System

Allgemein
Mandantenkonfiguration

Allgemein

Das Menü "System" besitzt verschiedene Untermenüs, in denen die Funktionseinstellungen für das odyn-ERP festgelegt werden. Bei der Installation werden diese bereits voreingestellt und können nach Bedarf vom Administrator angepasst werden. Als Unterstützung haben alle Funktionseinstellungen eine kurze Erläuterung im Frontend.

Stammdaten

Das Untermenü Stammdaten enthält viele weitere Untermenüs (z. B. Firmierungen, Abteilungen, Artikelklasse etc.), in denen eine Übersicht der bisher erfassten Daten angezeigt wird und die Möglichkeit besteht, über den Button "Erfassen" neue Daten anzulegen.

Lager

Es wird eine Übersicht aller bisher erfassten Lager angezeigt, und es besteht die Möglichkeit, neue über den Button "Erfassen" anzulegen.

Projekte

Es wird eine Übersicht aller bisher erfassten "Projekttypen" und "Projektstatus" angezeigt, und es besteht die Möglichkeit, über den Button "Erfassen" neue anzulegen.

Finanzbuchhaltung

Konto erfassen

Es wird eine Übersicht aller erfassten FiBu-Konten angezeigt, und es besteht die Möglichkeit, über den Button "Erfassen" neue anzulegen.
Informationen hierfür gibt es unter: Erfassen von FiBu-Konten im ERP

Konten anzeigen

Übersicht aller erfassten Konten.
Mit einem Klick auf das jeweilige Konto wird direkt zum Konto navigiert, wo die Einstellungen eingesehen und bei Bedarf Änderungen vorgenommen werden können.

Bankkonten

Es wird eine Übersicht aller erfassten Bankkonten angezeigt, und es besteht die Möglichkeit, über den Button "Erfassen" neue anzulegen.
Mit einem Klick auf das jeweilige Bankkonto wird direkt zum Bankkonto navigiert, wo die Einstellungen eingesehen und bei Bedarf Änderungen vorgenommen werden können.

Buchungsgruppen

Es wird eine Übersicht aller erfassten Buchungsgruppen angezeigt, und es besteht die Möglichkeit, über den Button "Erfassen" neue anzulegen
Informationen hierfür gibt es unter: Buchungsgruppe erfassen

Steuerzonen

Es wird eine Übersicht aller erfassten Steuerzonen angezeigt, und es besteht die Möglichkeit, über den Button "Erfassen" neue anzulegen.
Informationen hierfür gibt es unter: Steuerzone erfassen

Steuern

Es wird eine Übersicht aller erfassten Steuern angezeigt, und es besteht die Möglichkeit, über den Button "Erfassen" neue anzulegen.

UStVa Einstellungen

In der Firmierung können die Einstellungen für die UStVa getroffen werden, wie z. B. die Eingabe der Steuernummer.

Korrekturen im Hauptbuch

Über eine Vorauswahl können entsprechende Hauptbucheinträge aus der Vergangenheit angezeigt werden.

Bücherkontrollen

Hier findet der Abschluss der Bücher zu einem definierten Zeitraum statt.

Berichtskonfigurationsübersicht

Es wird eine Kontenkonfigurationsübersicht bezüglich der Berichte (BWA, GuV und Erfolgsrechnung) angezeigt

Mahnungen konfigurieren

Informationen hierfür gibt es unter: Mahnungen konfigurieren

Intrastat

Es wird eine Übersicht aller bisher erfassten Intrastat "Art des Geschäfts" und "Verkehrsweg" angezeigt, und es besteht die Möglichkeit, neue über den Button "Erfassen" anzulegen.

Sprachen und Übersetzungen

Es wird eine Übersicht aller bisher erfassten "Sprachen", "Anreden" und "SEPA-Überweisungen" angezeigt und es besteht die Möglichkeit, neue über den Button "Erfassen" anzulegen.

Vorlagen

Übersicht aller vorhandenen Textvorlagen mit Beschreibung und Langtext.
Auswahl der vorhandenen Druckvorlagen und Sprache für HTML und LaTeX.

CSV-Import

Ein CSV-Import ist der Vorgang, bei dem Daten aus einer CSV-Datei (Comma-Separated Values) in ein anderes System, Programm oder eine Datenbank übernommen werden.
Weitere Informationen zum CSV-Import gibt es unter: Einstellungen CSV-Import

Benutzerdefinierte Variablen

Es wird eine Übersicht aller bisher erfassten benutzerdefinierten Variablen in Abhängigkeit vom jeweiligen Modul angezeigt.
Über den Button "Erfassen" können neue angelegt werden.

Hintergrund-Jobs und Task-Server

Über den Task-Server können Hintergrund-Jobs automatisch durchgeführt werden, ohne das ERP-System zu überlasten.
Meistens sind die Hintergrund-Jobs so eingerichtet, dass sie nachts laufen und somit keinen Benutzer bei der Ausführung stören.

Hintergrund-Jobs

Können in zwei Arten aufgeteilt werden: geplant und ausgelöst.
Geplante Jobs werden bei ihrer Erstellung mit einem Ausführungszeitplan versehen und nach diesem ausgeführt.
Ausgelöste Jobs werden durch einen Benutzer aktiviert (manuell gestartet) und lagern aufwendige Vorgänge aus, z. B. der Massendruck von ERP-Dokumenten.

Es können nur geplante Jobs angelegt werden!

Jobverlauf

Eine Liste der ausgeführten Jobs mit Ausführungs- und Endzeitpunkte, Status (läuft/erfolgreich/fehlgeschlagen), und verwendeten Daten. Das Ergebnis enthält die Werte, die bei einer erfolgreichen Ausführung durch das Paket zurückgegeben werden; Fehler enthält die Fehlermeldung, falls die Ausführung nicht möglich ist.

Anlegen von Hintergrund-Jobs

Benutzer werden das Anlegen von Hintergrund-Jobs normalerweise nicht durchführen.
Neue Hintergrund-Jobs werden durch opendynamic per Update eingebunden.

Unter System/Hintergrund-Jobs und Task-Server/Aktuelle Hintergrund-Jobs anzeigen, können alle zur Zeit angelegten Hintergrund-Jobs und ihre Optionen eingesehen werden. Über "Erfassen" kann ein neuer Job angelegt werden.

Attribut	Bedeutung
Aktiv	aktivieren/deaktivieren des Jobs.
Ausführungsart	wiederholte Ausführung plant die nächste Ausführung nach dem Beenden des Jobs.
Paketname	Welcher Job soll durchgeführt werden.
Ausführungszeitplan	Ausführungszeitplan, der den Turnus der Ausführung festlegt.
Daten	Zusätzliche Daten, die vom Job benötigt werden. Müssen im YAML-Format angegeben werden. Abhängig vom gewählten Paket.

YAML-Format

---
test_key: 123456789
test_customer: 
  name: Musterfirma 1
  city: 99999 Musterhausen
test_attributes: [attr1, attr2, attr3]

Aufbau:

Start des YAML-Dokuments mit drei -
In neuer Zeile: Benennung und Wert von Variablen.

Wichtig:

Hier muss zwischen Benennung und Wert ein Doppelpunkt und ein Leerzeichen gesetzt werden.
String-Werte müssen nicht in Anführungszeichen gesetzt werden.
Unter-Attribute werden über Einrückung markiert. Listen werden mit eckigen Klammern markiert.

Sollte ein Paket Daten verwenden und diese nicht im korrekten Format angegeben werden, schlägt die Ausführung fehl.

Benutzerdefinierter Datenexport - Erstellen/Anpassen

Es wird eine Übersicht aller bisher erfassten "Benutzerdefinierter Datenexporte" angezeigt und es besteht die Möglichkeit, über den Button "Erfassen" neue anzulegen.

Historien Suchmaschine

Es kann nach allen Nummern (Artikel, Kunde, Lieferant etc.) gesucht werden, die jemals im ERP erstellt oder gelöscht wurden.
Es empfiehlt sich die Suche nach einem bestimmten Begriff einzugrenzen.
Über das Aktionsfeld "Ja" klappen sich weitere Filter auf, damit die Suche noch besser eingrenzt werden kann.

Benutzer

Es wird eine Übersicht aller bisher erfassten "Benutzer" angezeigt, und es besteht die Möglichkeit, durch einen Klick auf den Namen, diesen als Gelöscht zu markieren.
In der Spalte "Gelöscht" wird der aktuelle Status angezeigt.

Datenbank auf Testinstanz klonen

Zusätzlich zum produktiven ERP-System gibt es noch eine Testversion des Systems. Diese ist dafür da, um neue Mitarbeiter in das ERP-System einzuarbeiten oder neue Funktionen zu testen, ohne dabei die produktiven Daten zu gefährden.

Damit die Testinstanz die gleichen Daten wie das produktive System beinhaltet, gibt es die Möglichkeit, dass die Daten des produktiven Systems auf die Testinstanz übernommen werden können.
Dabei ist nur der Klick auf den Button "Klonen" notwendig.
Sobald die Daten erfolgreich übertragen wurden, gibt das ERP-System Rückmeldung.

Das Klonen sollte nur stattfinden, wenn kein Benutzer auf dem Test-System angemeldet ist.

Diese Aktion ist meistens nur den Benutzern mit Vollzugriff erlaubt.

Webserver neu starten

Im Laufe der Jahre kommen viele Daten im ERP-System zusammen. Je nachdem, wie viele Daten das ERP-System verarbeiten muss, kann es manchmal vorkommen, dass die Verbindung zum ERP-System langsam wird. Falls die Verbindung auch nach längerer Zeit nicht besser wird, gibt es im ERP-System die Möglichkeit, den Webserver neu zu starten. Dadurch kann der Benutzer die laufenden Abfragen im Hintergrund selbstständig abbrechen.

Beim Neustarten des Webservers sollten keine kritischen Prozesse laufen!

Um den Webserver neu starten zu können, muss ein Grund in das Textfeld angegeben werden.
Sobald dies gesehen ist, wird eine Mail an support@opendynamic.de gesendet.
Dieser kann dann überprüfen, was genau der Grund für den Neustart ist und ob Handlungsbedarf besteht.

Diese Aktion ist meistens nur den Benutzern mit Vollzugriff erlaubt.

Mandantenkonfiguration

In der Mandantenkonfiguration werden alle Einstellungen getroffen, die den kompletten Mandanten betreffen. Die Einstellungen sind durch die verschiedenen Reiter unterteilt, die im Folgenden näher erklärt werden:

Verschiedenes

Spracheinstellungen	Auswahl der vorhandenen Standard-Kunde-/Lieferantensprache. Neue Sprachen können unter System/Sprachen und Übersetzungen/Sprachen erfasst werden.
Web CSS-Stilvorlagen	Auswahl der vorhandenen Web CSS-Stilvorlagen (farbliches Aussehen der Website).
Druckvorlagen	Auswahl der vorhandenen Druckvorlagen.
Währungen	Hier können neue Währung angelegt und die Standardwährung ausgewählt werden.
Gewicht	Auswahl der Standard Gewichtseinheit und ob das Warengewicht in Dokumenten angezeigt werden soll oder nicht.

Nummernkreise

Hier wird festgelegt, nach welchem Muster die Nummern vergeben werden.

Standardkonten

Das Standardkonto für die unterschiedlichen Zwecke kann festgelegt werden. Über die Lupe kann jeweils das Standardkonto aus einer Auswahl an Konten bestimmt werden.

Buchungskonfiguration

Hier werden die Buchungseinstellungen zu Verkauf- und Einkauf festgelegt sowie die Versteuerungsart und Buchungsmethode.

Einstellungen für DATEV

Es kann festgelegt werden, inwiefern Rechnungen und Buchungen geprüft werden sollen und was beim DATEV-Export geprüft werden soll

Löschbarkeit von Dokumenten

Es kann festgelegt werden, in welchen Dokumenten der Button ‚Löschen‘ angezeigt werden soll oder nicht

Allgemeine Dokumentenanhänge

PDF-Dateien wie beispielsweise AGBs oder Wartungsbedingungen können hochgeladen werden. Es kann entschieden werden, ob diese automatisch in den unterschiedlichen ERP-Dokumententypen an E-Mails oder PDF-Dokumente angehängt werden.

Lager

Lager und Lagerplatz	Einstellungen zu Standard-Lager und Standard-Lagerplatz.
Prozesse ohne Bestandsprüfung	Einstellungen für Auslagern und Fertigen ohne Bestandsprüfung.
Buchungen von VK-Rechnung	Ja/Nein Auswahl zu Auslagerprozessen beim Buchen in VK-Rechnungen.
Wareneingänge	Auswahl der vorhandenen Wareneingang-Zwischenlager und Wareneingang-Zwischenlagerplatz
Mindesthaltbarkeit	Ja/Nein Auswahl zur Mindesthaltbarkeitsanzeige.
Auslager-verfahren	Auswahl der vorhanden Auslager-Verfahren.
Bestandsreservierung	Ja/Nein Auswahl zu Bestandsreservierung und Chargenzwang.

Warnungen

Verschiedene Warnmeldungen zu Kreditlimit, VK/EK, Info-Pop-up und Ertrags-Warnschwelle können konfiguriert werden.

Features

DATEV	Ja/Nein Auswahl zur DATEV-Anzeige.
UStVA	Ja/Nein Auswahl zur Verwendung der UStVA.
Dateimanagement	Auswahlmöglichkeiten zum Dateimanagement wie z. B. Speichertypen von Dateien etc.
Datei-Speicher	Ja/Nein Auswahl zur Speicherung von Dateien/WebDAV im Backend und Prüfung von DokVerz.
Zusätzliche externe Dokumentenverzeichnisse	Hier können neue Dokumentenverzeichnisse konfiguriert werden.
Berichte	Auswahl darüber, ob Bilanz, GUV, BWA und Erfolgsrechnung im Menüpunkt "Berichte" aufgelistet wird.
Kundenstammdaten	Hier kann entschieden werden, ob ein Vertreter beim Erfassen eines neuen Kunden mit angelegt werden kann oder nicht. Außerdem kann die Höhe des Standard-Stundensatzes festgelegt werden.
Artikelstammdaten	Einstellungen zu den Stammdaten von Artikel.
Artikelpreise	Einstellungen zu den Nachkommastellen von Artikelpreisen für Einkauf und Verkauf.
Einkauf & Verkauf	Einstellungen zum Einkauf & Verkauf.
Produktion	Einstellungen zu Produktion.
E-Mail Blinde Kopie	Einstellungen zu E-Mail Blinde Kopie.
E-Mail	Einstellungen zu E-Mail.
Transport- und Versandkosten-Erinnerung	Hier können Artikel hinterlegt werden, die eine Erinnerung beim Speichern von Angeboten oder Aufträgen erhalten sollen.
Deaktivierte Preisquellen	Einstellung zum Deaktivieren von Preisquellen.
Preisregel Typ-Reihenfolge	Einstellung zur Preisregel Typ-Reihenfolge, die beliebig geändert werden kann.
Projekte	Einstellung zu Projekten.
Multi-Treffer Auswahlliste	Ja/Nein Auswahl zur Anzeige von Langtext in Auswahlliste bei mehreren Treffern.
Aktivierte Schnellsuchen	Hier wird entschieden, welche Schnellsuchen in der Kopfleiste angezeigt werden.
SEPA	Einstellung zu SEPA.
Experimentelle Features
Liefermengen Berechnung	Einstellungen zur Berechnung von Liefermengen.
Als nicht ausgelagert markieren	Ja/Nein Auswahl zur Anzeige des Buttons "als nicht ausgelagert markieren"
Kontobewegungen	Einstellungen zu den Kontobewegungen.
Drucken	Einstellungen zu Drucken.