# Validierung erhaltener E-Rechnung #### **Anzeige erhaltener Rechnungen** Erhaltene Rechnungen werden in Ihrem Unternehmen im vorgesehenen **Scan-Verzeichnis** abgelegt. Dabei kann es sich sowohl um gescannte Dokumente als auch um bereits digital vorliegende Dateien handeln. Dort abgelegten Rechnungen können anschließend über das Menü **Einkauf/Einkaufsrechnungen von Scanner hinzufügen** aufgerufen und erfasst werden. Noch nicht erfasste Einkaufsrechnungen werden in einer Übersicht angezeigt und nach folgenden Dokumentarten getrennt: - **Sonstige Rechnungen** (PDF) - **E-Rechnungen** #### **Validierung von E-Rechnungen** Vor der Erfassung einer E-Rechnung sollte eine **technische Validierung** durchgeführt werden. Dabei wird geprüft, ob die E-Rechnung den erforderlichen technischen Vorgaben hinsichtlich **Struktur und Syntax** entspricht. Starten Sie die Validierung für alle vorhandenen E-Rechnungen über den Button **„Validieren“** in der Aktionsleiste. Das Ergebnis wird anschließend in der Spalte **„Validierung“** angezeigt: - **Gültig** – die E-Rechnung hat die technische Validierung bestanden. - **Ungültig** – die E-Rechnung entspricht nicht den erforderlichen technischen Vorgaben. Eine E-Rechnung sollte nur weiterverarbeitet werden, wenn die technische Validierung erfolgreich war. Ist eine E-Rechnung ungültig, sollte der **Rechnungsaussteller kontaktiert** und um die Übermittlung einer korrigierten E-Rechnung gebeten werden.

Eine erfolgreiche **technische Validierung** bedeutet nicht automatisch, dass die Rechnung auch **inhaltlich bzw. sachlich korrekt** ist. Die **inhaltliche Prüfung** der Rechnung liegt weiterhin beim Benutzer.

#### **Erfassung von Rechnungen** Wählen Sie die gewünschte Rechnung über den **Radiobutton** aus. Über die Aktion **„Workflow“** stehen anschließend folgende Möglichkeiten zur Verfügung: - **Neue Einkaufsrechnung über Dokument** Erstellt eine Einkaufsrechnung auf Grundlage eines vorhandenen offenen Auftrags oder Lieferscheins. - **Neue Einkaufsrechnung direkt** Erstellt eine neue Einkaufsrechnung ohne Bezug zu einem vorhandenen Dokument. - **Neue Kreditorenbuchung direkt** Erstellt eine neue Kreditorenbuchung ohne Bezug zu einem vorhandenen Dokument. - **Datei zu Rechnung / Buchung hinzufügen** Fügt die ausgewählte Datei einer bereits vorhandenen Rechnung bzw. Buchung hinzu. #### **Verarbeitung ungültiger E-Rechnungen verhindern** In der **Mandantenkonfiguration/Features** kann im Abschnitt **„Einkauf & Verkauf“** über die Einstellung **„Nur positiv validierte E-Rechnungen hochladen“** festgelegt werden, ob ausschließlich technisch gültige E-Rechnungen weiterverarbeitet bzw. hochgeladen werden dürfen. - **Ja** – nur E-Rechnungen mit erfolgreicher Validierung können hochgeladen werden. - **Nein** – auch E-Rechnungen ohne erfolgreiche Validierung können hochgeladen werden.