Kunde/Lieferant
Die verschiedenen Reiter
Unter Stammdaten/Kunde oder Stammdaten/Lieferant können neue Kunden/Lieferanten angelegt werden. Hierbei sind die Reiter alle identisch und auch die Maske innerhalb der einzelnen Reiter unterscheiden sich lediglich bei den Basisdaten "minimal", weshalb die folgende Vorgehensweise für die Erstellung von Kunden und Lieferanten gilt.
Basisdaten
| Nummer | Nummer des Kunden oder Lieferanten, die vom Benutzer manuell oder vom System automatisch vergeben wird und dabei einzigartig ist. |
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Anrede |
Erfassung einer neuen Anrede oder Auswahl einer bereits Vorhanden. |
| Name | Vollständiger Unternehmensname des Kunden oder Lieferanten. |
| Abteilung | Abteilung des Unternehmens oder zweite/dritte Zeile des Unternehmensnamens. |
| Straße | Anschrift, die in allen ERP-Dokumenten verwendet wird. |
| PLZ/Stadt | Anschrift, die in allen ERP-Dokumenten verwendet wird. |
| Länderkürzel/Land | Bestimmt die Steuerzone in der Buchungsgruppe. |
| GLN | 13-stellige Ziffernfolge, die ein Unternehmen bzw. Unternehmensteil weltweit eindeutig identifiziert. |
| Kontakt | Kontakt für Rechnungsbelange, wird jedoch in den Belegen nicht ausgegeben. |
| Telefon | Nummer, unter der das Unternehmen erreicht werden kann. |
| Fax | Fax-Nummer des Unternehmens. |
| Standard E-Mail Adresse für Rechnungsversandt. | |
| CC (E-Mail) | Kopie der E-Mail für weitere Empfänger. |
| BCC (E-Mail) | Kopie der E-Mail für weitere nicht ersichtliche Empfänger. |
| Homepage | Hier wird die URL der Homepage hinterlegt. |
| Benutzername | Benutzername für den Zugang zur Homepage. |
| Passwort | Passwort für den Zugang zur Homepage. |
Hinweis: Die Felder Kundennummer bis "Länderkürzel/Land" sind ausschließlich Stammdaten (keine Bewegungsdaten) und nur diese werden bei der Erzeugung von PDF-Dokumenten verwendet.
Hinweis: Das Feld E-Mail ist für den Rechnungsversand gedacht.
Hinweis: Das Info-Icon beinhaltet mit dem Pop-Up weitere Informationen zum Feld.
Abb. Maske zum Erfassen eines neuen Kunden
Hinweis: Die Maske beim Lieferanten ist generell gleich, es fallen nur einige Eingabefelder weg.
| Ungültig | Kunde/Lieferant wird nicht auswählbar in neuen ERP-Dokumenten. |
| Nur XML-erzeugen | E-Rechnungen werden hierdurch nicht hybrid (PDF und XML) erzeugt, sondern nur im XML Format. |
| Kreditlimit | Forderungen oder Verbindlichkeiten aus Auftrags- und Rechnungssummen. |
| Steuernummer | Vom Finanzamt erteilte Zuordnungsnummer. |
| Währung | Auswahl zwischen den vorhandenen Währungen. |
| Lieferbedingung | Auswahl zwischen den vorhandenen Lieferbedingungen. |
| Verkäufer/in | Auswahl eines Benutzers, der/die für den Verkauf zuständig ist. |
| Firmierung | Auswahl der Firmierung (falls mehrere angelegt sind). |
| Interne Bemerkung | Der Inhalt aus diesem Feld wird an die ERP-Dokumente vererbt (also intern) und nicht an PDF-Dokumente. Mit dem Stempel-Button wird das aktuelle Datum mit Uhrzeit und Benutzer hinterlegt. |
| Info | Informationen nur für die Stammdaten oder als Pop-Up in ERP-Dokumenten. |
| Kleinunternehmer |
Wird verwendet, um automatisch die Steuerzone in ERP-Dokumenten zu setzen. Hierfür muss zunächst unter System/Finanzbuchhaltung/Steuerzone eine Steuerzone mit Bedingung „Inland Kleinunternehmer“ erfasst werden, damit diese als Steuerzone in ERP-Dokumenten ausgewählt werden kann. |
| Auftragssperre |
Kunde/Lieferant nicht auswählbar in neuen Aufträgen. |
| Zahlungsbedingungen | Auswahl einer Zahlungsbedingung. |
| USt-IdNr. | Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist eine spezielle Steuernummer für Unternehmen innerhalb der Europäischen Union. |
| Kundentyp | Anzeige und Auswahl nur dann, wenn dieser zuvor in der Mandantenkonfiguration angelegt wurde. |
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Lieferantentyp |
Auswahl der angelegten Lieferantentypen. Unter System/Stammdaten/Kunden-/Lieferantentypen können neue angelegt werden und hier können Sie auch Vertreter anlegen. |
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"Steuer im Preis inbegriffen" vorwählen |
Vorauswahl für die Preise, ob diese Brutto oder Netto sind (üblicherweise Netto). |
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Hauptkunde |
Die Auswahl von einem Hauptkunden wird der Kunde automatisch zu einem „Unterkunden“ definiert. |
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Mahnfrei |
Wird verwendet, damit „mahnfrei“ markierte Rechnungen nicht im Mahnlauf berücksichtigt werden. |
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Rabatt |
Standard Rabatt in den neuen ERP-Dokumenten. |
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Unsere Lieferantennummer beim Kunden |
Ihre Kundennummer beim Lieferanten |
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Sprache |
Auswahl zwischen den vorhandenen Sprachen. |
| Lieferdauer (in Tagen) | Definiert die Vorlaufzeit für den Produktionstermin. |
Bankkonto
- Hier wird das Bankkonto des Kunden oder Lieferanten angelegt.
- Kontoinhaber: Nur eintragen, wenn es abweichend vom Kunden-/Lieferanten-Name ist.
- BIC: Nur eintragen bei grenzüberschreitenden Überweisungen und Lastschriften in andere SEPA-Staaten.
- Bei Lastschriftverfahren wird in der Vorgangsbezeichnung um Gläubiger-Id und Mandatsreferenz erweitert.
Lieferadresse
- Über das Listenfeld Lieferadresse werden vorhandene angezeigt oder eine neue kann erfasst werden.
- Die Erfassung oder Änderung einer Lieferadresse ist erst mit dem Speichern in der Actionbar erfolgt.
Warnung: Angelegte Lieferadressen unterliegen immer der Steuerzone des Kunden. Falls eine Lieferadresse mit einer anderen Steuerzone benötigt wird, so muss ein neuer/weiterer Kunde mit der gewünschten Steuerzone und anderer USt-IdNr. angelegt werden.
Weitere Adressen
- Ansprechpersonen: hier werden vorhandene angezeigt oder es können neue erfasst werden.
- Typ: bestimmt, ob es ein Kontakt (Ansprechperson) oder eine weitere Rechnungsadresse ist.
Mit Kontakt:primär und Rechnungsadresse:primär sind diese in den Bewegungsdaten vorausgewählt, sonst Alternativen zur Auswahl. Die Erfassung oder Änderung sind erst mit dem Speichern in der Actionbar erfolgt. - Titel: hier können bereits angelegte Titel ausgewählt oder neue erfasst werden.
Bereits angelegte Ansprechpersonen können über den Button „Ansprechperson löschen“ (links unten in der Anzeige) gelöscht werden.
Wiedervorlagen
Grundsätzlich ist eine Wiedervorlage nichts anderes als eine Erinnerung für folgende Zwecke:
- Notizen / Aufgaben
- Vorlage-Zeitpunkt / offen oder geschlossen
- an mich / an andere
- ohne / mit Verknüpfung zum ERP-Dokument
Hinweise zum Erfassen einer neuen Wiedervorlage:
- Betreff: Text der in der Übersicht „Nicht erledigte Wiedervorlagen“ angezeigt wird.
- Text: Hier können Informationen hinterlegt werden. Über den Stempel wird automatisch das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit hinterlegt.
- Wiedervorlage am: Datum des Tages, an dem die Wiedervorlage angezeigt wird und für welchen Benutzer diese gedacht ist.
- Periodizität: in welcher Periode die Wiedervorlage angezeigt werden soll.
Abb. Anzeige nicht erledigten Wiedervorlagen auf der Startseite
Benutzerdefinierte Variablen
Eine Anzeige der bereits erfassten benutzerdefinierten Variablen für Kunden oder Lieferanten.