ERP-Basiswissen

Diese Schulungseinheit erläutert die grundlegenden Bedienungselemente und die Hauptfunktion des odyn-ERP-Systems. Bildet somit das Basiswissen für die erfolgreiche Arbeit mit dem odyn-ERP. 

Datenmanagement

Im modernen Unternehmen ist Datenmanagement mehr als nur ein technischer Aspekt – es ist eine strategische Notwendigkeit. Es umfasst alle Aktivitäten, die sicherstellen, dass Daten konsistent, qualitativ hochwertig und langfristig sicher sind. Das Ziel: eine nahtlose Nutzung von Daten über verschiedene Systeme hinweg und eine Optimierung der Datenqualität. 

Warum Datenpflege so wichtig ist

1. Korrekturen im Tagesgeschäft:

Statt wiederholt manuell Fehler zu korrigieren, sollte einmal eine zentrale Pflege der Stammdaten erfolgen. Das spart Zeit und reduziert unnötige Kosten. 

2. Fehlerhafte Auswertungen:

Ungenaue Daten führen zu falschen Ergebnissen in Auswertungen und Analysen. Das Prinzip „Garbage in, Garbage out“ gilt hier – fehlende/fehlerhafte ERP-Stammdaten führen zu fehlerhaften Ergebnissen.

3. Datenpflege-Standards:

Daten sind das „Öl“ der heutigen Wirtschaft. Ein klar definierter Standard stellt sicher, dass die Qualität der Daten dauerhaft erhalten bleibt, was für die langfristige Nutzung von ERP-Systemen entscheidend ist. 

Erfolgreiches Datenmanagement

Um die Datenpflege zu optimieren, müssen grundlegende organisatorische Fragen geklärt werden:

Wichtig: Ein klarer Prozess und definierte Verantwortlichkeiten sind unerlässlich, um den Erfolg eines Datenmanagements zu sichern. 

Datenpflege ist ein fortlaufender Prozess

Datenmanagement ist keine einmalige Aktion – es ist ein fortlaufender Prozess, der sich über das gesamte Unternehmen erstreckt. Wenn die Verantwortlichkeiten klar sind und die richtigen Standards etabliert wurden, sorgt das für eine kontinuierliche Verbesserung der Datenqualität und damit des gesamten Unternehmens.

Begriffe und Funktionen

Bedienung

image.png
Abb. Funktionsleiste für die Bedienung im odyn-ERP

Schnellsuche

Diese "Schnellsuche" ist eine Volltextsuche in bestimmten ERP-Dokumenten oder Stammdaten.
Sie ist fest, am oberen Rand des ERP-Systems, über dem Hauptmenü verankert und kann pro Mandant und Benutzer konfiguriert werden. Dabei überschreibt die Benutzerkonfiguration die Mandantenkonfiguration.

Hauptmenü

Über das Hauptmenü erfolgt die Navigation innerhalb des Programms zu den verschiedenen Untermenüs.

Actionbar

Die Actionbar befindet sich unter dem Hauptmenü und bietet Aktionen zur aktuellen Anzeige.
Je nachdem, wo man sich im ERP befindet, werden unterschiedliche Aktionen angezeigt (oder keine).

Datentypen

Im odyn-ERP gruppieren wir die verschiedenen Daten in 3 unterschiedliche Typen:

1) Stammdaten

So enthält ein ERP-System typischerweise Angaben zu Kunden und Lieferanten, die im Zeitablauf vergleichsweise stabil bleiben, wie beispielsweise Firmenname, Adresse, Bankverbindung sowie Preis-, Rabatt- und Vertragsvereinbarungen.
Artikelstammdaten sind weitere Beispiele für Daten (Bezeichnung, Beschaffenheit, Gewicht, Stückliste), die nicht häufig oder regelmäßig aktualisiert werden müssen.

2) Bewegungsdaten

Die Grundlage sind die Stammdaten, erweitert um spezifische Daten zum Vorgang. Zum Beispiel nutzt ein Auftrag die Stammdaten des Kunden, erweitert um Daten zum Bestellvorgang wie: Vorgangsbezeichnung, Auftrags-Nr., Bestell-Nr., -Datum, Artikelbeschreibung, Menge etc.
 
Beispiele für Bewegungsdaten sind ERP-Dokumente: Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung.

3) Bestandsdaten

Beispiele für Bestandsdaten sind z. B. Lagerbestandsdaten

Suchformular / Bericht

Ein Menüpunkt öffnet oft erst ein Suchformular (z. B. Stammdaten/Kunde), mit Filtern und Anzeigeoptionen, um dann einen Bericht anzuzeigen:
image.png
1) Filter - Felder zur Suche nach EINER Teilzeichenkette
     Platzhalter Prozentzeichen "%" und der Unterstrich "_" kann genutzt werden (Platzhalter für die Suche).
2) Anzeigeoption - Einzelne Einstellung zum Hinzufügen von Daten in einen Bericht.
3) Sortierung - Wie sollen die Ergebnisse sortiert werden (auf-, absteigend)
    Anzahl - Begrenzung der angezeigten Ergebnisse (ohne Zahl keine Begrenzung).
4) Suchen - Durchsucht die Stammdaten mit den gesetzten Filtern im Suchformular und erstellt einen Bericht.
5) Erfassen - Öffnet eine Maske zum Erfassen von neuen Stammdaten (Artikel, Lieferanten, Kunde).
6) Suchparameter setzen - Unter "mehr", gesetzte Filter und Anzeigeoptionen können pro Person als Favorit gespeichert werden.

Nach dem Suchformular folgt das Ergebnis in einem Bericht:

image.png1) Anzeige der gesetzten Filter im Suchformular
2) Spalten mit angegebener Sortierung
3) Ergebnis mit Daten
4) Export des Berichts als PDF/CSV-Datei

STRG + F  ist zum Suchen in langen Berichten sehr hilfreich

ERP-Dokument / PDF-Dokument

Das ERP-Dokument ist die Bildschirmanzeige:
- im Verkauf (VK) zu  Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung
- im Einkauf (EK) zur Preisanfrage, Lieferantenauftrag, Lieferscheine, Einkaufsrechnung.

image.png1) Actionbar mit Buttons für Aktionen (Erneuern, Speichern, Löschen, Workflow, Export, ...)
2) Kopfzeile des Dokumentes (Kunde/Lieferant, Dokumentennummer, ...)
3) Positionstabelle mit Artikeln und deren dazugehörigen Informationen (Menge, Preis, ...)
4) Bemerkungsfelder
5) Fußzeile des Dokumentes (Zahlungs-/Lieferbedingungen, ...)

Die Reiter zum ERP-Dokument:

image.png
Abb: Beispielanzeige eines Verkaufsauftrages

Basisdaten:

Dokumente (PDF-Dokumente):

In diesem Reiter werden die erstellten PDF-Dokumente angezeigt, wobei die neueste an erster Stelle steht.

Achtung: Ist eine PDF vorhanden, so muss diese auch an den Kunden versendet werden (bevorzugt E-Mail).

Dateianhänge:

Verknüpfte Belege:

Artikelsuche in ERP-Dokumenten

Die Artikelsuche in ERP-Dokumenten ist wie die Schnellsuche nur über die Felder Artikelnummer UND Artikelbeschreibung.

Eingabe in Datumsfeldern
Rechnen in Zahlenfelder

Workflow

Die Hauptaktivitäten eines Unternehmens haben unmittelbar mit der Produktion von Gütern oder der Erbringung von Dienstleistungen zu tun. Das ist das Kerngeschäft oder die Tätigkeiten, die den Zweck des Betriebs definieren. Hierzu zählt insbesondere die Erstellung von Dokumenten aus dem nachfolgenden Schaubild:

Workflow im odyn-ERP.webp

Workflow im ERP-System

Zu einem Arbeitsablauf wird das erste ERP-Dokument erfasst und die Folgenden über den "Workflow" erstellt.
Dieser "Workflow" wird über den gleichnamigen Button in der Actionbar ausgelöst.

image.png

Dabei werden die bereits erfassten Daten, von einem ERP-Dokument an das neue Dokument, weitergegeben (vererbt) und die ERP-Dokumente werden miteinander verknüpft. Dieser Arbeitsablauf im ERP-System ist für den Einkauf (linke Seite) und den Verkauf (rechte Seite) gleich.

Natürlich ist es auch möglich, ERP-Dokumente einzeln zu erstellen (direkt, außerhalb des Workflows).

Verknüpfte Belege 

Verknüpfung zwischen ERP-Dokumenten werden automatisch erstellt, sobald aus dem Workflow ein neues ERP Dokument erstellt und gespeichert wird.

Pro ERP-Dokument sind mehrere Verknüpfungen möglich:

image.png1) Anzeige im Reiter "Verknüpfte Belege".
2) Verknüpfte ERP-Dokumente werden in den jeweiligen Abschnitten angezeigt, aufrufbar durch Dokumentenlink (Link zwischen 2    Dokumenten).
3) Verknüpfungen können manuell hinzugefügt oder gelöscht werden.

Artikelbeschreibung

Die Artikelbeschreibung aus den Stammdaten wird an das ERP-Dokument vererbt und kann dort noch geändert werden.
Diese neue Artikelbeschreibung (Bewegungsdaten) wird auch an weitere ERP-Dokumente vererbt.

Hinweis: Eine Änderung der Artikelbeschreibung im ERP-Dokument ändert nicht die Stammdaten!

Status offen/geschlossen

Viele ERP-Dokumente haben den Status offen oder geschlossen. ERP-Dokumente zu einem offenen Vorgang haben den Status offen und erlangen den Status geschlossen durch einen Workflow, Aktion oder Bedingung:

In fast allen ERP-Dokumenten (außer Rechnung) kann dieser Status vom Benutzer geändert werden.

Preisquellen

Verschiedene Preisquellen und ihr Zweck

Um unterschiedlichen Preisstrategien und Systematiken gerecht zu werden, bietet das odyn-ERP eine hohe Flexibilität bei der Preisermittlung. Hierfür stehen verschiedene Preisquellen zur Verfügung.

Eine Preisquelle definiert, aus welcher Quelle der Preis eines Artikels ermittelt wird.

Folgende Preisquellen stehen im odyn-ERP zur Verfügung:

Preisquelle: Stammdaten
Der Artikelpreis wird direkt aus den Stammdaten des Artikels übernommen.

Preisquelle: Kundenpreis bzw. Lieferantenpreis
Es wird ein individuell hinterlegter Preis verwendet, der speziell für einen Kunden oder Lieferanten definiert wurde.

Preisquelle: Preisgruppe
Der Preis wird anhand der dem Kunden oder Lieferanten zugeordneten Preisgruppe ermittelt.

Preisquelle: Preisregel
Der Preis wird anhand einer oder mehrerer definierter Preisregeln berechnet. Preisregeln ermöglichen eine flexible Preisgestaltung, beispielsweise auf Basis von Mengen, Zeiträumen oder weiteren Bedingungen.

Preisquellen-Info

In ERP-Dokumenten kann die Spalte Preisquelle eine Preisquellen-Info beinhalten um zusätzliche Informationen zu kommunizieren:

Rabattquellen

Regeln...

  1. Neuer Artikel in ERP-Dokument hinzufügen erfolgt über "Priorisierung der Preisquelle"
  2. Bei dem Workflow in nächstes ERP-Dokument erfolgt "Vererbung"
  3. Preisquelle "Freier Preis" in Aufträgen ist in Rechnung "Auftragspreis"
  4. Positionen ohne Preise (0,-€) 
    Angebot zu Auftrag = wie neuer Artikel (Punkt 1.)
    Auftrag zu LS/RG = Freier Preis

Positionen ohne Menge (0)
Angebot zu Auftrag = Vererbung, dienen als Einkaufsliste
Auftrag zu LS/RG = Löschung

Grundsätzlich editierbare Preise
Die Positionen haben grundsätzlich editierbare Preise, egal aus welcher Preisquelle.

Besonderheiten
Auftrag -> Angebot : Der Preis wird nicht Vererbt, es gelten die aktuell gültigen Preisquellen (wie Artikel aktualisieren/Preis).
Angebot -> Rechnung : Das Angebot wird als Auftrag behandelt und Preisquelle 'Auftragspreis' wird angezeigt.
Gutschrift -> Auftrag : Die Preisquelle 'Rechnungspreis' ist aus der Rechnung und der Gutschrift.

## Was bedeutet "beste" Quelle im Dialog?

Die Markierung "Beste/r Preis/Rabatt" ist ein technischer Vorschlag des Systems:
- Bei Preisen gewinnt zuerst die höchste Priorität, dann der niedrigste Preis.
- Bei Rabatten gewinnt zuerst die höchste Priorität, dann der höchste Rabatt.

## Was bedeutet "Preis- und Rabattquellen aktualisieren"?

Die Funktion aktualisiert nicht blind den Belegpreis, sondern baut die Information zur aktuellen Quelle neu auf und prüft:
- Gibt es die ursprüngliche Quelle noch?
- Ist sie noch gültig?
- Hat sich der Preis oder Rabatt seitdem geändert?
- Gibt es inzwischen eine bessere Alternative?

Je nach Ergebnis zeigt die Oberfläche Warn- oder Hinweissymbole, z.B. für:
- Quelle nicht mehr gültig
- Quelle gelöscht
- Preis ist inzwischen gestiegen oder gefallen
- Rabatt ist inzwischen gestiegen oder gefallen
- Es gibt inzwischen einen besseren Rabatt

Stammdaten

Stammdaten

Allgemein

Ansprechpersonen

Lieferadressen

Projekte

Der Bericht zu allen aktuellen/aktiven Projekten kann unter Stammdaten/Projekte eingesehen werden. Über den Filter wird die Suche eingrenzt und entschieden, was in den Bericht aufgenommen werden soll.

Erfassen

Unter Stammdaten/Projekte/Erfassen werden neue Projekte angelegt. Die Informationen zum Projekt werden im Reiter "Basisdaten" hinterlegt.

Reiter "Basisdaten"

Nummer Die Projektnummer.
Beschreibung Beschreibung des Projekts (Feld für die Eingabe kann über das danebenstehende Symbol vergrößert werden).
Projekttyp Auswahl der vorhandenen Projekttypen.
Projektstatus  Auswahl des vorhandenen Projektstatus.
Kunde Auswahl der vorhandenen Kunden.
Lieferadresse Auswahl der vorhandenen Lieferadresse (wird nur eine angezeigt, falls bei dem Kunden eine hinterlegt ist).
Gültig

Auswahl ob Gültig oder Ungültig.
Aktiv

Auswahl ob Aktiv oder Inaktiv.

Preise aktualisieren

Die Artikelpreise (Verkaufs-, Einkaufs- und Listenpreis) können unter "Stammdaten/Preise aktualisieren" geändert bzw. angepasst werden. Dies ist vor allem dann nützlich, wenn der Preis mehrerer Artikel gleichzeitig geändert werden soll.

Die Funktionsweise ist hierbei wie folgt:

image.png

Bestandteiltausch

Der Bestandteiltausch ist eine Funktion bei dem eine Ware/Dienstleistung, die als Bestandteil in der Stückliste von Erzeugnissen ist, mit einer anderen ausgetauscht wird. Der Tausch erfolgt in allen Erzeugnissen bei denen diese Ware/Dienstleistung vorkommt und nach dem Tausch ist diese an der selben Position in der Stückliste. Unter Stammdaten/Bestandteiltausch wird diese Funktion aufgerufen.

Preisregeln

Provisionsregeln

Stammdaten

Kunde/Lieferant

Die verschiedenen Reiter

Unter Stammdaten/Kunde oder Stammdaten/Lieferant können neue Kunden/Lieferanten angelegt werden. Hierbei sind die Reiter alle identisch und auch die Maske innerhalb der einzelnen Reiter unterscheiden sich lediglich bei den Basisdaten "minimal", weshalb die folgende Vorgehensweise für die Erstellung von Kunden und Lieferanten gilt.

image.png

Basisdaten
Nummer Nummer des Kunden oder Lieferanten, die vom Benutzer manuell oder vom System automatisch vergeben wird und dabei einzigartig ist.

Anrede

 Erfassung einer neuen Anrede oder Auswahl einer bereits Vorhanden.
Name Vollständiger Unternehmensname des Kunden oder Lieferanten.
Abteilung Abteilung des Unternehmens oder zweite/dritte Zeile des Unternehmensnamens.
Straße Anschrift, die in allen ERP-Dokumenten verwendet wird.
PLZ/Stadt Anschrift, die in allen ERP-Dokumenten verwendet wird.
Länderkürzel/Land Bestimmt die Steuerzone in der Buchungsgruppe.
GLN 13-stellige Ziffernfolge, die ein Unternehmen bzw. Unternehmensteil weltweit eindeutig identifiziert.
Kontakt Kontakt für Rechnungsbelange, wird jedoch in den Belegen nicht ausgegeben.
Telefon Nummer, unter der das Unternehmen erreicht werden kann.
Fax Fax-Nummer des Unternehmens.
E-Mail Standard E-Mail Adresse für Rechnungsversandt.
CC (E-Mail) Kopie der E-Mail für weitere Empfänger.
BCC (E-Mail) Kopie der E-Mail für weitere nicht ersichtliche Empfänger.
Homepage Hier wird die URL der Homepage hinterlegt.
Benutzername Benutzername für den Zugang zur Homepage.
Passwort Passwort für den Zugang zur Homepage.

Hinweis: Die Felder Kundennummer bis "Länderkürzel/Land" sind ausschließlich Stammdaten (keine Bewegungsdaten) und nur diese werden bei der Erzeugung von PDF-Dokumenten verwendet.

Hinweis: Das Feld E-Mail ist für den Rechnungsversand gedacht.

Hinweis: Das Info-Icon beinhaltet mit dem Pop-Up weitere Informationen zum Feld.

image.png
Abb. Maske zum Erfassen eines neuen Kunden

Hinweis: Die Maske beim Lieferanten ist generell gleich, es fallen nur einige Eingabefelder weg.

Ungültig Kunde/Lieferant wird nicht auswählbar in neuen ERP-Dokumenten.
Nur XML-erzeugen E-Rechnungen werden hierdurch nicht hybrid (PDF und XML) erzeugt, sondern nur im XML Format.
Kreditlimit Forderungen oder Verbindlichkeiten aus Auftrags- und Rechnungssummen.
Steuernummer Vom Finanzamt erteilte Zuordnungsnummer.
Währung Auswahl zwischen den vorhandenen Währungen.
Lieferbedingung Auswahl zwischen den vorhandenen Lieferbedingungen.
Verkäufer/in Auswahl eines Benutzers, der/die für den Verkauf zuständig ist.
Firmierung Auswahl der Firmierung (falls mehrere angelegt sind).
Interne Bemerkung Der Inhalt aus diesem Feld wird an die ERP-Dokumente vererbt (also intern) und nicht an PDF-Dokumente. Mit dem Stempel-Button wird das aktuelle Datum mit Uhrzeit und Benutzer hinterlegt.
Info Informationen nur für die Stammdaten oder als Pop-Up in ERP-Dokumenten.
Kleinunternehmer

Wird verwendet, um automatisch die Steuerzone in ERP-Dokumenten zu setzen. Hierfür muss zunächst unter System/Finanzbuchhaltung/Steuerzone eine Steuerzone mit Bedingung „Inland Kleinunternehmer“ erfasst werden, damit diese als Steuerzone in ERP-Dokumenten ausgewählt werden kann.
Auftragssperre

Kunde/Lieferant nicht auswählbar in neuen Aufträgen.
Zahlungsbedingungen Auswahl einer Zahlungsbedingung.
USt-IdNr. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist eine spezielle Steuernummer für Unternehmen innerhalb der Europäischen Union.
Kundentyp Anzeige und Auswahl nur dann, wenn dieser zuvor in der Mandantenkonfiguration angelegt wurde.

Lieferantentyp

 Auswahl der angelegten Lieferantentypen. Unter System/Stammdaten/Kunden-/Lieferantentypen können neue angelegt werden und hier können Sie auch Vertreter anlegen.

"Steuer im Preis inbegriffen" vorwählen

 Vorauswahl für die Preise, ob diese Brutto oder Netto sind (üblicherweise Netto).

Hauptkunde

 Die Auswahl von einem Hauptkunden wird der Kunde automatisch zu einem „Unterkunden“ definiert.

Mahnfrei

 Wird verwendet, damit „mahnfrei“ markierte Rechnungen nicht im Mahnlauf berücksichtigt werden.

Rabatt

 Standard Rabatt in den neuen ERP-Dokumenten.

Unsere Lieferantennummer beim Kunden

 Ihre Kundennummer beim Lieferanten

Sprache

Auswahl zwischen den vorhandenen Sprachen.
Lieferdauer (in Tagen) Definiert die Vorlaufzeit für den Produktionstermin.
Bankkonto
Lieferadresse

Warnung: Angelegte Lieferadressen unterliegen immer der Steuerzone des Kunden. Falls eine Lieferadresse mit einer anderen Steuerzone benötigt wird, so muss ein neuer/weiterer Kunde mit der gewünschten Steuerzone und anderer USt-IdNr. angelegt werden.

Weitere Adressen

Bereits angelegte Ansprechpersonen können über den Button „Ansprechperson löschen“ (links unten in der Anzeige) gelöscht werden.

Wiedervorlagen

Grundsätzlich ist eine Wiedervorlage nichts anderes als eine Erinnerung für folgende Zwecke:

Hinweise zum Erfassen einer neuen Wiedervorlage:

image.png
Abb. Anzeige nicht erledigten Wiedervorlagen auf der Startseite

Benutzerdefinierte Variablen

Eine Anzeige der bereits erfassten benutzerdefinierten Variablen für Kunden oder Lieferanten.

Stammdaten

Artikel

Der Begriff „Artikel“ ist eine Oberbegriff für alle ihre Waren, Dienstleistungen und Erzeugnisse aus der Realität.
Im odyn-ERP werden diese Artikel einer Artikel-Art und Artikel-Klasse zugeordnet und ergeben damit ein Artikel-Typ.

Artikeltyp (Art & Klasse)

Der Artikeltyp ist eine Buchstaben-Kennung für Artikel-Art und Artikel-Klasse:

         1 Buchstabe             = Artikel-Art - Ware, Dienstleistung, Erzeugnis
         2 Buchstabenkürzel = Artikel-Klasse - Einkauf, Verkauf, Handelsware, Produktion, Einkaufsgebinde

image.png

Ware, Dienstleistung und Erzeugnis "erfassen"

Über Stammdaten/Artikel/Erfassen können neue Artikel in Form von Ware, Dienstleistung oder Erzeugnis erfasst werden. Die Erfassung selbst erfolgt erst über den Button "Speichern" in der Actionbar und benötigt mindestens die Artikelbeschreibung.

image.png
Abb. Artikel erfassen

Reiter "Basisdaten"
Artikelnummer Wird manuell oder vom System automatisch vergeben und ist dabei einzigartig.
Artikelklasse Definiert den Zweck (Einkauf, Verkauf, Handelsware, ...).
Artikelbeschreibung Ist auf 66 Zeichen begrenzt. Das Textfeld kann optional mit dem danebenstehenden Symbol vergrößert werden, falls eine längere bzw. mehrzeilige Artikelbeschreibung benötigt wird.
Langtext Hier können jegliche Zusatzinformationen zum Artikel hinterlegt werden.
Warengruppe

Definiert die "Eigenschaft" des Artikels, z. B. ob es sich um ein Ersatzteil handelt.
Buchungsgruppe Über die Buchungsgruppe erfolgt die Auswahl zum FiBu-Konto, welches die Einstellungen zur richtigen Steuerautomatik beinhaltet.
Firmierung Hier kann die Firmierung ausgewählt werden.
Zahlungsbedingungen Auswahl zwischen den vorhandenen Zahlungsbedingungen.

Weitere Eingabefelder:

EAN-Code

13-stellige Identifkationsnummer von GS1 ist eine eindeutige und unverwechselbare Produktbezeichnung, die für den Verkauf der Artikel benötigt wird.
Zolltarifnummer

Die Zolltarifnummer ist die numerische Codierung einer Ware und wird benötigt, wenn der Handel über den Zoll läuft.
Formel Siehe Erläuterung im Info-Pop-Up Button.
Grafik Ablage für Grafiken/Bilder über den Dateinamen.
Mikrofilm Ablage für Filme über den Dateinamen.
Dateipfad/Zeichnung Ablage für Zeichnungen o. Ä. über den Dateipfad.
Interne Bemerkung  Feld zum Erfassen interner Bemerkungen. Über den Stempel wird automatisch das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit für die Bemerkung hinterlegt.
Info Feld zum Erfassen weiterer Informationen wie z. B. Lieferhinweise, Produkthinweise o. Ä.
Exklusivität von Artikeln:

(1) und (2):
Beim Erfassen eines neuen Artikels besteht die Möglichkeit, diesem Artikel eine gesonderte Kunden-Artikel-Nr., Kunden-Artikelbeschreibung und Kundenpreis zu vergeben, welche nur für die Kunden/Lieferanten gilt, die hierfür erfasst wurden. Die Eingabefelder für Kunden-Artikelbeschreibung und Kundenpreis werden erst dann sichtbar, wenn eine Kunden-Artikel-Nr. erfasst wurde.

(3):
Mit Aktivierung des gelb markierten Felds erhält der Artikel die Eigenschaft "Exklusiv für folgende Kunden/Lieferanten", sodass der Artikel nur noch für die in (1) erfassten Kunden oder Lieferanten angezeigt wird. Für alle anderen Kunden/Lieferanten ist dieser Artikel dann nicht auswählbar.

image.png

Abweichende Anzeigen im Reiter "Basisdaten"

image.png

  1. Betrifft nur das Erzeugnis (Summen aus der Baukastenliste).

  2. Waren und Erzeugnisse laufen über das Lager (siehe Lager) und benötigen zusätzliche Angaben siehe roter Kasten.

  3. Die Disposition ist ein dynamisches Feld und zeigt abhängig von der Aktion "Verbrauch, Bedarf und ohne Bestand" unterschiedliche Eingabefelder an. 
           --> Der Verbrauch arbeitet mit Meldebestandslisten


Reiter "Baukastenliste" - nur bei Erzeugnis

image.png

Reiter "Strukturliste" - nur bei Erzeugnis

image.png

Einheit von Artikeln ändern

Bei Artikeln, die bereits verwendet wurden, kann die Einheit nachträglich nicht mehr geändert werden, da sich dies auf bereits abgeschlossene ERP-Dokumente auswirken würde.
Wenn ein Artikel künftig mit einer anderen Einheit verwendet werden soll, kann dafür die Funktion „Als neu verwenden“
genutzt werden.

Vorgehensweise:

  1. Ursprüngliche Artikel auf ungültig setzen
  2. Artikelnummer um einen Zusatz, zum Beispiel„- alt“, erweitern
  3. Artikel speichern
  4. Artikel als neu verwenden (Speichern/Als neu verwenden)
  5. Artikelnummer auf ursprüngliche Nummer setzten

Stammdaten

Preisregeln

Die Preisregeln sind ein Re­gel­werk die über Bedingung-en mit Aktion ein Artikel-Preis im ERP-Dokument ergeben.

Es gibt eine große Menge an Bedingungen, die verkettet werden können, um eine Preisregel als eindeutig zutreffend zu identifizieren. Um diese komplexen Strukturen verständlich anzuzeigen, wird die Preisregel in einer Baumstruktur angezeigt und bearbeitet.

Eine passende Analogie ist auch ein Schwimmbecken mit Bahnen. Auf diesen Bahnen (Mikro-Preisregel) ist das Vorankommen an Bedingungen geknüpft und am Ende ist eine oder mehrere Aktionen, um den Preis/Rabatt/Preisabschlag zu bestimmen.

bahnen.png

Durch die Möglichkeit, mehrere Preisregeln (Schwimmbecken) und Mikro-Preisregeln (Bahnen) zu erfassen, steht ein zentrales und sehr flexibles Werkzeug zur Verfügung, um die Preisermittlung im Unternehmen zu strukturieren.

Bedingungs- & Aktions-Block


Im Bedingungs-Block kann aus verschiedenen Typen von Bedingungen eine gewählt werden:

Im Aktions-Block kann aus verschiedenen Typen von Aktionen eine gewählt werden:

preisregeln_1.pngpreisregeln_2.png


Zum Beispiel soll folgende Regel erstellt werden:
1) Bestimmter Kunde 2) mit Belegdatum 3) mit Lieferdatum 4) mit Artikel bekommt 5) einen Preis und 6) einen Rabatt.

preisregeln_3.png

Neuer Block in Unterbahn

Eine Bahn der Preisregel kann, auf dem Wege zur Aktion, an jeder Stelle in zwei Unterbahnen geteilt werden. Zum Beispiel eine Bahn mit 6 Unterbahnen von 1.1 bis 1.6 :

bahnen2.png

In der Actionbar lässt sich die Bearbeitung der Bahnen über ‚Bahnen an‘/‚Bahnen aus‘ ein- bzw. ausschalten.

Listen- und Staffel-Aktionen

Einige Kombinationen von Bedingungs- und Aktions-Blöcken werden oft in Preislisten benötigt. Diese häufig benötigten Kombinationen werden in einem Block zusammengefasst unter dem Namen „Listenaktion“ oder „Staffelaktion“. Diese ermöglichen eine leichtere und schnellere Handhabung. Auch die Darstellung von so einem Kombinations-Block ist übersichtlicher.

Name

Bedingung + Aktion

Artikel-Liste

Artikel + Preis/Rabatt/Abschlag

Kunden-Liste

Kunde + Preis/Rabatt/Abschlag

Lieferanten-Liste

Lieferant + Preis/Rabatt/Abschlag

Kunden-/Lieferantentyp-Liste

Kd.-/Lief.-Typ + Preis/Rabatt/Abschlag

Warengruppen-Liste

Warengruppe + Preis/Rabatt/Abschlag

Mengen-Staffel

Ab Menge + Preis/Rabatt/Abschlag

Verrechnungseinheit-Staffel

Ab Verrechnungseinheit + Preis/Rabatt/Abschlag

Belegdatum-Staffel

Ab Belegdatum + Preis/Rabatt/Abschlag

Lieferdatum-Staffel

Ab Lieferdatum + Preis/Rabatt/Abschlag

Anmerkungen

Beim Anlegen von Preisregeln und Mikro-Preisregeln entsteht gleichzeitig eine Logik bzw. Struktur, der die Preisermittlung folgt. Diese Struktur muss bei der Erfassung oder Aktualisierung von Preisregeln konsequent eingehalten werden. Eine ‚Ordnung‘ in der Preisermittlung ergibt sich nicht durch die Preisregeln selbst, sondern durch die zugrunde liegende Logik und Struktur bei deren Anlage und Nutzung.

Hinweise im Umgang mit Preisregeln:

  1. Ein Gesamtbild zur Preisermittlung im Unternehmen verschaffen.
  2. Aus dieser Übersicht die notwendige Logik und Struktur ableiten.
  3. Die Bedingungen in den Preisregeln möglichst in gleicher Reihenfolge halten.
  4. Die Anzahl der Bahnen in den Preisregeln so gering wie möglich halten.
  5. Die Bahnen in den Preisregeln möglichst in gleicher Reihenfolge anordnen.
  6. Neue Preisregeln mit sinnvollen und systematischen Namen sowie Bemerkungen erstellen.
  7. Eine Balance zwischen zu vielen Preisregeln und zu langen Preisregeln wahren.

Im ERP-Dokument wird pro Position in der Spalte Preisquelle „Preisregel“ angezeigt, wenn die Preisermittlung über eine Preisregel erfolgt ist. 

Änderungen an einer bereits genutzten Mikro-Preisregel ersetzen die alte und speichern diese als ungültig.

Je nach Bedienung kann in einer Bahn mehrfach der Block zum Hinzufügen neuer Bahnen bestehen bleiben. Zum Entfernen muss der entsprechende Aktions-Block in der jeweiligen Bahn gelöscht werden.

preisregeln_4.png

Massenpreisänderung von Preisregel in CSV

Relevante Preisregeln können gefiltert und dann über "mehr... / Preisregel CSV Export" exportiert werden.
In der resultierenden CSV können alle gewünschten Preisänderungen erfasst werden und anschließend "Preisregel CSV Import" eingespielt werden. Das ERP übernimmt dabei alle Änderungen aus der CSV-Datei in die bereits vorhandenen Preisregeln
und erstellt nach Bedarf neue Preisregeln.

Das Feld ID darf nicht geändert werden, sonst kann die Preisregel nicht mehr der bestehenden Preisregel zugeordnet werden.

Verkauf & Einkauf

Verkauf & Einkauf

Allgemein

Der industrielle Verkaufs- und Einkaufsprozess verläuft in klar definierten Schritten, von der Erstellung eines Angebots bzw. einer Preisanfrage bis hin zur Rechnungsstellung. Im odyn-ERP können die einzelnen Schritte des Verkaufs- und Einkaufsprozesses und alles was damit einhergeht, entweder direkt oder über den Workflow (siehe Workflow) erfasst werden. Das Erfassen selbst erfolgt erst durch die Aktion "Speichern" oder "Buchen" in der Actionbar.

image.png
Abb. Untermenüs im Verkauf und Einkauf

Reiter "Basisdaten"

Der Reiter "Basisdaten" ist im Verkauf & Einkauf (bis auf die Bezeichnung) beim Erfassen der gelb markierten Untermenüs nahezu identisch, sodass die folgenden Erklärungen analog für "fast" alle dieser Bereiche gelten. 

image.pngAbb. Maske zur Erfassung einer Rechnung im Verkauf.

Kunde/Lieferant Mit der Eingabe einer Teilzeichenkette öffnet sich abhängig davon eine Dropdown-Liste mit den Kunden. Diese können über die Pfeiltaste (hoch/runter) oder mit der Maus ausgewählt werden.
Rechnungsadresse Auswahl der vorhandenen Rechnungsadressen.
Ansprechperson Auswahl der vorhandenen Ansprechpersonen.
Lieferadresse Auswahl der vorhandenen Lieferadressen. Mit der Auswahl "Keine/temporäre Lieferadressen" kann eine alternative temporäre Lieferadresse angelegt und erfasst werden.
Kreditlimit/Rest (Auftrag/RG) Festgelegtes Kreditlimit aus den Stammdaten und der Rest für offener/überschrittener Betrag
Aufträge/Rechnungen (Auftrag/RG) Aktuelle offene Auftrags- und Rechnungssumme.
Mahnstatus Zeigt den vorhandenen Mahnstatus des Kunden an, falls einer vorliegt.
Kundentyp Auswahl der vorhandenen Kundentypen
Buchen auf (RG) auf welches Konto die Rechnung gebucht werden soll.
Steuerzone Auswahl der vorhandenen Steuerzonen und wählt immer die Steuerzone automatisch aus, die in den Stammdaten hinterlegt wurde.
Lieferinformationen (Auftrag/RG) Auswahl vor der vorhandenen Lieferinformationen .
Firmierung Auswahl der Firmierung.
Währung Auswahl der vorhandenen Währungen.
Versandort Der Ort, an den der Artikel gesendet wird.
Transportmittel Das Transportmittel, mit dem der Artikel versandt wird.
Vorgangsbezeichnung Informationen zum Vorgang.

Hinweis: Die Felder (Rechnungsadresse, Ansprechperson, Mahnstatus und Kundentyp) sind dynamisch und werden beim Erfassen von Verkaufsprozessen nur angezeigt, wenn ein Kunde ausgewählt wurde und die entsprechenden Daten in den Stammdaten hinterlegt sind.

In der Positionstabelle werden alle erfassten Artikel übersichtlich dargestellt:

Position Numerische Position des Artikels in der Tabelle.
Nummer Artikelnummer des Artikels, die mit Eintrag der Artikelbeschreibung automatisch ausgefüllt wird.
Typ Der Artikeltyp - um was es sich handelt z. B. WV = Ware im Verkauf.
Artikelbeschreibung Artikelbeschreibung, die mit Eintrag der Artikelnummer automatisch ausgefüllt wird.
In LS Falls in Lieferschein erfasst, wird die Stückzahl angegeben.
Menge Mengenangabe des Artikels.
Preisfaktor Auswahl der vorhandenen Preisfaktoren.
Einheit Auswahl der vorhandenen Einheiten.
Preisquelle Auswahl der vorhandenen Preisquellen (Stammdaten ist vorausgewählt). Mit dem Linksklick der Maustaste kann die Preisquelle geändert werden.
Preis Falls in der Preisquelle "Stammdaten" ausgewählt wird → Preis aus den Stammdaten fest ausgewählt.
Falls in der Preisquelle "freier Preis" ausgewählt wird → Preis kann vom Benutzer manuell bestimmt werden.
Rabatt Hier kann ein Rabatt manuell ausgewählt werden.
Gesamt

Anzeige des Gesamtpreises.
Lagerausgang

(LS) Zuweisung des Lagerplatzes im Lager.
Mahnfrei Das Merkmal "mahnfrei" wird aus Kunden-Stammdaten an Rechnungen vererbt. Als "mahnfrei" markierte Rechnungen werden standardmäßig nicht im Mahnlauf berücksichtigt. Diese Rechnungen können über die Funktion "inkl. Mahnfrei" dennoch gemahnt werden.
Zahlungsbedingungen Auswahl der vorhandenen Zahlungsbedingungen.
Lieferbedingungen Auswahl der vorhandenen Lieferbedingungen.
Lastschrifteinzug Häkchen setzen, falls Lastschrifteinzug vereinbart ist.
Wiederkehrende Rechnungen siehe wiederkehrende Rechnungen
Datum Datum des Zahlungsflusses.
Beleg Belegnummer vom Auszug kann genutzt werden, muss aber nicht.
Memo Feld für Bemerkungen.
Betrag Betrag der auf das Konto gebucht bzw. vom Konto abgebucht wird.
Konto Auf welches Konto die Zahlung eingehen soll (Verkauf) oder von welchem Konto die Zahlung ausgehen soll (Gutschrift).

Je nach Untermenü (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung) stehen unterschiedliche Eingabefelder zur Verfügung. In der Regel werden hier Nummern (z. B. Auftrags-, Angebots- und Bestellnummern) sowie Auftrags- und Lieferdaten eingetragen.

Gutschrift

Eine Gutschrift ist ein buchhalterisches Dokument, das zur Korrektur oder Erstattung eines Betrags an einen Kunden oder Geschäftspartner dient. Im Folgenden unterscheiden wir zwischen zwei Arten von Gutschriften:

Mengen-Gutschrift
Wert-Gutschrift

Debitorenbuchung & Kreditorenbuchung

Eine Debitorenbuchung ist eine Buchung im Rechnungswesen, die sich auf Forderungen gegenüber Kunden (Debitoren) bezieht. Sie tritt auf, wenn ein Unternehmen eine Leistung oder Ware auf Rechnung verkauft, aber noch keine Zahlung erhalten hat.

Eine Kreditorenbuchung ist eine Buchung im Rechnungswesen, die sich auf Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten (Kreditoren) bezieht. Sie entsteht, wenn ein Unternehmen eine Ware oder Dienstleistung auf Rechnung erhält, aber die Zahlung noch nicht erfolgt ist.

Reiter "Basisdaten"

Kunde/Lieferant

 Vorauswahl der vorhandenen Kunden und Lieferanten.

Steuer im Preis begriffen

 Durch diese Auswahl wird entweder der Preis in Netto oder Brutto angezeigt.
Konto Auf welches Konto die Buchung erfolgen soll.
Betrag Betrag der verbucht wird.
Steuer Anzeige der errechneten Steuer.
Steuerschlüssel Auswahl der vorhandenen Steuerschlüssel.
Projekt Nummer und Beschreibung des Projekts.
Status Anzeige darüber, ob die Buchung offen/geschlossen ist.

Mahnungen

Eine Ausführliche Beschreibung zu Erklärung, Konfiguration, Suchen und Erfassen von Mahnungen gibt es hier: Verkauf "Mahnungen"

Massenerstellung von Rechnungen 

Unter Verkauf/Massenerstellung von Rechnungen aus Lieferscheinen kann für alle gelieferten Produkte mit einem offenen VK-Lieferschein eine Massenerstellung von Rechnungen erfasst werden. Zunächst öffnet sich eine Suchfunktion, in der eine Vorauswahl getroffen werden kann, um die Suche einzugrenzen

Nicht geliefert / Geliefert Grenzt die Suche der offenen VK-Lieferscheine auf bereits gelieferte oder noch nicht gelieferte ein.
Kundenname Mit Eingabe eines Kunden, werden alle offenen Lieferscheine zu diesem Kunden angezeigt.
Ohne Eingabe, werden alle offenen Lieferscheine für alle Kunden angezeigt.
Kundennummer Grenzt die Suche anhand der Kundennummer ein.
Lieferscheindatum von - bis Grenz die Suche anhand des Lieferscheindatums ein.

image.png
Abb. Suchbericht zu den offenen Lieferscheine

image.png

Hinweis: Jede Rechnung muss separat geöffnet und einzeln per E-Mail versendet werden. 

Einkaufsrechnung von Scanner hinzufügen

Unter Einkauf/Einkaufsrechnung von Scanner hinzufügen kann die PDF-Datei der Einkaufsrechnung hochgeladen und mit einer vorhandenen oder neuen Rechnung verknüpft werden, sodass diese im ERP-Dokument unter ‚Dokumenten‘ hinterlegt ist. Dieser Prozess erfolgt in zwei Schritten.

Schritt 1: PDF Scannen 

image.png

Schritt 2a: PDF-Rechnung mit einer neuen Kreditorenbuchung/Einkaufsrechnung verknüpfen

Schritt 2b: PDF-Rechnung mit einer vorhandenen Rechnung verknüpfen

image.png

Verkauf & Einkauf

Adressfelder

Verkauf & Einkauf

Berichte

Unter Verkauf/Berichte öffnet sich ein weiteres Untermenü, in dem verschiedene Berichte wie z. B. Verkaufsberichte, Kundenpreise, Lieferpläne etc. erzeugt werden können.

image.png

Verkaufsbericht

Unter Verkauf/Berichte/Verkaufsbericht öffnet sich zunächst eine Suchmaske, in der mithilfe unterschiedlicher Informationen eine Vorauswahl getroffen werden kann, auf deren Basis anschließend ein Verkaufsbericht erzeugt wird.

Hinweis: Der Zeitraum sollte, wenn möglich, eingegrenzt werden, bzw. das Startdatum bestimmt werden, ab dem die Berichte erzeugt werden sollen.

image.png
Abb. Suchmaske zum Verkaufsbericht

Anhand dieser Felder wird bestimmt, nach was oder wie der Bericht sortiert werden soll. Im Verkaufsbericht wird die Beschreibung der Hauptsortierung mit roter Schrift und Untersortierung mit grüner Schrift angezeigt. 

In diesem Bereich wird eine Vorauswahl darüber getroffen, was schließlich angezeigt werden soll. Bei keinem Eintrag werden alle angezeigt (z. B. die Verkaufsberichte aller Kunden).

Die Eingabe hier entscheidet darüber, welche Angaben in den Bericht mit aufgenommen werden. Jede Angabe erweitert den Bericht um eine weitere Spalte.

Auftragsartikelsuche

Unter Verkauf/Berichte/Auftragsartikelsuche öffnet sich zunächst eine Suchmaske, in der mithilfe unterschiedlicher Informationen eine Vorauswahl getroffen werden kann, auf deren Basis anschließend ein Bericht zu den verkauften Auftragsartikeln erzeugt wird

Hinweis: Der erzeugte Bericht ist hierbei auf maximal 15 Aufträge begrenzt, weshalb es sich empfiehlt, die Suche anhand der Auftragsnummer oder des Datums einzugrenzen.

Kundenpreise

Unter Verkauf/Berichte/Kundenpreise öffnet sich zunächst eine Suchmaske, in der mithilfe unterschiedlicher Informationen eine Vorauswahl getroffen werden kann, auf deren Basis anschließend ein Bericht zu den Kundenpreisen erzeugt wird. Es ist erforderlich, einen Kunden auszuwählen, da ansonsten kein Bericht erzeugt werden kann

Lieferplan

Unter Verkauf/Berichte/Lieferplan öffnet sich zunächst eine Suchmaske, in der mithilfe unterschiedlicher Informationen eine Vorauswahl getroffen werden kann, auf deren Basis anschließend ein Bericht zum Lieferplan für nicht vollständig gelieferte Verkaufsaufträge (ohne Lieferschein) erzeugt wird.

Lieferwertbericht

Unter Verkauf/Berichte/Lieferwertbericht öffnet sich zunächst eine Suchmaske, in der mithilfe unterschiedlicher Informationen eine Vorauswahl getroffen werden kann, auf deren Basis anschließend ein Lieferwertbericht für aktuell offene Verkaufsaufträge erzeugt wird.

Finanzcontrollingbericht

Unter Verkauf/Berichte/Finanzcontrollingbericht öffnet sich zunächst eine Suchmaske, in der mithilfe unterschiedlicher Informationen eine Vorauswahl getroffen werden kann, auf deren Basis anschließend ein Finanzcontrollingbericht für offene Verkaufsaufträge erzeugt wird.

Vertreterabrechnung

Unter Verkauf/Berichte/Vertreterabrechnung öffnet sich zunächst eine Suchmaske, in der mithilfe unterschiedlicher Informationen eine Vorauswahl getroffen werden kann, auf deren Basis eine Übersicht zur Vertreterabrechnung aus Provisionsregeln generiert wird

Verkauf & Einkauf

Wiederkehrende Rechnungen

"Wiederkehrende Rechnungen" sind Rechnungen, die regelmäßig in gleichbleibender Form aus dem Auftrag entstehen:

 Dieser Automatismus soll die Arbeit entlasten und Fehler sowie Verzögerungen reduzieren.

Erfassen einer Wiederkehrenden Rechnung

Die Konfiguration für eine Wiederkehrende Rechnung erfolgt im Verkaufs-Auftrag und ist nur dann möglich, wenn der Auftrag gespeichert wurde. Der Button hierfür befindet sich am unteren Rand im Auftragsfenster.

wiederkehrende Rechnungen.png

Anschließend öffnet sich das Fenster zum Bearbeiten der wiederkehrenden Rechnung mit verschiedenen Eingabefeldern:

Status

Manuell zu pflegendes Merkmal zur Kennzeichnung: 

aktiv = Rechnung steht noch an.
gekündigt = Vertragskündigung liegt vor.
Abrechnungsperiodizität Bestimmt die Regelmäßigkeit der Abrechnung (monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich).
Auftragswert basiert auf Periodizität Wähle die Periode für die erfasste Auftragssumme. 
Startdatum Beginn des Auftrags/Vertrag.
Enddatum Bestimmt, wann die letzte Rechnung erzeugt werden soll.
Erste Rechnung erzeugen am Bestimmt, wann die erste Rechnung erzeugt werden soll.
Buchen auf Auswahl des Kontos, auf das gebucht wird.
Vorgangsbezeichnung ohne Eintrag wird die Vorgangsbezeichnung aus dem Auftrag bezogen.
PDF-Erstellung & Export in Datei Nützlich, wenn mehrere wiederkehrende Rechnungen zum gleichen Termin erzeugt werden sollen.
Rechnung via E-Mail verschicken Nach Erstellung der Rechnung erfolgt der E-Mail versandt.

Das Speichern einer Konfiguration, auch ohne Eingabe führt zu einer inaktiven wiederkehrenden Rechnung.
Inaktive wiederkehrende Rechnungen sind Konfigurationen ohne gestezter Status "Aktiv".

Verkauf & Einkauf

Mahnungen

Eine Mahnung im Verkauf ist eine schriftliche oder elektronische Zahlungsaufforderung, die ein Unternehmen an einen Kunden sendet, wenn eine Rechnung nicht innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist beglichen wurde. Sie dient dazu, den Kunden an die offene Forderung zu erinnern und es können je nach Mahnstufe zusätzliche Mahngebühren erhoben werden. Um eine Mahnung neu zu erfassen, muss die Funktion zunächst im System konfiguriert werden.

Mahnungen konfigurieren

Unter dem Menüpunkt "System/Mahnungen konfigurieren" können Mahnungen angelegt und konfiguriert werden.

Erst wenn Mahnungen konfiguriert werden, kann ein Mahnlauf im Menü "Verkauf" erstellt werden.

Option
 Beschreibung
Mahnlevel
 Zeigt das Mahnlevel an (startet bei 1 und wird fortlaufend weitergeführt).
Mahnstufenbeschreibung Beschreibt das Mahnlevel (z. B.: Erinnerung, letzte Mahnung, ...).  
Vorauswahl aktiviert Falls Checkbox gesetzt, wird die Spalte "Aktiviert" beim Erfassen von Mahnungen direkt ausgewählt.
Vorauswahl E-Mail Falls Checkbox gesetzt, wird die Spalte "E-Mail" beim Erfassen von Mahnungen direkt ausgewählt.
Buchung erstellen Falls Checkbox gesetzt, wird automatisch eine Debitorenbuchung für Mahngebühren und Zinsen erstellt. Die bebuchten Konten können in der Konfiguration definiert werden.
Fristsetzung Hier wird die Zahlungsfrist für das jeweilige Mahnlevel in Tagen angegeben.
Fälligkeitsdatum +Tage Zeitraum, nachdem eine Rechnung angemahnt werden kann (oder das nächste Mahnlevel).
Gebühr Falls gewünscht, kann hier eine Mahngebühr eingetragen werden.

Diese Optionen sind für alle Dokumente des jeweiligen Mahnlevels gültig
Zinssatz Falls gewünscht, kann hier ein Zinssatz eingetragen werden.

Diese Optionen sind für alle Dokumente des jeweiligen Mahnlevels gültig
Druckvorlage

Folgende Optionen müssen gesetzt werden:

  1. Mahnlevel 1 → mahnung1
  2. Mahnlevel 2 → mahnung2
  3. Mahnlevel 3 → mahnung3

Diese Optionen werden für den internen Gebrauch benötigt.

Falls Mahngebühren und Zinsen für ein Mahnlevel aktiviert sind, so müssen Konten für diese hinterlegt werden.

Vorschlag für drei Mahnlevel:

  1. Zahlungserinnerung
  2. Mahnung
  3. Letzte Mahnung
Texte festlegen

Mahnungen suchen und erfassen

Mahnungen können über den Menüeintrag "Verkauf/Mahnungen" gesucht und erfasst werden.

Suchen

Ggf. Filter einstellen und den Button "Suchen" verwenden, um bereits erstellte Mahnungen anzuzeigen. Im Bericht können bereits erstellte Mahnungen erneut gedruckt werden.

Erfassen

Der Mahnprozess läuft chronologisch wie folgt ab: (1) Mahnung erfassen (2) Mahnprozess starten (3) Mahnung anlegen.

image.png
Abb. Übersicht der überfälligen Rechnungen von Kunden und Maske zum starten eines Mahnprozesses.

Aktuelles Mahnlevel

 Anzeige für das aktuelle Mahnlevel. Wenn keine Zahl angezeigt wird, dann gibt es zu dieser Rechnung bislang keine Mahnung.

Nächstes Mahnlevel

 Automatische Anzeige für das nächste/kommende Mahnlevel.
Aktiviert? Durch das Häkchen wird für diesen Kunden die Mahnung aktiviert.
E-Mail? Durch dieses Häkchen erhält der Kunde eine Mitteilung per E-Mail, falls eine Rechnung überfällig ist und eine Mahnung erfolgt.
Kundenname Anzeige des Kundennamens.
Sprache Sprache des Dokumentes (vom Kunden vererbt oder manuell erfasst).
Rg. Nr. Rechnungsnummer der überfälligen Rechnung.

Hinweis: Durch die Aktion "Anlegen" in der Actionbar wird der Mahnprozess für alle Rechnungen gestartet, die ein Häkchen bei "Aktiviert?" haben. 

Lager

Das Ein- und Auslagern von Artikeln erfolgt im odyn-ERP über die Lieferscheine vom Einkauf oder Verkauf.
Über den Button Auslagern/Einlagern erfolgt zu allen Artikeln aus dem Lieferschein eine Lagerbuchung im Hintergrund.
Dies ist der gewünschte Standard-Workflow. Somit erhalten die Lagerbuchungen automatisch eine Verknüpfung zum Lieferschein und können mit weiteren "Verknüpfte Belege" verbunden sein.

Auslagern von LS in VK.png

Um dem Benutzer die Arbeit zu vereinfachen und die Handhabung zu beschleunigen, sind die folgenden Aktionen:

in allen drei Untermenüs Lagerbestände, Lagerbuchungen und Lagerentnahme vorhanden.

Eine selbst durchgeführte Lagerbuchung ist ohne Verknüpfung zu einem ERP-Dokument und sollte immer mit einem Eintrag im Feld "Optionaler Kommentar" gemacht werden. Damit die Buchung nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet in ihrer Auswirkung erfasst ist.

Informationen zur Inventur finden Sie hier: Inventuraufnahme

Untermenüs

Für den Suchbericht der unterschiedlichen Untermenüs besteht die Möglichkeit, die Suche zunächst durch eine Vorauswahl der folgenden Felder einzugrenzen:

Lager Auswahl der vorhandenen Lager.
Lagerplatz Auswahl der vorhandenen Lagerplätze.
Artikelnummer Artikelnummer, die in den Stammdaten hinterlegt wurde.
Artikelklasse Artikelklasse, die in den Stammdaten hinterlegt wurde.
Artikelbeschreibung Artikelbeschreibung, die in den Stammdaten hinterlegt wurde.
Warengruppe Auswahl der vorhandenen Warengruppen.
Chargennummer Chargennummer, die in den Stammdaten hinterlegt wurde.
Lagerbestand Filterkriterien zur Anzahl und Einheit.
Lagerbestand am Bestand des Lagers zu einem bestimmten Datum.
Lagerbestand Eingrenzung der Suche in Abhängigkeit von der Verfügbarkeit.
Einlagern

Über die Eingabefelder können hier Waren eingelagert werden, wobei gleichzeitig eine Übersicht der letzten 10 Lagertransaktionen angezeigt wird.

Ware Auswahl der Ware, die eingelagert werden sollen.
Ziellager Auswahl der vorhandenen Lager.
Ziellagerplatz Auswahl der vorhandenen Lagerplätze.
Chargennummer Nummer der Charge.
EAN

13-stellige Identifkationsnummer von GS1 ist eine eindeutige und unverwechselbare Produktbezeichnung, die für den Verkauf von Artikeln benötigt wird.
Menge Eingabe der Menge und Einheit.
Grund der Einlagerung auswählen Auswahl der vorhandenen Gründe.
Optionales Kommentar Damit die Buchung nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet in ihrer Auswirkung erfasst ist.
Erzeugnis fertigen

Einige Felder überschneiden sich mit denen aus dem Prozess des Einlagerns und sind daher analog zu verstehen.

Erzeugnis Auswahl der Erzeugnisse, die eingelagert werden sollen.
Chargennummernvergabe Eindeutige Nummerierung der Charge.
Umlagern

Vorhandene Artikel können hier von einem Lager in ein anderes Lager umlagert werden. Zunächst muss der Artikel gesucht werden, entweder durch das Anzeigen aller Artikel oder durch Eingrenzen der Suche in der Vorauswahl.

image.pngAbb. Lagerbericht

  1. In der Kopfzeile wird angezeigt, in welchem Lager sich der aktuelle Standort befindet. Zusätzlich kann der Grund für die Umlagerung ausgewählt und die Aktion kommentiert werden.
  2. Abhängig von der Suche wird ein Lagerbericht mit mehreren Spalten und Informationen zu Quelllagerplatz, Artikelnummer und -beschreibung, Lagerbestand etc. angezeigt.
  3. Über die Umlagermenge wird die Stückzahl der Ware festgelegt, die umgelagert werden soll.
  4. Auswahl des neuen Ziellagers und Lagerplatzes.
  5. Der Prozess wird erst durch die Aktion ‚Umlagern‘ abgeschlossen.

Hinweis: Wenn Sie "Standardlagerplatz für diese Waren ändern" ankreuzen, so ändert sich der Lagerplatz für diesen Artikel in den Stammdaten. Ohne das Häkchen findet nur eine direkte Umlagerung statt und die Stammdaten bleiben unverändert.

Entnahme

Vorhandene Artikel können hier aus dem Lager entnommen werden (der Prozess ist nahezu identisch mit dem ‚Umlagern‘). Zunächst muss der Artikel gesucht werden, entweder durch das Anzeigen aller Artikel oder durch Eingrenzen der Suche in der Vorauswahl.

Steuersystematik

Unterteilung der Tätigkeiten

Unternehmenstätigkeiten lassen sich grob in folgende Bereiche unterteilen:
unmittelbare (im weiteren Direkte-Tätigkeiten) und mittelbare (im weiteren Indirekte-Tätigkeiten).

Direkte-Tätigkeiten

Die Direkte-Tätigkeit eines Unternehmens umfasst die Produkte oder Dienstleistungen, die das Kerngeschäft ausmachen. Es ist die wichtigste Einnahmequelle und der Bereich, in dem das Unternehmen seine Kernkompetenzen besitzt. Diese Tätigkeiten stehen mit der Hauptleistungserstellung des Unternehmens in Verbindung und tragen unmittelbar zur Wertschöpfung bei.

Beispiele:

Indirekte-Tätigkeiten

Diese Tätigkeiten unterstützen die unmittelbaren Tätigkeiten, stehen aber nicht direkt mit der Herstellung oder Bereitstellung der Hauptleistung in Verbindung. Sie sind oft notwendig, um das Unternehmen effizient zu betreiben.

Beispiele:

Zusammenfassung:
✔ Unmittelbare bzw. Direkte-Tätigkeiten = Direkte Wertschöpfung (Produktion, Verkauf, Kundenservice).
✔ Mittelbare bzw. Indirekte-Tätigkeiten = Indirekte Unterstützung (Verwaltung, IT, Marketing).

Warum ist diese Unterscheidung wichtig?

Direkte-Tätigkeiten sind im odyn-ERP mit Artikel und haben eine Steuerautomatik.
Ausnahme ist Reverse-Charge (§13b).

Indirekte-Tätigkeiten sind im odyn-ERP ohne Artikel und haben keine Steuerautomatik.

Mehrwertsteuer

Die Mehrwertsteuer (MwSt) ist eine Steuer, welche auf zwei Hauptkomponenten basiert:

  1. Umsatzsteuer (USt): Die Steuer, die ein Unternehmen auf den Verkauf von Waren und Dienstleistungen erhebt und diese grundsätzlich an das Finanzamt abführt.
  2. Vorsteuer (VSt): Die Steuer, die ein Unternehmen beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen zahlt.

In Deutschland unterscheidet man hierbei zwischen drei Steuersätzen:

Steuersystematik in der Direkten-Tätigkeit

Direkte-Tätigkeiten werden über Einkaufs- und Verkaufsrechnungen mit Artikeln abgebildet und besitzen eine Steuerautomatik.
Mithilfe einer Matrix (Zeile x Spalte) erfolgt über die Buchungsgruppe und Steuerzone die Auswahl des FiBu-Kontos, welches die richtige Einstellungen zur Steuerautomatik beinhaltet.

Buchungsgruppe: Klassifizierung von Artikeln mit gleicher Steuer und dem selben FiBu-Konto.

Steuerzone: Geografisches Gebiet, in dem bestimmte steuerliche Regelungen gelten wie z. B. Inland, EU mit USt-IdNr. etc..

Matrix für die Steuerautomatik

FiBu-Konten in der Buchungsgruppe müssen mit Steuerautomatik im Kontenrahmen gekennzeichnet sein (AV, AN).


image.png

  1. Auswahl der Buchungsgruppe (Zeile) erfolgt über den Artikel in der Rechnung. 
    In den Stammdaten vom Artikel wird diese hinterlegt:

    Abb: Stammdaten/Artikel

    Abb. Stammdaten/Artikel

  2. Auswahl der Steuerzone (Spalte) erfolgt über das Feld "Steuerzone" in der Rechnung.
    Diese wird aus den Stammdaten vom Kunden oder Lieferanten an die Rechnung vererbt und kann dort verändert werden.
    In den Stammdaten wird über das Länderkürzel/Land und die USt-IdNr. die Steuerzone bestimmt.

    image.pngAbb. Stammdaten/Kunde

  3. Auswahl Erlös/Aufwand innerhalb der Steuerzone (Unter-Spalte) erfolgt über Verkauf/Einkauf. 
    Rechnungen im Verkauf führen zu Erlös und Rechnungen im Einkauf zu Aufwand.

  4. Das FiBu-Konto (Überschneidung der Zeile und Spalte):
    Mit einem Steuerschlüssel im FiBu-Konto erfolgt die Steuerautomatik (siehe FiBu-Konto erfassen/ändern).
    Im Steuerschlüssel ist der Steuersatz und das Konto für die Umsatzsteuer oder Vorsteuer hinterlegt.

    image.png

    Abb. FiBu-Konto 4400

Die richtige Steuerautomatik erfolgt über:
- den Artikel mit seiner Buchungsgruppe,
- die Steuerzone des Kunden/Lieferanten, welche über das Länderkürzel und die USt-IdNr bestimmt wird.
- das FiBu-Konto mit seinen Einstellungen!

Ausnahme Reverse-Charge §13b

Grundsätzlich ist die Steuerzone in der Direkten-Tätigkeit automatisch vorausgewählt. Es gibt Ausnahmen, zu denen die Steuerzone im ERP-Dokument "Rechnung" manuell ausgewählt werden muss, wie z. B. Reverse-Charge (§13b) in der Baubranche. 

image.pngAbb. Steuerzone in Rechnungen

Damit im Drop-Down-Menü die Steuerzone "RC §13b" überhaupt angezeigt und wählbar wird, muss diese Steuerzone zuvor unter System/Finanzbuchhaltung/Steuerzone/Erfassen neu erfasst werden (siehe oben).

Hinweis: Weitere Infos zum RC (§13b) gibt es hier: Reverse-Charge-Verfahren

Erfassen neuer Buchungsgruppen und Steuerzonen

Jedes Unternehmen verfolgt einen anderen Zweck und hat andere Präferenzen/Vorgehensweisen, wie es seine Buchungsgruppen benennen möchte oder welche Steuerzonen es benötigt. Neben den bereits vorhandenen ist es im odyn-ERP möglich und empfehlenswert, neue Buchungsgruppen oder Steuerzonen zu erfassen.

Buchungsgruppe erfassen

image.png
Abb. Beispielübersicht zum Erfassen einer neuen Buchungsgruppe (System/Finanzbuchhaltung/Buchungsgruppen/Erfassen)

  1. Beschreibung der Buchungsgruppe.
  2. Das Sachkonto zum Warenbestand (Allg. das Warenbestandskonto wie bei den anderen Buchungsgruppen auswählen).
  3. Auswahl des FiBu-Kontos der Buchungsgruppe für die entsprechende Steuerzone.
Steuerzone erfassen

image.png
Abb. Beispielübersicht zum Erfassen einer neuen Steuerzone (System/Finanzbuchhaltung/Steuerzone/Erfassen)

  1. Beschreibung der Steuerzone z. B. RC §13b (Reverse-Charge). 
  2. Bedingung, also in welchem Land bzw. in welcher Steuerzone die FiBu-Konten gelten.
  3. Umsatzsteuerkategorie, also welche Regelung hier gilt z. B. bei RC §13b ist es AE - Umkehrung der Steuerschuldnerschaft.
  4. Umsatzsteuerbefreiungsgrund ist ein dynamisches Feld und wird abhängig von der Auswahl der Umsatzsteuerkategorie angezeigt oder ausgeblendet. -> Dient nur für die E-Rechnung
  5. Auswahl des FiBu-Kontos für die entsprechenden Buchungsgruppen innerhalb dieser Steuerzone.

Steuersystematik in der Indirekten-Tätigkeit

Indirekte Tätigkeiten werden über Dialog-, Debitoren- und Kreditorenbuchungen abgebildet und besitzen keine Steuerautomatik, was bedeutet, dass diese vom Benutzer über den Steuerschlüssel manuell erfasst werden müssen.

image.png
Abb. Steuerschlüssel in Dialog-, Debitoren- und Kreditorenbuchungen

Finanzbuchhaltung

image.png

1. VK-Rechnung und EK-Rechnung

Erstellung dieser Rechnungen erfolgt über den Workflow oder über das Untermenü Rechnungen, vom Verkauf/Einkauf, mit Button "Erfassen".

2. Debitorenbuchung und Kreditorenbuchung

Erstellung dieser Rechnung erfolgt über das Menü unter Finanzbuchhaltung/Buchungsjournal mit dem Button "Erfassen" in der Actionbar.

3. Dialogbuchung

Erstellung dieser Rechnung erfolgt über das Menü unter Finanzbuchhaltung/Buchungsjournal mit dem Button "Erfassen" in der Actionbar.

Buchungsjournal

Das Buchungsjournal (Finanzbuchhaltung/Buchungsjournal) gibt Auskunft über erfassten Buchungen im odyn-ERP. Dabei können die Ergebnisse der Abfrage mittels Suchmaske begrenzt werden. Z. B. können alle Buchungen zu einer Referenz / Rechnungsnummer oder zu einem bestimmten Datum aufgelistet werden.

Über den folgenden Filter lässt sich festlegen, ob das im Filter verwendete Datum,
das Datum auf der Rechnung (Rechnungsdatum = Datum auf dem Dokument)
oder
das Datum der Buchung (Buchungsdatum = Datum, an dem die Buchung ein / aus ging), sein soll:

Rechnungsdatum - Buchungsjournal.png

Mit dem Button "Suchen" folgt der Bericht zum Buchungsjournal:
image.png
Abb. Suchbericht des Buchungsjournals

Auflistung der Dokumententypen und Kürzel im Buchungsjournal:

VR Verkaufsrechnungen
ER Einkaufsrechnungen
GU

Gutschriften
DE Debitorenbuchungen
KR Kreditorenbuchungen
DI Dialogbuchungen
_(S) Stornierte Rechnungen
S Stornorechnungen
DATEV-Exportassistent

Der DATEV-Export (Menü Finanzbuchhaltung/DATEV-Exportassistent) erstellt eine CSV-Datei mit Buchungsdaten in einem Datev-Format für den Import in andere Systeme.

Beispiel-Datei:Datev-Export.png

GoBD Export

Mit dem GoBD-Export (Finanzbuchhaltung/GoBD Export) werden Finanzbehörden für die Betriebsprüfung die Unternehmensdaten, in einer GoBD-konformen ZIP-Datei, elektronisch/digital zur Verfügung gestellt.

Zum Beispiel der Inhalt einer ZIP.-Datei:
GoBD-Export.png

Schlussbuchung (SB)/Eröffnungsbuchung (EB) buchen

Unter dem Menü Finanzbuchhaltung/"SB/EB buchen" ist es möglich jeweils eine Schlussbuchung (SB) und eine Eröffnungsbuchung (EB) pro FiBu-Konto zu buchen.
Das odyn-ERP führt die FiBu-Konten endlos aggregiert über alle Jahresperioden hinweg, der aktuelle Saldo wird also nicht innerhalb einer Jahresperiode geführt, sondern seit Beginn des Buchungsjournals.
Mit der Schlussbuchung wird der Saldo auf 0 gebucht und die Eröffnungsbuchung bucht den ursprünglichen Saldo dagegen.
Die Schlussbuchung ist erforderlich, da der Saldo andernfalls durch die Eröffnungsbuchung infolge der Aggregation in doppelter Höhe ausgewiesen würde.
Diese Eröffnungsbuchung wird von externen Systemen, zu Beginn einer Jahresperiode, oder von einigen Berichten benötigt, da diese in der Regel nicht endlos aggregiert arbeiten.

Offene Forderungen

Unter dem Menü Finanzbuchhaltung/Offene Forderungen finden sich die noch ausstehenden Forderungen von Kunden.

Offene Verbindlichkeiten

Unter dem Menü Finanzbuchhaltung/Offene Verbindlichkeiten finden sich noch ausstehende Verbindlichkeiten zu Lieferanten.

Bücherkontrolle

Unter dem Menü System/Finanzbuchhaltung/Bücherkontrolle wird das Datum festgelegt, bis einschließlich zum, keine Änderungen oder weitere Buchungen mehr erfolgen können.

Dokumente/Belege

In der Buchhaltung herrscht der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Es soll keine Buchung vorgenommen werden, wenn der Buchungsbeleg dafür nicht vorhanden ist. Es fehlt der Nachweis für die Richtigkeit der Aufzeichnung.

FiBu-Konten erfassen/ändern

Die zwei gängigen Standard-Konten-Rahmen (SKR) in der Finanzbuchhaltung (FiBu) sind der SKR03 und der SKR04 von DATEV:
Prozessgliederungsprinzip (SKR03)     → Reihenfolge der Konten entspricht dem Geschäftsablauf
Abschlussgliederungsprinzip (SKR04) → Die Kontenklassen werden nach der Gliederung des Jahresabschlusses organisiert.

Der Kontenrahmen wird jährlich angepasst. Genutzte Konten aus dem Kontenrahmen ergeben den Kontenplan für Ihr Unternehmen.

Für das Erfassen von FiBu-Konten im ERP, sind die Informationen aus der aktuellen PDF zum SKR03/04 zu beachten.

Informationen aus SKR03 / SKR04

Die Spalten im SKR geben folgende Informationen:
Spalte 1+4 = Angabe ob Bilanz-Posten oder GuV-Posten
Spalte 2+5 = Angabe der Programmverbindung / Abschlusszweck
Spalte 3+6 = Angabe der Kontenklasse mit Funktion, Kontonummer, Kontobeschreibung

image.png

z. B. Spalte 1+4 Bilanz-Posten oder GuV-Posten:Auszug Kontenrahmen-1.png

z. B. Spalte 2+5 Programmverbindung / Abschlusszweck:Auszug Kontenrahmen-2.png
                             (EÜR) Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG, (H) Handelsbilanz (HB), (SB) Steuerbilanz
                             (U) Umsatzsteuererklärung, (G) Gewerbesteuer, (K) Körperschaftsteuer

z. B. Spalte 3+6 Funktion, Kontonummer, Kontobeschreibung:Auszug Kontenrahmen.png
                                              Rot  = Hauptfunktion des Kontos (vor Konto-Nr.), ERP relevant sind:
                                                        AV  = Automatische Errechnung der Vorsteuer
                                                        AM = Automatische Errechnung der Umsatzsteuer
                                                        S     = Sammelkonten
                                             Grün = Konto-Nr.
                                             Blau  = Konto-Beschreibung

Erfassen von FiBu-Konten im ERP

Zur Erfassung eines neuen Kontos sind die im Folgenden aufgelisteten Punkte zu befolgen. Die notwendigen Informationen können dem SKR03/04 entnommen werden (siehe oben).

Hauptmenü: System/Finanzbuchhaltung/Konto erfassen

ERP-FiBu-Konten erfassen.png

Mit N/A gekennzeichnete Einstellungen dürfen aktuell nicht ausgewählt werden.

1. Grundeinstellungen

Die Grundeinstellungen sind:

2. Kontoart

Abhängig von SKR Spalte 1+4 und der Zeile bitte folgendes wählen:

zu Bilanz-Posten:

zu GuV-Posten:

Nicht benutzen:
(A) Aktiva/Mittelverwendung (E) Aufwand (C) Kosten
(L) Passiva/Mittelherkunft (I) Erlös (Q) Passiva

Wenn Sie bei Bilanz-Posten nicht sicher sind, ob diese Aktiva oder Passiva sind, schauen sie im HGB § 266 nach.

3. Sammelkonto für

SKR Spalte 3+6 mit Hauptfunktion S (vor einem Konto) im Kontenrahmen.

4. Ins Aufklapp-Menü aufnehmen

Die Einstellungen in diesem Abschnitt bestimmen, wo das FiBu-Konto zum Buchen zur Auswahl steht.

Übergeordnete Kategorie:
Verkaufsrechnungen/Debitorenbuchungen (mit Kunde)       = Forderungen
Einkaufsrechnungen/Kreditorenbuchungen (mit Lieferant)  = Verbindlichkeiten

Die Unterkategorie bestimmt die Anzeige:

Forderungen Verbindlichkeiten
   ○ Erlös    ○ Aufwand/Anlagen
   ○ Zahlungseingang    ○ Zahlungsausgang
   ○ Steuer    ○ Steuer
   ○ Nicht aufnehmen    ○ Nicht aufnehmen

Zahlungseingang/-ausgang (z. B. Kasse, Bank, PayPal, Prepaid-Konto, Kredit-Karte, …). Diese Konten werden sowohl im Einkauf als auch im Verkauf zur Zahlung genutzt und benötigen beide Radiobuttons.  

In einer Dialogbuchung stehen alle FiBu-Konten zum Buchen zur Auswahl.

5. Steuerautomatik und UStVA

Konten mit den Hauptfunktionen AV oder AM, SKR Spalte 3+6 im SKR :
AV = Automatische Errechnung der Vorsteuer,  AM = Automatische Errechnung der Umsatzsteuer

Diese benötigen:
1) einen Steuerschlüssel mit "Automatikbuchung auf ein Konto" der richtigen Vorsteuer oder Umsatzsteuer
2) ein "Gültig ab"
3) in der Spalte UStVA die richtige Kennzahl - KZ aus dem Vordruckmuster USt 1 A
4) Checkbox "DATEV-Automatik" (siehe Punkt 7).

Eine ausführliche Beschreibung der einzelnen Steuerschlüssel kann im ERP unter System/Finanzbuchhaltung/Steuern entnommen werden. Zusätzlich können in diesem Bereich weitere Steuerschlüssel angelegt werden.

Hat das Konto keine Hauptfunktionen AV oder AM, dann wird der Steuerschlüssel 00. (0 %) und UStVA="-" gewählt.

Die Gültigkeit muss angegeben werden und darf nicht leer sein.

6. Berichte

Die Zuordnung eines FiBu-Kontos zu einem Bericht erfolgt in diesem Abschnitt.

Aus SKR Spalte 1+4 im Kontenrahmen ist zu entnehmen, welcher Bericht (Bilanz oder GuV) verwendet wird.
Aus der Zeile des Kontos folgt der Posten im Aufklapp-Menü.

In der GuV reicht ein Posten als Erhöhung oder Verminderung.
Die Bilanz kann einen zweiten Posten als Alternativkonto haben (folgt mit "oder" und kursiver Schrift im Kontenrahmen).

Z. B.: SKR03 Konto 0320 Pkw = Bericht  "Bilanz" und "Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung"
        SKR04 Konto 0320 Einrichtungen für Wohnbauten = Bericht "Bilanz" und "Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte, ..."

Aus dem Kontenrahmen ist die Zuordnung zur BWA nicht abzulesen.

7. verschiedene Einstellungen

Hat Punkt 5 die Hauptfunktionen AV oder AM, so muss die Checkbox "DATEV-Automatik" gesetzt werden.

Zahlungsverkehr

Zahlungseingänge

Mit der Auswahl einer Rechnung muss der Zahlbetrag geprüft werden und bei Teilzahlungen wird dieser Betrag erfasst.

Mit dem Button "Erneuern" bekommen alle ausgewählten Rechnungen, ohne einen Betrag, den noch fälligen Betrag eingetragen.

Zahlungsausgänge

Bankeinzüge via SEPA

Unter dem Punkt Zahlungsverkehr/Bankeinzüge via SEPA finden sich alle Zahlungen, die mein Unternehmen erhält. Hier gilt das gleiche Prinzip, nachdem auch bei Überweisungen gearbeitet wird. 

Überweisungen via SEPA

SEPA.png

Kontobewegungen

Für die Kontobewegungen sind folgende Aktionen in der Actionbar verfügbar: 

Manueller Kontenabgleich

Jedes FiBu-Konto, das in den Einstellungen Zahlungseingang/Zahlungsausgang hat (Abschnitt "In Aufklappmenü aufnehmen") und nicht zu einem erfassten Bankkonto gehört (System/Finanzbuchhaltung/Bankkonten/Buchungskonto) kann mit diesem Kontenabgleich geprüft werden.

Berichte

Dashboard

Kontenübersicht

Summen- und Saldenliste

Hinweis: In der Vorauswahl soll das Verfahren "Soll-Versteuerung oder Ist-Versteuerung" nicht geändert werden, da dies bereits durch die Systemkonfiguration richtig voreingestellt ist. Dies gilt gleichermaßen für die Berichte von GuV, BWA und Bilanz.

GuV

Die GuV, also Gewinn- und Verlustrechnung, ist ein zentraler Bestandteil des Jahresabschlusses eines Unternehmens. Sie zeigt, wie sich der Gewinn oder Verlust eines Unternehmens innerhalb eines bestimmten Zeitraums – meist eines Geschäftsjahres – zusammensetzt.

Unter Berichte/GuV kann zunächst eine Vorauswahl durch Informationen und Filter getroffen werden.

image.png

(1) Mit der Aktion ‚Suchen‘ wird eine Aufstellung der Umsätze und Aufwendungen sowie des daraus resultierenden Gewinns oder Verlusts angezeigt.
(2) Über den Button ‚Konten ein‘ werden die einzelnen Konten (z. B. Konten für Umsatzerlöse) innerhalb der Aufstellung eingeblendet.
(3) Mit dem Button ‚Kontenliste‘ wird eine Liste aller Konten erzeugt – ohne direkte Zuordnung, wie sie in Punkt 2 erfolgt.

BWA

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist eine standardisierte Auswertung und ermöglicht einen schnellen Überblick über die aktuelle finanzielle Lage eines Unternehmens. Im odyn-ERP wird die BWA 01 - kurzfristige Erfolgsrechnung verwendet.

Bilanz

Die Bilanz ist ein zentrales Element des Jahresabschlusses eines Unternehmens. Sie zeigt eine Gegenüberstellung von Vermögen (Aktiva) und Kapital (Passiva) zu einem bestimmten Stichtag.

UStVA

Die UStVA dient dazu, dass das Finanzamt monatlich oder vierteljährlich eine Abschlagszahlung auf die Umsatzsteuer erhält, anstatt nur einmal im Jahr bei der Jahreserklärung.

Zusammenfassende Meldung und Intrastat

image.png
Abb. Übersicht der unterschiede zwischen Zusammenfassende Meldung und Intrastat

Zusammenfassende Meldung

Die Zusammenfassende Meldung (ZM) ist eine steuerliche Meldung, in der Unternehmen ihre innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen (also Verkäufe oder Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern) an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) melden.

Land Länderkürzel der jeweiligen Länder (z. B. AT = Österreich).
UStID-Nummer Die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Unternehmens.
Betrag Betrag der sich aus den Leistungen oder Sonstige Leistungen ergibt.
Typ L = Leistung (Ware); 
S = Sonstige Leistungen (Dienstleistung)
Intrastat

Die Intrastat-Meldung ist eine statistische Erhebung des Warenverkehrs innerhalb der EU. Unternehmen müssen diese abgeben, wenn sie bestimmte Schwellenwerte beim Warenversand oder -empfang überschreiten.

Hinweis: weitere Informationen zur Intrastat gibt es unter https://www-idev.destatis.de/idev/#/

OP Saldo Debitoren/Kreditoren

OP steht für Offener Posten. Der OP-Saldo zeigt, wie viel ein Kunde (Debitor) oder Lieferant (Kreditor) noch zahlen muss bzw. noch bekommt - also die aktuelle Restforderung oder Restverbindlichkeit.

Benutzerdefinierte Datenexporte

Mit einem benutzerdefinierten Datenexport (BDEs) können individuelle Berichte zu den Daten aus odyn-ERP erstellt werden.
Dazu werden SQL-Abfragen von ihrem IT-Mitarbeiter oder einem unserer Support-Mitarbeiter im System hinterlegt.
Diese Abfragen können nach Belieben gestaltet werden und alle im ERP gespeicherten Daten ausgeben.

E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung (eRechnung)?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten Daten-Format im Sinne der europäischen Normenreihe EN 16931 erstellt, übermittelt und empfangen wird. Eine E-Rechnung ist damit im Vergleich zu einer Papier- oder PDF-Rechnung ein strukturierter, maschinenlesbarer XML-Datensatz.

Was sind "Sonstige Rechnungen"?

Sonstige Rechnungen sind (in Abgrenzung zu E-Rechnungen) Papierrechnungen und Rechnungen in einem elektronischen Format (z. B. PDF), das nicht den Anforderungen der europäischen Norm für E-Rechnungen entspricht.

Beispiel Sonstige Rechnung (Papierrechnung, PDF)                  Beispiel einer elektronischen Rechnung
Beispiel einer PapierrechnungBeispiel einer elektronischen Rechnung

Quelle: https://www.e-rechnung-bund.de/e-rechnung/unterschied-zwischen-papier-pdf-und-erechnung/

Wen betrifft es und ab wann?

Der Gesetzgeber hat mit dem Wachstumschancengesetz v. 27.3.2024 (BGBl I 2024 Nr. 108) die Einführung der E-Rechnung beschlossen. Deutschland folgt damit dem Beispiel anderer EU-Mitgliedstaaten sowie einiger Drittländer, die eine E-Rechnung ebenso zum Standard für Abrechnungen im Wirtschaftsverkehr machen. Ab 01.01.2025 ist die Pflicht zur Entgegennahme von E-Rechnungen für im Inland steuerbare Umsätze, wenn es sich bei den Beteiligten um inländische Unternehmen handelt (sog. B2B-Umsätze im Inland)

Welche E-Rechnungs-Formate gibt es?

XRechnung-Format

Der Standard XRechnung repräsentiert hierbei die nationale Ausprägung der europäischen Norm EN 16931 in Deutschland – also die deutsche CIUS. XRechnung bezeichnet den Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern. Diese sind ein rein strukturiertes Rechnungsformat, das auf einer XML-Datei basiert (maschinenlesbar).

ZUGFeRD-Format

Bei ZUGFeRD (Akronym für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) handelt es sich um ein branchenübergreifendes Datenformat, das sowohl Daten im XML-Format als auch ein Ansichts-PDF (menschenlesbar) beinhaltet. Daher spricht man bei der ZUGFeRD-Rechnung von einem hybriden Rechnungsformat. Das PDF enthält die Rechnungsinformationen in unstrukturierter Form. Doch da das XML diese Informationen in strukturierter Form aufweist, ist eine automatische, elektronische Weiterverarbeitung dennoch möglich. Die Einsatzgebiete sind vielfältig: ZUGFeRD wird sowohl im B2B- als auch im B2G- und im B2C-Bereich verwendet. 

Das odyn-ERP erzeugt E-Rechnungen in beiden Formaten, nach den folgenden Spezifikationen:
ZUGFeRD_2.4_Profil_EXTENDED.pdf
XRechnung-v3.0.2.pdf

EDI-Format

Bei EDI (Electronic Data Intercharge Format) handelt es sich um ein standardisiertes Format für den Austausch von elektronischen Dokumenten. Dies bedeutet, dass die Daten auf Sender- und Empfängerseite gleich interpretiert werden und sich daher unmittelbar weiterverarbeiten lassen. Rechnungen im EDI-Format liegen immer in strukturierter Form vor. Für den Einsatz von EDI bedarf es jedoch einer EDI-Vereinbarung zwischen den Geschäftspartnern. So muss beispielsweise sichergestellt sein, dass die weitere Verarbeitung der Rechnung elektronisch erfolgt. 

Nachdem das System erfolgreich E-Rechnungen erstellt bzw. empfangen hat, ist es von hoher Wichtigkeit zu prüfen, ob diese auch valide sind. Die Validität von E-Rechnungen stellt eine wichtige Voraussetzung für die fehlerfreie Verarbeitung dar.

Die Validierung einer E-Rechnung gliedert sich in zwei Hauptbereiche: die technische und die inhaltliche Validierung. Beide Prüfungen sind notwendig, um sicherzustellen, dass die Rechnung korrekt, vollständig und fehlerfrei weiterzuverarbeiten ist.

1. Technische Validierung:
Die technische Validierung prüft, ob die Rechnung die richtige Struktur und Syntax aufweist. Hierfür wird der XML-Code der Rechnung analysiert, um sicherzustellen, dass er maschinenlesbar ist und den Standards entspricht. Diese Validierungen erfolgen von odyn-ERP, zur Sicherung, dass die strukturierten Daten fehlerfrei und vollständig sind (diese benötigt etwas Zeit).

Diese technische Validierung verzögert etwas die Ausgabe der Rechnung.
Dies ist abhängig von der Rechnungsgröße und Hardwareleistung.
(Fehler bei Erzeugung einer E-Rechnung)

Im Scan-Verzeichnis sind erhaltene E-Rechnungen im separaten Abschnitt
 und können über die Aktion "Validieren" geprüft werden.
(Validierung erhaltener E-Rechnungen)

2. Inhaltliche Validierung:
Bei der inhaltlichen Validierung wird sichergestellt, dass die Daten auf der E-Rechnung kaufmännisch korrekt und vollständig sind. Dies betrifft Informationen wie Rechnungsbetrag, Name des Empfängers und weitere notwendige Details.

Wie lese ich den Inhalt einer XRechnung?

Für die inhaltliche Validierung einer E-Rechnung ist es erforderlich, elektronische Rechnungen anzuzeigen und zu prüfen. Bei dem ZUGFeRD-Format ist dies mit einem PDF-Viewer leicht möglich. Für die XRechnung wird ein weiterer Viewer benötigt, um von maschinenlesbar in menschenlesbar zu wechseln. Wir empfehlen den Quba-Viewer:
Der Quba-Viewer ist eine Open-Source-Software, die speziell entwickelt wurde, um elektronische Rechnungen in verschiedenen Formaten anzuzeigen, darunter XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X. Die Software ermöglicht es Nutzern, Rechnungsinhalte visuell darzustellen und auf inhaltliche und semantische Korrektheit zu prüfen (Link zu Quba-Viewer) .

Wie bekomme ich nur eine XML?

Falls der Kunde kein hybrides Rechnungsformat bevorzugt, sondern nur eine XML-Datei wünscht (nur maschinenlesbar), kann dies über die Checkbox "Nur XML erzeugen" in den Kunden-Stammdaten erreicht werden.

Dies ist keine rechtliche oder steuerliche Beratung.
Dafür ist der Kontakt zu einem Rechtsanwalt oder Steuerberater erforderlich.

Wie prüfe ich, ob ein PDF eine ZUGFeRD-Datei ist?

Die ZUGFeRD-Datei ist ein PDF mit der XML als Dateianhang.
Das PDF-Dokument kann mit dem Firefox-Browser geöffnet werden. Über den Anhang im linken Fenster kann geprüft werden, ob eine XML-Datei angehängt ist. Ist dies der Fall, handelt es sich bei der PDF um eine ZUGFeRD-Datei.

grafik.png

Vertragsverwaltung

In der direkten-Tätigkeit mit Kreditoren wird im Einkauf über die Lieferantenaufträge erfasst und dokumentiert.
Die Funktionalitäten zur Vertragsverwaltung sind für die Verwaltung von Verträgen aus der indirekten-Tätigkeit und insbesondere 
wo Verträge als Rechnungen über Dauerleistungen oder Teilleistungen gelten. Das sind zum Beispiel:

Diese Vertragsverwaltung stellt sicher, dass Dokumente und Informationen zu Verträgen in aktueller Version vorliegen und durch einheitliche Strukturierung unkompliziert und schnell auffindbar sind.

Die Ablage und Verschlagwortung von Vorgängen und Dokumenten nach einheitlicher Systematik sind eine Aufgabe der Vertragsverwaltung. Eine weitere Funktion der Vertragsverwaltung ist die Prüfung von Vertragsdaten und -dokumenten auf Vollständigkeit sowie die Überwachung von Vertragsfristen. Auch die Archivierung nach gesetzlichen Vorgaben zählt zu den Aufgaben der Vertragsverwaltung.

In der digitalen Vertragsverwaltung kommt als weitere Aufgabe ein vorgelagerter Prozess hinzu: die Digitalisierung von Papierdokumenten. Jeder Vertrag und alle zugehörigen Dokumente, die in Papierform eingehen, müssen zunächst eingescannt werden, um sie für das digitale Vertragsmanagement nutzbar zu machen.

Die Fristenkontrolle ist im Vertragsmanagement unverzichtbar, um Vertragsverpflichtungen termingerecht zu erfüllen und mögliche Konsequenzen aus Fristversäumnissen zu vermeiden. Sie gewährleistet, dass alle kritischen Termine und Fristen überwacht und eingehalten werden, von Kündigungsfristen bis hin zu Verlängerungsoptionen.

Zusammenfassung der Hauptfunktionen:

  1. Vertragsübersicht
  2. Terminübersicht
  3. Fristenüberwachung
  4. Automatisierte Erinnerungen über Wiedervorlagen
  5. Buchungsverweise
  6. DATEV-Export mit PDF-Dokumente exportieren

Vertragsübersicht

Unter Stammdaten/Lieferanten/mehr/Vertragsübersicht kann man eine Übersicht aller hinterlegten Verträge einsehen

grafik.png

Dabei werden in der Vertragsübersicht alle relevanten Informationen angezeigt.

image.png

Verträge hinterlegen

Das Hochladen oder Ablegen der Verträge in den Lieferanten-Stammdaten erfolgt im Reiter "Dokumente" über den Button "Original vom 'Default Scanner' hinzufügen".

Wenn ein Vertrag über den Radiobutton ausgewählt ist, können über "Umbenennen/Bearbeiten" weitere Daten hinzugefügt werden: Ablage, Ansprechpartner, Beschreibung, Nummer, Beginn, Ende, Verlängerung, Kündigungsfrist, Kündigungstermin und Vorlauf.
Diese Daten werden in der Vertragsübersicht übernommen und für die automatische Erstellung von Wiedervorlagen genutzt.

Terminübersicht

image.png

Die Vertragsübersicht beinhaltet auch Informationen zu Terminen, welche die Verträge betreffen. Dazu gehört auch die Gültigkeit der Verträge. Ein Vertrag gilt als gültig, wenn wir uns vor Ende der Vertragslaufzeit befinden. Außerdem werden Kündigungstermine / Fristen und Verlängerungen angezeigt. 

Fristenüberwachung

grafik.png

Automatisierte Erinnerungen über Wiedervorlagen

grafik.png

Zu den Verträgen können Kündigungstermine mit Vorlauf hinterlegt werden. Diese werden über einen Task Server Job in Wiedervorlagen überführt. Der Task Server Job ist nicht standardmäßig eingerichtet und muss erst erstellt werden. 

Die Verträge, die kurz vor dem Kündigungsdatum inklusive Vorlauf stehen, werden als Wiedervorlagen auf der Startseite angezeigt. Dadurch kann verhindert werden, dass sowohl das Kündigen als auch das Erneuern von Verträgen vergessen wird.

Buchungs-Verweise

Geschäftsvorfälle werden durch Belege schriftlich dokumentiert und alle Aufzeichnungen in der Buchführung benötigen diese. Deshalb gilt der Grundsatz "Keine Buchung ohne Beleg" und diese können auf zwei Arten hinzugefügt werden:

1) Als Typ Scan, weil diese über den Button "Original vom '...' hinzufügen" hochgeladen wurden.
image.png

2) Als Typ Verweis, weil diese über den Button "Verweis hinzufügen" verknüpft wurden.
image.png

Für wiederkehrende Buchungen (bspw.: Monatliche Vertragszahlungen) lohnt es sich, Buchungsvorlagen gleich mit einem Verweis auf den zugehörigen Vertrag zu speichern. Durch Verweise wird das Dokument nicht erneut abgespeichert oder hochgeladen, sondern lediglich auf das schon vorhandene Dokument "verwiesen".

grafik.png

DATEV-Export

In der Finanzbuchhaltung ist der DATEV-Exportassistent mit der Option "PDF-Dokumente exportieren" wählbar. Damit erfolgt der Export von Buchungen gemeinsam mit den hochgeladenen und verwiesenen PDF-Dokumenten.

Folgende Besonderheiten sind bei den Dateinamen der PDFs zu beachten:

  1. Die Rechnungsnummer = PDF-Dateiname und ermöglicht so ein schnelles Finden
  2. DATEV erlaubt folgende Sonderzeichen in RG-Nr. : "$ & % *+ - /"
     Leider sind "*" und "/" im Dateinamen nicht möglich und werden durch "_" ersetzt
         Z. B.: Rechnungs-Nr. = "ABC*123/abc" daraus wird der PDF-Dateiname = "ABC_123_abc"
  3. Wiederholt sich eine RG-Nr. bekommt diese ein Nachsilbe (1), (2), (3) und so weiter
  4. Für Windows sind Großbuchstaben=Kleinbuchstaben
    Datev RG-Nr. "Test" und "test" bekommen folgenden Beleg-Export: Test.pdf und test(1).pdf
  5. Rechnungsdatum=Datum der PDF-Datei
  6. Die PDF-Belege werden von PC sortiert, nach Name, Größe, Datum...

Webanwendung und Browser

Vorteile

Internet und Intranet

Hinweis: Caches bei Webbrowsern regelmäßig leeren, gerade nach ERP-Updates (STRG + SHIFT + ENTF)
Empfehlung für Firefox-Benutzer: Add-on "Clear Cache"

Hinweis: Auch die Formularvervollständigung sollte ausgeschaltet werden.
Unter Firefox: "Einstellungen > Datenschutz & Sicherheit > Automatisch ausfüllen" alle Haken entfernen
Unter Google Chrome: "Einstellungen > Autofill und Passwörter > Adressen und andere Daten" ausschalten

Browser Tab (Reiter)

Browser PDF-Dokumente mit System-Anwendung öffnen

Chrome

Firefox

Maustasten

Text markieren, springen

Tastenkürzel

Suchen innerhalb einer Seite

Verliere nicht den Fokus

Bei Tastatur-Befehlen oder Maus-Aktionen muss auf die Position des Fokus geachtet werden.

Sicherheitsdatenblätter (SDBs)

Vor allem in der Chemiebranche müssen oft Sicherheitsdatenblätter an Kunden übermittelt werden.
Diese werden meist in Drittprogrammen erstellt und müssen dann im ERP hochgeladen werden.

Damit diese SDBs im ERP korrekt an die Artikel angehängt werden können, müssen diese in einem festgelegten Verzeichnis abgelegt werden und sich an die Namensgebung, welche in der Mandantenkonfiguration unter
"Features / Dateimanagement / Benutzerdefiniertes Sdb-Muster" festgelegt wurde, halten.
Wenn nichts eingetragen ist, wird das Standardformat "Sdb_[Artikel-Name]_[Versionsnummer]_[Sprache]_[Land].pdf" verwendet.

grafik.png

Eine SDB-Upload-Datei könnte beispielsweise so aussehen: "Sdb_T 01_V2_DE_DE.pdf" / "Sdb_T 01_V1_EN_GB.pdf"

Über einen Taskserver-Job wird das Verzeichnis festgelegt aus dem die Dateien an die richtigen Artikel angehängt werden.
Die Zuweisung der Dateien zu den Artikeln geschieht über das Feld "Dateipfad/Zeichnung" in den Artikelstammdaten.
Als Dateipfad wird der [Artikel-Name] aus dem Sdb-Muster benutzt.

grafik.png

Ablauf des Taskserver-Jobs:
  1. Alle Dateien in dem definierten Verzeichnis werden auf das Sdb-Muster geprüft.
  2. Wenn ein [Artikel-Name] mehrfach vorkommt oder schon im ERP vorhanden ist, wird anhand der [Versionsnummer]
    verglichen. Dabei werden auch [Sprache] und [Land] berücksichtigt.
  3. Die Version des SDBs mit der höchsten [Versionsnummer] wird in das ERP importiert. 
    Dabei werden die Dateien aus dem Quellordner entnommen.
  4. Anschließend kann in den Artikel-Stammdaten im Reiter "Dateianhänge" überprüft werden, welche SDBs vorhanden sind.

Es können auch kundenspezifische Sicherheitsdatenblätter in einem Textfeld in den Artikelstammdaten festgelegt werden. 
Diese überschreiben die Artikelnummern und Namen der Artikel im Sicherheitsdatenblatt. 
Sofern vorhanden, werden die Kunden-SDBs priorisiert und einzeln verschickt.

Bei einigen Kundenspezifischen Entwicklungen, gibt es einen eigenen Reiter für Kundenspezifische Angaben

grafik.png

Wenn man ein ERP-Dokument per E-Mail versendet, können die SDBs der einzelnen Positionen angehängt werden.
Dabei werden automatisch alle vorhandenen SDBs mitgeschickt, also auch alle Übersetzungen.

Einkaufsgebinde (EeG)

Einkaufsgebinde dienen im odyn-ERP dazu, Rohstoffe unabhängig von ihrer Verpackung einheitlich zu verwalten und zu lagern. Rohstoffe werden häufig in unterschiedlichen Gebinden mit unterschiedlichen Größen eingekauft. 
Für die Lagerführung ist jedoch nicht das Gebinde selbst relevant, sondern die tatsächlich enthaltene Menge des Rohstoffs.

Durch die Verwendung von Einkaufsgebinden wird beim Einlagern lediglich die enthaltene Rohstoffmenge verbucht,
während das Einkaufsgebinde selbst nicht eingelagert wird.
Dies ermöglicht eine präzisere Bestandsführung von Rohstoffen unabhängig von deren Einkaufsform.

Einkaufsgebinde im ERP

Einkaufsgebinde werden im odyn-ERP als eigenständige Erzeugnisse mit der voreingestellten Artikelklasse „Einkaufsgebinde“ geführt. 
Sie dienen ausschließlich der Abbildung von Einkaufsformen und enthalten in ihrer Baukastenliste lediglich die definierte Menge des zugehörigen Rohstoffs.

grafik.png

grafik.png

Wenn Rohstoffe über Einkaufsgebinde beschafft werden, 
werden in den Einkaufsdokumenten üblicherweise die Einkaufsgebinde statt der Rohstoffe verwendet.
Werden diese dann über den Einkaufslieferschein eingelagert,
wird die enthaltene Rohstoffmenge eingelagert anstatt das Einkaufsgebinde.
Durch die Verwendung von Einkaufsgebinden kann der tatsächliche Einkauf mit den Einkaufsgrößen genauer dargestellt werden.

System

System

Allgemein

Das Menü "System" besitzt verschiedene Untermenüs, in denen die Funktionseinstellungen für das odyn-ERP festgelegt werden. Bei der Installation werden diese bereits voreingestellt und können nach Bedarf vom Administrator angepasst werden. Als Unterstützung haben alle Funktionseinstellungen eine kurze Erläuterung im Frontend. 

Stammdaten

Lager

Projekte

Finanzbuchhaltung

Konto erfassen
Konten anzeigen
Bankkonten
Buchungsgruppen
Steuerzonen
Steuern
UStVa Einstellungen
Korrekturen im Hauptbuch
Bücherkontrollen
Berichtskonfigurationsübersicht

Mahnungen konfigurieren

Intrastat

Sprachen und Übersetzungen

Vorlagen

CSV-Import

Benutzerdefinierte Variablen

Hintergrund-Jobs und Task-Server

Über den Task-Server können Hintergrund-Jobs automatisch durchgeführt werden, ohne das ERP-System zu überlasten.
Meistens sind die Hintergrund-Jobs so eingerichtet, dass sie nachts laufen und somit keinen Benutzer bei der Ausführung stören.

Hintergrund-Jobs

Es können nur geplante Jobs angelegt werden!

Jobverlauf

Eine Liste der ausgeführten Jobs mit Ausführungs- und Endzeitpunkte, Status (läuft/erfolgreich/fehlgeschlagen), und verwendeten Daten. Das Ergebnis enthält die Werte, die bei einer erfolgreichen Ausführung durch das Paket zurückgegeben werden; Fehler enthält die Fehlermeldung, falls die Ausführung nicht möglich ist.

Anlegen von Hintergrund-Jobs

Benutzer werden das Anlegen von Hintergrund-Jobs normalerweise nicht durchführen.
Neue Hintergrund-Jobs werden durch opendynamic per Update eingebunden.

Unter System/Hintergrund-Jobs und Task-Server/Aktuelle Hintergrund-Jobs anzeigen, können alle zur Zeit angelegten Hintergrund-Jobs und ihre Optionen eingesehen werden. Über "Erfassen" kann ein neuer Job angelegt werden.

Attribut

Bedeutung
Aktiv aktivieren/deaktivieren des Jobs.
Ausführungsart wiederholte Ausführung plant die nächste Ausführung nach dem Beenden des Jobs.
Paketname Welcher Job soll durchgeführt werden.
Ausführungszeitplan Ausführungszeitplan, der den Turnus der Ausführung festlegt.
Daten Zusätzliche Daten, die vom Job benötigt werden.
Müssen im YAML-Format angegeben werden. Abhängig vom gewählten Paket.

YAML-Format

---
test_key: 123456789
test_customer: 
  name: Musterfirma 1
  city: 99999 Musterhausen
test_attributes: [attr1, attr2, attr3]

Aufbau:

Wichtig:

Sollte ein Paket Daten verwenden und diese nicht im korrekten Format angegeben werden, schlägt die Ausführung fehl.

Benutzerdefinierter Datenexport - Erstellen/Anpassen

Historien Suchmaschine

Benutzer

image.png

Datenbank auf Testinstanz klonen

Zusätzlich zum produktiven ERP-System gibt es noch eine Testversion des Systems. Diese ist dafür da, um neue Mitarbeiter in das ERP-System einzuarbeiten oder neue Funktionen zu testen, ohne dabei die produktiven Daten zu gefährden. 

Das Klonen sollte nur stattfinden, wenn kein Benutzer auf dem Test-System angemeldet ist.

Diese Aktion ist meistens nur den Benutzern mit Vollzugriff erlaubt.

Webserver neu starten

Im Laufe der Jahre kommen viele Daten im ERP-System zusammen. Je nachdem, wie viele Daten das ERP-System verarbeiten muss, kann es manchmal vorkommen, dass die Verbindung zum ERP-System langsam wird. Falls die Verbindung auch nach längerer Zeit nicht besser wird, gibt es im ERP-System die Möglichkeit, den Webserver neu zu starten. Dadurch kann der Benutzer die laufenden Abfragen im Hintergrund selbstständig abbrechen.

Beim Neustarten des Webservers sollten keine kritischen Prozesse laufen!

Diese Aktion ist meistens nur den Benutzern mit Vollzugriff erlaubt.

System

Mandantenkonfiguration

In der Mandantenkonfiguration werden alle Einstellungen getroffen, die den kompletten Mandanten betreffen. Die Einstellungen sind durch die verschiedenen Reiter unterteilt, die im Folgenden näher erklärt werden:

Verschiedenes
Spracheinstellungen Auswahl der vorhandenen Standard-Kunde-/Lieferantensprache. Neue Sprachen können unter System/Sprachen und Übersetzungen/Sprachen erfasst werden.
Web CSS-Stilvorlagen Auswahl der vorhandenen Web CSS-Stilvorlagen (farbliches Aussehen der Website).
Druckvorlagen Auswahl der vorhandenen Druckvorlagen.
Währungen Hier können neue Währung angelegt und die Standardwährung ausgewählt werden.
Gewicht Auswahl der Standard Gewichtseinheit und ob das Warengewicht in Dokumenten angezeigt werden soll oder nicht.
Nummernkreise
Standardkonten
Buchungskonfiguration
Einstellungen für DATEV
Löschbarkeit von Dokumenten
Allgemeine Dokumentenanhänge
Lager
Lager und Lagerplatz Einstellungen zu Standard-Lager und Standard-Lagerplatz.
Prozesse ohne Bestandsprüfung Einstellungen für Auslagern und Fertigen ohne Bestandsprüfung.
Buchungen von VK-Rechnung Ja/Nein Auswahl zu Auslagerprozessen beim Buchen in VK-Rechnungen.
Wareneingänge Auswahl der vorhandenen Wareneingang-Zwischenlager und Wareneingang-Zwischenlagerplatz
Mindesthaltbarkeit Ja/Nein Auswahl zur Mindesthaltbarkeitsanzeige.
Auslager-verfahren

Auswahl der vorhanden Auslager-Verfahren.
Bestandsreservierung

Ja/Nein Auswahl zu Bestandsreservierung und Chargenzwang.
Warnungen
Features
DATEV Ja/Nein Auswahl zur DATEV-Anzeige.
UStVA
 Ja/Nein Auswahl zur Verwendung der UStVA.
Dateimanagement Auswahlmöglichkeiten zum Dateimanagement wie z. B. Speichertypen von Dateien etc.
Datei-Speicher Ja/Nein Auswahl zur Speicherung von Dateien/WebDAV im Backend und Prüfung von DokVerz.
Zusätzliche externe Dokumentenverzeichnisse Hier können neue Dokumentenverzeichnisse konfiguriert werden.
Berichte Auswahl darüber, ob Bilanz, GUV, BWA und Erfolgsrechnung im Menüpunkt "Berichte" aufgelistet wird.
Kundenstammdaten Hier kann entschieden werden, ob ein Vertreter beim Erfassen eines neuen Kunden mit angelegt werden kann oder nicht. Außerdem kann die Höhe des Standard-Stundensatzes festgelegt werden.
Artikelstammdaten Einstellungen zu den Stammdaten von Artikel.
Artikelpreise Einstellungen zu den Nachkommastellen von Artikelpreisen für Einkauf und Verkauf.
Einkauf & Verkauf Einstellungen zum Einkauf & Verkauf.
Produktion Einstellungen zu Produktion.
E-Mail Blinde Kopie Einstellungen zu E-Mail Blinde Kopie.
E-Mail Einstellungen zu E-Mail.

Transport- und Versandkosten-Erinnerung

 Hier können Artikel hinterlegt werden, die eine Erinnerung beim Speichern von Angeboten oder Aufträgen erhalten sollen.

Deaktivierte Preisquellen

 Einstellung zum Deaktivieren von Preisquellen.

Preisregel Typ-Reihenfolge

 Einstellung zur Preisregel Typ-Reihenfolge, die beliebig geändert werden kann.

Projekte

 Einstellung zu Projekten.

Multi-Treffer Auswahlliste

 Ja/Nein Auswahl zur Anzeige von Langtext in Auswahlliste bei mehreren Treffern.

Aktivierte Schnellsuchen

 Hier wird entschieden, welche Schnellsuchen in der Kopfleiste angezeigt werden.

SEPA

 Einstellung zu SEPA.

Experimentelle Features

Liefermengen Berechnung

 Einstellungen zur Berechnung von Liefermengen.

Als nicht ausgelagert markieren

 Ja/Nein Auswahl zur Anzeige des Buttons "als nicht ausgelagert markieren"

Kontobewegungen

 Einstellungen zu den Kontobewegungen.

Drucken

 Einstellungen zu Drucken.

Benutzerdefinierte Datenexporte (BDEs)

Benutzerdefinierte Datenexporte (BDEs)

Erfassen und Aufrufen von BDEs

Was sind benutzerdefinierte Datenexporte (BDE) 

Ein benutzerdefinierter Datenexport (BDE) ist ein im ERP angelegter Bericht, der aufgrund einer hinterlegten SQL-Abfrage Daten ausgibt. Es können beliebig viele BDE angelegt werden. 

Erfassen eines benutzerdefinierten Datenexports

Um einen BDE anzulegen, wählen Sie im ERP "System>Benutzerdefinierter Datenexport - Erstellen/Anpassen". Dort können Sie bestehende BDEs anpassen oder einen neuen über "Erfassen" anlegen.

grafik.png

Beim Erstellen müssen Sie folgende Felder ausfüllen:

Außerdem können im SQL-Befehl auch Abfrageparameter gesetzt werden. Diese müssen wie folgt im SQL-Befehl vorkommen: <%Variablenname%>

Auf der zweiten Seite der Erfassung können die Abfrageparameter festgelegt werden:

grafik.png

Aufrufen eines BDE

Ihre benutzerdefinierten Datenexporte können Sie unter "Berichte>Benutzerdefinierter Datenexport" anzeigen.

grafik.pngHier sind beispielhaft ein paar BDEs zu sehen. Beim Ausführen kommen Sie zuerst auf ein Eingabeformular, in dem Sie die Eingabeparameter setzen und den "CSV-Export" anpassen können.

grafik.png

Benutzerdefinierte Datenexporte (BDEs)

HLR: Umfuhren

Für den Waren-Transport zwischen Firmierung dienen die „Umfuhren“ als folgende Funktion:

  1. Spezieller Lieferschein als Begleitpapier (ADR-Daten)
  2. Einfache Aus-/Einlagerung (Umlagerung)

Die Funktion liegt unter dem Menüpunkt „Lager/Umfuhren“.

Ablauf zur Erstellung von Umfuhr-Lieferscheinen

  1. Empfangs- & Versandfirmierung auswählen.
  2. Artikel einfügen.
    Folgende Besonderheiten sind zu beachten:
    1. Alle Artikel können ohne Einschränkung eingefügt werden (Artikel-Typ, Exklusiv).
    2. Menge muss manuell gesetzt werden (ungeachtet Verrechnungseinheit).
    3. Bei Artikeln ohne Gebinde muss dieses zusätzlich gewählt werden (für ADR-Daten).
  3. Lagerausgang definieren.
    1. Zu jeder Position, in Spalte „Lagerausgang“, über ?-Icon ist die Menge zu einem Bestand zu wählen.
  4. Umlagerung durchführen.
    1. Mit Klick auf „Umlagern“ muss das Ziellager ausgewählt werden Nach Auswahl werden die Lagerbewegungen durchgeführt.
    2. Der Umfuhr-Lieferschein wird als geschlossen markiert.

Hinweise

Suche von Umfuhr-Lieferscheinen

Umfuhr-Lieferscheine werden unter „Lager/Umfuhren“ und „Verkauf/Lieferscheine“ angezeigt.

Benutzerdefinierte Datenexporte (BDEs)

Vollständige Liste vorhandener BDEs

Jahresauswertung Angebot

Name: Jahresauswertung Angebot
Beschreibung: Jahresauswertung Angebote zu Auftrag

SQL-Abfrage (Abfrage nach Bearbeiter): 

WITH angebote AS (
  SELECT
    TO_CHAR(oe.transdate, 'YYYY') AS jahr,
    COUNT(*) AS anzahl,
    SUM(oe.amount) AS summe
  FROM oe
  LEFT JOIN employee ON oe.employee_id = employee.id
  WHERE oe.customer_id IS NOT NULL
    AND COALESCE(oe.quotation, FALSE) = TRUE
    AND employee.id = <%Bearbeiter%>
  GROUP BY TO_CHAR(oe.transdate, 'YYYY')
),
auftraege AS (
  SELECT
    TO_CHAR(oe.transdate, 'YYYY') AS jahr,
    COUNT(*) AS anzahl,
    SUM(oe.amount) AS summe
  FROM oe
  LEFT JOIN employee ON oe.employee_id = employee.id
  WHERE oe.customer_id IS NOT NULL
    AND COALESCE(oe.quotation, FALSE) = FALSE
    AND employee.id = <%Bearbeiter%>
  GROUP BY TO_CHAR(oe.transdate, 'YYYY')
)
SELECT
  COALESCE(a.jahr, o.jahr) AS "Jahr",

  a.anzahl AS "Anzahl Angebote",
  a.summe  AS "Summe Angebote",
  ROUND(a.summe::numeric / NULLIF(a.anzahl, 0), 2) AS "Ø Angebote",

  o.anzahl AS "Anzahl Aufträge",
  o.summe  AS "Summe Aufträge",
  ROUND(o.summe::numeric / NULLIF(o.anzahl, 0), 2) AS "Ø Aufträge"

FROM angebote a
FULL JOIN auftraege o ON a.jahr = o.jahr
ORDER BY "Jahr";

SQL-Abfrage (Abfrage nach Verkäufer): 

WITH angebote AS (
  SELECT
    TO_CHAR(oe.transdate, 'YYYY') AS jahr,
    COUNT(*) AS anzahl,
    SUM(oe.amount) AS summe
  FROM oe
  LEFT JOIN employee salesman ON oe.salesman_id = salesman.id
  WHERE oe.customer_id IS NOT NULL
    AND COALESCE(oe.quotation, FALSE) = TRUE
    AND salesman.id = <%Verkäufer%>
  GROUP BY TO_CHAR(oe.transdate, 'YYYY')
),
auftraege AS (
  SELECT
    TO_CHAR(oe.transdate, 'YYYY') AS jahr,
    COUNT(*) AS anzahl,
    SUM(oe.amount) AS summe
  FROM oe
  LEFT JOIN employee salesman ON oe.salesman_id = salesman.id
  WHERE oe.customer_id IS NOT NULL
    AND COALESCE(oe.quotation, FALSE) = FALSE
    AND salesman.id = <%Verkäufer%>
  GROUP BY TO_CHAR(oe.transdate, 'YYYY')
)
SELECT
  COALESCE(a.jahr, o.jahr) AS "Jahr",

  a.anzahl AS "Anzahl Angebote",
  a.summe  AS "Summe Angebote",
  ROUND(a.summe::numeric / NULLIF(a.anzahl, 0), 2) AS "Ø Angebote",

  o.anzahl AS "Anzahl Aufträge",
  o.summe  AS "Summe Aufträge",
  ROUND(o.summe::numeric / NULLIF(o.anzahl, 0), 2) AS "Ø Aufträge"

FROM angebote a
FULL JOIN auftraege o ON a.jahr = o.jahr
ORDER BY "Jahr";

Abfrageparameter:

Top Kunden im Zeitraum X

Name: Top Kunden im Zeitraum X

Beschreibung: Anzeige der umsatzstärksten Kunden (Kundenanzahl kann limitiert werden)

SQL-Abfrage: 

SELECT
  customer.customernumber AS "Kundennummer",
  customer.name AS "Kundenname",
  total AS "Betrag"
FROM customer
INNER JOIN (
  SELECT sum(netamount) AS total, customer_id
  FROM ar
  WHERE NOT ar.storno
    AND ar.datepaid BETWEEN <%Anfangsdatum%> AND <%Endddatum%>
  GROUP BY customer_id
) ar ON ar.customer_id=customer.id
ORDER BY total DESC
LIMIT <%Limitierung%>

Abfrageparameter:

Inaktive Kunden

Name: Inaktive Kunden

Beschreibung: Gültige Kunden, ohne Rechnung ab Datum
Ab einem gewählten Datum wird geprüft, ob es Rechnungen für einen Kunden gibt.
Falls nicht, werden diese aufgelistet, nach Nettobetrag sortiert.

SQL-Abfrage: 

SELECT customernumber "Kundennummer", name AS "Kundenname", invnumber AS "Rechnungsnummer", transdate AS "Rechnungsdatum", netamount AS "Nettobetrag"
FROM customer
LEFT JOIN (
  SELECT ar.customer_id, ar.invnumber, ar.transdate, ar.netamount
  FROM ar
  INNER JOIN (
    SELECT max(id) AS maxid, customer_id
      FROM ar AS ar1
      WHERE transdate = (SELECT max(transdate) AS maxtrans FROM ar AS ar2 WHERE ar1.customer_id = ar2.customer_id)
    GROUP BY customer_id) maxAR
  ON ar.customer_id = maxAR.customer_id
  WHERE ar.id = maxAR.maxid
    AND ar.customer_id NOT IN (
      SELECT distinct customer_id FROM ar WHERE transdate >= <%Zeitpunkt%>)) AS max_inv
ON max_inv.customer_id = customer.id
WHERE max_inv.invnumber IS NOT null
ORDER BY netamount DESC

Abfrageparameter: 

Aktive Kunden mit zugehöriger Lieferbedingung

Name: Aktive Kunden mit zugehöriger Lieferbedingung

Beschreibung: -

SQL-Abfrage: 

SELECT
  customer.customernumber AS "Kundennummer",
  customer.name AS "Kundenname",
  dt.description AS "Lieferbedingung"
--  total AS "Betrag"
FROM customer
INNER JOIN (
  SELECT sum(netamount) AS total, customer_id
  FROM ar
  WHERE NOT ar.storno
    AND ar.datepaid BETWEEN <%Anfangsdatum%> AND <%Endddatum%>
  GROUP BY customer_id
) ar ON ar.customer_id=customer.id
JOIN delivery_terms dt ON customer.delivery_term_id = dt.id
-- ORDER BY total DESC;

Abfrageparameter:

Kundenumsätze nach Vertreter

Name: Kundenumsätze nach Vertreter

Beschreibung: Ausgabe von Umsätzen (enthalten auch nicht-provisionierbare Umsätze), Einkaufswerten und Marge je Kunde für einen bestimmten Zeitraum und Vertreter

SQL-Abfrage: 

SELECT customer.customernumber as Kundennummer, customer.name as Name, ROUND(sales,2) as Umsatz, ROUND(sales-margin,2) as Einkaufswert, ROUND(margin,2) as Marge, CASE WHEN sales=0 THEN 0 ELSE ROUND(((margin/sales)*100),2) END as prozentual
FROM (
  SELECT invoice.customer_id customer_id, SUM(netamount) sales, SUM(marge_total) margin
  FROM (
    SELECT *
    FROM ar
    WHERE transdate BETWEEN <%Anfang%> AND <%Ende%>
  ) invoice
  JOIN (
    SELECT customer_id, startdate, LEAD(startdate, 1) OVER (PARTITION BY customer_id ORDER BY startdate) AS enddate
    FROM provisioning_rules
    WHERE parts_id is null and partsgroup_id is null and vendor_id=(SELECT id FROM vendor WHERE id=<%Vertreter%>)
  ) customer_periods
  ON invoice.customer_id=customer_periods.customer_id AND
    invoice.transdate>=customer_periods.startdate AND
    (customer_periods.enddate IS NULL OR invoice.transdate<customer_periods.enddate)
  GROUP BY invoice.customer_id
) customer_margin
JOIN customer ON customer_margin.customer_id=customer.id
ORDER BY Umsatz DESC;

Abfrageparameter:

Kundenumsätze nach Vertreter mit Vorjahresvergleich

Name: Kundenumsätze nach Vertreter mit Vorjahresvergleich 

Beschreibung: Ausgabe von Umsätzen (enthalten auch nicht-provisionierbare Umsätze) eines Vertreters pro Kunde mit Vergleich zum gleichen Zeitraum im Vorjahr

SQL-Abfrage: 

WITH customer_periods(customer_id, startdate, enddate) AS (
  SELECT customer_id, startdate, LEAD(startdate, 1) OVER (PARTITION BY customer_id ORDER BY startdate) AS enddate
  FROM provisioning_rules
  WHERE parts_id is null and partsgroup_id is null and vendor_id=(SELECT id FROM vendor WHERE id=<%Vertreter%>)
) 

SELECT
  (SELECT vendornumber FROM vendor WHERE id=<%Vertreter%>) AS "Vertreternummer",
  (SELECT name FROM vendor WHERE id=<%Vertreter%>) AS "Vertretername",
  customer.customernumber as "Kundennummer",
  customer.name as "Kundenname",
  ROUND(customer_margin.sales,2) as "Umsatz aktueller Zeitraum",
  ROUND(customer_margin_before.sales,2) as "Umsatz Vorjahr",
  CASE WHEN customer_margin_before.sales=0 THEN 0 ELSE customer_margin.sales*100/customer_margin_before.sales END AS "Umsatzveränderung in %"
FROM (
  SELECT invoice.customer_id customer_id, SUM(netamount) sales, SUM(marge_total) margin
  FROM (
    SELECT *
    FROM ar
    WHERE transdate BETWEEN <%Anfang%> AND <%Ende%>
  ) invoice
  JOIN customer_periods
  ON invoice.customer_id=customer_periods.customer_id AND
    invoice.transdate>=customer_periods.startdate AND
    (customer_periods.enddate IS NULL OR invoice.transdate<customer_periods.enddate)
  GROUP BY invoice.customer_id
) customer_margin
FULL JOIN (
  SELECT invoice.customer_id customer_id, SUM(netamount) sales, SUM(marge_total) margin
  FROM (
    SELECT *
    FROM ar
    WHERE transdate BETWEEN (<%Anfang%>::date - interval '1 year') AND (<%Ende%>::date - interval '1 year')
  ) invoice
  JOIN customer_periods
  ON invoice.customer_id=customer_periods.customer_id AND
    invoice.transdate>=customer_periods.startdate AND
    (customer_periods.enddate IS NULL OR invoice.transdate<customer_periods.enddate)
  GROUP BY invoice.customer_id
) customer_margin_before ON customer_margin.customer_id=customer_margin_before.customer_id
JOIN customer ON customer_margin.customer_id=customer.id OR customer_margin_before.customer_id=customer.id
ORDER BY "Umsatz aktueller Zeitraum" DESC;

Abfrageparameter:

Kundenumsätze nach Vertreter mit Vorjahresvergleich und Deckungsbetrag prozentual

Name: Kundenumsätze nach Vertreter mit Vorjahresvergleich und Deckungsbetrag

Beschreibung: Ausgabe von Umsätzen (enthalten auch nicht-provisionierbare Umsätze) eines Vertreters pro Kunde mit Vergleich zum gleichen Zeitraum im Vorjahr

SQL-Abfrage: 

WITH customer_periods(customer_id, startdate, enddate) AS (
  SELECT customer_id, startdate, LEAD(startdate, 1) OVER (PARTITION BY customer_id ORDER BY startdate) AS enddate
  FROM provisioning_rules
  WHERE parts_id is null and partsgroup_id is null and vendor_id=(SELECT id FROM vendor WHERE id=<%Vertreter%>)
) 

SELECT
  (SELECT vendornumber FROM vendor WHERE id=<%Vertreter%>) AS "Vertreternummer",
  (SELECT name FROM vendor WHERE id=<%Vertreter%>) AS "Vertretername",
  customer.customernumber as "Kundennummer",
  customer.name as "Kundenname",
  ROUND(customer_margin.sales,2) as "Umsatz aktueller Zeitraum",
  ROUND(customer_margin_before.sales,2) as "Umsatz Vorjahr",
  CASE WHEN customer_margin_before.sales=0 THEN 0 ELSE customer_margin.sales*100/customer_margin_before.sales END AS "Umsatzveränderung in %",
  CASE WHEN customer_margin.sales=0        THEN 0 ELSE ROUND(customer_margin.margin*100/customer_margin.sales,2) END AS "Deckungsbeitrag aktueller Zeitraum",
  CASE WHEN customer_margin_before.sales=0 THEN 0 ELSE ROUND(customer_margin_before.margin*100/customer_margin_before.sales,2) END AS "Deckungsbeitrag Vorjahr"
FROM (
  SELECT
    invoice.customer_id customer_id,
    SUM(netamount) sales,
    SUM(marge_total) margin
  FROM (
    SELECT *
    FROM ar
    WHERE transdate BETWEEN <%Anfang%> AND <%Ende%>
  ) invoice
  JOIN customer_periods
  ON invoice.customer_id=customer_periods.customer_id AND
    invoice.transdate>=customer_periods.startdate AND
    (customer_periods.enddate IS NULL OR invoice.transdate<customer_periods.enddate)
  GROUP BY invoice.customer_id
) customer_margin
FULL JOIN (
  SELECT
    invoice.customer_id customer_id,
    SUM(netamount) sales,
    SUM(marge_total) margin
  FROM (
    SELECT *
    FROM ar
    WHERE transdate BETWEEN (<%Anfang%>::date - interval '1 year') AND (<%Ende%>::date - interval '1 year')
  ) invoice
  JOIN customer_periods
  ON invoice.customer_id=customer_periods.customer_id AND
    invoice.transdate>=customer_periods.startdate AND
    (customer_periods.enddate IS NULL OR invoice.transdate<customer_periods.enddate)
  GROUP BY invoice.customer_id
) customer_margin_before ON customer_margin.customer_id=customer_margin_before.customer_id
JOIN customer ON customer_margin.customer_id=customer.id OR customer_margin_before.customer_id=customer.id
ORDER BY "Umsatz aktueller Zeitraum" DESC;

Abfrageparameter:

Anzeige aller Angebote eines Kunden

Name: Anzeige aller Angebote eines Kunden

Beschreibung: Anzeige aller Angebote, zu einem Kunden, mit Auflistung:
Gesamtanzahl Angebote / noch offen / Angenommene Angebote / Abgelehnte Angebote

SQL-Abfrage: 

SELECT alle.count as "Gesamtanzahl Angebote", offen.count as "noch offen", angenommen.count as "Angenommene Angebote", abgelehnt.count as "Abgelehnte Angebote"
FROM
(SELECT count(id) count FROM oe where customer_id = <%Kunde%> AND quotation is true ) alle,
(SELECT count(id) count FROM oe where customer_id = <%Kunde%> AND quotation is true AND closed = false ) offen,
(SELECT count(id) count FROM oe where customer_id = <%Kunde%> AND quotation is true AND closed = true AND id in (SELECT from_id FROM record_links WHERE from_table = 'oe' AND to_table = 'oe'
AND to_id IN (SELECT id from oe WHERE customer_id IS NOT NULL and quotation is false))) angenommen,
(SELECT count(id) count FROM oe where customer_id = <%Kunde%> AND quotation is true AND closed = true AND id not in (SELECT from_id FROM record_links WHERE from_table = 'oe' AND to_table = 'oe' 
AND to_id IN (SELECT id from oe WHERE customer_id IS NOT NULL and quotation is false))) abgelehnt;

Abfrageparameter:

Verkaufte Artikel in Zeitraum für einen Kunden

Name: Verkaufte Artikel in Zeitraum für einen Kunden

Beschreibung: Auswertung aller verkauften Artikel für einen Kunden mit Ausgabe von Rechnungsnummer, Datum, 
Verkaufsbetrag, Einkaufsbetrag und Ertrag in einem bestimmten Zeitraum.

SQL-Abfrage:

SELECT partnumber AS "Artikelnummer",description AS "Artikelbeschreibung", invnumber AS "Re.Nr", 
transdate AS "Re.Datum", vkbetrag AS "VK-Betrag", ekbetrag AS "EK-Betrag", vkbetrag - ekbetrag  AS "Ertrag", text_value  AS "Hersteller"
FROM (
SELECT
    p.partnumber,
    i.description,
    a.invnumber,
    a.transdate,
    c.name,
ROUND(i.qty * i.fxsellprice * (1 - i.discount::numeric) / COALESCE(i.price_factor, 1), 2) AS vkbetrag,
ROUND(i.qty * i.lastcost, 2) AS ekbetrag,
    cvar.text_value,
    p.id,
    i.parts_id,
    i.trans_id,
    a.id,
    c.id
FROM "parts" AS p
INNER JOIN "invoice" AS i
ON p.id = i.parts_id
INNER JOIN "ar" a
ON i.trans_id = a.id
INNER JOIN "customer" c
ON a.customer_id = c.id
LEFT JOIN "custom_variables" cvar
ON p.id = cvar.trans_id AND cvar.config_id = 5
  AND cvar.sub_module = ''
WHERE
  c.id = <%Kunde%>
  AND a.transdate >= <%Anfangsdatum%> 
  AND a.transdate <= <%Enddatum%>
ORDER BY a.invnumber) AS t;

Abfrageparameter: 

Deckungsbeitrag eines Zeitraums für einen bestimmten Kunden

Name: Deckungsbeitrag eines Zeitraums für einen bestimmten Kunden

Beschreibung: Ausgabe von Artikel mit VK- und EK-Preis und deren Deckungsbeitrag unter Beachtung des Rabattes aus den Rechnungen mit: Rechnungsnummer, Position, Artikelnummer, Artikelbeschreibung, VK-Preis, EK-Preis, Rabatt (%), Menge, Deckungsbeitrag (%)

SQL-Abfrage:

SELECT
  ar.invnumber AS "Rechnungsnummer",
  invoice.position AS "Position",
  parts.partnumber AS "Artikelnummer",
  invoice.description AS "Artikelbeschreibung",
  invoice.sellprice AS "VK-Preis",
  parts.lastcost "EK-Preis",
  invoice.discount::numeric * 100 AS "Rabatt (%)",
  invoice.qty AS "Menge",
  CASE WHEN invoice.sellprice=0
    THEN 0
    ELSE ROUND(100*(invoice.sellprice * (1 - invoice.discount::numeric) - parts.lastcost)/invoice.sellprice, 2)
  END AS "Deckungsbeitrag (%)"
FROM invoice
JOIN parts ON invoice.parts_id=parts.id
JOIN ar ON invoice.trans_id=ar.id
WHERE ar.transdate BETWEEN <%Anfang%> AND <%Ende%> AND ar.customer_id=<%Kunde%>
ORDER BY partnumber

Abfrageparameter:

Lieferanten mit Steuerzone "Inland" und Länderkürzel ungleich "DE"

Name: Lieferanten mit Steuerzone "Inland" und Länderkürzel ungleich "DE"

Beschreibung: Alle Lieferanten mit Steuerzone "Inland" deren Länderkürzel nicht "DE" entspricht ausgegeben mit:
Lieferantennummer, Lieferantenname, Steuerzone, Länderkürzel

SQL-Abfrage:

SELECT v.vendornumber AS "Lieferantennummer",
    v.name AS "Lieferantenname",
    t.description AS "Steuerzone",
    c.iso AS "Länderkürzel"
FROM vendor v,
    countries c,
    tax_zones t
WHERE v.taxzone_id = 4
    AND v.country_id != (
        SELECT id
        FROM countries
        WHERE iso = 'DE'
    )
    AND v.taxzone_id = t.id
    AND v.country_id = c.id;

Lieferanten mit Steuerzone ungleich "Inland" und Länderkürzel "DE"

Name: Lieferanten mit Steuerzone ungleich "Inland" und Länderkürzel "DE"

Beschreibung: Lieferanten mit Steuerzone ungleich "Inland" und Länderkürzel "DE" mit: 
Lieferantennummer, Lieferantenname, Steuerzone, Länderkürzel

SQL-Abfrage:

SELECT v.vendornumber AS "Lieferantennummer",
    v.name AS "Lieferantenname",
    t.description AS "Steuerzone",
    c.iso AS "Länderkürzel"
FROM vendor v,
    countries c,
    tax_zones t
WHERE v.taxzone_id != 4
    AND v.country_id = (
        SELECT id
        FROM countries
        WHERE iso = 'DE'
    )
    AND v.taxzone_id = t.id
    AND v.country_id = c.id;

Preisregelexport - Kundenpreise 

Name: Preisregelexport - Kundenpreise

Beschreibung: Ausgabe der Kundenpreise, welche zum Zeitpunkt des Exports greifen

SQL-Abfrage:

SELECT
  COALESCE(NULLIF(pc.customer_partnumber,''),p.partnumber) AS "Artikelnummer",
  COALESCE(NULLIF(pc.customer_partdescription,''),p.description) AS "Artikelbeschreibung",
  CASE WHEN lower(pr.qty) IS NULL
       THEN ''
       ELSE CASE WHEN lower_inc(pr.qty) THEN '>=' ELSE '>' END || ' ' || lower(pr.qty)
  END ||
  CASE WHEN lower(pr.qty) IS NULL OR upper(pr.qty) IS NULL THEN '' ELSE ' ' END ||
  CASE WHEN upper(pr.qty) IS NULL
       THEN ''
       ELSE CASE WHEN upper_inc(pr.qty) THEN '<=' ELSE '<' END || ' ' || upper(pr.qty)
  END AS "Menge",
  pr.price AS "Preis",
  pr.reduction AS "Abschlag",
  pr.discount AS "Rabatt"
FROM parts p
JOIN part_customer_prices pc ON pc.parts_id=p.id
JOIN price_rules pr ON pr.part_id=p.id AND pr.customer_id=pc.customer_id
WHERE pc.customer_id=<%Kunde%> AND pr.obsolete=FALSE AND pr.type='customer'
  AND (pr.transdate IS NULL OR pr.transdate @> current_date);

Abfrageparameter:

Preisregelexport - Spezifische Preisregel

Name: Preisregelexport - Spezifische Preisregel

Beschreibung: Ausgabe der Kundenpreise einer bestimmten Preisregel, welche zum Zeitpunkt des Exports greifen mit:
Kundennummer, Kundenname, Artikelnummer, Artikelbeschreibung, Menge, Preis, Abschlag, Rabatt

SQL-Abfrage: 

SELECT
  COALESCE (c.customernumber) AS "Kundennummer",
  COALESCE (c.name) AS "Kundenname",
  COALESCE(NULLIF(pc.customer_partnumber,''),p.partnumber) AS "Artikelnummer",
  COALESCE(NULLIF(pc.customer_partdescription,''),p.description) AS "Artikelbeschreibung",
  CASE WHEN lower(pr.qty) IS NULL
       THEN ''
       ELSE CASE WHEN lower_inc(pr.qty) THEN '>=' ELSE '>' END || ' ' || lower(pr.qty)
  END ||
  CASE WHEN lower(pr.qty) IS NULL OR upper(pr.qty) IS NULL THEN '' ELSE ' ' END ||
  CASE WHEN upper(pr.qty) IS NULL
       THEN ''
       ELSE CASE WHEN upper_inc(pr.qty) THEN '<=' ELSE '<' END || ' ' || upper(pr.qty)
  END AS "Menge",
  pr.price AS "Preis",
  pr.reduction AS "Abschlag",
  pr.discount AS "Rabatt"
FROM parts p
JOIN part_customer_prices pc ON pc.parts_id=p.id
JOIN customer c ON c.id=pc.customer_id
JOIN price_rules pr ON pr.part_id=p.id AND pr.customer_id=pc.customer_id
WHERE pr.name ILIKE <%Preisregelname%> AND pr.obsolete=FALSE AND pr.type='customer'
  AND (pr.transdate IS NULL OR pr.transdate @> current_date);

Abfrageparameter:

  • Preisregelname:
    • Typ: Text
    • Beschreibung: Zur Suche nach mehreren Preisregeln kann % als Platzhalter genutzt werden
    • Standardwert: Kein Standardwert

Kunden und Vertreterdaten zu Rechnungen aus bestimmten Zeitraum

Name: Kunden und Vertreterdaten zu Rechnungen aus bestimmten Zeitraum

Beschreibung: Ausgabe der folgenden Daten: Vertreternr., Vertretername, Kundennummer, Kundenname, Straße, PLZ, Ort, Land 

SQL-Abfrage:

SELECT
  v.vendornumber AS "Vertreternr.",
  v.name AS "Vertretername",
  c.customernumber AS "Kundennummer",
  c.name AS "Kundenname",
  c.street AS "Straße",
  c.zipcode AS "PLZ",
  c.city AS "Ort",
  c.country AS "Land"
FROM
  customer c
  LEFT OUTER JOIN provisioning_rules p ON c.id = p.customer_id
  LEFT OUTER JOIN vendor v ON (p.vendor_id = v.id)
  JOIN ar ON ar.customer_id = c.id
WHERE
  ar.transdate > <%Anfangsdatum%>
  AND ar.transdate <= <%Enddatum%>
GROUP by
  c.customernumber,
  v.vendornumber,
  v.name,
  c.name,
  c.street,
  c.zipcode,
  c.city,
  c.country
ORDER BY c.customernumber;

Abfrageparameter:

Weihnachtsliste - Vorprüfung

Dieser BDE benötigt die benutzerdefinierte Variable "cp_calender" für Ansprechpersonen

Name: Weihnachtsliste - Vorprüfung

Beschreibung: Vor der Erstellung der Weihnachtsliste sind folgende Informationen wichtig:
1) Gibt es Kunden ohne Ansprechperson?
2) Gibt es Kunden, wo keine Ansprechperson die Variable "Weihnachtskalender" gesetzt hat?
Beide Fälle werden von dem Bericht "Weihnachtsliste - Erstellung" nicht beachtet.

Damit diese Kunden nicht übersehen werden, erfolgt dieser Bericht:

SQL-Abfrage:

--Keine Ansprechperson oder keine Ansprechperson mit CheckBox
SELECT
  regexp_replace(cus.customernumber, '\[\[.*\]\]', '') AS Kundennummer,
  regexp_replace(cus.name, '\[\[.*\]\]', '') AS Kundenname,
  regexp_replace(cus.street, '\[\[.*\]\]', '') AS Straße,
  regexp_replace(cus.zipcode, '\[\[.*\]\]', '') AS PLZ,
  regexp_replace(cus.city, '\[\[.*\]\]', '') AS Stadt,
  (SELECT max(transdate) FROM ar WHERE customer_id = cus.id AND NOT storno) AS letzte_Rechnung
FROM 
  customer cus
LEFT JOIN contacts con 
  ON cus.id = con.cp_cv_id
LEFT JOIN custom_variables cv 
  ON con.cp_id = cv.trans_id 
  AND cv.config_id = 23 --cp_calender
  AND cv.bool_value = TRUE
GROUP BY cus.id, cus.customernumber, cus.name, cus.street, cus.zipcode, cus.city, con.cp_cv_id
HAVING 
  (COUNT(cv.trans_id) = 0 OR con.cp_cv_id IS NULL)
ORDER BY cus.name;

Weihnachtsliste - Erstellung

Dieser BDE benötigt die benutzerdefinierte Variable "cp_calender" für Ansprechpersonen.

Name: Weihnachtsliste - Erstellung

Beschreibung: Auflistung von Ansprechpersonen mit gesetzter Variable "Weihnachtskalender".
Folgende Spalten werden ausgegeben:
Kunden-Nr. -Name, Anrede, Vorname, Nachname, Str. PLZ, Stadt, Tel, Email, Datum von der letzten Rechnung.

SQL-Abfrage:

SELECT
  regexp_replace(cus.customernumber, '\[\[.*\]\]', '') AS Kundennummer,
  regexp_replace(cus.name, '\[\[.*\]\]', '') AS Kundenname,
  CASE
    WHEN con.cp_gender = 'f' THEN 'Frau'
    WHEN con.cp_gender = 'm' THEN 'Herr'
  END AS Anrede,
  regexp_replace(con.cp_givenname, '\[\[.*\]\]', '') AS Vorname,
  regexp_replace(con.cp_name, '\[\[.*\]\]', '') AS Nachname,
  COALESCE(NULLIF(regexp_replace(con.cp_street, '\[\[.*\]\]', ''), ''), regexp_replace(cus.street, '\[\[.*\]\]', '')) AS Straße,
  COALESCE(NULLIF(regexp_replace(con.cp_zipcode, '\[\[.*\]\]', ''), ''), regexp_replace(cus.zipcode, '\[\[.*\]\]', '')) AS PLZ,
  COALESCE(NULLIF(regexp_replace(con.cp_city, '\[\[.*\]\]', ''), ''), regexp_replace(cus.city, '\[\[.*\]\]', '')) AS Stadt,
  regexp_replace(con.cp_phone1, '\[\[.*\]\]', '') AS Tel,
  regexp_replace(con.cp_email, '\[\[.*\]\]', '') AS EMAIL,
  (SELECT max(transdate) FROM ar WHERE customer_id = cus.id AND NOT storno) AS letzte_Rechnung
FROM
  contacts con
  JOIN customer cus ON (id = con.cp_cv_id)
WHERE
  con.cp_cv_id IN (
    SELECT
      id
    FROM
      customer
  )
  AND con.cp_id IN (
    SELECT
      trans_id
    FROM
      custom_variables
    WHERE
      config_id = 23
      AND bool_value = TRUE
  )
ORDER BY
  cus.name;

ERP-Hilfe

ERP-Hilfe

Administration

Anmeldung

Benutzer

Beim Anlegen von Benutzern sind die Felder "Login" (Anmeldename), Passwort und die Auswahl des Mandanten und der Gruppen wichtig für eine erfolgreiche Anmeldung am ERP-System.

Besonderheit Domain-Anbindung;
Ist das ERP-System mit einer Domain verbunden, wird das Feld "Passwort" nicht angezeigt. Dieses ist nicht nötig, da das Passwort direkt aus der Domain abgefragt wird. Allerdings ist es zwingend erforderlich, dass der Login genau gleich dem Benutzernamen in der Domain ist, sonst kann keine Anmeldung am ERP-System durchgeführt werden.

Tipp beim Anlegen von neuen Benutzern:
Wenn der neue Benutzer einen Referenzbenutzer hat, sollte der Referenzbenutzer geöffnet, mit den Daten des neuen Benutzers gefüllt und auf "Als neu speichern" (wichtig!) geklickt werden.

Mandant

Pro ERP-System können mehrere Mandanten erstellt werden, dabei sind die Daten der beiden Mandaten voneinander getrennt.
Jeder Mandant besitzt somit seine eigene Datenbank.

Der Mandant wird bei der Erstinstallation des ERP-Systems eingerichtet. Die Daten sollten hier nicht geändert werden.

Gruppen

Innerhalb einer Gruppe können Berechtigungen für die verschiedenen Bereiche des ERP-Systems (Stammdaten, Verkauf, Einkauf, …)
eingerichtet werden. Am Ende der Berechtigungen kann die Zuweisung für Benutzer und Mandanten durchgeführt werden.
Es ist somit möglich, Gruppen für verschiedene Mandaten oder auch verschiedene Abteilungen einzurichten.

Gruppen für Abteilungen einzurichten, ist die beste Wahl, um die Berechtigungen innerhalb des ERP-Systems zu definieren.

Besonderheiten

Die folgenden Gruppenberechtigungen sollten nicht verwendet werden:

ACHTUNG

Ohne vorherige Absprache mit der opendynamic sollten die Menüpunkte "Datenbankadministration" und "Druckeradministration" nicht genutzt werden.

ERP-Hilfe

Adressfeld in PDF Ausgabe

Mit der Einführung von E-Rechnungen wurde die Adressausgabe in der PDF Erzeugung vereinheitlicht.
Es wurde ein Konsens gefunden zwischen:

Was ist ein Adressfeld

Das Adressfeld ist im ERP/PDF-Dokument der Bereich in dem Adressinformationen eingetragen oder angezeigt werden z. B.:

adressen.png

Datenquelle vom Adressfeld

Ausgabe in Angebot und Auftrag

Ist eine Ansprechperson ausgewählt, wird die Adresse der Ansprechperson (Auftraggeber) ausgegeben sonst die aus Basisdaten.
Falls zusätzlich eine Rechnungsadresse (primär oder sekundär) gesetzt wird, wird diese unterhalb des regulären Adressfeldes als eigener Block dargestellt. Wird eine Lieferadresse gesetzt, wird diese unter der Positionstabelle angezeigt.

Ausgabe in Lieferschein

adressausgabe_lieferschein.png

Ausgabe in Rechnung

PDF-Rechnungen haben grundsätzlich im Adressfeld die Adresse in Kunde-Basisdaten (Leistungsempfänger).
Die Ansprechperson mit „z. Hd.“ und ohne dessen Adresse (Ansprechpartner vom Leistungsempfänger) angezeigt.

Mit einer Rechnungsadresse (primär oder sekundär) wird diese im Adressfeld ausgegeben und unterhalb des regulären Adressfeldes folgen die Basisdaten vom Kunden/Lieferanten als Leistungsempfänger.
Eine Lieferadresse folgt nach der Positionstabelle.

Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers enthalten. Entscheidend ist, dass der Leistungsempfänger eindeutig identifizierbar ist (im ERP - Basisdaten Kunde).

ERP-Hilfe

Anzahlung und Schlussrechnung

Aktuell sind Anzahlungsrechnungen mit dem Präfix "AR" in der Rechnungsnummer vom Benutzer zu kennzeichnen. Diese Anzahlungsrechnungen (Angeforderte Anzahlungen) sollen beim DATEV-Import vom Steuerberater gelöscht werden. Bei Zahlungserhalt wird das Rechnungsdatum auf das Datum des Zahlungseingangs gesetzt und ohne Präfix "AR" an den Steuerberater exportiert.

Die Handhabung im ERP-System ist in den folgenden Punkten beschrieben: 

Anzahlung anfordern

  1. Auftrag öffnen
  2. Button "Workflow/Rechnung"
  3. Hinzufügen - Den Artikel "Angeforderte Anzahlung" (Nr. AA) als 1-Position hinzufügen
    • Editiere Artikelbeschreibung und Preis
  4. Alle weiteren Positionen löschen
  5. Vorgangsbezeichnung editieren (z.B. "1. Anzahlung", "2. Anzahlung", ...)  
  6. Export/Druckvorschau
  7. Falls alles korrekt ist, Rechnung "Buchen"
  8. Rechnungsnummer editieren (Präfix "AR" vor Rechnungsnummer setzten)
  9. Button "Export/Drucken", um die PDF zu erzeugen
  10. Button "Export/E-Mail" an den Kunden

Zahlungseingang

  1. Anzahlungsrechnung öffnen
  2. Rechnungsnummer editieren (Präfix "AR" löschen)
  3. Rechnungsdatum editieren (Datum vom Zahlungseingang)
  4. Zahlungseingänge erfassen (Datum, Betrag und Konto)
  5. Button "Buchen"

Schlussrechnung

  1. Lieferschein öffnen
  2. Button "Workflow/Rechnung"
  3. Hinzufügen - Für jede "Erhaltene Anzahlung" (Nr. AA) 1x-Position am Ende hinzufügen
    • Editiere Artikelbeschreibung (Erhaltene Anzahlung RG: Nr. vom Datum MwSt. €) und Preis (im Minus)
  4. Vorgangsbezeichnung editieren (z.B. Schlussrechnung)
  5. Button "Export/Druckvorschau"
  6. Falls alles korrekt ist, Rechnung "Buchen"
  7. Button "Export/Drucken", um die PDF zu erzeugen
  8. Button "Export/E-Mail" an den Kunden
ERP-Hilfe

Berechnung der Vertreterprovision (Vertreterabrechnung)

1. Lieferantentyp für Vertreter anlegen

Unter dem Menüpunkt System/Stammdaten/Kunden-/Lieferantentyp wird ein neuer Typ erfasst.

image.png

2. Vertreter anlegen/kennzeichnen

Vertreter werden als Lieferanten erfasst, mit dem Lieferantentyp für die Vertreter.

image.png

Nach dem Speichern wird entweder die Lieferantennummer oder ein eigener Nummernkreis fortgeführt.

3. Provisionsregel erfassen

Unter dem Menüpunkt Stammdaten/Provisionsregel können neue Provisionsregel anlegen werden.

image.png

4. Nicht provisionierbare Artikel

Soll ein Artikel von der Provision ausgeschlossen werden, kann die Checkbox "Nicht provisionierbar" in den Artikelstammdaten gesetzt werden.

5. Vertreterabrechnung

Die Vertreterabrechnung kann unter Verkauf/Berichte/Vertreterabrechnung generiert werden. Zur Erstellung des Berichts muss immer das Rechnungsdatum von und bis eingeschränkt werden. Ohne Vertreter (und Checkbox Vertreterabrechnung) erfolgt zum Zeitraum eine Übersicht mit allen Vertretern.

In diesem Bericht werden alle provisionierbaren Rechnungspositionen angezeigt (Artikel ohne Checkbox "Nicht provisionierbar" und einer Provisionsregel). Pro Position wird der Provisionssatz angezeigt, der sich aus den Provisionsregeln ergeben hat, zusammen mit Umsatz und der daraus berechneten Provision.

Auftragsbestätigung per E-Mail an Vertreter

Unter System/Mandantenkonfiguration/Features gibt es die Einstellung Sende blinde Kopie zu Vertretern. Wenn diese eingeschaltet ist, werden beim Erstellen einer E-Mail in einem Verkaufsauftrag die E-Mail-Adressen aller Vertreter, die entsprechend der Provisionsregeln von diesem Auftrag betroffen sind, automatisch zum Feld Bcc hinzugefügt.

Export

Über den Button Export... kann der Bericht als PDF oder CSV exportiert werden.

ERP-Hilfe

Erfassen von "Überweisungen via SEPA"

Der Bericht "Überweisungen via SEPA" kann für ausgewählte Rechnungen eine Datei im SEPA-XML-Format erstellen, welche von der Bank verarbeitet werden kann, um die Überweisungen durchzuführen. Nach selben Grundsätzen funktioniert auch der Bericht "Bankeinzüge via SEPA".

grafik.png

1 Fälligkeitsdatum:

Das Fälligkeitsdatum wird aus der Rechnung und dem Skonto bestimmt. Dabei werden Wochenenden und Feiertage nicht berücksichtigt. Sondern lediglich die Daten aus der Zahlungsbedingung ermittelt.

  1. Wenn sich die Rechnung innerhalb der Skontofrist befindet, wird das Fälligkeitsdatum auf das Ende der Skontofrist gesetzt.
  2. Wenn die Skontofrist überschritten wird, wird das Fälligkeitsdatum automatisch auf das Fälligkeitsdatum der Rechnung gesetzt.

2 Lieferant:

In diesem Feld wird der Lieferant angezeigt. Sollten mehrere Rechnungen mit demselben Fälligkeitsdatum vorhanden sein, werden diese gruppiert und nur einmal der Lieferantenname ausgegeben.

3 Rechnung:

In diesem Feld sind die Rechnungen über ihre Rechnungsnummer verlinkt.

4 / 5 / 6 / 7 Rechnungsbetrag / offener Betrag / Rechnungsdatum / Zahlungsbedingungen:

Diese Felder zeigen relevante Daten zu den Rechnungen an.

8 Skonto + 0 Tage:

Hier wird der Prozentwert und der entsprechende Geldwert zu den Skonti, sowie das Datum bis zu welchem diese gültig sind, angezeigt.

Felder, die in der Skontofrist liegen, werden in Grün markiert.

9 Zahlungsart:

Es gibt drei Zahlungsarten ohne Skonto, mit Skonto nach ZB, mit freiem Skonto.

10 Zahlungsbetrag:

In diesem Feld kann der gewünschte Zahlungsbetrag eingetragen werden. Standardmäßig wird für ohne Skonto der volle offene Betrag übernommen. Bei der Zahlungsart mit Skonto nach ZB wird das Skonto automatisch abgezogen und das Feld kann nicht bearbeitet werden. Bei der Zahlungsart mit freiem Skonto kann das Feld frei beschrieben werden, es sollte aber auf den richtigen Umgang mit Skonti geachtet werden.

11 Verwendungszweck:

In diesem Feld wird immer die Rechnung und Rechnungsnummer eingetragen.

Bei mit Skonto nach ZB werden die Skontoinformationen automatisch ergänzt. 

ERP-Hilfe

Fehler bei Erzeugung einer E-Rechnung

Nur erfolgreich geprüfte (Validierte) E-Rechnungen werden von odyn-ERP erzeugt.

Fehler bei der Prüfung (Validierung) einer E-Rechnung verhindern die Erzeugung einer E-Rechnung.
Aktuell sind die dazugehörigen Fehlermeldungen zur Validierung recht technisch und in englischer Sprache!

Die folgende Fehlerauflistung hilft Ihnen bei der Suche nach der Ursache und bietet eine Lösung.

Bei der Erstellung von E-Rechnungen müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
1) In jeder angelegten Firmierung muss ein Standardbankkonto hinterlegt sein.
2) Der in der Rechnung als Verkäufer eingetragene Benutzer muss eine gültige E-Mail-Adresse und Telefonnummer verfügen.
3) Ohne Bestellnummer des Kunden wird Ihre Auftragsnummer nicht an E-Rechnung übergeben.

Die häufigsten ZUGFeRD Fehlermeldungen

1) [BR-IC-02]: USt-IdNr. fehlt

[BR-IC-02]-An Invoice that contains an Invoice line (BG-25) where the Invoiced item VAT category code (BT-151) is "Intra-community supply" shall contain the Seller VAT Identifier (BT-31) or the Seller tax representative VAT identifier (BT-63) and the Buyer VAT identifier (BT-48). [ID FX-SCH-A-000241] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xslt)

Ursache:
 Lösung:
Fehlende USt-IdNr. bei Käufer. USt-IdNr. in Kunden-Stammdaten erfassen.

2) [BR-AE-02]: USt-IdNr. fehlt

[BR-AE-02]-An Invoice that contains an Invoice line (BG-25) where the Invoiced item VAT category code (BT-151) is "Reverse charge" shall contain the Seller VAT Identifier (BT-31), the Seller Tax registration identifier (BT-32) and/or the Seller tax representative VAT identifier (BT-63) and the Buyer VAT identifier (BT-48) and/or the Buyer legal registration identifier (BT-47). 
[ID FX-SCH-A-000235] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xslt

Ursache:
 Lösung:
Fehlende USt-IdNr. bei Käufer.   USt-IdNr. in Kunden-Stammdaten erfassen.

3) [BR-S-05]: Steuerschlüssel in FiBu-Konto falsch

[BR-S-05]-In an Invoice line (BG-25) where the Invoiced item VAT category code (BT-151) is "Standard rated" the Invoiced item VAT rate (BT-152) shall be greater than zero. [ID FX-SCH-A-000250] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xslt

Ursache:
 Lösung:

Der Steuersatz für "Standard" ist 0 und sollte 7 oder 19% sein.

 Steuerschlüssel im entsprechendem FiBu-Konto korrigieren.

4) [BR-11]: Länderkürzel und/oder Land fehlt

[BR-11]-The Buyer postal address shall contain a Buyer country code (BT-55). [ID FX-SCH-A-000157] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xslt) Value of 'ram:CountryID' is not allowed. [ID FX-SCH-A-000036] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xslt

oder

Can't call method "iso" on an undefined value at /opt/erp/pen/test/odyn-erp/SL/DB/Helper/FacturX.pm line 331.

Ursache:
 Lösung:
Undefinierter Wert für das Länderkürzel/Land.

In Kunden-Stammdaten Länderkürzel/Land erfassen.

Auch Lieferadresse und Rechnungsadresse beachten!

5) [BR-25]: Artikelbeschreibung fehlt

[BR-25]-Each Invoice line (BG-25) shall contain the Item name (BT-153). [ID FX-SCH-A-000204] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xsl

Ursache:
 Lösung:
Jede Position benötigt Artikel-Name/Beschreibung.
 Artikelbeschreibung erfassen (auch Stammdaten beachten).

6) [BR-27]: Negativer Preis im Artikel

[BR-27]-The Item net price (BT-146) shall NOT be negative. [ID FX-SCH-A-000206] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xslt

Ursache:
 Lösung:
Artikel-Preis ("Preis" in Pos.-Tabelle) darf nicht negativ sein.
 Eine negative Menge verwenden.

7) Lieferbedingung ohne Typ

Value of 'ram:DeliveryTypeCode' is not allowed. [ID FX-SCH-A-000320] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xslt

Ursache:
 Lösung:
Unzulässiger Typ (Incoterms Code) zur Lieferbedingung.
 In Lieferbedingung den Typ (Incoterms Code) erfassen.

8) Steuerzone ohne Kategorie

Value of 'ram:CategoryCode' is not allowed. [ID FX-SCH-A-000179] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xslt

Ursache:
 Lösung:
Unzulässige Umsatzsteuerkategorie.
 In Steuerzone die Umsatzsteuerkategorie erfassen.

Die häufigsten XRechnung Fehlermeldungen

1) [BR-DE-15]: Leitweg-ID fehlt

[BR-DE-15] Das Element "Buyer reference" (BT-10) muss ?bermittelt werden. [ID BR-DE-15] from /xslt/XR_30/XRechnung-UBL-validation.xslt)

Ursache:
 Lösung:
Fehlende Käuferreferenz/Leitweg-ID. Leitweg-ID in Kunden-Stammdaten erfassen.

2) [BR-CO-27]: IBAN fehlt

[BR-CO-27]-Either the IBAN or a Proprietary ID (BT-84) shall be used. [ID FX-SCH-A-000132] from /xslt/ZF_233/FACTUR-X_EXTENDED.xslt

Ursache:
 Lösung:
Fehlende IBAN. Standardbankkonto in der Firmierung auswählen.

3) [BR-DE-6]: Telefonnummer beim Verkäufer hinterlegen

[BR-DE-6] Das Element "Seller contact telephone number" (BT-42) muss ?bermittelt werden. [ID BR-DE-6] from /xslt/XR_30/XRechnung-UBL-validation.xslt)

Ursache:
 Lösung:

Fehlende Kontakttelefonnummer des Verkäufer.

 Tel.-Nr. bei Benutzer erfassen (in RG als "Verkäufer").

4) [BR-DE-7]: E-Mail beim Verkäufer hinterlegen

[BR-DE-7] Das Element "Seller contact email address" (BT-43) muss ?bermittelt werden. [ID BR-DE-7] from /xslt/XR_30/XRechnung-UBL-validation.xslt)

Ursache:
 Lösung:
Fehlende Kontakt-E-Mail des Verkäufer.

E-Mail bei Benutzer erfassen (in RG als "Verkäufer").
5) E-Mail bei Rechnungsadresse fehlt

Buyer electronic address MUST be provided [ID PEPPOL-EN16931-R010] from /xslt/XR_30/XRechnung-UBL-validation.xslt)

Ursache:
 Lösung:

Fehlende elektronische Adresse des Käufers.

E-Mail in in Kunden-Stammdaten (Basisdaten) erfassen.

Bei Verwendung der primären Rechnungsadresse auch.

ERP-Hilfe

Gewichtetes Mittel

Verwendung

Ein bereits vorhandener Artikelbestand auf Lager und ein neu hinzukommender Bestand können unterschiedliche Einkaufspreise haben. Statt den Einkaufspreis vom Artikel einfach auf den neuen Preis zu setzen, bietet odyn-ERP die Möglichkeit ein gewichtetes Mittel aus dem Preis der angelieferten Menge und den Preis vom vorhandenen Lagerbestand zu bilden. So wird der Einkaufswert, vom Lagerbestand und der Rohertrag in den ERP-Dokumenten besser abgebildet.

Konfiguration des Features im ERP

In System/Mandantenkonfiguration/Features/Artikelstammdaten "Automatisches Aktualisieren von Einkaufspreisen". Wenn der Wert "Lieferant + Artikel-GwMittel" gestellt ist, ist die Preisaktualisierung durch das gewichtete Mittel aktiviert. Beim Buchen einer Einkaufsrechnung wird ein neues gewichtetes Mittel errechnet und als Einkaufspreis in den Stammdaten aktualisiert.

Das berechnete GW-Mittel kann in den Details zu der Position in der Einkaufsrechnung überprüft werden. Diese können über den Knopf "Details anzeigen" im Dokument angezeigt werden.

Berechnung

Das GW-Mittel muss die angelieferte Menge und den momentanen Lagerbestand berücksichtigen, um Gewichtung der neuen Ware zu ermitteln. Deswegen ist es wichtig zu wissen, ob die angelieferte Menge bereits eingelagert ist oder nicht. Sollte die Ware bereits eingelagert sein, muss die eingelagerte Menge vom Lagerbestand abgezogen werden.

Dazu wird der Status des mit der Rechnungsposition verknüpften Lieferscheins überprüft: ist dieser eingelagert, wird die bisherige Menge bestimmt, indem bisherige_menge = Lagerbestand - Rechnungsmenge gerechnet wird, ansonsten gilt 
bisherige_menge = Lagerbestand. Sollte kein Lieferschein verknüpft sein, wird eine Warnung ausgegeben und keine Berechnung vorgenommen, da die bisherige Menge nicht eindeutig bestimmt werden kann.

Die Formel ist sonst immer gleich, mit:

M = bisherige_menge, rM = gelieferte_menge, P = bisheriger_preis und rP = rechnungs_preis

Berechnet sich das GW-Mittel: GWM = ((rM * rP) + (M * P))/(rM + M).

Sollte sich der Preis des Artikels ändern, wird dies in einem History-Eintrag unter "Preisinformation" im Artikel festgehalten.
Das GW-Mittel wird nur ein mal pro Position berechnet, mehrfaches Buchen löst keine neue Berechnung aus.

weighted_avg.png

ERP-Hilfe

Import/Export von Artikelstammdaten

Export aus dem ERP-System

Artikelbericht unter "Stammdaten/Artikel" mit relevanten Daten erstellen.
CSV-Datei über "Export/CSV-Export" mit folgenden Optionen (Standardoptionen) exportieren:

Anführungszeichen "
Escape-Zeichen Wie Anführungszeichen
Feldtrennzeichen ;
Zeilenumbrüche Unix (LF)
Kodierung UTF-8
Optionen: Spaltenüberschriften erzeugen
Entferne [[ Kommentare ]]

Falls Artikel aus dem Export aktualisiert werden sollen, MUSS die Checkbox "Entferne [[ Kommentare ]]" abgewählt werden.

Dazu den Button "CSV-Export" verwenden. Die Datei kann nun heruntergeladen und ausgewertet oder angepasst werden. Mithilfe der CSV-Datei können Auswertungen durchgeführt oder angepasste Artikel wieder in das ERP-System importiert werden.

Vorbereitung für den CSV-Import von Artikelstammdaten

Beim Anpassen der CSV-Datei sollte auf Folgendes geachtet werden

  1. Spalte "Artikelnummer" sollte immer in der CSV-Datei enthalten sein.
  2. Es sollten nur relevante Werte als Spalten in der CSV-Datei vorkommen
  3. Beim Speichern darauf achten, dass die Filteroptionen (siehe oben) nicht geändert werden

Bei Excel ist die Handhabung mit CSV-Dateien etwas komplizierter. Unter folgendem Link wird die Verarbeitung von CSV-Dateien unter Excel dargestellt: Importieren oder Exportieren von Textdateien (TXT oder CSV)

Achtung! Durch das Bearbeiten von CSV-Dateien können führende Nullen entfernt werden. Deshalb immer darauf achten, dass die Spalten immer als Text definiert sind.

Einstellungen beim CSV-Import

Ein CSV-Import kann genutzt werden, um das Anlegen von vielen Artikeln zu vereinfachen oder bereits vorhandene Artikel zu aktualisieren. Je nachdem, welche Art von Import gewünscht ist, müssen die Import-Einstellungen definiert werden.

1. Import von neuen Artikeln in das ERP-System
Zahlenformat: 1.000,00
Zeichensatz: UTF-8
Trennzeichen: Semikolon
Anführungszeichen-Symbol: Doppelte Anführungszeichen
Escape-Zeichen: Doppelte Anführungszeichen
Dublettencheck: Artikelnummer
Artikel mit existierender Artikelnummer: Eintrag überspringen
Verkaufspreis: Nachkommastellen: 2
Verkaufspreis: Preisanpassung: ignorieren
Als Shopartikel setzen, falls Spalte nicht vorhanden: ignorieren
Typ: Je nachdem, welche Artikel importiert werden sollen,
Artikelklasse: Je nachdem, welche Artikel importiert werden sollen.
Standardbuchungsgruppe: Je nachdem, welche Artikel importiert werden sollen.
Standardeinheit: Stck.
2. Aktualisieren von vorhandenen Artikeln im ERP-System
Zahlenformat: 1.000,00
Zeichensatz: UTF-8
Trennzeichen: Semikolon
Anführungszeichen-Symbol: Doppelte Anführungszeichen
Escape-Zeichen: Doppelte Anführungszeichen
Dublettencheck: Artikelnummer
Artikel mit existierender Artikelnummer: Je nachdem, welchen Import durchgeführt werden sollte.
Verkaufspreis: Nachkommastellen: 2
Verkaufspreis: Preisanpassung: ignorieren
Als Shopartikel setzen, falls Spalte nicht vorhanden: ignorieren
Typ: ignorieren
Artikelklasse: ignorieren
Standardbuchungsgruppe: ignorieren
Standardeinheit: Stck.
Spaltenzuordnung

Hier können die angegebenen Spalten in der CSV-Datei Spalten des ERP-Systems zugeordnet werden. Angaben zu den Spalten des ERP-Systems findet man unter "Hilfe zu Spaltennamen/Hilfetext anzeigen".

Mithilfe des Button "Spalten aus der hochgeladenen Datei einfügen", können die Spalten aus der CSV-Datei angezeigt und dann zugeordnet werden.

Vorschau und Import

Der Artikel-Import sollte immer zuerst auf der Testumgebung des ERP-Systems durchgeführt und geprüft werden. Erst bei zufriedenstellendem Ergebnis sollte der Import im produktiv System durchgeführt werden.

Mit Button "Vorschau" werden die Daten eingespielt, allerdings noch nicht importiert. Mithilfe der Vorschau kann man die zu importierenden Daten überprüfen und ggf. Anpassungen durchführen, bevor diese importiert werden.

Falls alle Daten in der Vorschau gut aussehen, können die Daten durch den Button "Import" in das ERP-System importiert werden.

Nachdem die Daten erfolgreich in das ERP-System importiert wurden, wird das Import-Ergebnis angezeigt. Dieses Ergebnis kann über "mehr/CSV-Export des Ergebnisses" als CSV-Datei exportiert werden.

ERP-Hilfe

Inventuraufnahme

Bereich

Wichtig: Es findet keine Sperrung der Läger während der Inventur statt. Dies bedeutet, dass die Läger weiter im ERP-System bebucht werden können und dadurch die Lager-Bestände von den Zähl-Beständen abweichen können.

Zählung

Wichtig: Wird zu einem Lagerplatz mehrfach der gleiche Artikel mit der gleichen Chargennummer eingetragen, ⁣werden die Mengen auf dem ersten Eintrag zusammengefasst. Auch wenn dies über mehrere Benutzer verteilt eingetragen wird. In diesen Fällen wird eine Meldung mit den relevanten Informationen oben rechts angezeigt.

Prüfung

Die "Prüfung" kann genutzt werden, um die gesamte Erfassung einzusehen und Fehler und Ausnahmefälle zu erkennen und zu korrigieren.

Über die Filter „Delta“ können bestimmte Fälle gesondert angezeigt werden:

Über den Filter „Spezialfälle“ können bestimmte weitere Fälle angezeigt werden:

In dieser Phase können die angezeigten Einträge als PDF- und CSV-Dateien exportiert werden.

Buchung

Sind alle Prüfungen und Korrekturen abgeschlossen, können über den Button Buchen die Lagerbuchungen für die ausgewählten Lager erzeugt werden.

Wichtig: Minusbestände, die in der Phase 3 "Prüfung" mit dem Filter „LS ausgelagert, AA nicht Rückgemeldet“ angezeigt wurden, werden nicht ausgebucht, da das Buchen der Abfüllanweisung den Lagerbestand erhöht.

ERP-Hilfe

Kontobewegungen zuweisen

Die Kontobewegung im odyn-ERP mit dem Status "offen" haben noch keine "Zuweisung". Bei einer Zuweisung wird die Kontobewegung mit einer Buchung verknüpft und der Betrag aus der Kontobewegungen wird als Zahlung an diese Rechnung übergeben.

Folgende Einzelpunkte werden addiert:

Punkte Beschreibung
3 Übereinstimmung mit Kunden-/Lieferantenname aus Stammdaten
1 Kundennummer/Lieferantennummer existiert im Verwendungszweck
2 Mandats-Referenz und Gläubiger-ID sind im Verwendungszweck
2 Tagesdifferenz zwischen Bankbewegung und Rechnung ist <= 120
3 Übereinstimmung mit Kontoinhaber aus Stammdaten
3 Übereinstimmung mit IBAN aus Stammdaten
4 Übereinstimmung mit Rechnungssumme
4 Übereinstimmung mit Fehlbetrag
4 Auftragsnummer des Lieferanten im Verwendungszweck
4 Eigene Auftragsnummer im Verwendungszweck
4 Rechnungsnummer des Lieferanten im Verwendungszweck
4 Eigene Rechnungsnummer im Verwendungszweck
-2 Zahlung mehr als 5 Tage vor Rechnungsstellung
3 Übereinstimmung mit Kunden-/Lieferantenname aus Stammdaten
5 Berücksichtigt exaktes Skonto
15 Übereinstimmung Summe aus offenem SEPA-Export der nicht älter als 5 Tage ist
5 SEPA MESSAGE ID im Verwendungszweck
20 Ist eine Sammelüberweisung/Lastschrift


ERP-Hilfe

Kunden- Lieferantenstammdaten

Einleitung

Die Stammdaten in odyn bilden die Grundlage für alle weiteren Arbeitsabläufe. Sie werden im Einkauf, Verkauf, Lager und in der Finanzbuchhaltung verwendet und in den verschiedenen Formularen vorausgefüllt.

In den Stammdaten werden alle relevanten Daten der Kunden und Lieferanten hinterlegt. Diese werden, beim Anlegen, in die verschiedenen Bewegungsdaten (Angebot, Auftrag, etc.) vererbt.

Basisdaten

Besonderheiten:
Das Länderkürzel ist mit ausschlaggebend für die Steuerzone im ERP-Dokument. Je nachdem welches Land ausgewählt wird und ob eine USt-IdNr. gesetzt ist oder nicht, wird die Steuerzone im ERP-Dokument ausgewählt.

Um Kunden/Lieferanten als "Kleinunternehmer" zu markieren, muss eine zusätzliche Steuerzone eingerichtet werden.

Die Rechnungsadresse wird standardmäßig in ERP-Dokumenten verwendet.

Bankkonto

Standardmäßig wird als Kontoinhaber der Kunden-/ Lieferantenname aus den Basisdaten verwendet, auch wenn dieses Feld leer ist. Sollten sich in den Namen jedoch Sonderzeichen befinden, welche bei SEPA-Anweisungen zu Problemen führen, sollte in das Feld Kontoinhaber der Kunden-/ Lieferantenname ohne Sonderzeichen eingegeben werden.

Lieferadresse

In diesem Reiter können Sie beliebig viele abweichende Lieferadressen des Kunden/Lieferanten hinterlegen.

Besonderheit:
Länderkürzel der Lieferadresse aktualisiert nicht die Steuerzone der ERP-Dokumente.

Weitere Adressen

Weitere Reiter

Lieferungen

In diesem Reiter können werden alle Lieferungen des Kunden/Lieferanten angezeigt. Dabei kann die Anzeige auf eine bestimmte Lieferadresse und / oder auf einen bestimmten Zeitraum einschränken.

Dokumente

Hier können Dokumente hinterlegt werden.

Kunden

Hier können auf Dateien innerhalb des ERP-Systems Verweise hinzugefügt werden.

Lieferanten

Falls im ERP-System ein Scanner eingebunden ist, können hier zusätzlich zu den Verweisen auch Verträge hochgeladen werden.

Dateianhänge

Dieser Reiter liefert einen Überblick über die Dateien, die mit dem Kunden/Lieferant verknüpft sind. Außerdem können weitere Dateien hochgeladen und existierende Dateien umbenannt/gelöscht werden.

Wiedervorlagen

In diesem Reiter können Wiedervorlagen hinterlegt werden. Nach dem Speichern einer Wiedervorlage erscheint diese zusätzlich in einer Übersicht im oberen Bereich des Reiters.

BDV

In diesem Reiter können individuell ergänzten Daten erfassen. Dafür stehen Ihnen alle Felder zur Verfügung, die für Kunden und Lieferanten unter "System/Benutzerdefinierte Variablen" definiert wurden.

Preisregeln

Besonderheit

Wechsel der Firmierung oder der Gesellschaftsform
ERP-Hilfe

Lieferbedingung gemäß CEN/TS16931-3-3 (Profil EXTENDED)

Nach dem CII-Schema  gemäß CEN/TS16931-3-3 (Profil EXTENDED) ist folgender Code für die Lieferbedingung:
Code    Codename
1   .   Lieferung durch den Lieferanten organisiert
2   .   Lieferung durch Logistikdienstleister organisiert
CFR   .   Kosten und Fracht
CIF   .   Kosten, Versicherung und Fracht
CIP   .   Transport und Versicherung bezahlt nach (benannten Bestimmungsort einfügen)
CPT   .   Frachtfrei nach (benannten Bestimmungsort einfügen)
DAP   .   Geliefert am Ort (benannten Bestimmungsort einfügen)
DDP   .   Geliefert verzollt (benannten Bestimmungsort einfügen)
DPU   .   Geliefert am Ort der Entladung (benannten Ort der Entladung einfügen)
EXW   .   Ab Werk (benannten Ort der Lieferung einfügen)
FAS   .   Frei Längsseite Schiff (benannten Verschiffungshafen einfügen)
FCA   .   Frei Frachtführer (benannten Ort der Zustellung einfügen)
FOB   .    Frei an Bord (benannten Verschiffungshafen einfügen)

Nach Incoterms

ERP-Hilfe

Rahmen- und Abrufaufträge

Der Rahmenvertrag ist ein Vertrag über eine Zeitraum der die grundsätzlichen Bedingungen für zukünftige Einzelgeschäfte festlegt.
Dieser verpflichtet in der Regel noch nicht zur konkreten Lieferung oder Abnahme bestimmter Mengen, sondern schafft nur die vertragliche Grundlage für spätere Einzelbestellungen. Er enthält typischerweise Regelungen zu:
Laufzeit, Mengenrahmen (Optionen bei Unter-/Überschreitung), Preisen oder Preisberechnungsmodellen,
Liefer- und Zahlungsbedingungen, Qualitätsanforderungen, Haftung und Gewährleistung.

Ein Abrufauftrag ist eine konkrete und verbindliche Bestellung auf Grundlage eines bestehenden Rahmenvertrags. Er legt fest:
den Liefertermin, die Menge und ggf. Lieferort.

Auftrag zu Rahmenauftrag

Zuerst Speichern sie wie gewohnt einen neuen Auftrag im Verkauf/Einkauf oder wählen einen bereits vorhandene Auftrag.
Danach wird durch das Durchführen der Aktion Workflow/Rahmenauftrag aus dem aktuellen Auftrag ein Rahmenauftrag.
Diese Auftragsart wird in der Überschrift angezeigt und ist im Suchformular von Aufträgen vorhanden.
Die Spalten 'Gesamte Menge' und 'Übrige Menge' sind nur im Rahmenauftrag:
'Gesamt Menge' = für alle Abrufaufträge (Planmenge)
'Übrige Menge'  = für neuen Abrufauftrag (Planmenge - vorhandene Abrufaufträge)

Aufträge mit vorhandenen Verknüpfung zu Lieferschein oder Rechnung können nicht zu einem Rahmenauftrag werden.

Rahmenauftrag zu Abrufauftrag

Aus einem Rahmenauftrag wird mit der Aktion Workflow/Abrufauftrag ein Abrufauftrag angezeigt und kann gespeichert werden.
Dabei werden grundsätzlich nur noch die zu liefernden Positionen ('Übrige Menge' > 0 aus Rahmenauftrag) aufgelistet.
Auch diese Auftragsart wird in der Überschrift angezeigt und ist im Suchformular von Aufträgen vorhanden.

Menge in Abrufauftrag

Jede Position und ihre Menge im Abrufauftrag reduziert automatisch die jeweilige 'Übrige Menge' im Rahmenauftrag.
Dabei sind negative Mengen nicht möglich.

Gesamtmenge in Rahmenauftrag

Die Gesamte Menge im Rahmenauftrag kann laufend angepasst werden und sollte nicht kleiner als die Menge in Abrufaufträgen sein.
Bei Änderung der Gesamte Menge wird automatisch der Wert in der Spalte Übrige Menge angepasst.

Nachträgliches Hinzufügen von Positionen in Abrufauftrag

Wenn in einem Abrufauftrag eine neue Position für einen Artikel eingefügt wird, welcher auch im Rahmenauftrag vorhanden ist, wird diese Position automatisch mit der Position im Rahmenauftrag verknüpft. Falls ein Artikel mehrfach im Rahmenauftrag vorkommt, kann die zu verknüpfende Position über einen Dialog ausgewählt werden. Durch die Verknüpfung wird die Menge im Rahmenauftrag aktualisiert

Die Verknüpfung wird verhindert, wenn diese zu einer negativen Menge im Rahmenauftrag führt.

Schließen von Rahmen- und Abrufaufträgen

Ein Rahmenauftrag wird automatisch geschlossen, wenn in allen Positionen die 'Übrige Menge' = 0 ist.
Ein Abrufauftrag wird geschlossen, wenn alle Positionen und Mengen in Rechnung gestellt wurden (FAQ zum Schließen von Aufträgen)

Weitere Funktionen

ERP-Hilfe

Stammdatenpreis

Für den Preis eines Artikels stehen in den Artikelstammdaten folgende Felder zur Verfügung:

grafik.png

image.png

image.png

Automatische Aktualisierung

Die verschiedenen Stammdatenpreise können durch ERP-Dokumente aktualisiert werden:
1) durch das Buchen einer Einkaufsrechnung mit neuem EK-Preis
2) durch die Auswahl der Preisquelle "Aktualisiere Lieferantenpreis" im Einkauf.
Das ERP-Dokument, das die Preisaktualisierung auslöst, wird als Grund in der "Preisinformation" aufgeführt.

Aktualisierung durch EK-Rechnung

Welcher Stammdatenpreis angepasst wird, bestimmt die Auswahl in System/Mandantenkonfiguration/Features/Artikelstammdaten "Automatisches Aktualisieren von Einkaufspreisen": Nein / Artikel / Lieferant / Lieferant+Artikel / Lieferant + Artikel-GwMittel.

Das Artikel-GwMittel wird immer zum Buchungszeitpunkt einer EK-Rechnung berechnet, da für die Berechnung die momentanen Lagerbestände verwendet werden. Die "gültig ab" Spalte der Preishistorie wird hier mit dem Buchungsdatum befüllt, nicht mit dem Lieferdatum der Rechnung.

Mit der Checkbox "Einkaufspreis nicht aktualisieren" im Artikel wird die automatischen Aktualisierungen ausgeschlossen.

Aktualisierung durch Preisquelle "Aktualisiere Lieferantenpreis"

Preisanfragen, Lieferantenaufträge und Einkaufsrechnungen können die Preisquelle "Aktualisiere Lieferantenpreis" enthalten. Eine Position mit dieser Preisquelle aktualisiert den Lieferantenpreis, wenn das Lieferdatum aktueller ist als das "gültig ab" Datum vom letzten Lieferantenpreis.
image.png

ERP-Hilfe

Validierung erhaltener E-Rechnung

Anzeige erhaltener Rechnungen

Erhaltene Rechnungen werden in Ihrem Unternehmen im vorgesehenen Scan-Verzeichnis abgelegt.
Dabei kann es sich sowohl um gescannte Dokumente als auch um bereits digital vorliegende Dateien handeln.
Dort abgelegten Rechnungen können anschließend über das Menü Einkauf/Einkaufsrechnungen von Scanner hinzufügen aufgerufen und erfasst werden.

Noch nicht erfasste Einkaufsrechnungen werden in einer Übersicht angezeigt und nach folgenden Dokumentarten getrennt:

Validierung von E-Rechnungen

Vor der Erfassung einer E-Rechnung sollte eine technische Validierung durchgeführt werden. Dabei wird geprüft, ob die E-Rechnung den erforderlichen technischen Vorgaben hinsichtlich Struktur und Syntax entspricht.

Starten Sie die Validierung für alle vorhandenen E-Rechnungen über den Button „Validieren“ in der Aktionsleiste.
Das Ergebnis wird anschließend in der Spalte „Validierung“ angezeigt:

Eine E-Rechnung sollte nur weiterverarbeitet werden, wenn die technische Validierung erfolgreich war. Ist eine E-Rechnung ungültig, sollte der Rechnungsaussteller kontaktiert und um die Übermittlung einer korrigierten E-Rechnung gebeten werden.

Eine erfolgreiche technische Validierung bedeutet nicht automatisch,
dass die Rechnung auch inhaltlich bzw. sachlich korrekt ist.

Die inhaltliche Prüfung der Rechnung liegt weiterhin beim Benutzer.

Erfassung von Rechnungen

Wählen Sie die gewünschte Rechnung über den Radiobutton aus. Über die Aktion „Workflow“ stehen anschließend folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Verarbeitung ungültiger E-Rechnungen verhindern

In der Mandantenkonfiguration/Features kann im Abschnitt „Einkauf & Verkauf“ über die Einstellung
„Nur positiv validierte E-Rechnungen hochladen“
festgelegt werden, ob ausschließlich technisch gültige E-Rechnungen weiterverarbeitet bzw. hochgeladen werden dürfen.