Validierung erhaltener E-Rechnung

Anzeige erhaltener Rechnungen 

 Erhaltene Rechnungen werden in Ihrem Unternehmen im vorgesehenen Scan-Verzeichnis abgelegt. Dabei kann es sich sowohl um gescannte Dokumente als auch um bereits digital vorliegende Dateien handeln. Dort abgelegten Rechnungen können anschließend über das Menü  Einkauf/Einkaufsrechnungen von Scanner hinzufügen aufgerufen und erfasst werden. 

 Noch nicht erfasste Einkaufsrechnungen werden in einer Übersicht angezeigt und nach folgenden Dokumentarten getrennt: 

 

 Sonstige Rechnungen (PDF) 

 E-Rechnungen 

 

 Validierung von E-Rechnungen 

 Vor der Erfassung einer E-Rechnung sollte eine technische Validierung durchgeführt werden. Dabei wird geprüft, ob die E-Rechnung den erforderlichen technischen Vorgaben hinsichtlich Struktur und Syntax entspricht. 

 Starten Sie die Validierung für alle vorhandenen E-Rechnungen über den Button  „Validieren“ in der Aktionsleiste. Das Ergebnis wird anschließend in der Spalte „Validierung“ angezeigt: 

 

 Gültig – die E-Rechnung hat die technische Validierung bestanden. 

 Ungültig – die E-Rechnung entspricht nicht den erforderlichen technischen Vorgaben. 

 

 Eine E-Rechnung sollte nur weiterverarbeitet werden, wenn die technische Validierung erfolgreich war. Ist eine E-Rechnung ungültig, sollte der Rechnungsaussteller kontaktiert und um die Übermittlung einer korrigierten E-Rechnung gebeten werden. 

 Eine erfolgreiche technische Validierung bedeutet nicht automatisch, dass die Rechnung auch inhaltlich bzw. sachlich korrekt ist. Die inhaltliche Prüfung der Rechnung liegt weiterhin beim Benutzer. 

 Erfassung von Rechnungen 

 Wählen Sie die gewünschte Rechnung über den Radiobutton aus. Über die Aktion „Workflow“ stehen anschließend folgende Möglichkeiten zur Verfügung: 

 

 Neue Einkaufsrechnung über Dokument Erstellt eine Einkaufsrechnung auf Grundlage eines vorhandenen offenen Auftrags oder Lieferscheins. 

 Neue Einkaufsrechnung direkt Erstellt eine neue Einkaufsrechnung ohne Bezug zu einem vorhandenen Dokument. 

 Neue Kreditorenbuchung direkt Erstellt eine neue Kreditorenbuchung ohne Bezug zu einem vorhandenen Dokument. 

 Datei zu Rechnung / Buchung hinzufügen Fügt die ausgewählte Datei einer bereits vorhandenen Rechnung bzw. Buchung hinzu. 

 

 Verarbeitung ungültiger E-Rechnungen verhindern 

 In der Mandantenkonfiguration/Features kann im Abschnitt „Einkauf & Verkauf“ über die Einstellung „Nur positiv validierte E-Rechnungen hochladen“ festgelegt werden, ob ausschließlich technisch gültige E-Rechnungen weiterverarbeitet bzw. hochgeladen werden dürfen. 

 

 Ja – nur E-Rechnungen mit erfolgreicher Validierung können hochgeladen werden. 

 Nein – auch E-Rechnungen ohne erfolgreiche Validierung können hochgeladen werden.