebucht werden soll.
Steuerzone	Auswahl der vorhandenen Steuerzonen und wählt immer die Steuerzone automatisch aus, die in den Stammdaten hinterlegt wurde.
Lieferinformationen	(Auftrag/RG) Auswahl vor der vorhandenen Lieferinformationen .
Firmierung	Auswahl der Firmierung.
Währung	Auswahl der vorhandenen Währungen.
Versandort	Der Ort, an den der Artikel gesendet wird.
Transportmittel	Das Transportmittel, mit dem der Artikel versandt wird.
Vorgangsbezeichnung	Informationen zum Vorgang.

Hinweis: Die Felder (Rechnungsadresse, Ansprechperson, Mahnstatus und Kundentyp) sind dynamische Felder und werden beim Erfassen von Verkaufsprozesses nur dann angezeigt, wenn Sie einen Kunden ausgewählt haben und diese Daten beim Kunden in den Stammdaten hinterlegt wurden.

In der Positionstabelle werden alle erfassten Artikel übersichtlich dargestellt:

Position	Numerische Position des Artikels in der Tabelle.
Nummer	Artikelnummer des Artikels, die mit Eintrag der Artikelbeschreibung automatisch ausgefüllt wird.
Typ	Der Artikeltyp - um was es sich handelt z. B. WV = Ware im Verkauf.
Artikelbeschreibung	Artikelbeschreibung, die mit Eintrag der Artikelnummer automatisch ausgefüllt wird.
In LS	Falls in Lieferschein erfasst wird die Stückzahl angegeben.
Menge	Mengenangabe des Artikels.
Preisfaktor	Auswahl der vorhandenen Preisfaktoren.
Einheit	Auswahl der vorhandenen Einheiten.
Preisquelle	Auswahl der vorhandenen Preisquellen (Stammdaten ist vorausgewählt). Mit dem Linksclick der Maustaste können Sie die Preisquelle ändern.
Preis	Falls in der Preisquelle "Stammdaten" ausgewählt wird -> Preis aus den Stammdaten fest ausgewählt. Falls in der Preisquelle "freier Preis" ausgewählt wird -> Preis kann vom Benutzer manuell bestimmt werden.
Rabatt	Hier können Sie einen Rabatt manuell bestimmen.
Gesamt	Anzeige des Gesamtpreises.
Lagerausgang	(LS) Zuweisung des Lagerplatzes im Lager.

• Bemerkungen: Hier können alle möglichen Informationen hinterlegt werden.
• Interne Bemerkungen: Feld zum Erfassen interner Bemerkungen. Über den Stempel wird automatisch das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit für die Bemerkung hinterlegt.

Mahnfrei	Das Merkmal "mahnfrei" wird aus Kunden-Stammdaten an Rechnungen vererbt. Als "mahnfrei" markierte Rechnungen werden standardmäßig nicht im Mahnlauf berücksichtigt. Diese Rechnungen können über die Funktion "inkl. Mahnfrei" dennoch gemahnt werden.
Zahlungsbedingungen	Auswahl der vorhandenen Zahlungsbedingungen.
Lieferbedingungen	Auswahl der vorhandenen Lieferbedingungen.
Lastschrifteinzug	Häkchen setzen, falls Lastschrifteinzug vereinbart ist.
Wiederkehrende Rechnungen	(Auftrag) siehe Wiederkehrende Rechnungen

Datum	Datum des Zahlungseingang oder Zahlungseingang.
Beleg	Belegnummer vom Auszug kann genutzt werden, muss aber nicht.
Memo	Feld für Bemerkungen.
Betrag	Betrag der auf das Konto gebucht bzw. vom Konto abgebucht wird.
Konto	Auf welches Konto die Zahlung eingehen soll (Verkauf) oder von welchem Konto die Zahlung ausgehen soll (Gutschrift).

Hier haben Sie je nachdem in welchem Untermenü (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung) Sie sich befinden, unterschiedliche Eingabefelder. Generell werden hier die Nummern (Auftrags-, Angebot- und Bestellnummer u.v.m.) eingetragen, sowie Auftrags- und Lieferdaten etc.

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Gutschrift

Eine Gutschrift ist ein buchhalterisches Dokument, das zur Korrektur oder Erstattung eines Betrags an einen Kunden oder Geschäftspartner dient. Im Folgenden unterscheiden wir zwischen zwei Arten von Gutschriften:

Mengen-Gutschrift

• Die Mengen-Gutschrift erfolgt über den Workflow (Lieferschein -> Retouren Lieferschein -> Gutschrift).
• Wenn z. B. eine falsche Menge gesendet wurde, so kann über eine Mengengutschrift die Rechnung um die fehlende Anzahl korrigiert werden.

Wert-Gutschrift

• Die Wert-Gutschrift kann direkt über Verkauf/Rechnungen/Gutschrift erfasst werden.
• Falls z. B. eine zu hohe Summe berechnet wurde, so kann der Differenzbetrag per Wertgutschrift erstattet werden.

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Debitorenbuchung & Kreditorenbuchung

Eine Debitorenbuchung ist eine Buchung im Rechnungswesen, die sich auf Forderungen gegenüber Kunden (Debitoren) bezieht. Sie tritt auf, wenn ein Unternehmen eine Leistung oder Ware auf Rechnung verkauft, aber noch keine Zahlung erhalten hat.

Eine Kreditorenbuchung ist eine Buchung im Rechnungswesen, die sich auf Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten (Kreditoren) bezieht. Sie entsteht, wenn ein Unternehmen eine Ware oder Dienstleistung auf Rechnung erhält, aber die Zahlung noch nicht erfolgt ist.

Reiter "Basisdaten"

Kunde/Lieferant	Vorauswahl der vorhandenen Kunden und Lieferanten.
Steuer im Preis begriffen	Durch diese Auswahl wird entweder der Preis in Netto oder Brutto angezeigt.
Konto	Auf welches Konto die Buchung erfolgen soll.
Betrag	Betrag der verbucht wird.
Steuer	Anzeige der errechneten Steuer.
Steuerschlüssel	Auswahl der vorhandenen Steuerschlüssel.
Projekt	Gruppierung/Zusammenfassung von mehreren Aufträgen, die diesem Projekt zugeordnet sind.
Status	Auskunft darüber, ob die Buchung offen/geschlossen.

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Mahnungen

Eine Ausführliche Beschreibung zu Erklärung, Konfiguration, Suchen und Erfassen von Mahnungen finden Sie hier: Verkauf "Mahnungen"

Massenerstellung von Rechnungen

Unter Verkauf/Massenerstellung von Rechnungen aus Lieferscheinen können Sie zu allen gelieferten Produkten, die noch einen offenen VK-Lieferschein haben, eine Massenerstellung von Rechnungen erfassen. Hierbei öffnet sich zunächst eine Suchfunktion, in der diese eine Vorauswahl treffen können, um die Suche einzugrenzen.

Nicht geliefert / Geliefert	Grenzt die Suche der offenen VK-Lieferscheine auf bereits gelieferte oder noch nicht gelieferte ein.
Kundenname	Mit Eingabe eines Kunden, werden alle offenen Lieferscheine zu diesem Kunden angezeigt. Ohne Eingabe, werden alle offenen Lieferscheine für alle Kunden angezeigt.
Kundennummer	Grenzt die Suche anhand der Kundennummer ein.
Lieferscheindatum von - bis	Grenz die Suche anhand des Lieferscheindatums ein.

• Mit der Aktion "Suchen" in der Actionbar wird anhand der Vorauswahl ein Suchbericht erstellt, mit Informationen zu Lieferscheindatum, Lieferscheinnummer, Auftragsnummer, Kundenname und Kundennummer.
  
• Mit einem Mausclick auf das oberste Kästchen, werden automatisch alle offenen Lieferscheine im Suchbericht markiert. Alternativ kann auch jedes Kästchen einzeln markiert werden. Über die Aktion "Erzeugen" wird für jeden Lieferschein der markiert ist, eine Rechnung erstellt.
  
• Anschließend können Sie das Rechnungsdatum festlegen (automatisch ist immer das aktuelle Datum vorausgewählt).

Abb. Suchbericht zu den offenen Lieferscheine

• In einem neuen Bericht werden Ihn alle erzeugten Rechnungen angezeigt. Mit Mausclick auf die jeweilige Rechnungsnummer öffnet sich das ERP-Dokument zur Rechnung, wo Sie anschließend über die Aktion "Export" in der Actionbar die E-Mail an den Kunden senden können. 

Hinweis: Jede Rechnung muss separat geöffnet und einzeln per E-Mail versendet werden. 

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Einkaufsrechnung von Scanner hinzufügen

Unter Einkauf/Einkaufsrechnung von Scanner hinzufügen können Sie die PDF-Datei der Einkaufsrechnung uploaden und mit einer vorhandenen oder neuen Rechnung verknüpfen, sodass diese im ERP-Dokument unter "Dokumenten" hinterlegt ist.. Dieser Prozess erfolgt in 2 Schritten:

Schritt 1: PDF Scannen 

• Die eingescannte Rechnung oder digital per E-Mail wird über das Scanverzeichnis hochgeladen bzw. hinterlegt.
• Über den Radiobutton wird die PDF ausgewählt und kann anschließend über den Workflow mit einer neuen oder vorhandenen Rechnung verknüpft werden.

Schritt 2a: PDF-Rechnung mit einer neuen Kreditorenbuchung/Einkaufsrechnung verknüpfen

• Erstellen Sie eine neue Kreditorenbuchung oder Einkaufsrechnung und verbuchen Sie diese.
• Mit der Aktion Buchen wird automatisch die zuvor ausgewählte PDF-Rechnung mit der neu erfassten Kreditorenbuchung oder Einkaufsrechnung verknüpft.

Schritt 2b: PDF-Rechnung mit einer vorhandenen Rechnung verknüpfen

• vorhandene Einkaufsrechnung oder Kreditorenbuchung suchen.
• Über die Rechnungsnummer gelangen Sie zum entsprechenden ERP-Dokument.
• Auswahlmöglichkeit darüber, ob Sie schließlich die PDF-Datei zur Rechnung/Buchung hinzufügen möchten.

Verkauf "Mahnungen"

Eine Mahnung im Verkauf ist eine schriftliche oder elektronische Zahlungsaufforderung, die ein Unternehmen an einen Kunden sendet, wenn eine Rechnung nicht innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist beglichen wurde. Sie dient dazu, den Kunden an die offene Forderung zu erinnern und es können je nach Mahnstufe zusätzliche "Mahngebühren" erhoben werden. Um eine Mahnung neu zu erfassen, muss die Funktion zunächst im System konfiguriert werden.

Mahnungen konfigurieren

Unter dem Menüpunkt "System/Mahnungen konfigurieren" können Mahnungen angelegt und konfiguriert werden.

Erst wenn Mahnungen konfiguriert werden, kann ein Mahnlauf im Menü "Verkauf" erstellt werden.

Option	Beschreibung
Mahnlevel	Zeigt das Mahnlevel an (startet bei 1 und wird fortlaufend weitergeführt).
Mahnstufenbeschreibung	Beschreibt das Mahnlevel (z. B.: Erinnerung, letzte Mahnung, ...).
Vorauswahl aktiviert	Falls Checkbox gesetzt, wird die Spalte "Aktiviert" beim Erfassen von Mahnungen direkt ausgewählt.
Vorauswahl E-Mail	Falls Checkbox gesetzt, wird die Spalte "E-Mail" beim Erfassen von Mahnungen direkt ausgewählt.
Buchung erstellen	Falls Checkbox gesetzt, wird automatisch eine Debitorenbuchung für Mahngebühren und Zinsen erstellt. Die bebuchten Konten können in der Konfiguration definiert werden.
Fristsetzung	Hier wird die Zahlungsfrist für das jeweilige Mahnlevel in Tagen angegeben.
Fälligkeitsdatum +Tage	Zeitraum, nachdem eine Rechnung angemahnt werden kann (oder das nächste Mahnlevel).
Gebühr	Falls gewünscht, kann hier eine Mahngebühr eingetragen werden. Diese Optionen sind für alle Dokumente des jeweiligen Mahnlevels gültig
Zinssatz	Falls gewünscht, kann hier ein Zinssatz eingetragen werden. Diese Optionen sind für alle Dokumente des jeweiligen Mahnlevels gültig
Druckvorlage	Folgende Optionen müssen gesetzt werden: Mahnlevel 1 → mahnung1 Mahnlevel 2 → mahnung2 Mahnlevel 3 → mahnung3 Diese Optionen werden für den internen Gebrauch benötigt.

Falls Mahngebühren und Zinsen für ein Mahnlevel aktiviert ist, so müssen Konten für diese hinterlegt werden.

Vorschlag für drei Mahnlevel:

1. Zahlungserinnerung
2. Mahnung
3. Letzte Mahnung
   

Texte festlegen

• Texte können unter dem Menüpunkt "System/Vorlagen/Textvorlagen" festgelegt werden. 
• Hier können die Texte für die Einleitungen und den Schluss des jeweiligen Mahnlevels eingetragen werden.
  
• Gilt auch für Mahnrechnungen, falls konfiguriert.
  

Mahnungen suchen und erfassen

Mahnungen können über den Menüeintrag "Verkauf/Mahnungen" gesucht und erfasst werden.

Suchen

Ggf. Filter einstellen und den Button "Suchen" verwenden, um bereits erstellte Mahnungen anzuzeigen. Im Bericht können bereits erstellte Mahnungen erneut gedruckt werden.

Erfassen

Der Mahnprozess läuft chronologisch wie folgt ab: (1) Mahnung erfassen (2) Mahnprozess starten (3) Mahnung anlegen.

• Unter Verkauf/Mahnungen/Erfassen können Sie den Mahnprozess starten.
  
• Mit der Eingabe eines Kundennamens und der anschließenden Aktion "Suchen" wird ein Suchbericht aller überfälligen Rechnungen für diesen Kunden erstellt, der dieser Firmierung zugeordnet ist. Falls kein Kundennamen eingegeben wird, so wird ein Suchbericht für alle Kunden erstellt, die dieser Firmierung zugeordnet sind.

Abb. Übersicht der überfälligen Rechnungen von Kunden und Maske zum starten eines Mahnprozesses.

Aktuelles Mahnlevel	Anzeige für das aktuelle Mahnlevel. Wenn keine Zahl angezeigt wird, dann gibt es zu dieser Rechnung bislang keine Mahnung.
Nächstes Mahnlevel	Automatische Anzeige für das nächste/kommende Mahnlevel.
Aktiviert?	Durch das Häkchen wird für diesen Kunden die Mahnung aktiviert.
E-Mail?	Durch dieses Häkchen erhält der Kunde eine Mitteilung per E-Mail, falls eine Rechnung überfällig ist und eine Mahnung erfolgt.
Kundenname	Anzeige des Kundennamens.
Sprache	Sprache des Kunden.
Rg. Nr.	Rechnungsnummer der überfälligen Rechnung.

Hinweis: Durch die Aktion "Anlegen" in der Actionbar wird der Mahnprozess für alle Rechnungen gestartet, die ein Häkchen bei "Aktiviert?" haben. 

Verkauf/Einkauf "Berichte"

Unter Verkauf/Berichte öffnet sich ein weiteres Untermenü, wo Sie sich unterschiedliche Berichte wie z. B. Verkaufsberichte, Kundenpreise, Lieferpläne etc. erzeugen lassen können.

Verkaufsbericht

Unter Verkauf/Berichte/Verkaufsbericht öffnet sich zunächst eine Suchmaske, in der Sie mithilfe unterschiedlicher Informationen eine Vorauswahl treffen können und anhand derer anschließend ein Verkaufsbericht erzeugt wird. 

Hinweis: Grenzen Sie bei Ihrer Suche wenn mögliche den Zeitraum ein bzw. bestimmen Sie das Startdatum, ab wann die Berichte erzeugt werden sollen.

Abb. Suchmaske zum Verkaufsbericht

Anhand dieser Felder wird bestimmt, nach was oder wie der Bericht sortiert werden soll. Im Verkaufsbericht wird die Beschreibung der Hauptsortierung mit roter Schrift und Untersortierung mit grüner Schrift angezeigt. 

In diesem Bereich treffen Sie eine Vorauswahl über das was angezeigt werden soll. Bei keinem Eintrag werden alle angezeigt (z. B. die Verkaufsberichte aller Kunden).

Die Eingabe hier entscheidet darüber, welche Angaben Sie in den Bericht mit aufnehmen möchten. Jede Angabe erweitert den Bericht um eine weitere Spalte.

Auftragsartikelsuche

Unter Verkauf/Berichte/Auftragsartikelsuche öffnet sich zunächst eine Suchmaske, in der Sie mithilfe unterschiedlicher Informationen eine Vorauswahl treffen können und anhand derer anschließend ein Bericht zu den verkauften Auftragsartikeln erzeugt wird. 

Hinweis: Der erzeugte Bericht ist hierbei auf maximal 15 Aufträge begrenzt, weshalb es sich empfiehlt, die Suche anhand der Auftragsnummer oder des Datums einzugrenzen.

Kundenpreise

Unter Verkauf/Berichte/Kundenpreise öffnet sich zunächst eine Suchmaske, in der Sie mithilfe unterschiedlicher Informationen eine Vorauswahl treffen können und anhand derer anschließend ein Bericht zu den Kundenpreisen erzeugt wird. Es ist notwendig einen Kunden auszuwählen, da ansonsten kein Bericht erzeugt werden kann.

• Die im Bericht angegebenen Preise und Rabatte sind identisch mit denen, die sich für ein ERP-Dokument ergeben, das entsprechend der gegebenen Filtereinstellungen erstellt wird

Lieferplan

Unter Verkauf/Berichte/Lieferplan öffnet sich zunächst eine Suchmaske, in der Sie mithilfe unterschiedlicher Informationen eine Vorauswahl treffen können und anhand derer anschließend ein Bericht zum Lieferplan für nicht vollständige gelieferte Verkaufsaufträge (ohne Lieferschein) erzeugt wird.

• Ohne eine spezifische Eingabe werden im Bericht Lieferplan alle nicht vollständig gelieferten Verkaufsaufträge aller Kunden angezeigt.
• Mit der Aktion "Filter zeigen" werden die Filter eingezogen und der Bericht wird in der Anzeige nach oben verlagert und dadurch übersichtlicher.

Lieferwertbericht

Unter Verkauf/Berichte/Lieferwertbericht öffnet sich zunächst eine Suchmaske, in der Sie mithilfe unterschiedlicher Informationen eine Vorauswahl treffen können und anhand derer anschließend ein Lieferwertbericht für aktuell offene Verkaufs-Aufträge  erzeugt wird.

• Ohne eine spezifische Eingabe werden im Lieferwertbericht alle aktuell offenen Verkaufs-Aufträge aller Kunden angezeigt.
• Mit der Aktion "Filter zeigen" werden die Filter eingezogen und der Bericht wird in der Anzeige nach oben verlagert und dadurch übersichtlicher.

Finanzcontrollingbericht

Unter Verkauf/Berichte/Finanzcontrollingbericht öffnet sich zunächst eine Suchmaske, in der Sie mithilfe unterschiedlicher Informationen eine Vorauswahl treffen können und anhand derer anschließend ein Finanzcontrollingbericht für offene Verkaufsaufträge erzeugt wird.

• Ohne eine spezifische Eingabe werden im Finanzcontrollingbericht alle offenen Verkaufsaufträge aller Kunden angezeigt.
• Mit der Aktion "Filter zeigen" werden die Filter eingezogen und der Bericht wird in der Anzeige nach oben verlagert und dadurch übersichtlicher.

Vertreterabrechnung

Unter Verkauf/Berichte/Vertreterabrechnung öffnet sich zunächst eine Suchmaske, in der Sie mithilfe unterschiedlicher Informationen eine Vorauswahl treffen können und anhand derer eine Übersicht zur Vertreterabrechnung aus Provisionsregeln generiert wird. 

• Für die Suche muss ein Vertreter und ein Zeitraum für das Rechnungsdatum eingegeben werden. 
• Mit der Aktion "Filter zeigen" werden die Filter eingezogen und der Bericht wird in der Anzeige nach oben verlagert und dadurch übersichtlicher.
• Vertreterabrechnung: Ist dieses Feld aktiviert, so erhalten Sie eine detailliertere Übersicht der Vertreterabrechnung.

Lager

Das Ein- und Auslagern von Artikeln erfolgt im odyn-ERP über die Lieferscheine vom Einkauf oder Verkauf.
Über den Button Auslagern/Einlagern erfolgt zu allen Artikeln aus dem Lieferschein eine Lagerbuchung im Hintergrund.
Dies ist der gewünschte Standard-Workflow. Somit erhalten die Lagerbuchungen automatisch eine Verknüpfung zum Lieferschein und können mit weiteren "Verknüpfte Belege" verbunden sein.

Alle drei Untermenüs Lagerbestände, Lagerbuchungen und Lagerentnahme haben in der Actionbar den Button Lager … über diesen können Sie selbst eine Lagerbuchung durchführen:

• Einlagern
• Erzeugnis fertigen
• Umlagern
• Entnahme

Eine selbst durchgeführte Lagerbuchung ist ohne Verknüpfung zu einem ERP-Dokument und sollte immer mit einem Eintrag im Feld "Optionaler Kommentar" gemacht werden. Damit die Buchung nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet in ihrer Auswirkung erfasst ist.

Informationen zur Inventur finden Sie hier: Inventuraufnahme

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Untermenüs

• Unter Lager/Lagerbestände erhalten Sie Auskunft über den Bestand von Artikel zum gewünschten Zeitpunkt.
• Unter Lager/Lagerbuchungen können alle oder die gewünschten Buchungen angezeigt werden.
  
• Die Lager/Lagerentnahme zeigt die entnommenen Artikel (Differenz eingelagert zu ausgelagert) mit Anzahl und Ø mtl.

Für den Suchbericht der unterschiedlichen Untermenüs haben Sie über eine Vorauswahl zunächst die Möglichkeit, Ihre Suche einzugrenzen durch folgende Felder:

Lager	Auswahl der vorhandenen Lager.
Lagerplatz	Auswahl der vorhandenen Lagerplätze.
Artikelnummer	Artikelnummer, die in den Stammdaten hinterlegt wurde.
Artikelklasse	Artikelklasse, die in den Stammdaten hinterlegt wurde.
Artikelbeschreibung	Artikelbeschreibung, die in den Stammdaten hinterlegt wurde.
Warengruppe	Auswahl der vorhandenen Warengruppen.
Chargennummer	Chargennummer, die in den Stammdaten hinterlegt wurde.
Lagerbestand	Filterkriterien zur Anzahl und Einheit.
Lagerbestand am	Bestand des Lagers zu einem bestimmten Datum.
Lagerbestand	Eingrenzung der Suche in Abhängigkeit von der Verfügbarkeit.

Einlagern

Über die Eingabefelder können Sie hier Waren einlagern und haben gleichzeitig eine Übersicht der letzten 10 Lagertransaktionen:

Ware	Auswahl der Ware, die Sie einlagern möchten.
Ziellager	Auswahl der vorhandenen Lager.
Ziellagerplatz	Auswahl der vorhandenen Lagerplätze.
Chargennummer	Nummer der Charge.
EAN	13-stellige Identifkationsnummer von GS1 ist eine eindeutige und unverwechselbare Produktbezeichnung, die Sie für den Verkauf Ihrer Artikel benötigen.
Menge	Eingabe der Menge und Einheit.
Grund der Einlagerung auswählen	Auswahl der vorhandenen Gründe.
Optionales Kommentar	Damit die Buchung nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet in ihrer Auswirkung erfasst ist.

Erzeugnis fertigen

Einige Felder überschneiden sich mit denen aus dem Prozess des Einlagerns und sind daher analog zu verstehen.

Erzeugnis	Auswahl der Erzeugnisse, die Sie einlagern möchten.
Chargennummernvergabe	Eindeutige Nummerierung der Charge.

Umlagern

Hier können Sie vorhandene Artikel von einem Lager in ein anderes Lager umlagern. Dabei muss zunächst der Artikel gesucht werden, indem Sie alle Artikel anzeigen lassen oder die Suche in der Vorauswahl eingrenzen. 

Abb. Lagerbericht

1. In der Kopfzeile sehen Sie in welchem Lager Sie sich aktuell befinden. Zusätzlich können Sie hier den Grund für die Umlagerung auswählen und die Aktion kommentieren.
2. Abhängig von Ihrer Suche erhalten Sie einen Lagerbericht mit mehreren Spalten und Informationen zu:  Quelllagerplatz, Artikelnummer und -beschreibung , Lagerbestand etc.
   
3. Über die Umlagermenge bestimmen Sie die Stückzahl der Ware, die umgelagert werden soll.
   
4. Auswahl des neuen Ziellagers- und lagerplatzes.
5. Erst über die Aktion "Umlagern" ist der Prozess beendet.

Hinweis: Wenn Sie "Standardlagerplatz für diese Waren ändern" ankreuzen, so ändert sich der Lagerplatz für diesen Artikel in den Stammdaten. Ohne das Häkchen findet nur eine direkte Umlagerung statt und die Stammdaten bleiben unverändert.

Entnahme

Hier können Sie vorhandene Artikel aus dem Lager entnehmen (Der Prozess ist fast identisch wie beim "Umlagern). Dabei muss zunächst der Artikel gesucht werden, indem Sie alle Artikel anzeigen lassen oder die Suche in der Vorauswahl eingrenzen. 

• In der Kopfzeile sehen Sie in welchem Lager Sie sich aktuell befinden. Zusätzlich können Sie hier den Grund für die Umlagerung auswählen und die Aktion kommentieren.
• Abhängig von Ihrer Suche erhalten Sie einen Lagerbericht mit mehreren Spalten und Informationen zu:  Lagerplatz, Artikelnummer und -beschreibung , Lagerbestand etc.
  
• Im Feld Entnahmemenge bestimmen Sie die genaue Menge, die aus dem Lagerbestand entnommen werden soll.
• Über die Aktion "Auslagern" ist der Prozess beendet.

Steuersystematik

Unterteilung der Tätigkeiten

Unternehmenstätigkeiten lassen sich grob in folgende Bereiche unterteilen:
unmittelbare (im weiteren Direkte-Tätigkeiten) und mittelbare (im weiteren Indirekte-Tätigkeiten).

Direkte-Tätigkeiten

Die Direkte-Tätigkeit eines Unternehmens umfasst die Produkte oder Dienstleistungen, die das Kerngeschäft ausmachen. Es ist die wichtigste Einnahmequelle und der Bereich, in dem das Unternehmen seine Kernkompetenzen besitzt. Diese Tätigkeiten stehen mit der Hauptleistungserstellung des Unternehmens in Verbindung und tragen unmittelbar zur Wertschöpfung bei.

Beispiele:

• Produktion von Waren (z. B. Autoproduktion in der Automobilbranche).
  
• Erbringung von Dienstleistungen (z. B. Beratung bei einer Unternehmensberatung).
  
• Logistik (Transport und Lagerung der Endprodukte).
  
• Kundenservice (direkte Unterstützung der Kunden, z. B. Reparaturen).
  Merkmal: Diese Tätigkeiten bringen direkt Umsatz oder stehen im direkten Zusammenhang mit der Kernleistung des Unternehmens.

Indirekte-Tätigkeiten

Diese Tätigkeiten unterstützen die unmittelbaren Tätigkeiten, stehen aber nicht direkt mit der Herstellung oder Bereitstellung der Hauptleistung in Verbindung. Sie sind oft notwendig, um das Unternehmen effizient zu betreiben.

Beispiele:

• Verwaltung & Management (z. B. Buchhaltung, Personalwesen, Controlling).
  
• Marketing & Werbung (Steigerung der Sichtbarkeit und Kundenakquise).
  
• IT & Infrastruktur (Bereitstellung von Systemen zur Unterstützung der Produktion oder Verwaltung).
  
• Forschung & Entwicklung (Innovationen und Produktverbesserungen).
  Merkmal: Diese Tätigkeiten unterstützen das Hauptgeschäft, ohne direkt zum Umsatz beizutragen.

Zusammenfassung:
✔ Unmittelbare bzw. Direkte-Tätigkeiten = Direkte Wertschöpfung (Produktion, Verkauf, Kundenservice).
✔ Mittelbare bzw. Indirekte-Tätigkeiten = Indirekte Unterstützung (Verwaltung, IT, Marketing).

Warum ist diese Unterscheidung wichtig?

Direkte-Tätigkeiten sind im odyn-ERP mit Artikel und haben eine Steuerautomatik.
Ausnahme ist Reverse-Charge (§13b).

Indirekte-Tätigkeiten sind im odyn-ERP ohne Artikel und haben keine Steuerautomatik.

Mehrwertsteuer

Die Mehrwertsteuer (MwSt) ist eine Steuer, welche auf zwei Hauptkomponenten basiert:

1. Umsatzsteuer (USt): Die Steuer, die ein Unternehmen auf den Verkauf von Waren und Dienstleistungen erhebt und diese grundsätzlich an das Finanzamt abführt.
2. Vorsteuer (VSt): Die Steuer, die ein Unternehmen beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen zahlt.
   

In Deutschland unterscheidet man hierbei zwischen drei Steuersätzen:

• Allgemeiner Steuersatz: 19 % auf die meisten Waren und Dienstleistungen.
• Ermäßigter Steuersatz: 7 % auf bestimmte Güter und Dienstleistungen wie z. B. Lebensmittel, Bücher, Zeitungen etc.
• Steuerbefreite Umsätze: 0 % z. B. medizinische Leistungen oder Bildungsangebote

Steuersystematik in der Direkten-Tätigkeit

Direkte-Tätigkeiten werden über Einkaufs- und Verkaufsrechnungen mit Artikeln abgebildet und besitzen eine Steuerautomatik. Über die Buchungsgruppen erfolgt die Auswahl zum FiBu-Konto, welches die Einstellungen zur richtigen Steuerautomatik beinhaltet.

Buchungsgruppen

Vereinfachte grafische Abbildung
Buchungsgruppen und Steuerautomatik

1. Auswahl der Buchungsgruppe (Zeile) erfolgt über den Artikel in der Rechnung. 
   In den Stammdaten vom Artikel wird diese hinterlegt:
   

   

   Abb. Stammdaten/Artikel
   
   

2. Auswahl der Steuerzone (Spalte) erfolgt über das Feld "Steuerzone" in der Rechnung.
   Diese wird aus den Stammdaten vom Kunden oder Lieferanten an die Rechnung vererbt und kann dort verändert werden.
   In den Stammdaten wird über das Länderkürzel/Land und die USt-IdNr. die Steuerzone bestimmt.

   Abb. Stammdaten/Kunde
   
   

3. Auswahl Erlös/Aufwand innerhalb der Steuerzone (Unter-Spalte) erfolgt über Verkauf/Einkauf.
   Rechnungen im Verkauf führen zu Erlös und Rechnungen im Einkauf zu Aufwand.
   
   

4. Das FiBu-Konto (Überschneidung der Zeile und Spalte):
   Mit einem Steuerschlüssel im FiBu-Konto erfolgt die Steuerautomatik (siehe FiBu-Konto erfassen/ändern).
   Im Steuerschlüssel ist der Steuersatz und das Konto für die Umsatzsteuer oder Vorsteuer hinterlegt.
   
   

   

   Abb. FiBu-Konto 4400
   

Die richtige Steuerautomatik erfolgt über:
- den Artikel mit seiner Buchungsgruppe,
- die Steuerzone des Kunden/Lieferanten, welche über das Länderkürzel und die USt-IdNr bestimmt wird.
- das FiBu-Konto mit seinen Einstellungen!

Ausnahme Reverse-Charge §13b

Grundsätzlich ist die Steuerzone in der Direkten-Tätigkeit automatisch vorausgewählt. Es gibt Ausnahmen, zu denen Sie die Steuerzone im ERP-Dokument "Rechnung" manuell auswählen müssen, z. B. Reverse-Charge (§13b) in der Baubranche. 

Abb. Steuerzone in Rechnungen

Damit im Drop-Down-Menü die Steuerzone "RC §13b" überhaupt angezeigt und wählbar wird, muss diese Steuerzone zuvor unter: System/Finanzbuchhaltung/Steuerzone/Erfassen neu erfasst werden (siehe oben).

Hinweis: Weitere Infos zum RC (§13b) können sie hier entnehmen: Reverse-Charge-Verfahren

Erfassen neuer Buchungsgruppen und Steuerzonen

Jedes Unternehmen verfolgt einen anderen Zweck und hat andere Präferenzen/Vorgehensweisen, wie es seine Buchungsgruppen benennen möchte oder welche Steuerzonen es benötigt. Neben den bereits vorhandenen ist es im odyn-ERP möglich und empfehlenswert, neue Buchungsgruppen oder Steuerzonen zu erfassen.

Buchungsgruppe erfassen

Abb. Beispielübersicht zum Erfassen einer neuen Buchungsgruppe (System/Finanzbuchhaltung/Buchungsgruppen/Erfassen)

1. Beschreibung der Buchungsgruppe.
2. Das Sachkonto zum Warenbestand (generell das gleiche Warenbestandskonto, wie bei Ihren Buchungsgruppen auswählen).
3. Auswahl des FiBu-Kontos der Buchungsgruppe für die entsprechende Steuerzone.

Steuerzone erfassen

Abb. Beispielübersicht zum Erfassen einer neuen Steuerzone (System/Finanzbuchhaltung/Steuerzone/Erfassen)

1. Beschreibung der Steuerzone z. B. RC §13b (Revers-Charge). 
2. Bedingung, also in welchem Land bzw. in welcher Steuerzone die FiBu-Konten gelten.
3. Umsatzsteuerkategorie, also welche Regelung hier gilt z. B. bei RC §13b ist es AE - Umkehrung der Steuerschuldnerschaft.
4. Umsatzsteuerbefreiungsgrund ist ein dynamisches Feld und wird abhängig von der Auswahl der Umsatzsteuerkategorie angezeigt oder ausgeblendet. -> Dient nur für die E-Rechnung
5. Auswahl des FiBu-Kontos für die entsprechenden Buchungsgruppen innerhalb dieser Steuerzone.

Steuersystematik in der Indirekten-Tätigkeit

Indirekte Tätigkeiten werden über Dialog-, Debitoren- und Kreditorenbuchungen abgebildet und besitzen keine Steuerautomatik, was bedeutet, dass diese vom Benutzer über den Steuerschlüssel manuell erfasst werden müssen.

Abb. Steuerschlüssel in Dialog-, Debitoren- und Kreditorenbuchungen

Finanzbuchhaltung

1. VK-Rechnung und EK-Rechnung

• Buchung erfolgt mit Kunde oder Lieferant.
• Buchung erfolgt mit der Positionstabelle, die Artikel, Menge und Preis beinhaltet.  
  
• (Über die Buchungsgruppe vom Artikel und die Steuerzone der Rechnung wird das FiBu-Konto bestimmt).    
• Die Zahlung/-en können gemeinsam mit der Rechnung gebucht oder angezeigt werden.

Erstellung dieser Rechnungen erfolgt über den Workflow oder über das Untermenü Rechnungen, vom Verkauf/Einkauf, mit Button "Erfassen".

2. Debitorenbuchung und Kreditorenbuchung

• Buchung erfolgt mit Debitor oder Kreditor.
• Buchung erfolgt mit FiBu-Konto, das vom Benutzer bestimmt wird.    
• Die Zahlung/-en können gemeinsam mit der Rechnung gebucht oder angezeigt werden.

Erstellung dieser Rechnung erfolgt über das Menü unter Finanzbuchhaltung/Buchungsjournal mit dem Button "Erfassen" in der Actionbar.

3. Dialogbuchung

• Buchung erfolgt mit FiBu-Konto, das vom Benutzer bestimmt wird.

Erstellung dieser Rechnung erfolgt über das Menü unter Finanzbuchhaltung/Buchungsjournal mit dem Button "Erfassen" in der Actionbar.

Buchungsjournal

Das Buchungsjournal (Finanzbuchhaltung/Buchungsjournal) gibt Auskunft über erfassten Buchungen im odyn-ERP. Dabei können die Ergebnisse der Abfrage mittels Suchmaske begrenzt werden. Z. B. können alle Buchungen zu einer Referenz / Rechnungsnummer oder zu einem bestimmten Datum aufgelistet werden.

Über den folgenden Filter lässt sich festlegen, ob das im Filter verwendete Datum,
das Datum auf der Rechnung (Rechnungsdatum = Datum auf dem Dokument)
oder
das Datum der Buchung (Buchungsdatum = Datum, an dem die Buchung ein / aus ging), sein soll:

Mit dem Button "Suchen" folgt der Bericht zum Buchungsjournal:

Abb. Suchbericht des Buchungsjournals

DATEV-Exportassistent

Der DATEV-Export (Menü Finanzbuchhaltung/DATEV-Exportassistent) erstellt eine CSV-Datei mit Buchungsdaten in einem Datev-Format für den Import in andere Systeme.

Beispiel-Datei:

GoBD Export

Mit dem GoBD-Export (Finanzbuchhaltung/GoBD Export) werden Finanzbehörden für die Betriebsprüfung die Unternehmensdaten, in einer GoBD-konformen ZIP-Datei, elektronisch/digital zur Verfügung gestellt.

Zum Beispiel der Inhalt einer ZIP.-Datei:

SB/EB buchen

Unter dem Menü Finanzbuchhaltung/"SB/EB buchen" wird zum Schlussbestand (SB-Buchung) und dem Eröffnungsbestand (EB-Buchung) jeweils eine Buchung durchgeführt.
Das odyn-ERP führt die FiBu-Konten aggregiert über die Jahresperiode hinweg.
Mit der SB-Buchung wird der Saldo auf 0 gebucht und die EB-Buchung erzeugt wieder den ursprünglichen Saldo.
Diese EB-Buchung wird von externen Systemen, zu Beginn einer Jahresperiode, oder von einigen Berichten benötigt.

Offene Forderungen

Unter dem Menü Finanzbuchhaltung/Offene Forderungen finden sich die noch ausstehenden Forderungen von Kunden.

Offene Verbindlichkeiten

Unter dem Menü Finanzbuchhaltung/Offene Verbindlichkeiten finden sich noch ausstehende Verbindlichkeiten zu Lieferanten.

Bücherkontrolle

Unter dem Menü System/Finanzbuchhaltung/Bücherkontrolle wird das Datum festgelegt, bis einschließlich zum, keine Änderungen oder weitere Buchungen mehr erfolgen können.

Dokumente/Belege

In der Buchhaltung herrscht der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Es soll keine Buchung vorgenommen werden, wenn der Buchungsbeleg dafür nicht vorhanden ist. Es fehlt der Nachweis für die Richtigkeit der Aufzeichnung.

FiBu-Konten erfassen/ändern

Die zwei gängigen Kontenrahmen in der Finanzbuchhaltung (FiBu) sind der SKR03 und der SKR04 von DATEV:
Prozessgliederungsprinzip (SKR03)     → Reihenfolge der Konten entspricht dem Geschäftsablauf.
Abschlussgliederungsprinzip (SKR04) → Die Kontenklassen werden nach der Gliederung des Jahresabschlusses organisiert.

Kontenrahmen:

• Beispiel SKR 03 für 2024: 11174_Kontenrahmen DATEV SKR 03.pdf
• Beispiel SKR 04 für 2024: 11175_Kontenrahmen DATEV SKR 04.pdf
  

Der Kontenrahmen wird jährlich angepasst.
Aus dem Kontenrahmen werden die genutzten/bebuchten Konten zu dem Kontenplan für Ihr Unternehmen.

Wichtige Informationen für das richtige Erfassen von FiBu-Konten im ERP sind aus dem Kontenrahmen (PDF zu SKR03/SKR04) zu entnehmen.

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Notwendigen Informationen im Kontenrahmen 

Die Spalten-Überschrift informiert über das Konto in der Zeile:
1) und 4) Bilanz-Posten oder GuV-Posten
2) und 5) Programmverbindung / Abschlusszweck
3) und 6) Kontenklasse

In der Zeile zur Spalte 3) und 6) sind die Informationen zur Funktion, Kontonummer, Kontobeschreibung z. B.:

Abb: Beispielhafter Auszug aus der Übersicht des SKR04

                                                                                                                                                 Rot = Funktion des Kontos (vor einem Konto), die für das ERP relevant sind: 
       AV  = Automatische Errechnung der Vorsteuer)
       AM = Automatische Errechnung der Umsatzsteuer)
           S = Sammelkonten)
Grün = Kontonummer
Blau = Kontobeschreibung.

In der Zeile zur Spalte 1) und 4) ist der Bilanz-Posten oder GuV-Posten z. B.:

In der Zeile zur Spalte 2) und 5) ist die Programmverbindung / Abschlusszweck

• Umsatzsteuererklärung (U), Gewerbesteuer (G) und Körperschaftsteuer (K)
  
• Handelsbilanz (HB), Steuerbilanz (SB) oder Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG (EÜR)

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Erfassen von FiBu-Konten im ERP

Zur Erfassung eines neuen Kontos befolgen Sie die Anweisung der im Folgenden aufgelisteten Punkte. Die notwendigen Informationen sind schließlich aus dem SKR03/04 herauszulesen (siehe oben).

Hauptmenü: System/Finanzbuchhaltung/Konto erfassen

Mit N/A gekennzeichnete Einstellungen dürfen aktuell nicht ausgewählt werden.

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1. Grundeinstellungen

Die Grundeinstellungen sind:

• Kontonummer (aus Spalte 3 oder 6 des Kontenrahmens)
• Beschreibung (ist die Kontobeschreibung aus Spalte 3 oder 6 des Kontenrahmens)
• Kontotyp (Standard ist Konto)

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2. Kontoart

Abhängig von der Spalten-Überschrift zu 1) und 4) und der Zeile wählen Sie:

zu Bilanz-Posten:	zu GuV-Posten:	Nicht benutzen:
(A) Aktiva/Mittelverwendung	(E) Aufwand	(C) Kosten
(L) Passiva/Mittelherkunft	(I) Erlös	(Q) Passiva

Wenn Sie bei Bilanz-Posten nicht sicher sind, ob diese Aktiva oder Passiva sind, schauen sie im HGB § 266 nach.

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3. Sammelkonto für

Kennzeichnung S (vor einem Konto) im Kontenrahmen.

• Einkauf → Verbindlichkeiten
• Verkauf → Forderungen
• kein Sammelkonto → sind die meisten Konten

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4. Ins Aufklapp-Menü aufnehmen

Die Einstellungen in diesem Abschnitt bestimmen, wo das FiBu-Konto zum Buchen zur Auswahl steht.

Übergeordnete Kategorie:
Verkaufsrechnungen/Debitorenbuchungen (mit Kunde)       = Forderungen
Einkaufsrechnungen/Kreditorenbuchungen (mit Lieferant)  = Verbindlichkeiten

Die Unterkategorie bestimmt die Anzeige:

Forderungen	Verbindlichkeiten
○ Erlös	○ Aufwand/Anlagen
○ Zahlungseingang	○ Zahlungsausgang
○ Steuer	○ Steuer
○ Nicht aufnehmen	○ Nicht aufnehmen

Zahlungseingang/-ausgang (z. B. Kasse, Bank, PayPal, Prepaid-Konto, Kredit-Karte, …). Diese Konten werden sowohl im Einkauf als auch im Verkauf zur Zahlung genutzt und benötigen beide Radiobuttons.  

In einer Dialogbuchung stehen alle FiBu-Konten zum Buchen zur Auswahl.

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5. Steuerautomatik und UStVA

Konten mit den Hauptfunktionen AV oder AM im SKR :
AV = Automatische Errechnung der Vorsteuer,  AM = Automatische Errechnung der Umsatzsteuer

Diese benötigen:
1) einen Steuerschlüssel mit "Automatikbuchung auf ein Konto" der richtigen Vorsteuer oder Umsatzsteuer
2) ein "Gültig ab"
3) in der Spalte UStVA die richtige Kennzahl - KZ aus dem Vordruckmuster USt 1 A.

Eine ausführliche Beschreibung der einzelnen Steuerschlüssel kann im ERP unter System / Finanzbuchhaltung / Steuern entnommen werden. Zusätzlich können in diesem Bereich weitere Steuerschlüssel angelegt werden.

Hat das Konto keine Hauptfunktionen AV oder AM, dann wählen Sie den Steuerschlüssel 00. (0 %) und UStVA="-"

Die Gültigkeit muss angegeben werden und darf nicht leer sein

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6. Berichte

Die Zuordnung eines FiBu-Kontos zu einem Bericht erfolgt in diesem Abschnitt.

Aus der Spalten-Überschrift zu 1) und 4) im Kontenrahmen ist zu entnehmen, welcher Bericht (Bilanz oder GuV) verwendet wird.
Aus der Zeile des Kontos folgt der Posten im Aufklapp-Menü.

In der GuV reicht ein Posten als Erhöhung oder Verminderung.
Die Bilanz kann einen zweiten Posten als Alternativkonto haben (folgt mit "oder" und kursiver Schrift im Kontenrahmen).

Z. B.: SKR03 Konto 0320 Pkw = Bericht  "Bilanz" und "Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung"
        SKR04 Konto 0320 Einrichtungen für Wohnbauten = Bericht "Bilanz" und "Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte, ..."

Aus dem Kontenrahmen ist die Zuordnung zur BWA nicht abzulesen.

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7. verschiedene Einstellungen

Hat Punkt 5 die Hauptfunktionen AV oder AM, so muss die Checkbox "DATEV-Automatik" gesetzt werden.

Zahlungsverkehr

Zahlungseingänge

• Die Anzeige oder das Erfassen des Geldeingangs erfolgt über Zahlungsverkehr/Zahlungseingänge.
  
• Die Anzeige hat wie gewohnt, über das Suchformular, einen Bericht mit dem Zahl-Betrag einer Rechnung.
  
• Die Erfassung ist auf offene Rechnungen beschränkt und kann im Suchformular auf Kunde/Rechnungsnummer beschränkt werden.
• Wenn alle offenen Rechnungen aufgelistet werden, ist über STRG + F ein schnelles Finden der RG-Nummer möglich.
  Mit der Checkbox in der Spalte "auswählen" und der Zeile mit der richtigen RG-Nummer erfolgt die Auswahl.

Mit der Auswahl einer Rechnung muss der Zahlbetrag geprüft werden und bei Teilzahlungen wird dieser Betrag erfasst.

Mit dem Button "Erneuern" bekommen alle ausgewählten Rechnungen, ohne einen Betrag, den noch fälligen Betrag eingetragen.

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Zahlungsausgänge

• Die Anzeige oder das Erfassen des Geldausgangs erfolgt über Zahlungsverkehr/Zahlungsausgänge.
  
• In der Handhabung wie bei Zahlungseingängen nur auf Lieferanten und Kreditoren und damit auf den Einkauf bezogen.

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Bankeinzüge via SEPA

Unter dem Punkt Zahlungsverkehr/Bankeinzüge via SEPA finden sich alle Zahlungen, die mein Unternehmen erhält. Hier gilt das gleiche Prinzip, nachdem auch bei Überweisungen gearbeitet wird. 

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Überweisungen via SEPA

• Für die Zahlung von Einkaufs-Rechnungen wird eine XML-Datei erstellt. Diese beinhaltet alle notwendigen Daten als elektronische Überweisungen für die Bank.
• Die Erstellung und das Herunterladen dieser XML-Datei erfolgen unter Zahlungsverkehr/Überweisungen via SEPA. Anschließend wird diese Datei in der Banking-Software importiert und kann nun von der Bank als Überweisungen ausgeführt werden.
  

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Kontobewegungen

• In Zahlungsverkehr/Kontobewegungen werden die importierten Kontobewegungen als Bericht angezeigt.
  
• Für diese Funktion muss ein Bankkonto erfasst und konfiguriert werden: System/Finanzbuchhaltung/Bankkonten/Buchungskonto.
• Das Suchformular zu diesen Kontobewegungen ist standardmäßig auf die letzten 4 Wochen gesetzt.
• Mit "Filter zeigen" wird das Suchformular aufgeklappt und gesuchte Werte/Parameter können erfasst werden.
• Mit der Konfiguration (System/Mandantenkonfiguration/Features/Kontobewegungen) und der Vergabe von Rechten an den Benutzer wird das "Löschen nicht verknüpfter Kontobewegungen" in der Actionbar unter "mehr..." angezeigt.

Für die Kontobewegungen sind folgende Aktionen in der Actionbar verfügbar: 

• Kontoauszug importieren
  -> Der Import erfolgt über eine Datei, die im Format MT-940 vorliegen muss.
  
• Kontobewegungen zuweisen
  
• Kontenabgleich mit Bank
  -> Bei Dialogbuchungen erfolgt keine "Zuweisung", sondern ein Kontenabgleich.

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Manueller Kontenabgleich

• Nicht abgeglichene Zahlungen und der End-Saldo werden auf eine Differenz überprüft.
  
• Ist keine Differenz vorhanden, so können Zahlungseingänge/-Ausgänge als abgeglichen markiert werden.
• Zahlungseingänge/-Ausgänge werden durch den Button "Abgleichen" wenn:
  Anfangs-Saldo + Betrag markierte Zeile = Sammelrechnungsbilanz = Differenz 0,00

Jedes FiBu-Konto, das in den Einstellungen Zahlungseingang/Zahlungsausgang hat (Abschnitt "In Aufklappmenü aufnehmen") und nicht zu einem erfassten Bankkonto gehört (System/Finanzbuchhaltung/Bankkonten/Buchungskonto) kann mit diesem Kontenabgleich geprüft werden.

Berichte

Dashboard

• Unter Berichte/Dashboard erhalten Sie zuerst eine Information über die Anzahl der noch offenen Kundenaufträge.
  
• Zusätzlich erhalten Sie über die Funktion "Details" einen detaillierten Bericht der offenen Kundenaufträge und können über die Tastenkombination STRG+F gezielt nach der Auftragsnummer suchen.

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Kontenübersicht

• Unter Berichte/Kontenübersicht erhalten Sie eine vollständige Aufstellung aller Konten einschließlich der Beschreibung sowie aktueller Soll- und Habenbeträge.
• In der letzten Zeile wird die Summe aller Konten für Soll und Haben angezeigt.

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Summen- und Saldenliste

• Unter Berichte/Summen- und Saldenliste können Sie zunächst eine Vorauswahl mithilfe von Informationen und Filter treffen.
• Mit der Aktion Suchen erhalten Sie eine vollständige Aufstellung aller Konten einschließlich der Informationen zur Summe von Soll und Haben innerhalb eines definierten Zeitraums sowie dem daraus resultierenden Saldo von Soll und Haben.

Hinweis: In der Vorauswahl soll das Verfahren "Soll-Versteuerung oder Ist-Versteuerung" nicht geändert werden, da dies bereits durch die Systemkonfiguration richtig voreingestellt ist. Dies gilt gleichermaßen für die Berichte von GuV, BWA und Bilanz.

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GuV

Die GuV, also Gewinn- und Verlustrechnung, ist ein zentraler Bestandteil des Jahresabschlusses eines Unternehmens. Sie zeigt, wie sich der Gewinn oder Verlust eines Unternehmens innerhalb eines bestimmten Zeitraums – meist eines Geschäftsjahres – zusammensetzt.

Unter Berichte/GuV können Sie zunächst eine Vorauswahl durch Informationen und Filter treffen.

(1) Mit der Aktion "Suchen" erhalten Sie eine Aufstellung der Umsätze und Aufwendungen und dem daraus resultierenden Gewinn oder Verlust.
(2) Mit dem Button "Konten ein" werden die einzelnen Konten (z. B. Konten für Umsatzerlöse) innerhalb der Aufstellung angezeigt.
(3) Mit dem Button "Kontenliste" wird eine Liste aller Konten erzeugt, ohne eine direkte Zuordnung wie es bei Punkt 2 der Fall ist.

BWA

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist eine standardisierte Auswertung und ermöglicht einen schnellen Überblick über die aktuelle finanzielle Lage eines Unternehmens. Im odyn-ERP wird die BWA 01 - kurzfristige Erfolgsrechnung verwendet.

• Unter Berichte/BWA können Sie zunächst eine Vorauswahl mithilfe von Informationen und Filtern treffen.
• Mit der Aktion "Suchen" erhalten Sie den Bericht zur BWA für einen von Ihnen definierten Zeitraum.
• Der Bericht ist unterteilt in (1) Betrachtungszeitraum und (2) Kumuliert seit Jahresanfang

Bilanz

Die Bilanz ist ein zentrales Element des Jahresabschlusses eines Unternehmens. Sie zeigt eine Gegenüberstellung von Vermögen (Aktiva) und Kapital (Passiva) zu einem bestimmten Stichtag.

• Unter Berichte/Bilanz können Sie zunächst eine Vorauswahl mithilfe von Informationen und Filtern treffen.
• Mit der Aktion "Suchen" erhalten Sie die Bilanzübersicht zu dem von Ihnen definierten Stichtag.

UStVA

Die UStVA dient dazu, dass das Finanzamt monatlich oder vierteljährlich eine Abschlagszahlung auf die Umsatzsteuer erhält, anstatt nur einmal im Jahr bei der Jahreserklärung.

• Unter Berichte/UStVa können Sie zunächst eine Vorauswahl mithilfe von Informationen und Filtern treffen.
• Mit der Aktion "Suchen" erhalten Sie den Bericht zur Umsatzsteuervoranmeldung (UStVa).
• Mit der Aktion "Kontennachweis" erhalten Sie die PDF zum gebuchten Kontennachweis oder Kontennachweis aller Konten

Zusammenfassende Meldung und Intrastat

Abb. Übersicht der unterschiede zwischen Zusammenfassende Meldung und Intrastat

Zusammenfassende Meldung

Die Zusammenfassende Meldung (ZM) ist eine steuerliche Meldung, in der Unternehmen ihre innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen (also Verkäufe oder Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern) an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) melden.

• Unter Berichte/Zusammenfassende Meldung können Sie zunächst Ihre Suche mithilfe des Rechnungszeitraums eingrenzen.
• Mit der Aktion "Suchen" erhalten Sie eine tabellarische Aufstellung mit Informationen zur ZM

Land	Länderkürzel der jeweiligen Länder (z. B. AT = Österreich).
UStID-Nummer	Die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Unternehmens.
Betrag	Betrag der sich aus den Leistungen oder Sonstige Leistungen ergibt.
Typ	L = Leistung (Ware);  S = Sonstige Leistungen (Dienstleistung)

Intrastat

Die Intrastat-Meldung ist eine statistische Erhebung des Warenverkehrs innerhalb der EU. Unternehmen müssen diese abgeben, wenn sie bestimmte Schwellenwerte beim Warenversand oder -empfang überschreiten.

• Unter Berichte/Intrastat können Sie zunächst Ihre Suche mithilfe des Rechnungszeitraums eingrenzen.
• Mit der Aktion "Suchen" erhalten Sie den Bericht zur Intrastat. 

Hinweis: weitere Informationen zur Intrastat erhalten Sie unter https://www-idev.destatis.de/idev/#/

OP Saldo Debitoren/Kreditoren

OP steht für Offener Posten. Der OP-Saldo zeigt, wie viel ein Kunde (Debitor) oder Lieferant (Kreditor) noch zahlen muss bzw. noch bekommt - also die aktuelle Restforderung oder Restverbindlichkeit.

• Unter OP Saldo/Debitoren oder OP Saldo/Kreditoren können Sie eine Vorauswahl mithilfe von Informationen und Filtern treffen.
• Mit der Aktion "Suchen" erhalten Sie den Bericht zu OP-Saldo Debitor/Kreditor.
• Der Rechnungsbetrag im OP-Saldo ergibt sich direkt aus den Daten der FiBu.

Benutzerdefinierte Datenexporte

Mit einem benutzerdefinierten Datenexport (BDEs) können individuelle Berichte zu den Daten aus odyn-ERP erstellt werden.
Dazu werden SQL-Abfragen von ihrem IT-Mitarbeiter oder einem unserer Support-Mitarbeiter im System hinterlegt.
Diese Abfragen können nach Belieben gestaltet werden und alle im ERP gespeicherten Daten ausgeben.

System

Das Menü "System" besitzt verschiedene Untermenüs, in denen die Funktionseinstellungen für das odyn-ERP festgelegt werden. Bei der Installation werden diese bereits voreingestellt und können nach Bedarf vom Administrator angepasst werden. Als Unterstützung haben alle Funktionseinstellungen eine kurze Erläuterung im Frontend. 

Stammdaten

• Das Untermenü Stammdaten hat selbst viele weitere Untermenüs (z. B. Firmierungen, Abteilungen, Artikelklasse etc.), in denen Sie jeweils einer Übersicht der bisher erfassten Daten erhalten und die Möglichkeit haben, über den Button "Erfassen" neue anzulegen.

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Lager

• Hier haben Sie eine Übersicht aller bisher erfassten "Lager" und die Möglichkeit, neue über den Button "Erfassen" anzulegen.
  

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Projekte

• Hier haben Sie eine Übersicht aller bisher erfassten "Projekttypen" und "Projektstatus" und die Möglichkeit, über den Button "Erfassen" neue anzulegen.

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Finanzbuchhaltung

Konto erfassen

• Hier erhalten Sie eine Übersicht aller erfassten FiBu-Konten und haben die Möglichkeit, über den Button "Erfassen" neue anzulegen.
• Informationen hierfür finden Sie unter: Erfassen von FiBu-Konten im ERP

Konten anzeigen

• Hier erhalten Sie eine Übersicht aller erfassten Konten.
• Mit Click auf das jeweilige Konto gelangen Sie direkt zum Konto und können dort die Einstellungen einsehen und bei Bedarf Änderungen vornehmen.

Bankkonten

• Hier erhalten Sie eine Übersicht aller erfassten Bankkonten und haben die Möglichkeit, über den Button "Erfassen" neue anzulegen.
• Mit Click auf das jeweilige Bankkonto gelangen Sie direkt zum Bankkonto und können dort die Einstellungen einsehen und bei Bedarf Änderungen vornehmen.

Buchungsgruppen

• Hier erhalten Sie eine Übersicht aller erfassten Buchungsgruppen und haben die Möglichkeit, über den Button "Erfassen" neue anzulegen.
• Informationen hierfür finden Sie unter: Buchungsgruppe erfassen

Steuerzonen

• Hier erhalten Sie eine Übersicht aller erfassten Steuerzonen und haben die Möglichkeit, über den Button "Erfassen" neue anzulegen.
• Informationen hierfür finden Sie unter: Steuerzone erfassen

Steuern

• Hier erhalten Sie eine Übersicht aller erfassten Steuern und haben die Möglichkeit, über den Button "Erfassen" neue anzulegen.
  

UStVa Einstellungen

• Hier können Sie in Ihrer Firmierung die Einstellungen für die UStVa treffen, wie z. B. Eingabe der Steuernummer.

Korrekturen im Hauptbuch

• Hier können Sie über eine Vorauswahl sich entsprechende Hauptbucheinträge aus der Vergangenheit anzeigen lassen.

Bücherkontrollen

• Hier findet der Abschluss der Bücher zu einem definierten Zeitraum statt.

Berichtskonfigurationsübersicht

• Hier erhalten Sie eine Kontenkonfigurationsübersicht bezüglich der Berichte (BWA, GuV und Erfolgsrechnung)

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Mahnungen konfigurieren

• Informationen hierfür finden Sie unter: Mahnungen konfigurieren

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Intrastat

• Hier haben Sie eine Übersicht aller bisher erfassten Intrastat "Art des Geschäfts" und "Verkehrsweg" und die Möglichkeit, neue über den Button "Erfassen" anzulegen.

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Sprachen und Übersetzungen

• Hier haben Sie eine Übersicht aller bisher erfassten "Sprachen", "Anreden" und "SEPA-Überweisungen" und die Möglichkeit, neue über den Button "Erfassen" anzulegen.

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Vorlagen

• Übersicht aller vorhandenen Textvorlagen mit Beschreibung und Langtext.
• Auswahl der vorhandenen Druckvorlagen und Sprache für HTML und LaTeX.

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CSV-Import

• Ein CSV-Import ist der Vorgang, bei dem Daten aus einer CSV-Datei (Comma-Separated Values) in ein anderes System, Programm oder eine Datenbank übernommen werden.
• Weitere Informationen zum CSV-Import finden Sie unter: Einstellungen CSV-Import

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Benutzerdefinierte Variablen

• Hier haben Sie eine Übersicht aller bisher erfassten benutzerdefinierten Variablen in Abhängigkeit vom jeweiligen Modul.
• Über den Button "Erfassen" können neue angelegt werden.

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Hintergrund-Jobs und Task-Server

Über den Task-Server können Hintergrund-Jobs automatisch durchgeführt werden, ohne das ERP-System zu überlasten.
Meistens sind die Hintergrund-Jobs so eingerichtet, dass sie nachts laufen und somit keinen Benutzer bei der Ausführung stören.

Hintergrund-Jobs

• Können in zwei Arten aufgeteilt werden: geplant und ausgelöst.
  
• Geplante Jobs werden bei ihrer Erstellung mit einem Ausführungszeitplan versehen und nach diesem ausgeführt.
  
• Ausgelöste Jobs werden durch einen Benutzer aktiviert (manuell gestartet) und lagern aufwendige Vorgänge aus, z. B. der Massendruck von ERP-Dokumenten.

Es können nur geplante Jobs angelegt werden!

Jobverlauf

Eine Liste der ausgeführten Jobs mit Ausführungs- und Endzeitpunkte, Status (läuft/erfolgreich/fehlgeschlagen), und verwendeten Daten. Das Ergebnis enthält die Werte, die bei einer erfolgreichen Ausführung durch das Paket zurückgegeben werden; Fehler enthält die Fehlermeldung, falls die Ausführung nicht möglich ist.

Anlegen von Hintergrund-Jobs

Benutzer werden das Anlegen von Hintergrund-Jobs normalerweise nicht durchführen.
Neue Hintergrund-Jobs werden durch opendynamic per Update eingebunden.

Unter System/Hintergrund-Jobs und Task-Server/Aktuelle Hintergrund-Jobs anzeigen, können alle zur Zeit angelegten Hintergrund-Jobs und ihre Optionen eingesehen werden. Über "Erfassen" kann ein neuer Job angelegt werden.

Attribut	Bedeutung
Aktiv	aktivieren/deaktivieren des Jobs.
Ausführungsart	wiederholte Ausführung plant die nächste Ausführung nach dem Beenden des Jobs.
Paketname	Welcher Job soll durchgeführt werden.
Ausführungszeitplan	Ausführungszeitplan, der den Turnus der Ausführung festlegt.
Daten	Zusätzliche Daten, die vom Job benötigt werden. Müssen im YAML-Format angegeben werden. Abhängig vom gewählten Paket.

YAML-Format

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test_key: 123456789
test_customer: 
  name: Musterfirma 1
  city: 99999 Musterhausen
test_attributes: [attr1, attr2, attr3]

Aufbau:

• Start des YAML-Dokuments mit drei -
  
• In neuer Zeile: Benennung und Wert von Variablen. 
  

Wichtig:

• Hier muss zwischen Benennung und Wert ein Doppelpunkt und ein Leerzeichen gesetzt werden.
  
• String-Werte müssen nicht in Anführungszeichen gesetzt werden.
  
• Unter-Attribute werden über Einrückung markiert. Listen werden mit eckigen Klammern markiert.

Sollte ein Paket Daten verwenden und diese nicht im korrekten Format angegeben werden, schlägt die Ausführung fehl.

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Benutzerdefinierter Datenexport - Erstellen/Anpassen

• Hier haben Sie eine Übersicht aller bisher erfassten "Benutzerdefinierter Datenexporte" und die Möglichkeit, über den Button "Erfassen" neue anzulegen.

Historien Suchmaschine

• Hier können Sie nach allen Nummern (Artikel, Kunde, Lieferant etc.) suchen, die jemals im ERP erstellt oder gelöscht wurden.
  
• Es empfiehlt sich die Suche nach einem bestimmten Begriff einzugrenzen.
• Über das Aktionsfeld "Ja" klappen sich weitere Filter auf, damit Sie ihre Suche noch besser eingrenzen können.

Benutzer

• Hier haben Sie eine Übersicht aller bisher erfassten "Benutzer" und die Möglichkeit, mit Click auf den Namen diesen als Gelöscht zu markieren.
• In der Spalte "Gelöscht" wird der aktuelle Status angezeigt.

Datenbank auf Testinstanz klonen

Zusätzlich zum produktiven ERP-System gibt es noch eine Testversion des Systems. Diese ist dafür da, um neue Mitarbeiter in das ERP-System einzuarbeiten oder neue Funktionen zu testen, ohne dabei die produktiven Daten zu gefährden. 

• Damit die Testinstanz die gleichen Daten wie das produktive System beinhaltet, gibt es die Möglichkeit, dass die Daten des produktiven Systems auf die Testinstanz übernommen werden können.
• Dabei ist nur der Klick auf den Button "Klonen" notwendig.
• Sobald die Daten erfolgreich übertragen wurden, gibt das ERP-System Rückmeldung.

Das Klonen sollte nur stattfinden, wenn kein Benutzer auf dem Test-System angemeldet ist.

Diese Aktion ist meistens nur den Benutzern mit Vollzugriff erlaubt.

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Webserver neu starten

Im Laufe der Jahre kommen viele Daten im ERP-System zusammen. Je nachdem, wie viele Daten das ERP-System verarbeiten muss, kann es manchmal vorkommen, dass die Verbindung zum ERP-System langsam wird. Falls die Verbindung auch nach längerer Zeit nicht besser wird, gibt es im ERP-System die Möglichkeit, den Webserver neu zu starten. Dadurch kann der Benutzer die laufenden Abfragen im Hintergrund selbstständig abbrechen.

Beim Neustarten des Webservers sollten keine kritischen Prozesse laufen!

• Um den Webserver neu starten zu können, muss ein Grund in das Textfeld angegeben werden.
  
• Sobald dies gesehen ist, wird eine Mail an support@opendynamic.de gesendet.
  
• Dieser kann dann überprüfen, was genau der Grund für den Neustart ist und ob Handlungsbedarf besteht.

Diese Aktion ist meistens nur den Benutzern mit Vollzugriff erlaubt.

System "Mandantenkonfiguration"

In der Mandantenkonfiguration werden alle Einstellungen getroffen, die den kompletten Mandanten betreffen. Die Einstellungen sind durch die verschiedenen Reiter unterteilt, die im Folgenden näher erklärt werden:

Verschiedenes

Spracheinstellungen	Auswahl der vorhandenen Standard-Kunde-/Lieferantensprache. Neue Sprachen können unter System/Sprachen und Übersetzungen/Sprachen erfasst werden.
Web CSS-Stilvorlagen	Auswahl der vorhandenen Web CSS-Stilvorlagen (farbliches Aussehen der Website).
Druckvorlagen	Auswahl der vorhandenen Druckvorlagen.
Währungen	Hier können neue Währung angelegt und die Standardwährung ausgewählt werden.
Gewicht	Auswahl der Standard Gewichtseinheit und ob das Warengewicht in Dokumenten angezeigt werden soll oder nicht.

Nummernkreise

• Hier können Sie festlegen, nach welchem Muster Nummer vergeben werden.

Standardkonten

• Hier legen Sie das Standardkonto für die unterschiedlichen Zwecke fest. Über die Lupe können Sie jeweils das Standardkonto aus einer Auswahl an Konten bestimmen. 

Buchungskonfiguration

• Hier werden die Buchungseinstellungen zu Verkauf- und Einkauf festgelegt sowie die Versteuerungsart und Buchungsmethode.

Einstellungen für DATEV

• Hier können Sie festlegen, inwiefern Rechnungen und Buchungen geprüft werden soll und was beim DATEV-Export geprüft werden soll.

Löschbarkeit von Dokumenten

• Hier können Sie festlegen, in welchen Dokumenten der Button "Löschen" angezeigt werden soll oder nicht.

Allgemeine Dokumentenanhänge

• Hier können Sie PDF-Dateien wie beispielsweise AGB's oder Wartungsbedingungen hochladen und entscheiden, ob diese automatisch in den unterschiedlichen ERP Dokumententypen an E-Mails oder PDF-Dokumente angehängt werden.

Lager

Lager und Lagerplatz	Einstellungen zu Standard-Lager und Standard-Lagerplatz.
Prozesse ohne Bestandsprüfung	Einstellungen für Auslagern und Fertigen ohne Bestandsprüfung.
Buchungen von VK-Rechnung	Ja/Nein Auswahl zu Auslagerprozessen beim Buchen in VK-Rechnungen.
Wareneingänge	Auswahl der vorhandenen Wareneingang-Zwischenlager und Wareneingang-Zwischenlagerplatz
Mindesthaltbarkeit	Ja/Nein Auswahl zur Mindesthaltbarkeitsanzeige.
Auslager-verfahren	Auswahl der vorhanden Auslager-Verfahren.
Bestandsreservierung	Ja/Nein Auswahl zu Bestandsreservierung und Chargenzwang.

Warnungen

• Hier können Sie verschiedene Warnmeldungen zu Kreditlimit, VK/EK, Info Pop-UP und Ertrags-Warnschwelle konfigurieren.

Features

DATEV	Ja/Nein Auswahl zur DATEV-Anzeige.
UStVA	Ja/Nein Auswahl zur Verwendung der UStVA.
Dateimanagement	Auswahlmöglichkeiten zum Dateimanagement wie z. B. Speichertypen von Dateien etc.
Datei-Speicher	Ja/Nein Auswahl zur Speicherung von Dateien/WebDAV im Backend und Prüfung von DokVerz.
Zusätzliche externe Dokumentenverzeichnisse	Hier können neue Dokumentenverzeichnisse konfiguriert werden.
Berichte	Auswahl darüber, ob Bilanz, GUV, BWA und Erfolgsrechnung im Menüpunkt "Berichte" aufgelistet wird.
Kundenstammdaten	Hier kann entschieden werden, ob ein Vertreter beim Erfassen eines neuen Kunden mit angelegt werden kann oder nicht. Außerdem kann die Höhe des Standard-Stundensatzes festgelegt werden.
Artikelstammdaten	Einstellungen zu den Stammdaten von Artikel.
Artikelpreise	Einstellungen zu den Nachkommastellen von Artikelpreisen für Einkauf und Verkauf.
Einkauf & Verkauf	Einstellungen zum Einkauf & Verkauf.
Produktion	Einstellungen zu Produktion.
E-Mail Blinde Kopie	Einstellungen zu E-Mail Blinde Kopie.
E-Mail	Einstellungen zu E-Mail.
Transport- und Versandkosten-Erinnerung	Hier können Artikel hinterlegt werden, die eine Erinnerung beim Speichern von Angeboten oder Aufträgen erhalten sollen.
Deaktivierte Preisquellen	Einstellung zum Deaktivieren von Preisquellen.
Preisregel Typ-Reihenfolge	Einstellung zur Preisregel Typ-Reihenfolge, die beliebig geändert werden kann.
Projekte	Einstellung zu Projekten.
Multi-Treffer Auswahlliste	Ja/Nein Auswahl zur Anzeige von Langtext in Auswahlliste bei mehreren Treffern.
Aktivierte Schnellsuchen	Hier können Sie entscheiden, welche Schnellsuchen in der Kopfleiste angezeigt werden sollen.
SEPA	Einstellung zu SEPA.
Experimentelle Features
Liefermengen Berechnung	Einstellungen zur Berechnung von Liefermengen.
Als nicht ausgelagert markieren	Ja/Nein Auswahl zur Anzeige des Buttons "als nicht ausgelagert markieren"
Kontobewegungen	Einstellungen zu den Kontobewegungen.
Drucken	Einstellungen zu Drucken.
MT940 Fehlerkorrektur	Einstellungen zur MT940 Fehlerkorrektur.

E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung (eRechnung)?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten Daten-Format im Sinne der europäischen Normenreihe EN 16931 erstellt, übermittelt und empfangen wird. Eine E-Rechnung ist damit im Vergleich zu einer Papier- oder PDF-Rechnung ein strukturierter, maschinenlesbarer XML-Datensatz.

Was sind "Sonstige Rechnungen"?

Sonstige Rechnungen sind (in Abgrenzung zu E-Rechnungen) Papierrechnungen und Rechnungen in einem elektronischen Format (z. B. PDF), das nicht den Anforderungen der europäischen Norm für E-Rechnungen entspricht.

Beispiel Sonstige Rechnung (Papierrechnung, PDF)                  Beispiel einer elektronischen Rechnung

Quelle: https://www.e-rechnung-bund.de/e-rechnung/unterschied-zwischen-papier-pdf-und-erechnung/

Wen betrifft es und ab wann?

Der Gesetzgeber hat mit dem Wachstumschancengesetz v. 27.3.2024 (BGBl I 2024 Nr. 108) die Einführung der E-Rechnung beschlossen. Deutschland folgt damit dem Beispiel anderer EU-Mitgliedstaaten sowie einiger Drittländer, die eine E-Rechnung ebenso zum Standard für Abrechnungen im Wirtschaftsverkehr machen. Ab 01.01.2025 ist die Pflicht zur Entgegennahme von E-Rechnungen für im Inland steuerbare Umsätze, wenn es sich bei den Beteiligten um inländische Unternehmen handelt (sog. B2B-Umsätze im Inland)

Welche E-Rechnungs-Formate gibt es?

XRechnung-Format

Der Standard XRechnung repräsentiert hierbei die nationale Ausprägung der europäischen Norm EN 16931 in Deutschland – also die deutsche CIUS. XRechnung bezeichnet den Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern. Diese sind ein rein strukturiertes Rechnungsformat, das auf einer XML-Datei basiert (maschinenlesbar).

ZUGFeRD-Format

Bei ZUGFeRD (Akronym für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) handelt es sich um ein branchenübergreifendes Datenformat, das sowohl Daten im XML-Format als auch ein Ansichts-PDF (menschenlesbar) beinhaltet. Daher spricht man bei der ZUGFeRD-Rechnung von einem hybriden Rechnungsformat. Das PDF enthält die Rechnungsinformationen in unstrukturierter Form. Doch da das XML diese Informationen in strukturierter Form aufweist, ist eine automatische, elektronische Weiterverarbeitung dennoch möglich. Die Einsatzgebiete sind vielfältig: ZUGFeRD wird sowohl im B2B- als auch im B2G- und im B2C-Bereich verwendet. 

Das odyn-ERP erzeugt E-Rechnungen nach der Spezifikation ZUGFeRD 2.3.2 / Factur-X 1.07.2 im Profil EXTENDED

EDI-Format

Bei EDI (Electronic Data Intercharge Format) handelt es sich um ein standardisiertes Format für den Austausch von elektronischen Dokumenten. Dies bedeutet, dass die Daten auf Sender- und Empfängerseite gleich interpretiert werden und sich daher unmittelbar weiterverarbeiten lassen. Rechnungen im EDI-Format liegen immer in strukturierter Form vor. Für den Einsatz von EDI bedarf es jedoch einer EDI-Vereinbarung zwischen den Geschäftspartnern. So muss beispielsweise sichergestellt sein, dass die weitere Verarbeitung der Rechnung elektronisch erfolgt. 

Wann ist eine E-Rechnung Valide?

Nachdem Ihr System erfolgreich E-Rechnungen erstellt bzw. empfangen hat, ist es von hoher Wichtigkeit zu prüfen, ob diese auch valide sind. Die Validität von E-Rechnungen stellt eine wichtige Voraussetzung für die fehlerfreie Verarbeitung dar.

Die Validierung einer E-Rechnung gliedert sich in zwei Hauptbereiche: die technische und die inhaltliche Validierung. Beide Prüfungen sind notwendig, um sicherzustellen, dass die Rechnung korrekt, vollständig und fehlerfrei weiterzuverarbeiten ist.

1. Technische Validierung:
Die technische Validierung prüft, ob die Rechnung die richtige Struktur und Syntax aufweist. Hierfür wird der XML-Code der Rechnung analysiert, um sicherzustellen, dass er maschinenlesbar ist und den Standards entspricht. Diese Validierungen erfolgen von odyn-ERP, zur Sicherung, dass die strukturierten Daten fehlerfrei und vollständig sind (diese benötigt etwas Zeit).

Diese technische Validierung verzögert etwas die Ausgabe der Rechnung.
Dies ist abhängig von der Rechnungsgröße und Hardwareleistung.
(Fehler bei Erzeugung einer E-Rechnung)

Im Scan-Verzeichnis sind erhaltene E-Rechnungen im separaten Abschnitt
 und können über die Aktion "Validieren" geprüft werden.
(Validierung erhaltener E-Rechnungen)

2. Inhaltliche Validierung:
Bei der inhaltlichen Validierung wird sichergestellt, dass die Daten auf der E-Rechnung kaufmännisch korrekt und vollständig sind. Dies betrifft Informationen wie Rechnungsbetrag, Name des Empfängers und weitere notwendige Details.

Wie lese ich den Inhalt einer XRechnung?

Für die inhaltliche Validierung einer E-Rechnung ist es erforderlich, elektronische Rechnungen anzuzeigen und zu prüfen. Bei dem ZUGFeRD-Format ist dies mit einem PDF-Viewer leicht möglich. Für die XRechnung benötigen sie einen weiteren Viewer, um von maschinenlesbar in menschenlesbar zu wechseln. Wir empfehlen den Quba-Viewer:
Der Quba-Viewer ist eine Open-Source-Software, die speziell entwickelt wurde, um elektronische Rechnungen in verschiedenen Formaten anzuzeigen, darunter XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X. Die Software ermöglicht es Nutzern, Rechnungsinhalte visuell darzustellen und auf inhaltliche und semantische Korrektheit zu prüfen (Link zu Quba-Viewer) .

Wie bekomme ich nur eine XML?

Falls Ihr Kunde kein hybrides Rechnungsformat bevorzugt, sondern nur eine XML-Datei wünscht (nur maschinenlesbar), erreichen Sie dies über die Checkbox "Nur XML erzeugen" in den Kunden-Stammdaten.

Dies ist keine rechtliche oder steuerliche Beratung.
Bitte wenden Sie sich dafür an Ihren Rechtsanwalt oder Steuerberater.

Wie prüfe ich, ob ein PDF eine ZUGFeRD-Datei ist?

Die ZUGFeRD-Datei ist ein PDF mit der XML als Dateianhang.
Sie können das PDF-Dokument mit dem Firefox-Browser öffnen und über den Anhang im linken Fenster prüfen, ob eine XML-Datei angehängt ist. Ist dies der Fall, handelt es sich bei der PDF um eine ZUGFeRD-Datei.