Stammdaten

Allgemein

Ansprechpersonen

Lieferadressen

Projekte

Der Bericht zu allen aktuellen/aktiven Projekten kann unter Stammdaten/Projekte eingesehen werden. Über den Filter wird die Suche eingrenzt und entschieden, was in den Bericht aufgenommen werden soll.

Erfassen

Unter Stammdaten/Projekte/Erfassen werden neue Projekte angelegt. Die Informationen zum Projekt werden im Reiter "Basisdaten" hinterlegt.

Reiter "Basisdaten"

Nummer Die Projektnummer.
Beschreibung Beschreibung des Projekts (Feld für die Eingabe kann über das danebenstehende Symbol vergrößert werden).
Projekttyp Auswahl der vorhandenen Projekttypen.
Projektstatus  Auswahl des vorhandenen Projektstatus.
Kunde Auswahl der vorhandenen Kunden.
Lieferadresse Auswahl der vorhandenen Lieferadresse (wird nur eine angezeigt, falls bei dem Kunden eine hinterlegt ist).
Gültig

Auswahl ob Gültig oder Ungültig.
Aktiv

Auswahl ob Aktiv oder Inaktiv.

Preise aktualisieren

Die Artikelpreise (Verkaufs-, Einkaufs- und Listenpreis) können unter "Stammdaten/Preise aktualisieren" geändert bzw. angepasst werden. Dies ist vor allem dann nützlich, wenn der Preis mehrerer Artikel gleichzeitig geändert werden soll.

Die Funktionsweise ist hierbei wie folgt:

image.png

Bestandteiltausch

Der Bestandteiltausch ist eine Funktion bei dem eine Ware/Dienstleistung, die als Bestandteil in der Stückliste von Erzeugnissen ist, mit einer anderen ausgetauscht wird. Der Tausch erfolgt in allen Erzeugnissen bei denen diese Ware/Dienstleistung vorkommt und nach dem Tausch ist diese an der selben Position in der Stückliste. Unter Stammdaten/Bestandteiltausch wird diese Funktion aufgerufen.

Preisregeln

Provisionsregeln

Kunde/Lieferant

Die verschiedenen Reiter

Unter Stammdaten/Kunde oder Stammdaten/Lieferant können neue Kunden/Lieferanten angelegt werden. Hierbei sind die Reiter alle identisch und auch die Maske innerhalb der einzelnen Reiter unterscheiden sich lediglich bei den Basisdaten "minimal", weshalb die folgende Vorgehensweise für die Erstellung von Kunden und Lieferanten gilt.

image.png

Basisdaten
Nummer Nummer des Kunden oder Lieferanten, die vom Benutzer manuell oder vom System automatisch vergeben wird und dabei einzigartig ist.

Anrede

 Erfassung einer neuen Anrede oder Auswahl einer bereits Vorhanden.
Name Vollständiger Unternehmensname des Kunden oder Lieferanten.
Abteilung Abteilung des Unternehmens oder zweite/dritte Zeile des Unternehmensnamens.
Straße Anschrift, die in allen ERP-Dokumenten verwendet wird.
PLZ/Stadt Anschrift, die in allen ERP-Dokumenten verwendet wird.
Länderkürzel/Land Bestimmt die Steuerzone in der Buchungsgruppe.
GLN 13-stellige Ziffernfolge, die ein Unternehmen bzw. Unternehmensteil weltweit eindeutig identifiziert.
Kontakt Kontakt für Rechnungsbelange, wird jedoch in den Belegen nicht ausgegeben.
Telefon Nummer, unter der das Unternehmen erreicht werden kann.
Fax Fax-Nummer des Unternehmens.
E-Mail Standard E-Mail Adresse für Rechnungsversandt.
CC (E-Mail) Kopie der E-Mail für weitere Empfänger.
BCC (E-Mail) Kopie der E-Mail für weitere nicht ersichtliche Empfänger.
Homepage Hier wird die URL der Homepage hinterlegt.
Benutzername Benutzername für den Zugang zur Homepage.
Passwort Passwort für den Zugang zur Homepage.

Hinweis: Die Felder Kundennummer bis "Länderkürzel/Land" sind ausschließlich Stammdaten (keine Bewegungsdaten) und nur diese werden bei der Erzeugung von PDF-Dokumenten verwendet.

Hinweis: Das Feld E-Mail ist für den Rechnungsversand gedacht.

Hinweis: Das Info-Icon beinhaltet mit dem Pop-Up weitere Informationen zum Feld.

image.png
Abb. Maske zum Erfassen eines neuen Kunden

Hinweis: Die Maske beim Lieferanten ist generell gleich, es fallen nur einige Eingabefelder weg.

Ungültig Kunde/Lieferant wird nicht auswählbar in neuen ERP-Dokumenten.
Nur XML-erzeugen E-Rechnungen werden hierdurch nicht hybrid (PDF und XML) erzeugt, sondern nur im XML Format.
Kreditlimit Forderungen oder Verbindlichkeiten aus Auftrags- und Rechnungssummen.
Steuernummer Vom Finanzamt erteilte Zuordnungsnummer.
Währung Auswahl zwischen den vorhandenen Währungen.
Lieferbedingung Auswahl zwischen den vorhandenen Lieferbedingungen.
Verkäufer/in Auswahl eines Benutzers, der/die für den Verkauf zuständig ist.
Firmierung Auswahl der Firmierung (falls mehrere angelegt sind).
Interne Bemerkung Der Inhalt aus diesem Feld wird an die ERP-Dokumente vererbt (also intern) und nicht an PDF-Dokumente. Mit dem Stempel-Button wird das aktuelle Datum mit Uhrzeit und Benutzer hinterlegt.
Info Informationen nur für die Stammdaten oder als Pop-Up in ERP-Dokumenten.
Kleinunternehmer

Wird verwendet, um automatisch die Steuerzone in ERP-Dokumenten zu setzen. Hierfür muss zunächst unter System/Finanzbuchhaltung/Steuerzone eine Steuerzone mit Bedingung „Inland Kleinunternehmer“ erfasst werden, damit diese als Steuerzone in ERP-Dokumenten ausgewählt werden kann.
Auftragssperre

Kunde/Lieferant nicht auswählbar in neuen Aufträgen.
Zahlungsbedingungen Auswahl einer Zahlungsbedingung.
USt-IdNr. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist eine spezielle Steuernummer für Unternehmen innerhalb der Europäischen Union.
Kundentyp Anzeige und Auswahl nur dann, wenn dieser zuvor in der Mandantenkonfiguration angelegt wurde.

Lieferantentyp

 Auswahl der angelegten Lieferantentypen. Unter System/Stammdaten/Kunden-/Lieferantentypen können neue angelegt werden und hier können Sie auch Vertreter anlegen.

"Steuer im Preis inbegriffen" vorwählen

 Vorauswahl für die Preise, ob diese Brutto oder Netto sind (üblicherweise Netto).

Hauptkunde

 Die Auswahl von einem Hauptkunden wird der Kunde automatisch zu einem „Unterkunden“ definiert.

Mahnfrei

 Wird verwendet, damit „mahnfrei“ markierte Rechnungen nicht im Mahnlauf berücksichtigt werden.

Rabatt

 Standard Rabatt in den neuen ERP-Dokumenten.

Unsere Lieferantennummer beim Kunden

 Ihre Kundennummer beim Lieferanten

Sprache

Auswahl zwischen den vorhandenen Sprachen.
Lieferdauer (in Tagen) Definiert die Vorlaufzeit für den Produktionstermin.
Bankkonto
Lieferadresse

Warnung: Angelegte Lieferadressen unterliegen immer der Steuerzone des Kunden. Falls eine Lieferadresse mit einer anderen Steuerzone benötigt wird, so muss ein neuer/weiterer Kunde mit der gewünschten Steuerzone und anderer USt-IdNr. angelegt werden.

Weitere Adressen

Bereits angelegte Ansprechpersonen können über den Button „Ansprechperson löschen“ (links unten in der Anzeige) gelöscht werden.

Wiedervorlagen

Grundsätzlich ist eine Wiedervorlage nichts anderes als eine Erinnerung für folgende Zwecke:

Hinweise zum Erfassen einer neuen Wiedervorlage:

image.png
Abb. Anzeige nicht erledigten Wiedervorlagen auf der Startseite

Benutzerdefinierte Variablen

Eine Anzeige der bereits erfassten benutzerdefinierten Variablen für Kunden oder Lieferanten.

Artikel

Der Begriff „Artikel“ ist eine vereinfachte Darstellung Ihrer Produkte und Dienstleistungen aus der Realität und wird im odyn-ERP in 3 Artikel-Arten unterteilt: Ware, Dienstleistung und Erzeugnis.

Ware, Dienstleistung und Erzeugnis "erfassen"

Über Stammdaten/Artikel/Erfassen können neue Artikel in Form von Ware, Dienstleistung oder Erzeugnis erfasst werden. Die Erfassung selbst erfolgt erst über den Button "Speichern" in der Actionbar und benötigt mindestens die Artikelbeschreibung.

image.png
Abb. Artikel erfassen

Reiter "Basisdaten"
Artikelnummer Wird manuell oder vom System automatisch vergeben und ist dabei einzigartig.
Artikelklasse Definiert den Zweck (Einkauf, Verkauf, Handelsware, ...).
Artikelbeschreibung Ist auf 66 Zeichen begrenzt. Das Textfeld kann optional mit dem danebenstehenden Symbol vergrößert werden, falls eine längere bzw. mehrzeilige Artikelbeschreibung benötigt wird.
Langtext Hier können jegliche Zusatzinformationen zum Artikel hinterlegt werden.
Warengruppe

Definiert die "Eigenschaft" des Artikels, z. B. ob es sich um ein Ersatzteil handelt.
Buchungsgruppe Über die Buchungsgruppe erfolgt die Auswahl zum FiBu-Konto, welches die Einstellungen zur richtigen Steuerautomatik beinhaltet.
Firmierung Hier kann die Firmierung ausgewählt werden.
Zahlungsbedingungen Auswahl zwischen den vorhandenen Zahlungsbedingungen.

Weitere Eingabefelder:

EAN-Code

13-stellige Identifkationsnummer von GS1 ist eine eindeutige und unverwechselbare Produktbezeichnung, die für den Verkauf der Artikel benötigt wird.
Zolltarifnummer

Die Zolltarifnummer ist die numerische Codierung einer Ware und wird benötigt, wenn der Handel über den Zoll läuft.
Formel Siehe Erläuterung im Info-Pop-Up Button.
Grafik Ablage für Grafiken/Bilder über den Dateinamen.
Mikrofilm Ablage für Filme über den Dateinamen.
Dateipfad/Zeichnung Ablage für Zeichnungen o. Ä. über den Dateipfad.
Interne Bemerkung  Feld zum Erfassen interner Bemerkungen. Über den Stempel wird automatisch das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit für die Bemerkung hinterlegt.
Info Feld zum Erfassen weiterer Informationen wie z. B. Lieferhinweise, Produkthinweise o. Ä.
Exklusivität von Artikeln:

(1) und (2):
Beim Erfassen eines neuen Artikels besteht die Möglichkeit, diesem Artikel eine gesonderte Kunden-Artikel-Nr., Kunden-Artikelbeschreibung und Kundenpreis zu vergeben, welche nur für die Kunden/Lieferanten gilt, die hierfür erfasst wurden. Die Eingabefelder für Kunden-Artikelbeschreibung und Kundenpreis werden erst dann sichtbar, wenn eine Kunden-Artikel-Nr. erfasst wurde.

(3):
Mit Aktivierung des gelb markierten Felds erhält der Artikel die Eigenschaft "Exklusiv für folgende Kunden/Lieferanten", sodass der Artikel nur noch für die in (1) erfassten Kunden oder Lieferanten angezeigt wird. Für alle anderen Kunden/Lieferanten ist dieser Artikel dann nicht auswählbar.

image.png

Abweichende Anzeigen im Reiter "Basisdaten"

image.png

  1. Betrifft nur das Erzeugnis (Summen aus der Baukastenliste).

  2. Waren und Erzeugnisse laufen über das Lager (siehe Lager) und benötigen zusätzliche Angaben siehe roter Kasten.

  3. Die Disposition ist ein dynamisches Feld und zeigt abhängig von der Aktion "Verbrauch, Bedarf und ohne Bestand" unterschiedliche Eingabefelder an. 
           --> Der Verbrauch arbeitet mit Meldebestandslisten


Reiter "Baukastenliste" - nur bei Erzeugnis

image.png

Reiter "Strukturliste" - nur bei Erzeugnis

image.png

Preisregeln

Die Preisregeln führen über Bedingung mit Aktion zu einem Artikel-Preis im ERP-Dokument.

Nach der Produktkostenkalkulation erfolgen so weitere Preisanpassungen, wie:

Es gibt eine große Menge an Bedingungen, die verkettet werden können, um eine Preisregel als eindeutig zutreffend zu identifizieren. Um diese komplexen Strukturen verständlich anzuzeigen und sie leicht bearbeitbar zu machen, wird die Preisregel in einer Baumstruktur angezeigt und bearbeitet.

Eine passende Analogie ist auch ein Schwimmbecken mit Bahnen. Auf diesen Bahnen (Mikro-Preisregel) ist das Vorankommen an Bedingungen geknüpft und am Ende ist eine oder mehrere Aktionen, um den Preis/Rabatt/Preisabschlag zu bestimmen.

bahnen.png

Durch die Möglichkeit, mehrere Preisregeln (Schwimmbecken) und Mikro-Preisregeln (Bahnen) zu erfassen, steht ein zentrales und sehr flexibles Werkzeug zur Verfügung, um die Preisermittlung im Unternehmen zu strukturieren.

Bedingungs- & Aktions-Block


Im Bedingungs-Block kann aus verschiedenen Typen von Bedingungen eine gewählt werden:

Im Aktions-Block kann aus verschiedenen Typen von Aktionen eine gewählt werden:

preisregeln_1.pngpreisregeln_2.png


Zum Beispiel soll folgende Regel erstellt werden:
1) Bestimmter Kunde 2) mit Belegdatum 3) mit Lieferdatum 4) mit Artikel bekommt 5) einen Preis und 6) einen Rabatt.

preisregeln_3.png

Neuer Block in Unterbahn

Eine Bahn der Preisregel kann, auf dem Wege zur Aktion, an jeder Stelle in zwei Unterbahnen geteilt werden. Zum Beispiel eine Bahn mit 6 Unterbahnen von 1.1 bis 1.6 :

bahnen2.png

In der Actionbar lässt sich die Bearbeitung der Bahnen über ‚Bahnen an‘/‚Bahnen aus‘ ein- bzw. ausschalten.

Listen- und Staffel-Aktionen

Einige Kombinationen von Bedingungs- und Aktions-Blöcken werden oft in Preislisten benötigt. Diese häufig benötigten Kombinationen werden in einem Block zusammengefasst unter dem Namen „Listenaktion“ oder „Staffelaktion“. Diese ermöglichen eine leichtere und schnellere Handhabung. Auch die Darstellung von so einem Kombinations-Block ist übersichtlicher.

Name

Bedingung + Aktion

Artikel-Liste

Artikel + Preis/Rabatt/Abschlag

Kunden-Liste

Kunde + Preis/Rabatt/Abschlag

Lieferanten-Liste

Lieferant + Preis/Rabatt/Abschlag

Kunden-/Lieferantentyp-Liste

Kd.-/Lief.-Typ + Preis/Rabatt/Abschlag

Warengruppen-Liste

Warengruppe + Preis/Rabatt/Abschlag

Mengen-Staffel

Ab Menge + Preis/Rabatt/Abschlag

Verrechnungseinheit-Staffel

Ab Verrechnungseinheit + Preis/Rabatt/Abschlag

Belegdatum-Staffel

Ab Belegdatum + Preis/Rabatt/Abschlag

Lieferdatum-Staffel

Ab Lieferdatum + Preis/Rabatt/Abschlag

Anmerkungen

Beim Anlegen von Preisregeln und Mikro-Preisregeln entsteht gleichzeitig eine Logik bzw. Struktur, der die Preisermittlung folgt. Diese Struktur muss bei der Erfassung oder Aktualisierung von Preisregeln konsequent eingehalten werden. Eine ‚Ordnung‘ in der Preisermittlung ergibt sich nicht durch die Preisregeln selbst, sondern durch die zugrunde liegende Logik und Struktur bei deren Anlage und Nutzung.

Hinweise im Umgang mit Preisregeln:

  1. Ein Gesamtbild zur Preisermittlung im Unternehmen verschaffen.
  2. Aus dieser Übersicht die notwendige Logik und Struktur ableiten.
  3. Die Bedingungen in den Preisregeln möglichst in gleicher Reihenfolge halten.
  4. Die Anzahl der Bahnen in den Preisregeln so gering wie möglich halten.
  5. Die Bahnen in den Preisregeln möglichst in gleicher Reihenfolge anordnen.
  6. Neue Preisregeln mit sinnvollen und systematischen Namen sowie Bemerkungen erstellen.
  7. Eine Balance zwischen zu vielen Preisregeln und zu langen Preisregeln wahren.

Im ERP-Dokument wird pro Position in der Spalte Preisquelle „Preisregel“ angezeigt, wenn die Preisermittlung über eine Preisregel erfolgt ist. 

Änderungen an einer bereits genutzten Mikro-Preisregel ersetzen die alte und speichern diese als ungültig.

Je nach Bedienung kann in einer Bahn mehrfach der Block zum Hinzufügen neuer Bahnen bestehen bleiben. Zum Entfernen muss der entsprechende Aktions-Block in der jeweiligen Bahn gelöscht werden.

preisregeln_4.png