# System # Allgemein Das Menü "System" besitzt verschiedene Untermenüs, in denen die Funktionseinstellungen für das odyn-ERP festgelegt werden. Bei der Installation werden diese bereits voreingestellt und können nach Bedarf vom Administrator angepasst werden. Als Unterstützung haben alle Funktionseinstellungen eine kurze Erläuterung im Frontend. #### **Stammdaten** - Das Untermenü Stammdaten enthält viele weitere Untermenüs (z. B. Firmierungen, Abteilungen, Artikelklasse etc.), in denen eine Übersicht der bisher erfassten Daten angezeigt wird und die Möglichkeit besteht, über den Button "Erfassen" neue Daten anzulegen. --- #### **Lager** - Es wird eine Übersicht aller bisher erfassten **Lager** angezeigt, und es besteht die Möglichkeit, neue über den Button "Erfassen" anzulegen. --- #### **Projekte** - Es wird eine Übersicht aller bisher erfassten "**Projekttypen"** und "**Projektstatus"** angezeigt, und es besteht die Möglichkeit, über den Button "Erfassen" neue anzulegen. --- #### **Finanzbuchhaltung** ##### Konto erfassen - Es wird eine Übersicht aller erfassten FiBu-Konten angezeigt, und es besteht die Möglichkeit, über den Button "Erfassen" neue anzulegen. - Informationen hierfür gibt es unter: [Erfassen von FiBu-Konten im ERP](https://wiki.opendynamic.de/books/odyn-erp/page/fibu-konten-erfassenandern#bkmrk-%C2%A0-1) ##### Konten anzeigen - Übersicht aller erfassten Konten. - Mit einem Klick auf das jeweilige Konto wird direkt zum Konto navigiert, wo die Einstellungen eingesehen und bei Bedarf Änderungen vorgenommen werden können. ##### Bankkonten - Es wird eine Übersicht aller erfassten Bankkonten angezeigt, und es besteht die Möglichkeit, über den Button "Erfassen" neue anzulegen. - Mit einem Klick auf das jeweilige Bankkonto wird direkt zum Bankkonto navigiert, wo die Einstellungen eingesehen und bei Bedarf Änderungen vorgenommen werden können. ##### Buchungsgruppen - Es wird eine Übersicht aller erfassten Buchungsgruppen angezeigt, und es besteht die Möglichkeit, über den Button "Erfassen" neue anzulegen - Informationen hierfür gibt es unter: [Buchungsgruppe erfassen](https://wiki.opendynamic.de/books/odyn-erp/page/steuersystematik#bkmrk-buchungsgruppen-erfa) ##### Steuerzonen - Es wird eine Übersicht aller erfassten Steuerzonen angezeigt, und es besteht die Möglichkeit, über den Button "Erfassen" neue anzulegen. - Informationen hierfür gibt es unter: [Steuerzone erfassen](https://wiki.opendynamic.de/books/odyn-erp/page/steuersystematik#bkmrk-steuerzone-erfassen%3A) ##### Steuern - Es wird eine Übersicht aller erfassten Steuern angezeigt, und es besteht die Möglichkeit, über den Button "Erfassen" neue anzulegen. ##### UStVa Einstellungen - In der Firmierung können die Einstellungen für die UStVa getroffen werden, wie z. B. die Eingabe der Steuernummer. ##### Korrekturen im Hauptbuch - Über eine Vorauswahl können entsprechende Hauptbucheinträge aus der Vergangenheit angezeigt werden. ##### Bücherkontrollen - Hier findet der Abschluss der Bücher zu einem definierten Zeitraum statt. ##### Berichtskonfigurationsübersicht - Es wird eine Kontenkonfigurationsübersicht bezüglich der Berichte (**BWA**, **GuV** und **Erfolgsrechnung**) angezeigt --- #### **Mahnungen konfigurieren** - Informationen hierfür gibt es unter: [Mahnungen konfigurieren](https://wiki.opendynamic.de/books/odyn-erp/page/verkauf-mahnungen#bkmrk-mahnungen-konfigurie) --- #### **Intrastat** - Es wird eine Übersicht aller bisher erfassten Intrastat "**Art des Geschäft**s" und "**Verkehrsweg**" angezeigt, und es besteht die Möglichkeit, neue über den Button "Erfassen" anzulegen. --- #### **Sprachen und Übersetzungen** - Es wird eine Übersicht aller bisher erfassten "**Sprachen"**, **"Anreden"** und "**SEPA-Überweisungen"** angezeigt und es besteht die Möglichkeit, neue über den Button "Erfassen" anzulegen. --- #### **Vorlagen** - Übersicht aller vorhandenen Textvorlagen mit Beschreibung und Langtext. - Auswahl der vorhandenen Druckvorlagen und Sprache für HTML und LaTeX. --- #### **CSV-Import** - Ein **CSV-Import** ist der Vorgang, bei dem Daten aus einer **CSV-Datei (Comma-Separated Values)** in ein anderes System, Programm oder eine Datenbank übernommen werden. - Weitere Informationen zum CSV-Import gibt es unter: [Einstellungen CSV-Import](https://wiki.opendynamic.de/books/odyn-erp/page/importexport-von-artikelstammdaten#bkmrk-einstellungen-beim-c) --- #### **Benutzerdefinierte Variablen** - Es wird eine Übersicht aller bisher erfassten benutzerdefinierten Variablen in Abhängigkeit vom jeweiligen Modul angezeigt. - Über den Button "Erfassen" können neue angelegt werden. --- #### **Hintergrund-Jobs und Task-Server** Über den Task-Server können Hintergrund-Jobs automatisch durchgeführt werden, ohne das ERP-System zu überlasten. Meistens sind die Hintergrund-Jobs so eingerichtet, dass sie nachts laufen und somit keinen Benutzer bei der Ausführung stören. ##### **Hintergrund-Jobs** - Können in zwei Arten aufgeteilt werden: **geplant** und **ausgelöst**. - Geplante Jobs werden bei ihrer Erstellung mit einem Ausführungszeitplan versehen und nach diesem ausgeführt. - Ausgelöste Jobs werden durch einen Benutzer aktiviert (manuell gestartet) und lagern aufwendige Vorgänge aus, z. B. der Massendruck von ERP-Dokumenten. Es können nur *geplante* Jobs angelegt werden! ##### **Jobverlauf** Eine Liste der ausgeführten Jobs mit Ausführungs- und Endzeitpunkte, Status (läuft/erfolgreich/fehlgeschlagen), und verwendeten Daten. Das Ergebnis enthält die Werte, die bei einer erfolgreichen Ausführung durch das Paket zurückgegeben werden; Fehler enthält die Fehlermeldung, falls die Ausführung nicht möglich ist. ##### **Anlegen von Hintergrund-Jobs**

Benutzer werden das Anlegen von Hintergrund-Jobs normalerweise nicht durchführen. Neue Hintergrund-Jobs werden durch opendynamic per Update eingebunden.

Unter *System/Hintergrund-Jobs und Task-Server/Aktuelle Hintergrund-Jobs anzeigen*, können alle zur Zeit angelegten Hintergrund-Jobs und ihre Optionen eingesehen werden. Über "Erfassen" kann ein neuer Job angelegt werden.
AttributBedeutung
**Aktiv**aktivieren/deaktivieren des Jobs.
**Ausführungsart**wiederholte Ausführung plant die nächste Ausführung nach dem Beenden des Jobs.
**Paketname**Welcher Job soll durchgeführt werden.
**Ausführungszeitplan**Ausführungszeitplan, der den Turnus der Ausführung festlegt.
**Daten**Zusätzliche Daten, die vom Job benötigt werden. Müssen im YAML-Format angegeben werden. Abhängig vom gewählten Paket.
**YAML-Format** ``` --- test_key: 123456789 test_customer: name: Musterfirma 1 city: 99999 Musterhausen test_attributes: [attr1, attr2, attr3] ``` **Aufbau:** - Start des YAML-Dokuments mit drei `-` - In neuer Zeile: Benennung und Wert von Variablen. **Wichtig**: - Hier muss zwischen Benennung und Wert ein Doppelpunkt und ein Leerzeichen gesetzt werden. - String-Werte müssen nicht in Anführungszeichen gesetzt werden. - Unter-Attribute werden über Einrückung markiert. Listen werden mit eckigen Klammern markiert. Sollte ein Paket Daten verwenden und diese nicht im korrekten Format angegeben werden, schlägt die Ausführung fehl. --- #### **Benutzerdefinierter Datenexport - Erstellen/Anpassen** - Es wird eine Übersicht aller bisher erfassten "**Benutzerdefinierter Datenexporte**" angezeigt und es besteht die Möglichkeit, über den Button "Erfassen" neue anzulegen. #### **Historien Suchmaschine** - Es kann nach allen Nummern (Artikel, Kunde, Lieferant etc.) gesucht werden, die jemals im ERP erstellt oder gelöscht wurden. - Es empfiehlt sich die Suche nach einem bestimmten **Begriff** einzugrenzen. - Über das Aktionsfeld "Ja" klappen sich weitere Filter auf, damit die Suche noch besser eingrenzt werden kann. #### **Benutzer** [![image.png](https://wiki.opendynamic.de/uploads/images/gallery/2025-04/scaled-1680-/XZuwwf8nHG0pBZoo-image.png)](https://wiki.opendynamic.de/uploads/images/gallery/2025-04/XZuwwf8nHG0pBZoo-image.png) - Es wird eine Übersicht aller bisher erfassten "**Benutzer"** angezeigt, und es besteht die Möglichkeit, durch einen Klick auf den Namen, diesen als **Gelöscht** zu markieren. - In der Spalte "Gelöscht" wird der aktuelle Status angezeigt. #### **Datenbank auf Testinstanz klonen** Zusätzlich zum produktiven ERP-System gibt es noch eine Testversion des Systems. Diese ist dafür da, um neue Mitarbeiter in das ERP-System einzuarbeiten oder neue Funktionen zu testen, ohne dabei die produktiven Daten zu gefährden. - Damit die Testinstanz die gleichen Daten wie das produktive System beinhaltet, gibt es die Möglichkeit, dass die Daten des produktiven Systems auf die Testinstanz übernommen werden können. - Dabei ist nur der Klick auf den Button "Klonen" notwendig. - Sobald die Daten erfolgreich übertragen wurden, gibt das ERP-System Rückmeldung.

Das Klonen sollte nur stattfinden, wenn kein Benutzer auf dem Test-System angemeldet ist.

Diese Aktion ist meistens nur den Benutzern mit Vollzugriff erlaubt.

--- #### **Webserver neu starten** Im Laufe der Jahre kommen viele Daten im ERP-System zusammen. Je nachdem, wie viele Daten das ERP-System verarbeiten muss, kann es manchmal vorkommen, dass die Verbindung zum ERP-System langsam wird. Falls die Verbindung auch nach längerer Zeit nicht besser wird, gibt es im ERP-System die Möglichkeit, den Webserver neu zu starten. Dadurch kann der Benutzer die laufenden Abfragen im Hintergrund selbstständig abbrechen.

Beim Neustarten des Webservers sollten keine kritischen Prozesse laufen!

- Um den Webserver neu starten zu können, muss ein Grund in das Textfeld angegeben werden. - Sobald dies gesehen ist, wird eine Mail an support@opendynamic.de gesendet. - Dieser kann dann überprüfen, was genau der Grund für den Neustart ist und ob Handlungsbedarf besteht.

Diese Aktion ist meistens nur den Benutzern mit Vollzugriff erlaubt.

# Mandantenkonfiguration In der Mandantenkonfiguration werden alle Einstellungen getroffen, die den kompletten Mandanten betreffen. Die Einstellungen sind durch die verschiedenen Reiter unterteilt, die im Folgenden näher erklärt werden: ##### **Verschiedenes**
**Spracheinstellungen**Auswahl der vorhandenen Standard-Kunde-/Lieferantensprache. Neue Sprachen können unter *System/Sprachen und Übersetzungen/Sprachen* erfasst werden.
**Web CSS-Stilvorlagen**Auswahl der vorhandenen Web CSS-Stilvorlagen (farbliches Aussehen der Website).
**Druckvorlagen**Auswahl der vorhandenen Druckvorlagen.
**Währungen**Hier können neue Währung angelegt und die Standardwährung ausgewählt werden.
**Gewicht**Auswahl der Standard Gewichtseinheit und ob das Warengewicht in Dokumenten angezeigt werden soll oder nicht.
##### **Nummernkreise** - Hier wird festgelegt, nach welchem Muster die Nummern vergeben werden. ##### **Standardkonten** - Das Standardkonto für die unterschiedlichen Zwecke kann festgelegt werden. Über die Lupe kann jeweils das Standardkonto aus einer Auswahl an Konten bestimmt werden. ##### **Buchungskonfiguration** - Hier werden die Buchungseinstellungen zu Verkauf- und Einkauf festgelegt sowie die Versteuerungsart und Buchungsmethode. ##### **Einstellungen für DATEV** - Es kann festgelegt werden, inwiefern Rechnungen und Buchungen geprüft werden sollen und was beim DATEV-Export geprüft werden soll ##### **Löschbarkeit von Dokumenten** - Es kann festgelegt werden, in welchen Dokumenten der Button ‚Löschen‘ angezeigt werden soll oder nicht ##### **Allgemeine Dokumentenanhänge** - PDF-Dateien wie beispielsweise AGBs oder Wartungsbedingungen können hochgeladen werden. Es kann entschieden werden, ob diese automatisch in den unterschiedlichen ERP-Dokumententypen an E-Mails oder PDF-Dokumente angehängt werden. ##### **Lager**
**Lager und Lagerplatz**Einstellungen zu Standard-Lager und Standard-Lagerplatz.
**Prozesse ohne Bestandsprüfung**Einstellungen für Auslagern und Fertigen ohne Bestandsprüfung.
**Buchungen von VK-Rechnung**Ja/Nein Auswahl zu Auslagerprozessen beim Buchen in VK-Rechnungen.
**Wareneingänge**Auswahl der vorhandenen Wareneingang-Zwischenlager und Wareneingang-Zwischenlagerplatz
**Mindesthaltbarkeit**Ja/Nein Auswahl zur Mindesthaltbarkeitsanzeige.
**Auslager-verfahren**Auswahl der vorhanden Auslager-Verfahren.
**Bestandsreservierung**Ja/Nein Auswahl zu Bestandsreservierung und Chargenzwang.
##### **Warnungen** - Verschiedene Warnmeldungen zu Kreditlimit, VK/EK, Info-Pop-up und Ertrags-Warnschwelle können konfiguriert werden. ##### **Features**
**DATEV**Ja/Nein Auswahl zur DATEV-Anzeige.
**UStVA** Ja/Nein Auswahl zur Verwendung der UStVA.
**Dateimanagement**Auswahlmöglichkeiten zum Dateimanagement wie z. B. Speichertypen von Dateien etc.
**Datei-Speicher**Ja/Nein Auswahl zur Speicherung von Dateien/WebDAV im Backend und Prüfung von DokVerz.
**Zusätzliche externe Dokumentenverzeichnisse**Hier können neue Dokumentenverzeichnisse konfiguriert werden.
**Berichte**Auswahl darüber, ob Bilanz, GUV, BWA und Erfolgsrechnung im Menüpunkt "Berichte" aufgelistet wird.
**Kundenstammdaten**Hier kann entschieden werden, ob ein Vertreter beim Erfassen eines neuen Kunden mit angelegt werden kann oder nicht. Außerdem kann die Höhe des Standard-Stundensatzes festgelegt werden.
**Artikelstammdaten**Einstellungen zu den Stammdaten von Artikel.
**Artikelpreise**Einstellungen zu den Nachkommastellen von Artikelpreisen für Einkauf und Verkauf.
**Einkauf & Verkauf**Einstellungen zum Einkauf & Verkauf.
**Produktion**Einstellungen zu Produktion.
**E-Mail Blinde Kopie**Einstellungen zu E-Mail Blinde Kopie.
**E-Mail**Einstellungen zu E-Mail.
**Transport- und Versandkosten-Erinnerung** Hier können Artikel hinterlegt werden, die eine Erinnerung beim Speichern von Angeboten oder Aufträgen erhalten sollen.
**Deaktivierte Preisquellen** Einstellung zum Deaktivieren von Preisquellen.
**Preisregel Typ-Reihenfolge** Einstellung zur Preisregel Typ-Reihenfolge, die beliebig geändert werden kann.
**Projekte** Einstellung zu Projekten.
**Multi-Treffer Auswahlliste** Ja/Nein Auswahl zur Anzeige von Langtext in Auswahlliste bei mehreren Treffern.
**Aktivierte Schnellsuchen** Hier wird entschieden, welche Schnellsuchen in der Kopfleiste angezeigt werden.
**SEPA** Einstellung zu SEPA.
**Experimentelle Features**
**Liefermengen Berechnung** Einstellungen zur Berechnung von Liefermengen.
**Als nicht ausgelagert markieren** Ja/Nein Auswahl zur Anzeige des Buttons "als nicht ausgelagert markieren"
**Kontobewegungen** Einstellungen zu den Kontobewegungen.
**Drucken** Einstellungen zu Drucken.
**MT940 Fehlerkorrektur** Einstellungen zur MT940 Fehlerkorrektur.