ERP-Hilfe
- Administration
- Anzahlung und Schlussrechnung
- Berechnung der Vertreterprovision (Vertreterabrechnung)
- Erfassen von "Überweisungen via SEPA"
- Fehler bei Erzeugung einer E-Rechnung
- Gewichtetes Mittel
- Import/Export von Artikelstammdaten
- Inventuraufnahme
- Kontobewegungen zuweisen
- Kunden- Lieferantenstammdaten
- Lieferbedingung gemäß CEN/TS16931-3-3 (Profil EXTENDED)
- Rahmen- und Abrufaufträge
- Stammdatenpreis
- Validierung erhaltener E-Rechnung
Administration
Anmeldung
- Über den Link "Administration" in der Benutzeranmeldemaske gelangt man zur Anmeldung an der Administrationsseite.
- Hier können Einstellungen für Benutzer, Mandanten und Gruppen getroffen werden.
- Über den Menüeintrag "Benutzer, Mandaten und Benutzergruppen" können diese jeweils neu eingerichtet werden.
Benutzer
Beim Anlegen von Benutzern sind die Felder "Login" (Anmeldename), Passwort und die Auswahl des Mandanten und der Gruppen wichtig für eine erfolgreiche Anmeldung am ERP-System.
Besonderheit Domain-Anbindung;
Ist das ERP-System mit einer Domain verbunden, wird das Feld "Passwort" nicht angezeigt. Dieses ist nicht nötig, da das Passwort direkt aus der Domain abgefragt wird. Allerdings ist es zwingend erforderlich, dass der Login genau gleich dem Benutzernamen in der Domain ist, sonst kann keine Anmeldung am ERP-System durchgeführt werden.
Tipp beim Anlegen von neuen Benutzern:
Wenn der neue Benutzer einen Referenzbenutzer hat, sollte der Referenzbenutzer geöffnet, mit den Daten des neuen Benutzers gefüllt und auf "Als neu speichern" (wichtig!) geklickt werden.
Mandant
Pro ERP-System können mehrere Mandanten erstellt werden, dabei sind die Daten der beiden Mandaten voneinander getrennt.
Jeder Mandant besitzt somit seine eigene Datenbank.
Der Mandant wird bei der Erstinstallation des ERP-Systems eingerichtet. Die Daten sollten hier nicht geändert werden.
Gruppen
Innerhalb einer Gruppe können Berechtigungen für die verschiedenen Bereiche des ERP-Systems (Stammdaten, Verkauf, Einkauf, …)
eingerichtet werden. Am Ende der Berechtigungen kann die Zuweisung für Benutzer und Mandanten durchgeführt werden.
Es ist somit möglich, Gruppen für verschiedene Mandaten oder auch verschiedene Abteilungen einzurichten.
Gruppen für Abteilungen einzurichten, ist die beste Wahl, um die Berechtigungen innerhalb des ERP-Systems zu definieren.
Besonderheiten
Die folgenden Gruppenberechtigungen sollten nicht verwendet werden:
- Webshop bzw. Shop (Stammdaten, Verkauf und Konfiguration)
- Pflichtenhefte (Verkauf)
- Briefe (Verkauf und Andere)
- Produktion (nur wenn die Produktion im ERP-System aktiv ist)
- Abschnitt Druck
- Standard-Einstellungen (Konfiguration)
ACHTUNG
Ohne vorherige Absprache mit der opendynamic sollten die Menüpunkte "Datenbankadministration" und "Druckeradministration" nicht genutzt werden.
Anzahlung und Schlussrechnung
Aktuell sind Anzahlungsrechnungen mit dem Präfix "AR" in der Rechnungsnummer vom Benutzer zu kennzeichnen. Diese Anzahlungsrechnungen (Angeforderte Anzahlungen) sollen beim DATEV-Import vom Steuerberater gelöscht werden. Bei Zahlungserhalt wird das Rechnungsdatum auf das Datum des Zahlungseingangs gesetzt und ohne Präfix "AR" an den Steuerberater exportiert.
Die Handhabung im ERP-System ist in den folgenden Punkten beschrieben:
Anzahlung anfordern
- Auftrag öffnen
- Button "Workflow/Rechnung"
- Hinzufügen - Den Artikel "Angeforderte Anzahlung" (Nr. AA) als 1-Position hinzufügen
- Editiere Artikelbeschreibung und Preis
- Alle weiteren Positionen löschen
- Vorgangsbezeichnung editieren (z.B. "1. Anzahlung", "2. Anzahlung", ...)
- Export/Druckvorschau
- Falls alles korrekt ist, Rechnung "Buchen"
- Rechnungsnummer editieren (Präfix "AR" vor Rechnungsnummer setzten)
- Button "Export/Drucken", um die PDF zu erzeugen
- Button "Export/E-Mail" an den Kunden
Zahlungseingang
- Anzahlungsrechnung öffnen
- Rechnungsnummer editieren (Präfix "AR" löschen)
- Rechnungsdatum editieren (Datum vom Zahlungseingang)
- Zahlungseingänge erfassen (Datum, Betrag und Konto)
- Button "Buchen"
Schlussrechnung
- Lieferschein öffnen
- Button "Workflow/Rechnung"
- Hinzufügen - Für jede "Erhaltene Anzahlung" (Nr. AA) 1x-Position am Ende hinzufügen
- Editiere Artikelbeschreibung (Erhaltene Anzahlung RG: Nr. vom Datum MwSt. €) und Preis (im Minus)
- Editiere Artikelbeschreibung (Erhaltene Anzahlung RG: Nr. vom Datum MwSt. €) und Preis (im Minus)
- Vorgangsbezeichnung editieren (z.B. Schlussrechnung)
- Button "Export/Druckvorschau"
- Falls alles korrekt ist, Rechnung "Buchen"
- Button "Export/Drucken", um die PDF zu erzeugen
- Button "Export/E-Mail" an den Kunden
Berechnung der Vertreterprovision (Vertreterabrechnung)
1. Lieferantentyp für Vertreter anlegen
Unter dem Menüpunkt System
/Stammdaten
/Kunden-/Lieferantentyp
wird ein neuer Typ erfasst.
2. Vertreter anlegen/kennzeichnen
Vertreter werden als Lieferanten erfasst, mit dem Lieferantentyp für die Vertreter.
Nach dem Speichern wird entweder die Lieferantennummer oder ein eigener Nummernkreis fortgeführt.
3. Provisionsregel erfassen
Unter dem Menüpunkt Stammdaten
/Provisionsregel
können neue Provisionsregel anlegen werden.
- Provisionsregeln können auf Warengruppe oder Artikel mit einer höheren Priorisierung eingeschränkt werden. Dabei ist die Provisionsregel mit Warengruppe höher priorisiert als eine allgemeine Provisionsregel für den Kunden und eine mit Artikel am höchsten priorisiert.
- Wenn ab einem bestimmten Zeitpunkt ein neuer Provisionssatz gelten soll, muss dafür eine Provisionsregel mit neuem Startdatum angelegt werden. Neuere Provisionsregeln (d.h. solche mit späterem Startdatum) sind höher priorisiert und lösen somit die älteren Provisionsregeln ab. Wenn eine Provisionsregel nicht durch eine neuere abgelöst wird, sondern die Auszahlung der Provision zu einem Datum beendet werden soll, muss ein Enddatum gesetzt werden.
- Es können keine zwei Provisionsregeln mit identischer Kombination von Startdatum, Kunde, Vertreter, Artikel und Warengruppe gespeichert werden.
4. Nicht provisionierbare Artikel
Soll ein Artikel von der Provision ausgeschlossen werden, kann die Checkbox "Nicht provisionierbar" in den Artikelstammdaten gesetzt werden.
5. Vertreterabrechnung
Die Vertreterabrechnung kann unter Verkauf
/Berichte
/Vertreterabrechnung
generiert werden. Zur Erstellung des Berichts muss immer das Rechnungsdatum von und bis eingeschränkt werden. Ohne Vertreter (und Checkbox Vertreterabrechnung) erfolgt zum Zeitraum eine Übersicht mit allen Vertretern.
- Wenn
Kunde
unterIn Bericht aufnehmen
angehakt wird, erfolgt Gruppierung zu Vertreter und Kunde mit dessen Nr. - Mit der Checkbox
Vertreterabrechnung
und einem Vertreter im Suchfeld erfolgt die eigentliche Vertreterabrechnung.
In diesem Bericht werden alle provisionierbaren Rechnungspositionen angezeigt (Artikel ohne Checkbox "Nicht provisionierbar" und einer Provisionsregel). Pro Position wird der Provisionssatz angezeigt, der sich aus den Provisionsregeln ergeben hat, zusammen mit Umsatz und der daraus berechneten Provision.
- Pro Rechnung gibt es jeweils eine Zeile für die Summen von Umsatz und Provision. In der letzten Zeile des Berichts werden die zugehörigen Gesamtsummen angezeigt.
Auftragsbestätigung per E-Mail an Vertreter
Unter System
/Mandantenkonfiguration
/Features
gibt es die Einstellung Sende blinde Kopie zu Vertretern
. Wenn diese eingeschaltet ist, werden beim Erstellen einer E-Mail in einem Verkaufsauftrag die E-Mail-Adressen aller Vertreter, die entsprechend der Provisionsregeln von diesem Auftrag betroffen sind, automatisch zum Feld Bcc
hinzugefügt.
Export
Erfassen von "Überweisungen via SEPA"
Der Bericht "Überweisungen via SEPA" kann für ausgewählte Rechnungen eine Datei im SEPA-XML-Format erstellen, welche von der Bank verarbeitet werden kann, um die Überweisungen durchzuführen. Nach selben Grundsätzen funktioniert auch der Bericht "Bankeinzüge via SEPA".
1 Fälligkeitsdatum:
Das Fälligkeitsdatum wird aus der Rechnung und dem Skonto bestimmt. Dabei werden Wochenenden und Feiertage nicht berücksichtigt. Sondern lediglich die Daten aus der Zahlungsbedingung ermittelt.
- Wenn sich die Rechnung innerhalb der Skontofrist befindet, wird das Fälligkeitsdatum auf das Ende der Skontofrist gesetzt.
- Wenn die Skontofrist überschritten wird, wird das Fälligkeitsdatum automatisch auf das Fälligkeitsdatum der Rechnung gesetzt.
2 Lieferant:
In diesem Feld wird der Lieferant angezeigt. Sollten mehrere Rechnungen mit demselben Fälligkeitsdatum vorhanden sein, werden diese gruppiert und nur einmal der Lieferantenname ausgegeben.
3 Rechnung:
In diesem Feld sind die Rechnungen über ihre Rechnungsnummer verlinkt.
4 / 5 / 6 / 7 Rechnungsbetrag / offener Betrag / Rechnungsdatum / Zahlungsbedingungen:
Diese Felder zeigen relevante Daten zu den Rechnungen an.
8 Skonto + 0 Tage:
Hier wird der Prozentwert und der entsprechende Geldwert zu den Skonti, sowie das Datum bis zu welchem diese gültig sind, angezeigt.
Felder, die in der Skontofrist liegen, werden in Grün markiert.
9 Zahlungsart:
Es gibt drei Zahlungsarten ohne Skonto, mit Skonto nach ZB, mit freiem Skonto.
- ohne Skonto: Der Zahlungsbetrag wird unverändert übernommen.
- mit Skonto nach ZB: Der Skontobetrag wird vom Zahlungsbetrag abgezogen.
- mit freiem Skonto: Der freie Skontobetrag muss manuell vom Zahlungsbetrag abgezogen werden.
10 Zahlungsbetrag:
In diesem Feld kann der gewünschte Zahlungsbetrag eingetragen werden. Standardmäßig wird für ohne Skonto der volle offene Betrag übernommen. Bei der Zahlungsart mit Skonto nach ZB wird das Skonto automatisch abgezogen und das Feld kann nicht bearbeitet werden. Bei der Zahlungsart mit freiem Skonto kann das Feld frei beschrieben werden, es sollte aber auf den richtigen Umgang mit Skonti geachtet werden.
11 Verwendungszweck:
In diesem Feld wird immer die Rechnung und Rechnungsnummer eingetragen.
Bei mit Skonto nach ZB werden die Skontoinformationen automatisch ergänzt.
Fehler bei Erzeugung einer E-Rechnung
Das odyn-ERP erzeugt E-Rechnungen nach der Spezifikation ZUGFeRD 2.3.2 / Factur-X 1.07.2 im Profil EXTENDED.
In der Spezifikation sind die Geschäftsregeln im Detail aufgeführt.
Hinweis: Fehler in Geschäftsregeln [BR-?] oder Feldern (BT-?) verhindern die Erzeugung einer E-Rechnung
Die häufigsten Fehlermeldungen
1) [BR-IC-02]: USt-IdNr. fehlt
[BR-IC-02]-An Invoice that contains an Invoice line (BG-25) where the Invoiced item VAT category code (BT-151) is "Intra-community supply" shall contain the Seller VAT Identifier (BT-31) or the Seller tax representative VAT identifier (BT-63) and the Buyer VAT identifier (BT-48). [ID FX-SCH-A-000241] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xslt)
Ursache: |
Lösung: |
In Kunden-Stammdaten fehlt die USt-IdNr. | USt-IdNr. in Kunden-Stammdaten eintragen. |
2) [BR-AE-02]: USt-IdNr. fehlt
[BR-AE-02]-An Invoice that contains an Invoice line (BG-25) where the Invoiced item VAT category code (BT-151) is "Reverse charge" shall contain the Seller VAT Identifier (BT-31), the Seller Tax registration identifier (BT-32) and/or the Seller tax representative VAT identifier (BT-63) and the Buyer VAT identifier (BT-48) and/or the Buyer legal registration identifier (BT-47).
[ID FX-SCH-A-000235] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xslt
Ursache: |
Lösung: |
In Kunden-Stammdaten fehlt die USt-IdNr. | USt-IdNr. in Kunden-Stammdaten eintragen. |
3) [BR-S-05]: Steuerschlüssel in FiBu-Konto falsch
[BR-S-05]-In an Invoice line (BG-25) where the Invoiced item VAT category code (BT-151) is "Standard rated" the Invoiced item VAT rate (BT-152) shall be greater than zero. [ID FX-SCH-A-000250] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xslt
Ursache: |
Lösung: |
Die verwendete Steuerzone ist mit der Kategorie "Standard" definiert. Der verwendet Steuerschlüssel ist aber nicht Standard.(Standard = 7% oder 19%) |
Steuerschlüssel im entsprechendem FiBu-Konto korrigieren. |
4) [BR-11]: Länderkürzel und/oder Land fehlt
[BR-11]-The Buyer postal address shall contain a Buyer country code (BT-55). [ID FX-SCH-A-000157] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xslt) Value of 'ram:CountryID' is not allowed. [ID FX-SCH-A-000036] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xslt
oder
Can't call method "iso" on an undefined value at /opt/erp/pen/test/odyn-erp/SL/DB/Helper/FacturX.pm line 331.
Ursache: |
Lösung: |
In Kunden-Stammdaten fehlt das Länderkürzel und/oder Land. Auch Rechnungsadresse beachten! |
In Kunden-Stammdaten Länderkürzel und/oder Land eintragen. |
5) [BR-25]: Artikelbeschreibung fehlt
[BR-25]-Each Invoice line (BG-25) shall contain the Item name (BT-153). [ID FX-SCH-A-000204] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xsl
Ursache: |
Lösung: |
Artikel ohne Artikelbeschreibung. |
Artikelbeschreibung eintragen (auch Stammdaten beachten). |
6) [BR-27]: Negativer Preis im Artikel
[BR-27]-The Item net price (BT-146) shall NOT be negative. [ID FX-SCH-A-000206] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xslt
Ursache: |
Lösung: |
Artikel-Preis (Spalte "Preis" in Pos.-Tabelle) darf nicht negativ sein |
Position entfernen oder eine negative Menge verwenden. |
7) Lieferbedingung ohne Typ
Value of 'ram:DeliveryTypeCode' is not allowed. [ID FX-SCH-A-000320] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xslt
Ursache: |
Lösung: |
Es wird eine Lieferbedingung ohne Typ (Incoterms Code) verwendet. |
In der verwendeten Lieferbedingung muss der Typ (Incoterms Code) eingegeben werden. |
8) Steuerzone ohne Kategorie
Value of 'ram:CategoryCode' is not allowed. [ID FX-SCH-A-000179] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xslt
Ursache: |
Lösung: |
Es wird eine Steuerzone ohne Umsatzsteuerkategorie verwendet. |
In der verwendeten Steuerzone muss die Umsatzsteuerkategorie eingegeben werden. |
Gewichtetes Mittel
Verwendung
Ein bereits vorhandener Artikelbestand auf Lager und ein neu hinzukommender Bestand können unterschiedliche Einkaufspreise haben. Statt den Einkaufspreis vom Artikel einfach auf den neuen Preis zu setzen, bietet odyn-ERP die Möglichkeit ein gewichtetes Mittel aus dem Preis der angelieferten Menge und den Preis vom vorhandenen Lagerbestand zu bilden. So wird der Einkaufswert, vom Lagerbestand und der Rohertrag in den ERP-Dokumenten besser abgebildet.
Konfiguration des Features im ERP
In System/Mandantenkonfiguration/Features/Artikelstammdaten "Automatisches Aktualisieren von Einkaufspreisen". Wenn der Wert "Lieferant + Artikel-GwMittel" gestellt ist, ist die Preisaktualisierung durch das gewichtete Mittel aktiviert. Beim Buchen einer Einkaufsrechnung wird ein neues gewichtetes Mittel errechnet und als Einkaufspreis in den Stammdaten aktualisiert.
Das berechnete GW-Mittel kann in den Details zu der Position in der Einkaufsrechnung überprüft werden. Diese können über den Knopf "Details anzeigen" im Dokument angezeigt werden.
Berechnung
Das GW-Mittel muss die angelieferte Menge und den momentanen Lagerbestand berücksichtigen, um Gewichtung der neuen Ware zu ermitteln. Deswegen ist es wichtig zu wissen, ob die angelieferte Menge bereits eingelagert ist oder nicht. Sollte die Ware bereits eingelagert sein, muss die eingelagerte Menge vom Lagerbestand abgezogen werden.
Dazu wird der Status des mit der Rechnungsposition verknüpften Lieferscheins überprüft: ist dieser eingelagert, wird die bisherige Menge bestimmt, indem bisherige_menge = Lagerbestand - Rechnungsmenge
gerechnet wird, ansonsten gilt bisherige_menge = Lagerbestand
. Sollte kein Lieferschein verknüpft sein, wird eine Warnung ausgegeben und keine Berechnung vorgenommen, da die bisherige Menge nicht eindeutig bestimmt werden kann.
Die Formel ist sonst immer gleich, mit:
M = bisherige_menge
, rM = gelieferte_menge
, P = bisheriger_preis
und rP = rechnungs_preis
Berechnet sich das GW-Mittel: GWM = ((rM * rP) + (M * P))/(rM + M)
.
Sollte sich der Preis des Artikels ändern, wird dies in einem History-Eintrag unter "Preisinformation" im Artikel festgehalten.
Das GW-Mittel wird nur ein mal pro Position berechnet, mehrfaches Buchen löst keine neue Berechnung aus.
Import/Export von Artikelstammdaten
Export aus dem ERP-System
Artikelbericht unter "Stammdaten/Artikel" mit relevanten Daten erstellen.
CSV-Datei über "Export/CSV-Export" mit folgenden Optionen (Standardoptionen) exportieren:
Anführungszeichen | " |
Escape-Zeichen | Wie Anführungszeichen |
Feldtrennzeichen | ; |
Zeilenumbrüche | Unix (LF) |
Kodierung | UTF-8 |
Optionen: | Spaltenüberschriften erzeugen Entferne [[ Kommentare ]] |
Falls Artikel aus dem Export aktualisiert werden sollen, MUSS die Checkbox "Entferne [[ Kommentare ]]" abgewählt werden.
Vorbereitung für den CSV-Import von Artikelstammdaten
Beim Anpassen der CSV-Datei sollte auf Folgendes geachtet werden
- Spalte "Artikelnummer" sollte immer in der CSV-Datei enthalten sein.
- Es sollten nur relevante Werte als Spalten in der CSV-Datei vorkommen
- Beim Speichern darauf achten, dass die Filteroptionen (siehe oben) nicht geändert werden
Bei Excel ist die Handhabung mit CSV-Dateien etwas komplizierter. Unter folgendem Link wird die Verarbeitung von CSV-Dateien unter Excel dargestellt: Importieren oder Exportieren von Textdateien (TXT oder CSV)
Achtung! Durch das Bearbeiten von CSV-Dateien können führende Nullen entfernt werden. Deshalb immer darauf achten, dass die Spalten immer als Text definiert sind.
Einstellungen beim CSV-Import
Ein CSV-Import kann genutzt werden, um das Anlegen von vielen Artikeln zu vereinfachen oder bereits vorhandene Artikel zu aktualisieren. Je nachdem, welche Art von Import gewünscht ist, müssen die Import-Einstellungen definiert werden.
1. Import von neuen Artikeln in das ERP-System
Zahlenformat: | 1.000,00 |
---|---|
Zeichensatz: | UTF-8 |
Trennzeichen: | Semikolon |
Anführungszeichen-Symbol: | Doppelte Anführungszeichen |
Escape-Zeichen: | Doppelte Anführungszeichen |
Dublettencheck: | Artikelnummer |
Artikel mit existierender Artikelnummer: | Eintrag überspringen |
Verkaufspreis: Nachkommastellen: | 2 |
Verkaufspreis: Preisanpassung: | ignorieren |
Als Shopartikel setzen, falls Spalte nicht vorhanden: | ignorieren |
Typ: | Je nachdem, welche Artikel importiert werden sollen, |
Artikelklasse: | Je nachdem, welche Artikel importiert werden sollen. |
Standardbuchungsgruppe: | Je nachdem, welche Artikel importiert werden sollen. |
Standardeinheit: | Stck. |
2. Aktualisieren von vorhandenen Artikeln im ERP-System
Zahlenformat: | 1.000,00 |
---|---|
Zeichensatz: | UTF-8 |
Trennzeichen: | Semikolon |
Anführungszeichen-Symbol: | Doppelte Anführungszeichen |
Escape-Zeichen: | Doppelte Anführungszeichen |
Dublettencheck: | Artikelnummer |
Artikel mit existierender Artikelnummer: | Je nachdem, welchen Import durchgeführt werden sollte. |
Verkaufspreis: Nachkommastellen: | 2 |
Verkaufspreis: Preisanpassung: | ignorieren |
Als Shopartikel setzen, falls Spalte nicht vorhanden: | ignorieren |
Typ: | ignorieren |
Artikelklasse: | ignorieren |
Standardbuchungsgruppe: | ignorieren |
Standardeinheit: | Stck. |
Spaltenzuordnung
Hier können die angegebenen Spalten in der CSV-Datei Spalten des ERP-Systems zugeordnet werden. Angaben zu den Spalten des ERP-Systems findet man unter "Hilfe zu Spaltennamen/Hilfetext anzeigen".
Vorschau und Import
Der Artikel-Import sollte immer zuerst auf der Testumgebung des ERP-Systems durchgeführt und geprüft werden. Erst bei zufriedenstellendem Ergebnis sollte der Import im produktiv System durchgeführt werden.
Falls alle Daten in der Vorschau gut aussehen, können die Daten durch den Button "Import" in das ERP-System importiert werden.
Nachdem die Daten erfolgreich in das ERP-System importiert wurden, wird das Import-Ergebnis angezeigt. Dieses Ergebnis kann über "mehr/CSV-Export des Ergebnisses" als CSV-Datei exportiert werden.
Inventuraufnahme
- Die Inventurerfassung ist unter „Lager/Inventuraufnahme“ zu finden.
- Die Inventur wird dabei in die folgenden vier Phasen aufgeteilt.
Bereich
- Unter „Bereich“ können die Läger für die anstehende Inventur festgelegt werden.
- Über die Pfeil-Buttons können die zu zählenden Läger von links nach rechts übertragen werden.
- Mit „Speichern“ wird für die gewählten Läger die Inventur gestartet. Zu Lägern mit laufender Inventur können Zählungen erfasst werden.
Wichtig: Es findet keine Sperrung der Läger während der Inventur statt. Dies bedeutet, dass die Läger weiter im ERP-System bebucht werden können und dadurch die Lager-Bestände von den Zähl-Beständen abweichen können.
Zählung
- Unter „Zählung“ können die einzelnen, gezählten Artikel erfasst werden. Die gewählten „Lager“ & „Lagerplatz“ werden für alle eingetragenen Positionen übernommen.
- Die Eingabe der Artikel ist auf eine Tastaturbedienung ausgelegt.
- Der Artikel kann per Schnellsuche eingegeben werden. Über die Pfeiltasten der Tastatur kann der richtige Artikel gewählt werden. Per Tab-Taste kann zwischen den einzelnen Feldern gewechselt werden.
- Mit Enter wird die Eingabe einer Position abgeschlossen und in der Tabelle unter der blauen Linie angezeigt.
- In der Spalte „Aktionen“ kann eine Position bearbeitet oder gelöscht werden.
- In der Spalte „Delta“ wird die Differenz zwischen dem Lagerbestand im ERP und der Zählung angezeigt.
Wichtig: Wird zu einem Lagerplatz mehrfach der gleiche Artikel mit der gleichen Chargennummer eingetragen, werden die Mengen auf dem ersten Eintrag zusammengefasst. Auch wenn dies über mehrere Benutzer verteilt eingetragen wird. In diesen Fällen wird eine Meldung mit den relevanten Informationen oben rechts angezeigt.
Prüfung
Die "Prüfung" kann genutzt werden, um die gesamte Erfassung einzusehen und Fehler und Ausnahmefälle zu erkennen und zu korrigieren.
Über die Filter „Delta“ können bestimmte Fälle gesondert angezeigt werden:
- "Zählung < ERP“ – Zeigt Einträge, in denen die Zählung kleiner ist, als der im ERP vorhandene Bestand.
- "Zählung > ERP“ - Zeigt Einträge, in denen die Zählung größer ist, als der Bestand im ERP.
- "Zählung ohne ERP“ – Zeigt Einträge, die keinen Bestand im ERP haben.
- "ERP ohne Zählung“ – Zeigt Einträge mit Bestand im ERP, zu denen keine Zählung erfasst wurde.
Über den Filter „Spezialfälle“ können bestimmte weitere Fälle angezeigt werden:
- "Überreserviert“ – Zeigt Einträge, in denen die Zählung geringer ist, als die vorhandene Reservierung
- "LS ausgelagert, AA nicht Rückgemeldet“ – Zeigt Minusbestände an, zu denen es ausgelagerte Lieferscheine gibt, aber die Abfüllanweisung noch nicht rückgemeldet ist.
In dieser Phase können die angezeigten Einträge als PDF- und CSV-Dateien exportiert werden.
Buchung
Sind alle Prüfungen und Korrekturen abgeschlossen, können über den Button Buchen die Lagerbuchungen für die ausgewählten Lager erzeugt werden.
Wichtig: Minusbestände, die in der Phase 3 "Prüfung" mit dem Filter „LS ausgelagert, AA nicht Rückgemeldet“ angezeigt wurden, werden nicht ausgebucht, da das Buchen der Abfüllanweisung den Lagerbestand erhöht.
Kontobewegungen zuweisen
Die Kontobewegung im odyn-ERP mit dem Status "offen" haben noch keine "Zuweisung". Bei einer Zuweisung wird die Kontobewegung mit einer Buchung verknüpft und der Betrag aus der Kontobewegungen wird als Zahlung an diese Rechnung übergeben.
- Mit erfolgter Zuweisung wird der Status automatisch auf geschlossen gesetzt.
- Eine Kontobewegung kann mehreren Buchungen zugewiesen werden (Sammelüberweisung).
- Es können auch mehrere Kontobewegungen einer Buchung zugewiesen werden (Teilzahlungen).
- Abhängig von den Einstellungen im Abschnitt Kontobewegungen in System/Mandantenkonfiguration kann eine Kontobewegung durch den Benutzer geschlossen oder auch gelöscht werden.
- Jede noch offene Kontobewegung wird mit allen offenen Rechnungen verglichen. Betrag, Fremder Kontoinhaber, Verwendungszweck & Fremde IBAN der Kontobewegung werden abgeglichen.
- Bei diesem Abgleich kommen mehrere Prüfungen mit unterschiedlichen Punkten zu tragen (Scoring-Modell/Punktwertverfahren).
- Hat eine Rechnung über 15 Punkte (grün) und ihr Betrag oder ihr offener Betrag ist gleich dem Betrag der Kontobewegung, so wird diese im Reiter "Vorschläge" der Kontobewegung angezeigt.
- Alle Rechnungen ab 5 Punkte (gelb) werden dem Benutzer als Vorauswahl im Reiter "Alle Buchungen" angeboten.
- Die Punktanzahl für grün und gelb sind in der Mandantenkonfiguration unter "Features -> Kontobewegungen" einstellbar.
Folgende Einzelpunkte werden addiert:
Punkte | Beschreibung |
3 | Übereinstimmung mit Kunden-/Lieferantenname aus Stammdaten |
1 | Kundennummer/Lieferantennummer existiert im Verwendungszweck |
2 | Mandats-Referenz und Gläubiger-ID sind im Verwendungszweck |
2 | Tagesdifferenz zwischen Bankbewegung und Rechnung ist <= 120 |
3 | Übereinstimmung mit Kontoinhaber aus Stammdaten |
3 | Übereinstimmung mit IBAN aus Stammdaten |
4 | Übereinstimmung mit Rechnungssumme |
4 | Übereinstimmung mit Fehlbetrag |
4 | Auftragsnummer des Lieferanten im Verwendungszweck |
4 | Eigene Auftragsnummer im Verwendungszweck |
4 | Rechnungsnummer des Lieferanten im Verwendungszweck |
4 | Eigene Rechnungsnummer im Verwendungszweck |
-2 | Zahlung mehr als 5 Tage vor Rechnungsstellung |
3 | Übereinstimmung mit Kunden-/Lieferantenname aus Stammdaten |
5 | Berücksichtigt exaktes Skonto |
15 | Übereinstimmung Summe aus offenem SEPA-Export der nicht älter als 5 Tage ist |
5 | SEPA MESSAGE ID im Verwendungszweck |
20 | Ist eine Sammelüberweisung/Lastschrift |
Kunden- Lieferantenstammdaten
Einleitung
Die Stammdaten in odyn bilden die Grundlage für alle weiteren Arbeitsabläufe. Sie werden im Einkauf, Verkauf, Lager und in der Finanzbuchhaltung verwendet und in den verschiedenen Formularen vorausgefüllt.
In den Stammdaten werden alle relevanten Daten der Kunden und Lieferanten hinterlegt. Diese werden, beim Anlegen, in die verschiedenen Bewegungsdaten (Angebot, Auftrag, etc.) vererbt.
Basisdaten
- In diesem Reiter werden die Adress‐ und Kontaktdaten des Kunden/Lieferanten erfasst.
- Darüber hinaus werden die verschiedene Daten festgelegt, die für die spätere Auftragsabwicklung relevant sind, wie beispielsweise Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen, Währung, etc.
- Diese Daten sind im späteren Arbeitsablauf (Erfassung eines Angebots, Auftrags etc.) voreingestellt, können aber vorgangsbezogen geändert werden.
Besonderheiten:
Das Länderkürzel ist mit ausschlaggebend für die Steuerzone im ERP-Dokument. Je nachdem welches Land ausgewählt wird und ob eine USt-IdNr. gesetzt ist oder nicht, wird die Steuerzone im ERP-Dokument ausgewählt.
Um Kunden/Lieferanten als "Kleinunternehmer" zu markieren, muss eine zusätzliche Steuerzone eingerichtet werden.
Die Rechnungsadresse wird standardmäßig in ERP-Dokumenten verwendet.
Bankkonto
- In diesem Reiter werden die Bankverbindung des Kunden/Lieferanten hinterlegen.
- Die Angabe der IBAN und BIC dient unter anderem dazu, einen automatisierten Abgleich der Angaben in den Kontoauszügen durchzuführen, wenn der Kunde überweist oder werden für den Zahlungsverkehr mit dem Lieferanten benötigt.
- Im Falle einer Lastschriftermächtigung sind zusätzlich die Angaben der Mandanten‐lD und des Unterschriftsdatums zwingend erforderlich, um die Forderungen per Lastschrift einziehen zu können.
Standardmäßig wird als Kontoinhaber der Kunden-/ Lieferantenname aus den Basisdaten verwendet, auch wenn dieses Feld leer ist. Sollten sich in den Namen jedoch Sonderzeichen befinden, welche bei SEPA-Anweisungen zu Problemen führen, sollte in das Feld Kontoinhaber der Kunden-/ Lieferantenname ohne Sonderzeichen eingegeben werden.
Lieferadresse
In diesem Reiter können Sie beliebig viele abweichende Lieferadressen des Kunden/Lieferanten hinterlegen.
Besonderheit:
Länderkürzel der Lieferadresse aktualisiert nicht die Steuerzone der ERP-Dokumente.
Weitere Adressen
- In diesem Reiter können Ansprechpersonen und Rechnungsadressen (primäre und alternativ) angelegt werden.
- Mithilfe des Feld "Typ" können die Adressen unterschieden werden.
- Falls der Typ "Kontakt: primär" gewählt wird, wird diese Ansprechperson automatisch in allen ERP-Dokumenten vorausgewählt und verwendet. Das Gleiche gilt für den Typ "Rechnungsadresse: primär" und dem ERP-Dokument Rechnung.
Weitere Reiter
Lieferungen
In diesem Reiter können werden alle Lieferungen des Kunden/Lieferanten angezeigt. Dabei kann die Anzeige auf eine bestimmte Lieferadresse und / oder auf einen bestimmten Zeitraum einschränken.
Dokumente
Hier können Dokumente hinterlegt werden.
Kunden
Hier können auf Dateien innerhalb des ERP-Systems Verweise hinzugefügt werden.
Lieferanten
Falls im ERP-System ein Scanner eingebunden ist, können hier zusätzlich zu den Verweisen auch Verträge hochgeladen werden.
Dateianhänge
Dieser Reiter liefert einen Überblick über die Dateien, die mit dem Kunden/Lieferant verknüpft sind. Außerdem können weitere Dateien hochgeladen und existierende Dateien umbenannt/gelöscht werden.
Wiedervorlagen
In diesem Reiter können Wiedervorlagen hinterlegt werden. Nach dem Speichern einer Wiedervorlage erscheint diese zusätzlich in einer Übersicht im oberen Bereich des Reiters.
BDV
In diesem Reiter können individuell ergänzten Daten erfassen. Dafür stehen Ihnen alle Felder zur Verfügung, die für Kunden und Lieferanten unter "System/Benutzerdefinierte Variablen" definiert wurden.
Preisregeln
- In diesem Reiter werden die Preisregeln angezeigt, die für den Kunden/Lieferant angelegt wurden.
- Dabei werden die Preisregeln nur angezeigt, wenn der Kunde/Lieferant direkt in der Preisregel verwendet wird.
- Indirekte Treffer von Preisregel (wie zum Beispiel über Kunden-/Lieferantentyp) werden hier nicht angezeigt.
Besonderheit
Wechsel der Firmierung oder der Gesellschaftsform
- Änderungen der Nummer, des Namens und der Adresse von Kunden/Lieferanten werden sofort an die ERP-Dokumente übergeben.
- Nachdem diese Felder in den Stammdaten geändert wurden, werden alle Dokumente mit den angepassten Daten ausgedruckt.
- Für alle anderen Daten muss der Kunde/Lieferant neu in das ERP-Dokument geladen werden.
Lieferbedingung gemäß CEN/TS16931-3-3 (Profil EXTENDED)
Nach dem CII-Schema gemäß CEN/TS16931-3-3 (Profil EXTENDED) ist folgender Code für die Lieferbedingung:
Code Codename
1 . Lieferung durch den Lieferanten organisiert
2 . Lieferung durch Logistikdienstleister organisiert
CFR . Kosten und Fracht
CIF . Kosten, Versicherung und Fracht
CIP . Transport und Versicherung bezahlt nach (benannten Bestimmungsort einfügen)
CPT . Frachtfrei nach (benannten Bestimmungsort einfügen)
DAP . Geliefert am Ort (benannten Bestimmungsort einfügen)
DDP . Geliefert verzollt (benannten Bestimmungsort einfügen)
DPU . Geliefert am Ort der Entladung (benannten Ort der Entladung einfügen)
EXW . Ab Werk (benannten Ort der Lieferung einfügen)
FAS . Frei Längsseite Schiff (benannten Verschiffungshafen einfügen)
FCA . Frei Frachtführer (benannten Ort der Zustellung einfügen)
FOB . Frei an Bord (benannten Verschiffungshafen einfügen)
Nach Incoterms
Rahmen- und Abrufaufträge
Der Rahmenvertrag ist ein Vertrag, der den künftigen Abschluss vieler untereinander gleichartiger Einzelverträge (Abrufaufträge) vereint. Dabei beziehen sich die Abrufaufträge immer auf den Rahmenauftrag.
Erfassen von Rahmen- und Abrufaufträgen
In Verkaufs- und Einkaufsaufträgen kann unter Workflow/Abrufauftrag
ein Abrufauftrag erstellt werden, dadurch wird der aktuelle Auftrag zu einem Rahmenauftrag umgewandelt. Dies passiert allerdings erst, wenn der angezeigte Dialog akzeptiert wird. Aus einem Rahmenauftrag können mehrere Abrufaufträge erstellt werden.
Rahmen- und Abrufaufträge können nicht erstellt werden, wenn der verwendete Auftrag bereits eine Verknüpfung zu einem Lieferschein oder einer Rechnung hat.
Veränderungen von Mengen
Wird ein Abrufauftrag erstellt, wird die Menge im Rahmenauftrag reduziert. In den Rahmenaufträgen gibt es die Spalte Übrige Menge
, die vom Benutzer nicht geändert werden kann, die Anpassung der Menge erfolgt ausschließlich über die erstellten Abrufaufträge. Mit jedem Abrufauftrag wird die übrige Menge im Rahmenauftrag reduziert, bis diese 0 ist. Dabei sind keine negativen Mengen möglich. Hierbei wird jede Positionsmenge aus allen Abrufaufträgen verwendet, um die Menge im Rahmenauftrag zu reduzieren.
Verhalten von Gesamtmengen
Die Summe der Mengen aus dem Rahmenauftrag und Abrufaufträgen ergeben immer die ursprüngliche Summe des Rahmenauftrages. In einer Spalte Gesamte Menge
des Rahmenauftrages kann die ursprüngliche Menge eingetragen und angepasst werden. Die Gesamtmenge darf nicht unterhalb der gesamten Menge in Abrufaufträgen liegen. Bei Anpassung der Gesamtmenge im Rahmenauftrag wird automatisch der Wert in der Spalte Übrige Menge
angepasst.
Nachträgliches Hinzufügen von Positionen in Abrufauftrag
Wenn in einem Abrufauftrag eine neue Position für einen Artikel eingefügt wird, welcher auch im Rahmenauftrag vorhanden ist, wird diese Position automatisch mit der Position im Rahmenauftrag verknüpft. Falls ein Artikel mehrfach im Rahmenauftrag vorkommt, kann die zu verknüpfende Position über einen Dialog ausgewählt werden. Durch die Verknüpfung wird die Menge im Rahmenauftrag aktualisiert
Die Verknüpfung wird verhindert, wenn diese zu einer negativen Menge im Rahmenauftrag führt.
Schließen von Rahmen- und Abrufaufträgen
Ein Rahmenauftrag wird geschlossen, wenn die übrige Menge in allen Positionen des Rahmenauftrages 0 ist. Ein Abrufauftrag wird geschlossen, wenn alle Auftragspositionen in voller Menge in Rechnung gestellt wurden (siehe auch FAQ zum Schließen von Aufträgen)
Weitere Funktionen
- Aus Rahmenaufträgen können nur Abrufaufträge erfasst werden.
Das Erfassen von Lieferscheine und Rechnungen ist nur über die Abrufaufträge möglich. - Rahmenaufträge werden in den Berichten
Bestellermittlung
,Lieferwertberichte
undLieferpläne
nicht berücksichtigt. - Suche nach Rahmen- und Abrufaufträge im Auftragsbericht über die Filter
Auftragsart
und den OptionenRahmenauftrag
undAbrufauftrag
möglich. Außerdem kann dieAuftragsart
im Bericht angezeigt werden.
Stammdatenpreis
Für den Preis eines Artikels stehen in den Artikelstammdaten folgende Felder zur Verfügung:
- Listenpreis
- Verkaufspreis (VK-Preis)
- Einkaufspreis (EK-Preis)(Aktualisierungen an diesen 3 Preisen werden unter "Erneuert am __.__.____" protokolliert)
- Kundenpreis
- Lieferantenpreis
- Der Kunden-/Lieferantenpreis ist an den Kunden/Lieferanten gebunden. Zum Beispiel ein Artikel mit zwei verschiedenen Lieferantenpreisen oder ein Sonderpreis nur für einen bestimmten Kunden.
- Ohne die Checkbox "Exklusiv für folgende…" ist der Artikel allen verfügbar, sonst nur den aufgeführten Kunden/Lieferanten. Unter System/Mandantenkonfiguration/Artikelstammdaten kann eine Voreinstellung dieser Checkbox erzwungen werden.
- Alle Änderungen zum Artikelstammdaten-Preis werden im Reiter "Preisinformation", im letzten Abschnitt "Preisentwicklung für Stammdaten", als Preishistorie hinterlegt. Dabei wird das Gültigkeitsdatum des Preises, der Aktualisierungszeitpunkt, der neue Wert der Preise, der Aktualisierungsgrund und der aktualisierende Benutzer aufgeführt.
Automatische Aktualisierung
Die verschiedenen Stammdatenpreise können durch ERP-Dokumente aktualisiert werden:
1) durch das Buchen einer Einkaufsrechnung mit neuem EK-Preis
2) durch die Auswahl der Preisquelle "Aktualisiere Lieferantenpreis" im Einkauf.
Das ERP-Dokument, das die Preisaktualisierung auslöst, wird als Grund in der "Preisinformation" aufgeführt.
Aktualisierung durch EK-Rechnung
Welcher Stammdatenpreis angepasst wird, bestimmt die Auswahl in System/Mandantenkonfiguration/Features/Artikelstammdaten "Automatisches Aktualisieren von Einkaufspreisen": Nein / Artikel / Lieferant / Lieferant+Artikel / Lieferant + Artikel-GwMittel.
Das Artikel-GwMittel wird immer zum Buchungszeitpunkt einer EK-Rechnung berechnet, da für die Berechnung die momentanen Lagerbestände verwendet werden. Die "gültig ab" Spalte der Preishistorie wird hier mit dem Buchungsdatum befüllt, nicht mit dem Lieferdatum der Rechnung.
Mit der Checkbox "Einkaufspreis nicht aktualisieren" im Artikel wird die automatischen Aktualisierungen ausgeschlossen.
Aktualisierung durch Preisquelle "Aktualisiere Lieferantenpreis"
Preisanfragen, Lieferantenaufträge und Einkaufsrechnungen können die Preisquelle "Aktualisiere Lieferantenpreis" enthalten. Eine Position mit dieser Preisquelle aktualisiert den Lieferantenpreis, wenn das Lieferdatum aktueller ist als das "gültig ab" Datum vom letzten Lieferantenpreis.
Validierung erhaltener E-Rechnung
Anzeige von Rechnungen
Die Anzeige aller Rechnungen aus dem Scan-Verzeichnis erfolgt wie gewohnt im Menü Einkauf/Einkaufsrechnungen von Scanner hinzufügen. Neu hinzugefügt ist eine Trennung nach "Sonstige Rechnungen" und "E-Rechnungen".
Validieren von E-Rechnungen
Die weitere Bearbeitung von E-Rechnungen hat nur mit einer "Gültigen"-Validierung Sinn.
Ungültige E-Rechnungen erhalten in der Spalte "Details" weitere Hinweise mit Fehlern oder Warnungen. Kontaktieren Sie den Aussteller der ungültigen E-Rechnungen und bitten Sie um Korrektur der Struktur oder Syntax der E-Rechnung.
Erfassung von Rechnungen
Markierte Rechnungen, mit dem Radiobutton, werden wie bisher über die Aktion Workflow erfasst:
- Neue Kreditorenbuchung
- Neue Einkaufsrechnung
- Datei zu Rechnung / Buchung hinzufügen
Sie als Benutzer entscheiden ob E-Rechnungen ohne eine Validierung oder eine ungültige Validierung dem Workflow zugeführt werden.