Basiswissen

• Webanwendung und Browser
• Begriffe und Funktionen
• Grundkenntnisse
• Daten-Typen und Qualität
• Stammdaten
• Kurzanleitung Preisregeln
• Lager
• Finanzbuchhaltung
• FiBu-Konten erfassen
• Zahlungsverkehr
• Berichte
• Mahnungen
• Task-Server
• Datenbank auf Testinstanz klonen
• Webserver neu starten
• E-Rechnung

Webanwendung und Browser

Vorteile

• Unabhängig von einem Betriebssystem und dessen Updates
• Ortsunabhängiger Zugriff auf das System
• keine weitere Installation von Software notwendig
  
• gleichmäßige Systemlast zwischen Server und Client (Endgerät)
• Funktionalität von Browsern nutzbar (mehrere Tabs/Fenster, ...)
  Konzeption einer Webanwendung über das Internet:
  

Internet und Intranet

• Internet: globales Netzwerk (öffentliches zugängliches Netz)
• Intranet: internes Netzwerk (nicht öffentlich zugängliches Netz)
  Wenn im Unternehmen mit dem odyn-ERP-System gearbeitet wird, befindet man sich im Intranet.

Hinweis:
Caches bei Webbrowsern regelmäßig leeren, gerade nach ERP-Updates (STRG + SHIFT + ENTF)
Empfehlung für Firefox-Benutzer: Add-on "Clear Cache"

Browser Tab (Reiter)

• Tab öffnen = STRG + T oder Klick auf das "+"-Icon
• Tab schließen = STRG + W, Klick der mittleren Maustaste auf den Tab/X-Button in Tab oder mit dem "x"-Icon
  
• Geschlossenen Tab wiederherstellen = STRG + SHIFT + T
• Tab duplizieren = Mittlere Maustaste auf den Neuladen-Button
• Rechtsklick auf Tab, mehrere Optionen (anheften, neu laden, ...)

Browser PDF-Dokumente mit System-Anwendung öffnen

Chrome

• Zu "Einstellungen/Datenschutz & Sicherheit/Website-Einstellungen/Zusätzliche Inhaltseinstellungen/PDF-Dokumente" navigieren
• Option "PDFs herunterladen" aktivieren
• Danach eine PDF-Datei herunterladen. Im Download Pop-up von Chrome mit Rechtsklick auf die
  PDF-Datei klicken und Option "Immer mit System-Viewer öffnen"
  

Firefox

• Zu "Einstellungen/Allgemein/Anwendungen/Portable Document Format (PDF)" navigieren
• Hier die Option "Windows-Standardanwendung verwenden" auswählen

Hyperlink (kurz Link)

Ein Hyperlink, kurz Link, ist ein Querverweis auf einer Webseite.
Diese werden optisch hervorgehoben (hier in der Wiki blau hinterlegt) und
beim Überfliegen mit dem Mauszeiger wird die URL angezeigt.

Maustasten

• Linke Maustaste = öffnet Link im derzeitigen Tab
• Mittlere Maustaste (oder das Mausrad) = öffnet Link im neuen Tab
• Rechte Maustaste = Optionen zum Öffnen des Links

Text markieren

• Doppelklick auf ein Wort markiert das Wort
• Dreifacher Klick markiert eine ganze Zeile
• Klicken und halten markiert beliebig viel
• Springt immer zum nächsten Wort = STRG + Pfeiltaste rechts/links
• Markieren des nächsten Wortes = STRG + SHIFT + Pfeiltaste

Tastenkürzel

• Mehr Tastenkürzel: Liste (Handout)

Verliere nicht den Fokus

Bei der Arbeit mit mehreren Fenstern, Reitern oder Eingabefeldern ist es wichtig zu wissen wo aktuell der "Fokus" ist.

Die Tastatureingabe erfolgt am Fokus welcher in einem Fenster, Reiter oder Feld sein kann. Der Benutzer kann das aktive Fenster meist sowohl mit der Tastatur als auch mit der Maus bestimmen: Zur Tastatursteuerung existiert meist eine Tastenkombination zum zyklischen Durchlaufen aller Fenster (Alt+Tab unter Windows und vielen Linux-Distributionen, beispielsweise Ubuntu), zur Maussteuerung stehen je nach Fenstermanager unterschiedliche Modelle zur Auswahl:
Über die Tastatur (z. B. Tab) oder mit der Maus (z. B. Mausklick) kann der Focus auf ein Elemente bewegt werden.

Mit einer Kontur oder Umriss (outline) wird der Focus angezeigt. Der Benutzer einer Webseite soll über den outline die aktuelle Position erkennen. Dies haben die Browser per Default auf Links und Eingabefelder implementiert.

Das aktive oder fokussierte Fenster ist bei einer grafischen Benutzerschnittstelle, jenes, mit dem ein Benutzer mittels Tastatur oder Maus interagiert; die übrigen Fenster sind inaktiv. Genauso ist es bei mehreren Reitern.

Bei Tastatur-Befehlen oder Maus-Aktionen muss auf die Position des Fokus geachtet werden.

Begriffe und Funktionen

Actionbar

Die Actionbar befindet sich unter dem Hauptmenü und bietet Aktionen zur aktuelle Anzeige.
Je nachdem, wo man sich im ERP befindet, werden unterschiedliche Aktionen angezeigt (oder keine).

Schnellsuche

Diese "Schnellsuche" ist eine Volltextsuche in bestimmten ERP-Dokumenten oder Stammdaten.
Sie ist fest, am oberen Rand des ERP-Systems, über dem Hauptmenü und kann pro Mandant und Benutzer konfiguriert werden.
Es kann nach mehreren Teilzeichenketten gesucht werden (Leerzeichen " " als Trenner) und
die erfasste Reihenfolge der Teilzeichenketten ist dabei UNWICHTIG.
Als Platzhalter dienen Prozentzeichen "%" und der Unterstrich "_" (Siehe Platzhalter für die Suche).

Suchformular / Bericht

Ein Menüpunkt öffnet oft erst ein Suchformular - mit Filtern und Anzeigeoptionen, um dann einen Bericht anzuzeigen:

1) Filter - Felder zur Suche nach EINER Teilzeichenkette
    Platzhalter Prozentzeichen "%" und der Unterstrich "_" kann genutzt werden (Platzhalter für die Suche)
2) Anzeigeoption - Einzelne Einstellung zum Hinzufügen von Daten in einen Bericht
3) Sortierung - Wie sollen die Ergebnisse sortiert werden (auf-, absteigend)
    Anzahl - Begrenzung der angezeigten Ergebnisse (ohne Zahl keine Begrenzung)
4) Suchen - Durchsucht die Stammdaten mit den gesetzten Filtern in Suchformular
5) Erfassen - Öffnet Maske zum Erfassen von neuen Stammdaten (Artikel, Lieferanten, Kunde)
6) Suchparameter setzen - Unter "mehr", gesetzte Filter und Anzeigeoptionen können pro Person als Favorit gespeichert werden

Nach dem Suchformular folgt das Ergebnis in einem Bericht:

1) Anzeige der gesetzten Filter im Suchformular
2) Spalten mit angegebener Sortierung
3) Ergebnis mit Daten
4) Export des Berichts als PDF/CSV-Datei

Mit STRG + F  ist oft das Suchen in langen Berichten sehr hilfreich

ERP-Dokument / PDF-Dokument

Das ERP-Dokument ist die Bildschirmanzeige zu Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung im Einkauf (EK) und Verkauf (VK):

1) Actionbar mit Buttons für Aktionen (Erfassen/Speichern, Drucken, Mail, ...)
2) Kopfzeile des Dokumentes (Kunde/Lieferant, Dokumentennummer, ...)
3) Positionstabelle mit Artikeln und deren dazugehörigen Informationen (Menge, Preis, ...)
4) Bemerkungsfelder
5) Fußzeile des Dokumentes (Zahlungs-/Lieferbedingungen, ...)

Die Reiter zum ERP-Dokument:

Basisdaten
Das ERP-Dokument wird im Reiter Basisdaten erfasst, angezeigt und geändert.

Dokumente (PDF-Dokumente)
In diesem Reiter werden die erstellten PDF-Dokumente angezeigt.
Über die Aktion aus der Actionbar, Export/Drucken, wird das PDF-Dokument erstellt und im Reiter Dokumente abgelegt.
Mit der Erstellung wird der Download der PDF automatisch gestartet und aus der PDF-Anzeige kann der Druck erfolgen.
PDF-Dokumente haben immer einen Zeitstempel (Datum und Uhrzeit) und werden versioniert.
Das erzeugte PDF-Dokument ist der elektronische Beleg zum ERP-Dokument.

In der Regel sollte nur ein PDF-Dokument pro ERP-Dokument vorhanden sein.
Weitere PDF-Dokumente sind Änderungen, die dem Kunden mitgeteilt werden.
Export/Druckvorschau erstellt das PDF, ohne diese im Reiter abzulegen.

Dateianhänge
Hier können weitere Dateien (Bilder, Dokumentation, ...) hochgeladen werden.
Diese können optional per Mail verschickt werden.

Verknüpfte Belege
Zwischen den ERP-Dokumenten (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung) können Verknüpfungen erstellt werden.
Diese Verknüpfungen können manuell oder über den Workflow (siehe Workflow im ERP-System) erstellt werden.
Alle verknüpften ERP-Dokumenten werden in diesem Reiter angezeigt.

Artikelsuche in ERP-Dokumenten

Die Artikelsuche in ERP-Dokumenten ist wie die Schnellsuche nur über die Felder Artikelnummer UND Artikelbeschreibung.

Es kann nach mehreren Teilzeichenketten gesucht werden (Leerzeichen " " als Trenner) und
die erfasste Reihenfolge der Teilzeichenketten ist dabei UNWICHTIG.
Als Platzhalter dienen Prozentzeichen "%" und der Unterstrich "_" (Siehe Platzhalter für die Suche).

Artikeltyp (Art & Klasse)

Vom Artikeltyp (zwei Buchstabenkürzel) wird die Kategorie und Unterkategorie des Artikels abgelesen:
1 Buchstabe             = Artikel-Art - Ware, Dienstleistung, Erzeugnis
2 Buchstabenkürzel = Artikel-Klasse - Einkauf, Verkauf, ...

Platzhalter für die Suche

• • Das % Prozentzeichen ist in Feldern ein Platzhalterzeichen für beliebig viele Zeichen

  • Der _ Unterstrich ist ein Platzhalterzeichen für ein beliebiges Zeichen

Eingabe in Datumsfeldern

• • Eingabe von 0 = heutiges Datum
  • Eingabe von Datum ohne Punkte = Datum

Rechnen in Zahlenfelder

• • Wird 5 * 5 in ein Zahlenfeld eingegeben, wird der Wert 25 im Feld gespeichert.

Workflow & DMS im primären Geschäftsfeld

Das primäre Geschäftsfeld eines Unternehmens hat unmittelbar mit der Produktion von Gütern oder der Erbringung von Dienstleistungen zu tun. Das sind die Haupttätigkeiten, sprich das Kerngeschäft oder die Tätigkeiten die den Zweck des Betriebs definieren. Hierzu zählt insbesondere die Erstellung von Dokumenten aus dem nachfolgendem Schaubild:

Workflow im ERP-System
Zu einem Arbeitsablauf wird das erste ERP-Dokument erfasst und die Folgenden über den "Workflow" erstellt.
Dieser "Workflow" wird über den gleichnamigen Button in der Actionbar ausgelöst.

Dabei werden die bereits erfassten Daten, von einem ERP-Dokument an das neue Dokument, weitergegeben (vererbt) und die ERP-Dokumente werden miteinander verknüpft. Dieser Arbeitsablauf im ERP-System ist für den Einkauf (linke Seite) und den Verkauf (rechte Seite) gleich.

Natürlich ist es auch möglich, ERP-Dokumente einzeln zu erstellen (direkt, außerhalb des Workflows).

Verknüpfte Belege - Verknüpfung zwischen ERP-Dokumenten
Werden automatisch erstellt, sobald aus dem Workflow ein neues ERP-Dokument erstellt und gespeichert wird.
Pro ERP-Dokument sind mehrere Verknüpfungen möglich.1) Anzeige im Reiter "Verknüpfte Belege"
2) Verknüpfte ERP-Dokumente werden in den jeweiligen Abschnitten angezeigt,
    aufrufbar durch Dokumentenlink (Link zwischen 2 Dokumenten)
3) Verknüpfungen können manuell hinzugefügt oder gelöscht werden

Artikelbeschreibung

Die Artikelbeschreibung aus den Stammdaten wird an das ERP-Dokument vererbt und kann dort noch geändert werden.
Diese neue Artikelbeschreibung (Bewegungsdaten) wird auch an weitere ERP-Dokumente vererbt.

Hinweis: Eine Änderungen der Artikelbeschreibung im ERP-Dokumenten ändert nicht die Stammdaten!

Status offen/geschlossen

Viele ERP-Dokumente haben den Status offen oder geschlossen. ERP-Dokumente zu einem offenen Vorgang haben den Status offen und erlangen den Status geschlossen durch einen Workflow, Aktion oder Bedingung:
-durch den Workflow zum Auftrag wird der Status vom Angebot automatisch auf geschlossen gesetzt
-die vollständige Zahlung einer Rechnung führt automatisch zum Status geschlossen
-sind alle Auftragsmengen (wenn relevant für Status) in einer Rechnung, wird dieser Auftrag "geschlossen".

In fast allen ERP-Dokumenten (außer Rechnung) kann dieser Status vom Benutzer geändert werden.

Grundkenntnisse

1. Daten-Typen und Qualität

2. Stammdaten

3. Lager
   

4. Finanzbuchhaltung

5. Zahlungsverkehr

6. Berichte

7. Mahnungen

8. Task-Server

9. Datenbank klonen

10. Webserver neu starten

Daten-Typen und Qualität

Im odyn-ERP gruppieren wir die verschiedenen Daten in 3 unterschiedliche Typen:

1) Stammdaten

Zeichnen sich durch eine gewisse Statik aus, also sich eher selten ändern.
Haben meistens keinen Zeitbezug und werden meistens langfristig gehalten.
Werden oft von verschiedenen Abteilungen verwendet (z. B. Einkauf, Konstruktion, Disposition, Buchhaltung, Verkauf).
Sind die Kriterien, nach denen ausgewertet wird (z. B. Produkt, Filiale, Kunde).

So enthält ein ERP-System typischerweise Angaben zu Kunden und Lieferanten, die im Zeitablauf vergleichsweise stabil bleiben,
wie Firmenname, Gründungsdatum, Adresse, Bankverbindung sowie Preis-, Rabatt- und Vertragsvereinbarungen.
Artikelstammdaten sind weitere Beispiele für Daten (Bezeichnung, Beschaffenheit, Gewicht, Stückliste), die nicht häufig oder regelmäßig aktualisiert werden müssen.

2) Bewegungsdaten

Zeichnen sich durch eine gewisse Dynamik aus, also sich eher häufiger ändern.
Haben meistens ein Gültigkeitsdatum und werden kurz oder mittelfristig gehalten.
Werden oft von wenigen Abteilungen genutzt und liefern oft die Fakten bei Auswertungen (z. B. Umsatz, Anzahl, Menge).

Es sind Daten, die auf der Grundlage von Stammdaten die Geschäftsprozesse und deren Vorgänge darstellen.
Z. B. nutzt ein Auftrag die Stammdaten des Kunden und diese meist zur Veränderung von Bestandsdaten führen.
 
Beispiele für Bewegungsdaten sind Lieferantenangebote, Kundenauftragsdaten, Rechnungen.

3) Bestandsdaten

Zeichnen sich durch eine gewisse Dynamik aus, also sich laufend ändern.
Haben einen Zeitbezug/Datumsbezug und werden meistens langfristig gehalten.
Werden oft von wenigen Abteilungen genutzt und liefern oft die Fakten bei Auswertungen (z. B. Anzahl, Menge, Wert).

Das Datenmanagement

Die Aufgabe vom Datenmanagement ist die Pflege dieser unterschiedlichen Daten-Typen.
Im Datenmanagement werden alle strategischen, methodischen, organisatorischen und technologischen Aktivitäten in Bezug auf die Daten eines Betriebes zusammengefasst. Ziel ist es dabei, eine anwendungs- und systemübergreifende Datenkonsistenz
zu gewährleisten und die Sicherstellung der langfristigen Sicherung der Datenqualität sowie ihrer Maximierung.

Es gibt gute Gründe, warum Sie deshalb ein Auge auf die Pflege Ihrer Daten haben sollten, z. B.: 

Korrekturen im Tagesgeschäft

Paradoxerweise gibt es viele Anwender, welche lieber zehnmal die Zahlungskonditionen eines Kundenauftrags manuell anpassen, als diese einmal in den Stammdaten des ERP zu ändern. Dabei bremst jede Korrektur den Verarbeitungsprozess. Noch problematischer wird es, wenn aufgrund veralteter oder mangelhafter Daten unnötige Arbeitsschritte verursacht werden.
Eine falsche Zahlungsverbindung bei Lieferanten oder eine falsche Lieferadresse verursachen Nacharbeiten und Zusatzkosten.
Natürlich sind solche Korrekturen unbeliebt und in der Hektik des Tagesgeschäfts auch mühsam. Aber sie lohnen sich spätestens bei der nächsten Nutzung der Daten. 

Ungenaue Auswertungen

Fehler in der Datengrundlage sind der Tod von Auswertungen. Kennzahlen und Analysen sind sinnlos, wenn Datensätze fehlen oder falsche Daten verwendet werden. Auch der beste Rechner der Welt kann plausible, aber falsche Eingaben nicht korrigieren.
Es gilt das Motto: Garbage in, Garbage out.
Wer die Auswertung mit Müll füttert, wird Müll als Resultat erhalten. Mangelhafte ERP-Stammdaten führen zu falschen Bewegungsdaten und diese wiederum zu ungenauen bzw. unzuverlässigen Auswertungen.
Alle Anwender sollten sich bewusst sein, dass ein penibles Master Data Management schlussendlich dem ganzen Unternehmen nützt. 

Standards in der Datenpflege

In Anbetracht der Tatsache, dass Daten auch als Öl der heutigen Zeit bezeichnet werden, handelt es sich hierbei keinesfalls um eine unverhältnismäßige Maßnahme zur Sicherstellung der Qualität eines so wertvollen Gutes. Eine Strategie schafft einheitliche Standards für den Umgang mit ERP-Daten und stellt sicher, dass die Datenqualität dauerhaft erhalten bleiben kann.

Zusammenfassung

In einem Projekt mit verschiedenen Daten-Typen ist zunächst wichtig sich Klarheit zu verschaffen und die zukünftige Richtung festzulegen. Wenn die Fragen der Nutzung von den verschiedenen Daten geklärt ist, kann der organisatorische Aufbau der Anforderungen:
 -wer und wo werden Daten anlegt?
 -wer und wo werden Daten verantwortet und qualitativ gepflegt?
 -wer nimmt eventuelle Ergänzungen oder Anreicherungen vor?
Relativ einfach geklärt werden.

Dies sind zunächst organisatorische Aufgaben, die mit einem Projekt "ERP-Software" eng zusammen hängen und definiert werden müssen. Durch den einfachen Kauf einer ERP-Software werden diese Fragen nicht gelöst werden – aber sie werden auftauchen.

 Erfolg stellt sich dann ein, wenn das Organisationsmodell mit den Fragen:
 - "Wer benötigt Daten wann und wo?" und
 - "Wer liefert und qualifiziert die Daten?", definiert ist und Verantwortliche benannt sind.

Damit wird klar: Die Datenpflege ist ein Prozess, keine einmalig abgeschlossene Aktion.

Stammdaten

Die Benutzeroberfläche zu den Stammdaten ist hauptsächlich ein Formular und somit selbsterklärend.
Es folgen Infos wo weitere Hinweisen erforderlich sind:

Kunden/Lieferanten

Reiter Basisdaten

- Die Felder "Kundenname" bis "Land" sind ausschließlich Stammdaten (keine Bewegungsdaten) und
   nur diese werden bei der Erzeugung von einem PDF-Dokument verwendet.
- Das "Länderkürzel" bestimmt die Steuerzone in der Buchungsgruppe.
- Mit der Checkbox "Auftragssperre" werden neue Aufträge verhindert.
- Durch die Auswahl von einem "Hauptkunde" wird ein Unterkunde definiert.
- Die Daten aus Feld "Info" können als "Info Pop-Up" angezeigt werden
   (Einstellung unter System/Mandantenkonfiguration/Warnungen mit "Info Pop-Up")

Reiter Lieferadresse

-Über das Listenfeld Lieferadresse werden vorhandene angezeigt oder eine neue kann erfasst werden.
Die Erfassung oder Änderung einer Lieferadresse ist erst mit dem Speichern in der Actionbar erfolgt.

Weitere Adressen

-Über das Listenfeld Ansprechpersonen werden vorhandene angezeigt oder eine neue kann erfasst werden.
-Der Typ bestimmt, ob es ein Kontakt (Ansprechperson) oder eine weitere Rechnungsadresse ist.
  Mit "Kontakt:primär" und "Rechnungsadresse:primär" sind diese in Bewegungsdaten vorausgewählt,
  sonst alternativen zur Auswahl. Die Erfassung oder Änderung ist erst mit dem Speichern in der Actionbar erfolgt.

Dokumente

Hier können Dokumente zu Lieferanten hochgeladen werden.
(Ein Dokumentenverzeichnis wird unter System/Mandantenkonfiguration/Features benötigt)
Eine "Vertragsübersicht" kann unter Stammdaten/Lieferanten/mehr/Vertragsübersicht erzeugt werden.

Preisregeln

Nur eine "direkte" Preisregel, mit der Bedingung Kunden/Lieferanten, wird angezeigt.
(Eine "indirekte" Preisregel, z. B. über Kunden-/Lieferantentyp, wird in diesem Reiter nicht angezeigt)

Lieferadressen

Die erfassten Ansprechpersonen werden in einem Bericht angezeigt, von allen Kunden und Lieferanten.

Ansprechpersonen

Die erfassten Lieferadressen werden in einem Bericht angezeigt, von allen Kunden und Lieferanten.

Artikelstammdaten

-Artikelbeschreibung
-Langtext
-Buchungsgruppe
-Preisfaktor
-Einheit

-Stammdatenpreise sind die Preise aus den Feldern: Listen-, Verkaufs-, Einkaufs-, Kunden- und Lieferanten-Preis.

Preisregeln

Den verschiedenen Preisquellen (Stammdaten, Preisregeln, Auftragspreis, …) wurden zur Gewichtung Punkte vergeben.
Die Preisregeln sind deshalb gewichtiger als Stammdatenpreise und werden in ERP-Dokumenten bevorzugt.

Provisionsregeln

Die Provisionsregeln führen über Bedingung mit Aktion zu einer Provision. Die Logik ist wie bei Preisregeln.

Kurzanleitung Preisregeln

Die Preisregeln führen über Bedingung mit Aktion zu einem Artikel-Preis im ERP-Dokument.

Nach der Produktkostenkalkulation erfolgen so weitere Preisanpassungen, wie:
- hoher Wettbewerbseinfluss
- individuelle Preisverhandlungen (z. B. wegen Mengenrabatte)
- verändertes Nachfrageverhalten (andere Verteilung auf Gemeinkosten)
- Gewinnspanne aus Nachkalkulation (z. B. Vorkalkulation ist nicht vollständig).

Es gibt eine große Menge an Bedingungen, die verkettet werden können, um eine Preisregel als eindeutig zutreffend zu identifizieren. Um diese komplexen Strukturen verständlich anzuzeigen und sie leicht bearbeitbar zu machen, wird die Preisregel in einer Baumstruktur angezeigt und bearbeitet.

Eine passende Analogie ist auch ein Schwimmbecken mit Bahnen. Auf diesen Bahnen (Mikro-Preisregel) ist das vorankommen an Bedingungen geknüpft und am Ende ist eine oder mehrere Aktionen um den Preis/Rabatt/Preisabschlag zu bestimmen.

Da Sie mehrere Preisregeln (Schwimmbecken) und Mikro-Preisregeln (Bahnen) erfassen können, bekommen Sie ein zentrales und sehr flexibles Werkzeug, um die Preisermittlung in ihrem Unternehmen zu strukturieren.

Grundsätzlich ist eine Preisregel im Einkauf und im Verkauf auf den kleinsten Preis aus. Falls also mehrere Aktionen in einer oder in unterschiedlichen Preisregeln den Preis bestimmen, so wird der kleinste Preis genommen.
Durch die Priorität „Override“ gewähren Sie der Preisregel Vorrang vor der Regel „kleinster Preis“.
Bei mehreren zutreffenden Override-Preisregeln gilt wieder die Regel „kleinster Preis“.

Bedingungs- & Aktions-Block

Im Bedingungs-Block können Sie aus verschiedenen Typen von Bedingung eine wählen:

Kunde | Lieferant | Kunden-/Lieferantentyp | Artikel | Warengruppe | Verrechnungseinheit |

Menge | Lieferdatum | Belegdatum

Im Aktions-Block können Sie aus verschiedenen Typen von Aktionen eine wählen:

Preis | Artikel-Liste | Kunden-Liste | Lieferanten-Liste |

Kunden/Lieferantentyp-Liste | Warengruppen-Liste | Mengen-Staffel |

Verrechnungseinheit-Staffel | Belegdatum-Staffel | Lieferdatum-Staffel

Z. B. Sie wollen folgende Regel erstellen:
1) Bestimmter Kunde 2) mit Belegdatum 3) mit Lieferdatum 4) mit Artikel bekommt 5) einen Preis und 6) einen Rabatt.

• Erfassen Sie eine neue Preisregel

• Wählen Sie die Aktion „Preis“

• Fügen Sie 3x Bedingungs-Block in der selben Bahn hinzu

• Fügen Sie den Rabatt zum Preis hinzu

• Wähle Sie die Typen in den Bedingungs-Blöcken

Neuer Block in Unterbahn

Eine Bahn der Preisregel kann, auf dem Wege zur Aktion, an jeder Stelle in zwei Unterbahnen geteilt werden. Z. B. eine Bahn mit 6 Unterbahnen von 1.1 bis 1.6 :

In der Actionbar können Sie durch „Bahnen an“/„Bahnen aus“ die Bearbeitung der Bahnen an-/ausschalten.

Listen- und Staffel-Aktionen

Einige Kombinationen von Bedingungs- und Aktions-Blöcken werden oft in Preislisten benötigt. Diese häufig benötigten Kombinationen werden in einem Block zusammengefasst unter dem Namen „Listenaktion“ oder „Staffelaktion“. Diese ermöglichen eine leichtere und schnellere Handhabung. Auch die Darstellung von so einem Kombinations-Block ist übersichtlicher.

Name	Bedingung + Aktion
Artikel-Liste	Artikel + Preis/Rabat/Abschlag
Kunden-Liste	Kunde + Preis/Rabat/Abschlag
Lieferanten-Liste	Lieferant + Preis/Rabat/Abschlag
Kunden-/Lieferantentyp-Liste	Kd.-/Lief.-Typ + Preis/Rabat/Abschlag
Warengruppen-Liste	Warengruppe + Preis/Rabat/Abschlag
Mengen-Staffel	Ab Menge + Preis/Rabat/Abschlag
Verrechnungseinheit-Staffel	Ab Verrechnungseinheit + Preis/Rabat/Abschlag
Belegdatum-Staffel	Ab Belegdatum + Preis/Rabat/Abschlag
Lieferdatum-Staffel	Ab Lieferdatum + Preis/Rabat/Abschlag

Anmerkungen

Wenn Sie Preisregeln und Mikro-Preisregeln anlegen, erstellen Sie auch eine Logik oder Struktur der die Preisermittlung folgt. Beachten Sie das diese Struktur von allen bei der Erfassung oder Aktualisierung von Preisregeln immer eingehalten wird. Eine „Ordnung“ in ihrer Preisermittlung wird nicht durch die Preisregeln herbeigeführt, sondern durch Logik und Struktur wie Sie die Preisregeln anlegen/nutzen.

Beachten Sie im Umgang mit Preisregel:

1. Verschaffen Sie sich ein Gesamtbild zur Preisermittlung in ihrem Unternehmen
2. Leiten Sie aus dieser Übersicht die notwendige Logik und Struktur ab
3. Versuchen Sie die Bedingungen, in den Preisregeln, in gleicher Reihenfolge zu halten
4. Versuchen Sie die Anzahl der Bahnen in den Preisregeln so gering wie möglich zu halten
5. Versuchen Sie die Bahnen, in den Preisregeln, in gleicher Reihenfolge zu halten
6. Neue Preisregeln mit sinnvollen und systematischen Namen und Bemerkungen erstellen
7. Halten Sie Balance zwischen <zu vielen Preisregeln> und <zu langen Preisregeln>.

Im ERP-Dokument wird pro Position in der Spalte Preisquelle „Preisregel“ angezeigt, wenn die Preisermittlung über eine Preisregel erfolgt ist.

Änderungen an einer bereits genutzten Mikro-Preisregel ersetzt die alte und speichert diese als ungültig.

Abhängig von Ihrer Bedienung kann in einer Bahn mehrmals der Block zum Hinzufügen neuer Bahnen übrig bleiben. Zur Löschung ist in der betreffenden Bahn der Aktions-Block zu löschen.

Lager

Das Ein- und Auslagern von Artikeln erfolgt im odyn-ERP über die Lieferscheine vom Einkauf oder Verkauf.
Über den Button Auslagern/Einlagern erfolgt zu allen Artikeln aus dem Lieferschein eine Lagerbuchung im Hintergrund.
Dies ist der gewünschte Standard-Workflow. Somit erhalten die Lagerbuchungen automatisch eine Verknüpfung zum Lieferschein und können mit weiteren "Verknüpfte Belege" verbunden sein.

Unter Lager/Lagerbestände erhalten sie den Bestand von Artikel zum gewünschten Zeitpunkt.
Über Lager/Lagerbuchungen können alle oder die gewünschten Buchungen angezeigt werden.
Die Lager/Lagerentnahme zeigt die entnommenen Artikel (Differenz eingelagert zu ausgelagert) mit Anzahl und Ø mtl.

Alle drei Untermenüs Lagerbestände, Lagerbuchungen und Lagerentnahme haben in der Actionbar den Button Lager … über diesen können sie selbst eine Lagerbuchung durchführen:
-Einlagern,
-Erzeugnis fertigen,
-Umlagern,
-Entnahme
Eine selbst durchgeführte Lagerbuchung ist ohne Verknüpfung zu einem ERP-Dokument und sollte immer mit einem Eintrag im Feld "Optionaler Kommentar" gemacht werden. Damit die Buchung nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet in ihrer Auswirkung erfasst ist.

Informationen zur Inventur finden Sie hier: Inventuraufnahme

Finanzbuchhaltung

1. VK-Rechnung und EK-Rechnung

      -Buchung erfolgt mit Kunde oder Lieferant
      -Buchung erfolgt mit Positionstabelle, die Artikel, Menge und Preis beinhaltet
       (Über die Buchungsgruppe vom Artikel und die Steuerzone der Rechnung wird das FiBu-Konto bestimmt)
      -Die Zahlung/-en können gemeinsam mit der Rechnung gebucht oder angezeigt werden

Erstellung dieser Rechnungen erfolgt über den Workflow oder über das Untermenü Rechnungen, vom Verkauf/Einkauf, mit Button "Erfassen".

2. Debitorenbuchung und Kreditorenbuchung

      -Buchung erfolgt mit Debitor oder Kreditor
      -Buchung erfolgt mit FiBu-Konto, das vom Benutzer bestimmt wird
      -Die Zahlung/-en können gemeinsam mit der Rechnung gebucht oder angezeigt werden

Erstellung dieser Rechnung erfolgt über Menü Finanzbuchhaltung/Buchungsjournal mit Button "Erfassen" in Actionbar.

3. Dialogbuchung

      -Buchung erfolgt mit FiBu-Konto, das vom Benutzer bestimmt wird

Erstellung dieser Rechnung erfolgt über Menü Finanzbuchhaltung/Buchungsjournal mit Button "Erfassen" in Actionbar.

Buchungsjournal

Das Buchungsjournal (Menü Finanzbuchhaltung/Buchungsjournal) gibt Auskunft über erfassten Buchungen im odyn-ERP. Dabei können die Ergebnisse der Abfrage mittels Suchmaske begrenzt werden. Z. B. können alle Buchungen zu einer Referenz / Rechnungsnummer oder zu einem bestimmten Datum aufgelistet werden.

Über folgenden Filter lässt sich festlegen, ob das im Filter verwendete Datum,
das Datum auf der Rechnung (Rechnungsdatum = Datum auf dem Dokument)
oder
das Datum der Buchung (Buchungsdatum = Datum an dem die Buchung ein / aus ging), sein soll:

Mit dem Button "Suchen" folgt der Bericht zum Buchungsjournal:

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DATEV-Exportassistent

Der DATEV-Export (Menü Finanzbuchhaltung/DATEV-Exportassistent) erstellt eine CSV-Datei mit Buchungsdaten in einem Datev-Format für den Import in andere Systeme.

Beispiel-Datei:

GoBD Export

Mit dem GoBD-Export (Menü Finanzbuchhaltung/GoBD Export) werden Finanzbehörden für die Betriebsprüfung die Unternehmensdaten, in einer GoBD-konformen ZIP-Datei, elektronisch/digital zur Verfügung gestellt.
Z. B. der Inhalt einer ZIP.-Datei:

SB/EB buchen

Unter dem Menü Finanzbuchhaltung/"SB/EB buchen" wird zum Schlussbestand (SB-Buchung) und dem Eröffnungsbestand (EB-Buchung) jeweils eine Buchung durchgeführt.
Das odyn-ERP führt die FiBu-Konten aggregiert über die Jahresperiode hinweg.
Mit der SB-Buchung wird der Saldo auf 0 gebucht und die EB-Buchung erzeugt wieder den ursprünglichen Saldo.
Diese EB-Buchung wird von externe Systemen, zu Beginn einer Jahresperiode, oder von einigen Berichten benötigt.

Offene Forderungen

Unter dem Menü Finanzbuchhaltung/Offene Forderungen finden sich die noch ausstehenden Forderungen von Kunden.

Offene Verbindlichkeiten

Unter dem Menü Finanzbuchhaltung/Offene Verbindlichkeiten finden sich noch ausstehenden Verbindlichkeiten zu Lieferanten.

Bücherkontrolle

Unter dem Menü System/Finanzbuchhaltung/Bücherkontrolle wird das Datum festgelegt, bis einschließlich zum, keine Änderungen oder weitere Buchungen mehr erfolgen können.

Dokumente/Belege

In der Buchhaltung herrscht der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Es soll keine Buchung vorgenommen werden, wenn der Buchungsbeleg dafür nicht vorhanden ist. Es fehlt der Nachweis für die Richtigkeit der Aufzeichnung.

FiBu-Konten erfassen

Die zwei gängigen Kontenrahmen in der Finanzbuchhaltung (FiBu) sind der SKR03 und der SKR04 von DATEV:
Prozessgliederungsprinzip (SKR03) → Reihenfolge der Konten entspricht dem Geschäftsablauf
Abschlussgliederungsprinzip (SKR04) → Die Kontenklassen werden nach der Gliederung des Jahresabschlusses organisiert.

Kontenrahmen:

• Beispiel SKR 03 für 2024: 11174_Kontenrahmen DATEV SKR 03.pdf
• Beispiel SKR 04 für 2024: 11175_Kontenrahmen DATEV SKR 04.pdf
  

Der Kontenrahmen wird jährlich angepasst.
Aus dem Kontenrahmen werden die genutzten/bebuchten Konten zu dem Kontenplan für ihr Unternehmen.

Wichtige Informationen für das richtige erfassen von FiBu-Konten im ERP sind aus dem Kontenrahmen zu entnehmen.

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Notwendigen Informationen
im Kontenrahmen (PDF zu SKR03/04)

Die Spalten-Überschrift informieren über das Konto in der Zeile:
1) und 4) Bilanz-Posten oder GuV-Posten
2) und 5) Programmverbindung / Abschlusszweck
3) und 6) Kontenklasse

In der Zeile zur Spalte 3) und 6) sind die Informationen zur Funktion, Kontonummer, Kontobeschreibung z. B.:

Rot = Funktion des Kontos (vor einem Konto), die für das ERP relevant sind: 
           AV Automatische Errechnung der Vorsteuer
           AM Automatische Errechnung der Umsatzsteuer
           S Sammelkonten
Grün = Kontonummer
Blau = Kontobeschreibung.

In der Zeile zur Spalte 1) und 4) ist der Bilanz-Posten oder GuV-Posten z. B.:

In der Zeile zur Spalte 2) und 5) ist die Programmverbindung / Abschlusszweck
-Umsatzsteuererklärung (U), Gewerbesteuer (G) und Körperschaftsteuer (K)
-Handelsbilanz (HB), Steuerbilanz (SB) oder Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG (EÜR)

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Erfassen von FiBu-Konten im ERP

Hauptmenü: System / Finanzbuchhaltung / Konto erfassen

Mit N/A gekennzeichnete Einstellungen dürfen aktuell nicht ausgewählt werden.

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1. Grundeinstellungen

Die Grundeinstellungen sind:

• Kontonummer (aus Spalte 3 oder 6 des Kontenrahmen)
• Beschreibung (ist die Kontobeschreibung aus Spalte 3 oder 6 des Kontenrahmen)
• Kontotyp (Standard ist Konto)

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2. Kontoart

Abhängig von der Spalten-Überschrift zu 1) und 4) und der Zeile wählen Sie:

zu Bilanz-Posten:	zu GuV-Posten:	Nicht benutzen:
(A) Aktiva/Mittelverwendung	(E) Aufwand	(C) Kosten
(L) Passiva/Mittelherkunft	(I) Erlös	(Q) Passiva

Wenn Sie bei Bilanz-Posten nicht sicher sind ob diese Aktiva oder Passiva sind, schauen sie im HGB § 266 nach.

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3. Sammelkonto für

Kennzeichnung S (vor einem Konto) im Kontenrahmen.

• Einkauf → Verbindlichkeiten
• Verkauf → Forderungen
• kein Sammelkonto → sind die meisten Konten

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4. In Aufklapp-Menü aufnehmen

Die Einstellungen in diesem Abschnitt bestimmen, wo das FiBu-Konto zum Buchen zur Auswahl steht.

Übergeordnete Kategorie:
Verkaufsrechnungen/Debitorenbuchungen (mit Kunde)     = Forderungen
Einkaufsrechnungen/Kreditorenbuchungen (mit Lieferant) = Verbindlichkeiten

Die Unterkategorie bestimmt die Anzeige:

Forderungen	Verbindlichkeiten
○ Erlös	○ Aufwand/Anlagen
○ Zahlungseingang	○ Zahlungsausgang
○ Steuer	○ Steuer
○ Nicht aufnehmen	○ Nicht aufnehmen

Zahlungseingang/-ausgang (z. B. Kasse, Bank, PayPal, Prepaid-Konto, Kredit-Karte, …). Diese Konten werden sowohl im Einkauf als auch im Verkauf zur Zahlung genutzt und benötigen beide Radiobuttons.  

In einer Dialogbuchung stehen alle FiBu-Konten zum Buchen zur Auswahl.

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5. Steuerautomatik und UStVA

Konten mit der Hauptfunktionen AV oder AM im SKR :
AV = Automatische Errechnung der Vorsteuer,  AM = Automatische Errechnung der Umsatzsteuer

Diese benötigen:
1) einen Steuerschlüssel mit "Automatikbuchung auf ein Konto" der richtigen Vorsteuer oder Umsatzsteuer
2) ein "Gültig ab"
3) in der Spalte UStVA die richtige Kennzahl - KZ aus dem Vordruckmuster USt 1 A.

Hat das Konto keine Hauptfunktionen AV oder AM dann wählen Sie Steuerschlüssel 00. (0 %) und UStVA="-"

Im ERP können unter System / Finanzbuchhaltung / Steuern weitere Steuerschlüssel angelegt werden.

Die Gültigkeit muss angegeben werden und darf nicht leer sein

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6. Berichte

Die Zuordnung eines FiBu-Kontos zu einem Bericht erfolgt in diesem Abschnitt.

Aus der Spalten-Überschrift zu 1) und 4) im Kontenrahmen ist zu entnehmen, welcher Bericht (Bilanz oder GuV).
Und aus der Zeile des Kontos folgt der Posten im Aufklapp-Menü.

In der GuV reicht ein Posten als Erhöhung oder Verminderung.
Die Bilanz kann einen zweiten Posten als Alternativkonto haben (folgt mit "oder" und kursiver Schrift im Kontenrahmen).

Z. B.: SKR03 Konto 0320 Pkw, = Bericht und Posten = Bilanz und "Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung"
         SKR04 Konto 0320 Einrichtungen für Wohnbauten = Bericht "Bilanz" und "Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte, ..."

Aus dem Kontenrahmen ist die Zuordnung zur BWA nicht abzulesen.

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7. verschiedene Einstellungen

Hat Punkt 5 die Hauptfunktionen AV oder AM, so muss die Checkbox "DATEV-Automatik" gesetzt werden.

Zahlungsverkehr

Zahlungseingänge

Die Anzeige oder das Erfassen vom Geldeingang erfolgt über Zahlungsverkehr/Zahlungseingänge.

Die Anzeige hat wie gewohnt, über das Suchformular, einen Bericht mit dem Zahl-Betrag einer Rechnung.
Die Erfassung ist auf offene Rechnungen beschränkt und kann im Suchformular auf Kunde/Rechnungsnummer beschränkt werden. Wenn alle offenen Rechnungen aufgelistet werden ist über STRG + F ein schnelles finden der RG-Nummer möglich.
Mit der Checkbox in der Spalte "auswählen" und der Zeile mit der richtigen RG-Nummer erfolgt die Auswahl.

Mit der Auswahl einer Rechnung muss der Zahlbetrag geprüft werden und bei Teilzahlungen wird dieser Betrag erfasst.

Mit dem Button "Erneuern" bekommen alle ausgewählten Rechnungen, ohne einen Betrag, den noch fälligen Betrag eingetragen.

Zahlungsausgänge

Die Anzeige oder das Erfassen vom Geldausgang erfolgt über Zahlungsverkehr/Zahlungsausgänge.
In der Handhabung wie bei Zahlungseingänge nur auf Lieferant und Kreditoren und damit auf den Einkauf bezogen.

Bankeinzüge via SEPA

Unter dem Punkt Zahlungsverkehr/Bankeinzüge via SEPA finden sich alle Zahlungen, die mein Unternehmen erhält. Hier gilt das gleiche Prinzip, nachdem auch bei Überweisungen gearbeitet wird. 

Überweisungen via SEPA

Für die Zahlung von Einkaufs-Rechnungen wird eine XML-Datei erstellt. Diese beinhaltet alle notwendigen Daten als elektronische Überweisungen für die Bank. Die Erstellung und das Herunterladen dieser XML-Datei erfolgt unter Zahlungsverkehr/Überweisungen via SEPA. Anschließend wird diese Datei in der Banking-Software importiert und kann nun von der Bank als Überweisungen ausgeführt werden.

Kontobewegungen

In Zahlungsverkehr/Kontobewegungen werden die importierten Kontobewegungen als Bericht angezeigt.
Für diese Funktion muss ein Bankkonto erfasst und konfiguriert werden (System/Finanzbuchhaltung/Bankkonten/Buchungskonto).

Das Suchformular zu diesen Kontobewegungen ist standardmäßig auf die letzten 4 Wochen gesetzt.
Mit "Filter zeigen" wird das Suchformular aufgeklappt und gesuchte Werte/Parameter können erfasst werden.

Mit der Konfiguration (System/Mandantenkonfiguration/Features/Kontobewegungen) und der Vergabe von Rechten an den Benutzer wird das "Löschen nicht verknüpfter Kontobewegungen" in der die Actionbar unter "Mehr..." angezeigt.

Für die Kontobewegungen sind folgende Aktionen in der Actionbar: importieren / zuweisen / abgleichen
-Kontoauszug importieren
  Der Import erfolgt über eine Datei, die im Format MT-940 vorliegen muss.
-Kontobewegungen zuweisen
-Kontenabgleich mit Bank
  Bei Dialogbuchungen erfolgt keine "Zuweisung", sondern ein Kontenabgleich.

Manueller Kontenabgleich

Nicht abgeglichene Zahlungen und der End-Saldo werden auf eine Differenz überprüft.
Ist keine Differenz vorhanden, so können Zahlungseingänge/-Ausgänge als abgeglichen markiert werden.

Zahlungseingänge/-Ausgänge werden durch den Button "Abgleichen" wenn:
Anfangs-Saldo + Betrag markierte Zeile = Sammelrechnungsbilanz = Differenz 0,00

Jedes FiBu-Konto, das in den Einstellungen Zahlungseingang/Zahlungsausgang hat (Abschnitt "In Aufklappmenü aufnehmen") und nicht zu einem erfasstem Bankkonto gehört (System/Finanzbuchhaltung/Bankkonten/Buchungskonto) kann mit diesem Kontenabgleich geprüft werden.

Berichte

Dashboard

 

Kontenübersicht

 

SuSa, GuV, BWA, Bilanz

 

UStVA

 

ZM und Intrastat

 

Projektbuchungen

 

OP Saldo Debitoren/Kreditoren

 

Benutzerdefinierte Datenexporte

Mit einem benutzerdefinierten Datenexporte (BDEs) können individuelle Berichte zu den Daten aus odyn-ERP erstellt werden.
Dazu werden SQL-Abfragen von ihrem IT-Mitarbeiter oder einem unserer Support-Mitarbeiter im System hinterlegt.
Diese Abfragen können nach Belieben gestaltet werden und alle im ERP gespeicherten Daten ausgeben.

Mahnungen

Mahnungen konfigurieren

Unter dem Menüpunkt "System/Mahnungen konfigurieren" können Mahnungen angelegt und konfiguriert werden.

Erst wenn Mahnungen konfiguriert werden, kann ein Mahnlauf im Menü "Verkauf" erstellt werden.

Option	Beschreibung
Mahnlevel	Zeigt das Mahnlevel an (startet bei 1 und wird fortlaufend weitergeführt)
Mahnstufenbeschreibung	Beschreibt das Mahnlevel (z.Bsp: Erinnerung, letzte Mahnung, ...)
Vorauswahl aktiviert	Falls Checkbox gesetzt, wird die Spalte "Aktiviert" beim Erfassen von Mahnungen direkt ausgewählt
Vorauswahl E-Mail	Falls Checkbox gesetzt, wird die Spalte "E-Mail" beim Erfassen von Mahnungen direkt ausgewählt
PDF an E-Mail anhängen	Diese Option ist ohne Funktion und kann ignoriert werden!
Buchung erstellen	Falls Checkbox gesetzt, wird automatisch eine Debitorenbuchung für Mahngebühren und Zinsen erstellt. Die bebuchten Konten können in der Konfiguration definiert werden.
Fristsetzung	Hier wird die Zahlungsfrist für das jeweilige Mahnlevel in Tagen angegeben
Fälligkeitsdatum +Tage	Zeitraum, nachdem eine Rechnung angemahnt werden kann (oder das nächste Mahnlevel)
Gebühr	Falls gewünscht, kann hier eine Mahngebühr eingetragen werden. Diese Optionen ist für alle Dokumente des jeweiligen Mahlevels gültig
Zinssatz	Falls gewünscht, kann hier ein Zinssatz eingetragen werden. Diese Optionen ist für alle Dokumente des jeweiligen Mahlevels gültig
Druckvorlage	Folgende Optionen müssen gesetzt werden: Mahnlevel 1 → mahnung1 Mahnlevel 2 → mahnung2 Mahnlevel 3 → mahnung3 Diese Optionen werden für den internen Gebrauch benötigt.

Falls Mahngebühren und Zinsen für ein Mahnlevel aktiviert ist, so müssen Konten für diese hinterlegt werden.

Vorschlag für drei Mahnlevel:

1. Zahlungserinnerung
2. Mahnung
3. Letzte Mahnung
   

Texte festlegen

Texte können untern dem Menüpunkt "System/Vorlagen/Textvorlagen" festgelegt werden.
Hier können die Texte für die Einleitungen und dem Schluss des jeweiligen Mahnlevels eingetragen werden.
Gilt auch für Mahnrechnungen, falls konfiguriert.

Mahnungen suchen und erfassen

Mahnungen können über den Menüeintrag "Verkauf/Mahnungen" gesucht und erfasst werden.

Suchen

Ggf. Filter einstellen und den Button "Suchen" verwenden, um bereits erstellte Mahnungen anzuzeigen.
Im Bericht können bereits erstellte Mahnungen erneut gedruckt werden.

Erfassen

Button "Erfassen", ggf. Filter setzten und Button "Suchen" verwenden, um neue Mahnungen zu erstellen.
In der Liste werden alle überfälligen Rechnungen angezeigt. Mit Button "Anlegen" können Mahnungen erstellt werden.

Dabei werden nur Rechnungen angemahnt, welche mit der Checkbox "Aktiviert" markiert wurden.
Das Mahnlevel bestimmt, welche Art von Mahnung erstellt wird.
Erstellte Mahnungen werden an die jeweiligen Rechnungen unter "Dokumente" gehängt.

Ist die Checkbox "E-Mail" aktiviert, wird die Mahnung per Mail an den Kunden gesendet.
Als Grundlage für die zu empfangene Mail wird die Rechnung verwendet.

Task-Server

Über den Task-Server können Hintergrund-Jobs automatisch durchgeführt werden, ohne das ERP-System zu überlasten.
Meistens sind die Hintergrund-Jobs so eingerichtet, dass sie nachts laufen und somit keinen Benutzer bei der Ausführung stören.

Hintergrund-Jobs

Können in zwei Arten aufgeteilt werden: geplant und ausgelöst.
Geplante Jobs werden bei ihrer Erstellung mit einem Ausführungszeitplan versehen und nach diesem ausgeführt.
Ausgelöste Jobs werden durch einen Benutzer aktiviert (manuell gestartet) und lagern aufwendige Vorgänge aus,
z.B. der Massendruck von ERP-Dokumenten.

Es können nur geplante Jobs angelegt werden.

Jobverlauf

Eine Liste der ausgeführten Jobs mit Ausführungs- und Endzeitpunkte, Status (läuft/erfolgreich/fehlgeschlagen), und verwendeten Daten. Ergebnis enthält die Werte, die bei einer erfolgreichen Ausführung durch das Paket zurückgegeben werden, Fehler enthält die Fehlermeldung, falls die Ausführung nicht möglich ist.

Anlegen von Hintergrund-Jobs

Benutzer werden das Anlegen von Hintergund-Jobs normalerweise nicht durchführen.
Neue Hintergrund-Jobs werden durch opendynamic per Update eingebunden.

Unter "System/Hintergrund-Jobs und Task-Server/Aktuelle Hintergrund-Jobs anzeigen", können alle zur Zeit angelegten Hintergrund-Jobs und ihre Optionen eingesehen werden. Über "Erfassen" kann ein neuer Job angelegt werden.

Attribut	Bedeutung
Aktiv	aktivieren/deaktivieren des Jobs
Ausführungsart	wiederholte Ausführung plant die nächste Ausführung nach dem Beenden des Jobs
Paketname	Welcher Job soll durchgeführt werden
Ausführungszeitplan	Ausführungszeitplan, der den Turnus der Ausführung festlegt
Daten	Zusätzliche Daten, die vom Job benötigt werden. Müssen im YAML-Format angegeben werden. Abhängig vom gewählten Paket.

YAML-Format

---
test_key: 123456789
test_customer: 
  name: Musterfirma 1
  city: 99999 Musterhausen
test_attributes: [attr1, attr2, attr3]

Aufbau:

• Start des YAML-Dokuments mit drei -
• In neuer Zeilen: Benennung und Wert von Variablen. 
  Wichtig: Hier muss zwischen Benennung und Wert ein Doppelpunkt und ein Leerzeichen gesetzt werden.
  String-Werte müssen nicht in Anführungszeichen gesetzt werden.
  Unter-Attribute werden über Einrückung markiert. Listen werden mit eckigen Klammern markiert.

Sollte ein Paket Daten verwenden und diese nicht im korrekten Format angegeben werden, schlägt die Ausführung fehl.

Datenbank auf Testinstanz klonen

Zusätzlich zum produktiven ERP-System gibt es noch eine Testversion des Systems.
Diese ist dafür da, um neue Mitarbeiter in das ERP-System einzuarbeiten oder neue Funktionen zu testen, ohne dabei die produktiven Daten zu gefährden.

Damit die Testinstanz die gleichen Daten wie das produktive System beinhaltet, gibt es die Möglichkeit, dass die Daten des produktiven Systems auf die Testinstanz übernommen werden können.

Dabei ist nur der Klick auf den Button "Klonen" notwendig.
Sobald die Daten erfolgreich übertragen wurde, gibt das ERP-System Rückmeldung.

Das Klonen solle nur stattfinden, wenn kein Benutzer auf dem Test-System angemeldet ist.

Diese Aktion ist meistens nur den Benutzern mitt Vollzugriff erlaubt.

Webserver neu starten

Im Laufe der Jahre kommen viele Daten im ERP-System zusammen. Je nachdem wie viele Daten das ERP-System verarbeiten muss, kann es manchmal vorkommen, dass die Verbindung zum ERP-System langsam wird.
Falls die Verbindung auch nach längerer Zeit nicht besser wird, gibt es im ERP-System die Möglichkeit den Webserver neu zu starten.
Dadurch kann der Benutzer die laufenden Abfragen im Hintergrund selbständig abbrechen.

Beim Neustarten des Webservers sollten keine kritischen Prozesse laufen!

Um den Webserver neu starten zu können, muss ein Grund in das Textfeld angegeben werden.
Sobald dies gesehen ist, wird eine Mail an support@opendynamic.de gesendet.
Dieser kann dann überprüfen, was genau der Grund für den Neustart ist und ob Handlungsbedarf besteht.

Diese Aktion ist meistens nur den Benutzern mit Vollzugriff erlaubt.

E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung (eRechnung)?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten Daten-Format im Sinne der europäischen Normenreihe EN 16931 erstellt, übermittelt und empfangen wird. Eine E-Rechnung ist damit im Vergleich zu einer Papier- oder PDF-Rechnung ein strukturierter, maschinenlesbarer XML-Datensatz.

Was sind "Sonstige Rechnungen"?

Sonstige Rechnungen sind (in Abgrenzung zu E-Rechnungen) Papierrechnungen und Rechnungen in einem elektronischen Format (z. B. PDF), das nicht den Anforderungen der europäischen Norm für E-Rechnungen entspricht.

Beispiel Sonstige Rechnung (Papierrechnung, PDF)                  Beispiel einer elektronischen Rechnung

Quelle: https://www.e-rechnung-bund.de/e-rechnung/unterschied-zwischen-papier-pdf-und-erechnung/

Wen betrifft es und ab wann?

Der Gesetzgeber hat mit dem Wachstumschancengesetz v. 27.3.2024 (BGBl I 2024 Nr. 108) die Einführung der E-Rechnung beschlossen. Deutschland folgt damit dem Beispiel anderer EU-Mitgliedstaaten sowie einiger Drittländer, die eine E-Rechnung ebenso zum Standard für Abrechnungen im Wirtschaftsverkehr machen. Ab 01.01.2025 ist die Pflicht zur Entgegennahme von E-Rechnungen für im Inland steuerbare Umsätze, wenn es sich bei den Beteiligten um inländische Unternehmen handelt (sog. B2B-Umsätze im Inland)

Welche E-Rechnungs-Formate gibt es?

XRechnung-Format

Der Standard XRechnung repräsentiert hierbei die nationale Ausprägung der europäischen Norm EN 16931 in Deutschland – also die deutsche CIUS. XRechnung bezeichnet den Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern. Diese sind ein rein strukturiertes Rechnungsformat, das auf einer XML-Datei basiert (maschinenlesbar).

ZUGFeRD-Format

Bei ZUGFeRD (Akronym für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) handelt es ich um ein branchenübergreifendes Datenformat, das sowohl Daten im XML-Format als auch ein Ansichts-PDF (menschenlesbar) beinhaltet. Daher spricht man bei der ZUGFeRD-Rechnung von einem hybriden Rechnungsformat. Das PDF enthält die Rechnungsinformationen in unstrukturierter Form. Doch da das XML diese Informationen in strukturierter Form aufweist, ist eine automatische, elektronische Weiterverarbeitung dennoch möglich. Die Einsatzgebiete sind vielfältig: ZUGFeRD wird sowohl im B2B- als auch im B2G- und im B2C-Bereich verwendet. 

Das odyn-ERP erzeugt E-Rechnungen nach der Spezifikation ZUGFeRD 2.3.2 / Factur-X 1.07.2 im Profil EXTENDED

EDI-Format

Bei EDI (Electronic Data Intercharge Format) handelt es sich um ein standardisiertes Format für den Austausch von elektronischen Dokumenten. Dies bedeutet, dass die Daten auf Sender- und Empfängerseite gleich interpretiert werden und sich daher unmittelbar weiterverarbeiten lassen. Rechnungen im EDI-Format liegen immer in strukturierter Form vor. Für den Einsatz von EDI bedarf es jedoch einer EDI-Vereinbarung zwischen den Geschäftspartnern. So muss beispielsweise sichergestellt sein, dass die weitere Verarbeitung der Rechnung elektronisch erfolgt. 

Wann ist eine E-Rechnung Valide?

Nachdem Ihr System erfolgreich E-Rechnungen erstellt bzw. empfangen hat, ist es von hoher Wichtigkeit zu prüfen, ob diese auch valide sind. Die Validität von E-Rechnungen stellt eine wichtige Voraussetzung für die fehlerfreie Verarbeitung dar.

Die Validierung einer E-Rechnung gliedert sich in zwei Hauptbereiche: die technische und die inhaltliche Validierung. Beide Prüfungen sind notwendig, um sicherzustellen, dass die Rechnung korrekt, vollständig und fehlerfrei weiterzuverarbeiten ist.

1. Technische Validierung:
Die technische Validierung prüft, ob die Rechnung die richtige Struktur und Syntax aufweist. Hierfür wird der XML-Code der Rechnung analysiert, um sicherzustellen, dass er maschinenlesbar ist und den Standards entspricht. Diese Validierungen erfolgt von odyn-ERP, zur Sicherung, dass die strukturierten Daten fehlerfrei und vollständig sind (diese benötigt etwas Zeit).

Diese technische Validierung verzögert etwas die Ausgabe der Rechnung.
Dies ist abhängig von der Rechnungsgröße und Hardwareleistung.
(Fehler bei Erzeugung einer E-Rechnung)

Im Scan-Verzeichnis sind erhaltene E-Rechnungen im separaten Abschnitt
 und können über die Aktion "Validieren" geprüft werden.
(Validierung erhaltener E-Rechnungen)

2. Inhaltliche Validierung:
Bei der inhaltlichen Validierung wird sichergestellt, dass die Daten auf der E-Rechnung kaufmännisch korrekt und vollständig sind. Dies betrifft Informationen wie Rechnungsbetrag, Name des Empfängers und weitere notwendige Details.

Wie lese ich den Inhalt einer XRechnung?

Für die Inhaltliche Validierung einer E-Rechnung ist es erforderlich, elektronische Rechnungen anzuzeigen und zu prüfen. Bei dem ZUGFeRD-Format ist dies mit einem PDF-Viewer leicht möglich. Für die XRechnung benötigen sie einen weiteren Viewer, um von maschinenlesbar in menschenlesbar zu wechseln. Wir empfehlen den Quba-Viewer:
Der Quba-Viewer ist eine Open-Source-Software, die speziell entwickelt wurde, um elektronische Rechnungen in verschiedenen Formaten anzuzeigen, darunter XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X. Die Software ermöglicht es Nutzern, Rechnungsinhalte visuell darzustellen und auf inhaltliche und semantische Korrektheit zu prüfen (Link zu Quba-Viewer) .

Wie bekomme ich nur eine XML?

Falls Ihr Kunde kein hybrides Rechnungsformat bevorzugt, sondern nur eine XML-Datei wünscht (nur maschinenlesbar), erreichen Sie dies über die Checkbox "Nur XML erzeugen" in den Kunden-Stammdaten.

Dies ist keine rechtliche oder steuerliche Beratung.
Bitte wenden Sie sich dafür an Ihren Rechtsanwalt oder Steuerberater.

Wie prüfe ich, ob ein PDF eine ZUGFeRD-Datei ist?

Die ZUGFeRD-Datei ist eine PDF mit der XML als Dateianhang.
Sie können das PDF-Dokument mit dem Firefox-Browser öffnen und über den Anhang im linken Fenster prüfen, ob eine XML-Datei angehängt ist. Ist dies der Fall, handelt es sich bei der PDF um eine ZUGFeRD-Datei.