ERP-Hilfe

Administration

Anmeldung

Benutzer

Beim Anlegen von Benutzern sind die Felder "Login" (Anmeldename), Passwort und die Auswahl des Mandanten und der Gruppen wichtig für eine erfolgreiche Anmeldung am ERP-System.

Besonderheit Domain-Anbindung;
Ist das ERP-System mit einer Domain verbunden, wird das Feld "Passwort" nicht angezeigt. Dieses ist nicht nötig, da das Passwort direkt aus der Domain abgefragt wird. Allerdings ist es zwingend erforderlich, dass der Login genau gleich dem Benutzernamen in der Domain ist, sonst kann keine Anmeldung am ERP-System durchgeführt werden.

Tipp beim Anlegen von neuen Benutzern:
Wenn der neue Benutzer einen Referenzbenutzer hat, sollte der Referenzbenutzer geöffnet, mit den Daten des neuen Benutzers gefüllt und auf "Als neu speichern" (wichtig!) geklickt werden.

Mandant

Pro ERP-System können mehrere Mandanten erstellt werden, dabei sind die Daten der beiden Mandaten voneinander getrennt.
Jeder Mandant besitzt somit seine eigene Datenbank.

Der Mandant wird bei der Erstinstallation des ERP-Systems eingerichtet. Die Daten sollten hier nicht geändert werden.

Gruppen

Innerhalb einer Gruppe können Berechtigungen für die verschiedenen Bereiche des ERP-Systems (Stammdaten, Verkauf, Einkauf, …)
eingerichtet werden. Am Ende der Berechtigungen kann die Zuweisung für Benutzer und Mandanten durchgeführt werden.
Es ist somit möglich, Gruppen für verschiedene Mandaten oder auch verschiedene Abteilungen einzurichten.

Gruppen für Abteilungen einzurichten, ist die beste Wahl, um die Berechtigungen innerhalb des ERP-Systems zu definieren.

Besonderheiten

Die folgenden Gruppenberechtigungen sollten nicht verwendet werden:

ACHTUNG

Ohne vorherige Absprache mit der opendynamic sollten die Menüpunkte "Datenbankadministration" und "Druckeradministration" nicht genutzt werden.

Anzahlung und Schlussrechnung

Aktuell sind Anzahlungsrechnungen mit dem Präfix "AR" in der Rechnungsnummer vom Benutzer zu kennzeichnen. Diese Anzahlungsrechnungen (Angeforderte Anzahlungen) sollen beim DATEV-Import vom Steuerberater gelöscht werden. Bei Zahlungserhalt wird das Rechnungsdatum auf das Datum des Zahlungseingangs gesetzt und ohne Präfix "AR" an den Steuerberater exportiert.

Die Handhabung im ERP-System ist in den folgenden Punkten beschrieben: 

Anzahlung anfordern

  1. Auftrag öffnen
  2. Button "Workflow/Rechnung"
  3. Hinzufügen - Den Artikel "Angeforderte Anzahlung" (Nr. AA) als 1-Position hinzufügen
    • Editiere Artikelbeschreibung und Preis
  4. Alle weiteren Positionen löschen
  5. Vorgangsbezeichnung editieren (z.B. "1. Anzahlung", "2. Anzahlung", ...)  
  6. Export/Druckvorschau
  7. Falls alles korrekt ist, Rechnung "Buchen"
  8. Rechnungsnummer editieren (Präfix "AR" vor Rechnungsnummer setzten)
  9. Button "Export/Drucken", um die PDF zu erzeugen
  10. Button "Export/E-Mail" an den Kunden

Zahlungseingang

  1. Anzahlungsrechnung öffnen
  2. Rechnungsnummer editieren (Präfix "AR" löschen)
  3. Rechnungsdatum editieren (Datum vom Zahlungseingang)
  4. Zahlungseingänge erfassen (Datum, Betrag und Konto)
  5. Button "Buchen"

Schlussrechnung

  1. Lieferschein öffnen
  2. Button "Workflow/Rechnung"
  3. Hinzufügen - Für jede "Erhaltene Anzahlung" (Nr. AA) 1x-Position am Ende hinzufügen
    • Editiere Artikelbeschreibung (Erhaltene Anzahlung RG: Nr. vom Datum MwSt. €) und Preis (im Minus)
  4. Vorgangsbezeichnung editieren (z.B. Schlussrechnung)
  5. Button "Export/Druckvorschau"
  6. Falls alles korrekt ist, Rechnung "Buchen"
  7. Button "Export/Drucken", um die PDF zu erzeugen
  8. Button "Export/E-Mail" an den Kunden

Berechnung der Vertreterprovision (Vertreterabrechnung)

1. Lieferantentyp für Vertreter anlegen

Unter dem Menüpunkt System/Stammdaten/Kunden-/Lieferantentyp wird ein neuer Typ erfasst.

image.png

2. Vertreter anlegen/kennzeichnen

Vertreter werden als Lieferanten erfasst, mit dem Lieferantentyp für die Vertreter.

image.png

Nach dem Speichern wird entweder die Lieferantennummer oder ein eigener Nummernkreis fortgeführt.

3. Provisionsregel erfassen

Unter dem Menüpunkt Stammdaten/Provisionsregel können neue Provisionsregel anlegen werden.

image.png

4. Nicht provisionierbare Artikel

Soll ein Artikel von der Provision ausgeschlossen werden, kann die Checkbox "Nicht provisionierbar" in den Artikelstammdaten gesetzt werden.

5. Vertreterabrechnung

Die Vertreterabrechnung kann unter Verkauf/Berichte/Vertreterabrechnung generiert werden. Zur Erstellung des Berichts muss immer das Rechnungsdatum von und bis eingeschränkt werden. Ohne Vertreter (und Checkbox Vertreterabrechnung) erfolgt zum Zeitraum eine Übersicht mit allen Vertretern.

In diesem Bericht werden alle provisionierbaren Rechnungspositionen angezeigt (Artikel ohne Checkbox "Nicht provisionierbar" und einer Provisionsregel). Pro Position wird der Provisionssatz angezeigt, der sich aus den Provisionsregeln ergeben hat, zusammen mit Umsatz und der daraus berechneten Provision.

Auftragsbestätigung per E-Mail an Vertreter

Unter System/Mandantenkonfiguration/Features gibt es die Einstellung Sende blinde Kopie zu Vertretern. Wenn diese eingeschaltet ist, werden beim Erstellen einer E-Mail in einem Verkaufsauftrag die E-Mail-Adressen aller Vertreter, die entsprechend der Provisionsregeln von diesem Auftrag betroffen sind, automatisch zum Feld Bcc hinzugefügt.

Export

Über den Button Export... kann der Bericht als PDF oder CSV exportiert werden.

Erfassen von "Überweisungen via SEPA"

Der Bericht "Überweisungen via SEPA" kann für ausgewählte Rechnungen eine Datei im SEPA-XML-Format erstellen, welche von der Bank verarbeitet werden kann, um die Überweisungen durchzuführen. Nach selben Grundsätzen funktioniert auch der Bericht "Bankeinzüge via SEPA".

grafik.png

1 Fälligkeitsdatum:

Das Fälligkeitsdatum wird aus der Rechnung und dem Skonto bestimmt. Dabei werden Wochenenden und Feiertage nicht berücksichtigt. Sondern lediglich die Daten aus der Zahlungsbedingung ermittelt.

  1. Wenn sich die Rechnung innerhalb der Skontofrist befindet, wird das Fälligkeitsdatum auf das Ende der Skontofrist gesetzt.
  2. Wenn die Skontofrist überschritten wird, wird das Fälligkeitsdatum automatisch auf das Fälligkeitsdatum der Rechnung gesetzt.

2 Lieferant:

In diesem Feld wird der Lieferant angezeigt. Sollten mehrere Rechnungen mit demselben Fälligkeitsdatum vorhanden sein, werden diese gruppiert und nur einmal der Lieferantenname ausgegeben.

3 Rechnung:

In diesem Feld sind die Rechnungen über ihre Rechnungsnummer verlinkt.

4 / 5 / 6 / 7 Rechnungsbetrag / offener Betrag / Rechnungsdatum / Zahlungsbedingungen:

Diese Felder zeigen relevante Daten zu den Rechnungen an.

8 Skonto + 0 Tage:

Hier wird der Prozentwert und der entsprechende Geldwert zu den Skonti, sowie das Datum bis zu welchem diese gültig sind, angezeigt.

Felder, die in der Skontofrist liegen, werden in Grün markiert.

9 Zahlungsart:

Es gibt drei Zahlungsarten ohne Skonto, mit Skonto nach ZB, mit freiem Skonto.

10 Zahlungsbetrag:

In diesem Feld kann der gewünschte Zahlungsbetrag eingetragen werden. Standardmäßig wird für ohne Skonto der volle offene Betrag übernommen. Bei der Zahlungsart mit Skonto nach ZB wird das Skonto automatisch abgezogen und das Feld kann nicht bearbeitet werden. Bei der Zahlungsart mit freiem Skonto kann das Feld frei beschrieben werden, es sollte aber auf den richtigen Umgang mit Skonti geachtet werden.

11 Verwendungszweck:

In diesem Feld wird immer die Rechnung und Rechnungsnummer eingetragen.

Bei mit Skonto nach ZB werden die Skontoinformationen automatisch ergänzt. 

Fehler bei Erzeugung einer E-Rechnung

Das odyn-ERP erzeugt E-Rechnungen nach der Spezifikation ZUGFeRD 2.3.2 / Factur-X 1.07.2 im Profil EXTENDED.
In der Spezifikation sind die Geschäftsregeln im Detail aufgeführt.

Hinweis: Fehler in Geschäftsregeln [BR-?] oder Feldern (BT-?) verhindern die Erzeugung einer E-Rechnung

Die häufigsten Fehlermeldungen

1) [BR-IC-02]: USt-IdNr. fehlt

[BR-IC-02]-An Invoice that contains an Invoice line (BG-25) where the Invoiced item VAT category code (BT-151) is "Intra-community supply" shall contain the Seller VAT Identifier (BT-31) or the Seller tax representative VAT identifier (BT-63) and the Buyer VAT identifier (BT-48). [ID FX-SCH-A-000241] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xslt)

Ursache:
 Lösung:
In Kunden-Stammdaten fehlt die USt-IdNr. USt-IdNr. in Kunden-Stammdaten eintragen.

2) [BR-AE-02]: USt-IdNr. fehlt

[BR-AE-02]-An Invoice that contains an Invoice line (BG-25) where the Invoiced item VAT category code (BT-151) is "Reverse charge" shall contain the Seller VAT Identifier (BT-31), the Seller Tax registration identifier (BT-32) and/or the Seller tax representative VAT identifier (BT-63) and the Buyer VAT identifier (BT-48) and/or the Buyer legal registration identifier (BT-47). 
[ID FX-SCH-A-000235] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xslt

Ursache:
 Lösung:
In Kunden-Stammdaten fehlt die USt-IdNr.   USt-IdNr. in Kunden-Stammdaten eintragen.

3) [BR-S-05]: Steuerschlüssel in FiBu-Konto falsch

[BR-S-05]-In an Invoice line (BG-25) where the Invoiced item VAT category code (BT-151) is "Standard rated" the Invoiced item VAT rate (BT-152) shall be greater than zero. [ID FX-SCH-A-000250] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xslt

Ursache:
 Lösung:
Die verwendete Steuerzone ist mit der Kategorie "Standard" definiert. Der verwendet Steuerschlüssel ist aber nicht Standard.(Standard = 7% oder 19%)
 Steuerschlüssel im entsprechendem FiBu-Konto korrigieren.

4) [BR-11]: Länderkürzel und/oder Land fehlt

[BR-11]-The Buyer postal address shall contain a Buyer country code (BT-55). [ID FX-SCH-A-000157] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xslt) Value of 'ram:CountryID' is not allowed. [ID FX-SCH-A-000036] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xslt

oder

Can't call method "iso" on an undefined value at /opt/erp/pen/test/odyn-erp/SL/DB/Helper/FacturX.pm line 331.

Ursache:
 Lösung:
In Kunden-Stammdaten fehlt das Länderkürzel und/oder Land.
Auch Rechnungsadresse beachten!
 In Kunden-Stammdaten Länderkürzel und/oder Land eintragen.

5) [BR-25]: Artikelbeschreibung fehlt

[BR-25]-Each Invoice line (BG-25) shall contain the Item name (BT-153). [ID FX-SCH-A-000204] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xsl

Ursache:
 Lösung:
Artikel ohne Artikelbeschreibung.
 Artikelbeschreibung eintragen (auch Stammdaten beachten).

6) [BR-27]: Negativer Preis im Artikel

[BR-27]-The Item net price (BT-146) shall NOT be negative. [ID FX-SCH-A-000206] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xslt

Ursache:
 Lösung:
Artikel-Preis (Spalte "Preis" in Pos.-Tabelle) darf nicht negativ sein
 Position entfernen oder eine negative Menge verwenden.

7) Lieferbedingung ohne Typ

Value of 'ram:DeliveryTypeCode' is not allowed. [ID FX-SCH-A-000320] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xslt

Ursache:
 Lösung:
Es wird eine Lieferbedingung ohne Typ (Incoterms Code) verwendet.
 In der verwendeten Lieferbedingung muss der Typ
(Incoterms Code) eingegeben werden.

8) Steuerzone ohne Kategorie

Value of 'ram:CategoryCode' is not allowed. [ID FX-SCH-A-000179] from /xslt/ZF_232/FACTUR-X_EXTENDED.xslt

Ursache:
 Lösung:
Es wird eine Steuerzone ohne Umsatzsteuerkategorie verwendet.
 In der verwendeten Steuerzone muss die Umsatzsteuerkategorie eingegeben werden.

Gewichtetes Mittel

Verwendung

Ein bereits vorhandener Artikelbestand auf Lager und ein neu hinzukommender Bestand können unterschiedliche Einkaufspreise haben. Statt den Einkaufspreis vom Artikel einfach auf den neuen Preis zu setzen, bietet odyn-ERP die Möglichkeit ein gewichtetes Mittel aus dem Preis der angelieferten Menge und den Preis vom vorhandenen Lagerbestand zu bilden. So wird der Einkaufswert, vom Lagerbestand und der Rohertrag in den ERP-Dokumenten besser abgebildet.

Konfiguration des Features im ERP

In System/Mandantenkonfiguration/Features/Artikelstammdaten "Automatisches Aktualisieren von Einkaufspreisen". Wenn der Wert "Lieferant + Artikel-GwMittel" gestellt ist, ist die Preisaktualisierung durch das gewichtete Mittel aktiviert. Beim Buchen einer Einkaufsrechnung wird ein neues gewichtetes Mittel errechnet und als Einkaufspreis in den Stammdaten aktualisiert.

Das berechnete GW-Mittel kann in den Details zu der Position in der Einkaufsrechnung überprüft werden. Diese können über den Knopf "Details anzeigen" im Dokument angezeigt werden.

Berechnung

Das GW-Mittel muss die angelieferte Menge und den momentanen Lagerbestand berücksichtigen, um Gewichtung der neuen Ware zu ermitteln. Deswegen ist es wichtig zu wissen, ob die angelieferte Menge bereits eingelagert ist oder nicht. Sollte die Ware bereits eingelagert sein, muss die eingelagerte Menge vom Lagerbestand abgezogen werden.

Dazu wird der Status des mit der Rechnungsposition verknüpften Lieferscheins überprüft: ist dieser eingelagert, wird die bisherige Menge bestimmt, indem bisherige_menge = Lagerbestand - Rechnungsmenge gerechnet wird, ansonsten gilt 
bisherige_menge = Lagerbestand. Sollte kein Lieferschein verknüpft sein, wird eine Warnung ausgegeben und keine Berechnung vorgenommen, da die bisherige Menge nicht eindeutig bestimmt werden kann.

Die Formel ist sonst immer gleich, mit:

M = bisherige_menge, rM = gelieferte_menge, P = bisheriger_preis und rP = rechnungs_preis

Berechnet sich das GW-Mittel: GWM = ((rM * rP) + (M * P))/(rM + M).

Sollte sich der Preis des Artikels ändern, wird dies in einem History-Eintrag unter "Preisinformation" im Artikel festgehalten.
Das GW-Mittel wird nur ein mal pro Position berechnet, mehrfaches Buchen löst keine neue Berechnung aus.

weighted_avg.png

Import/Export von Artikelstammdaten

Export aus dem ERP-System

Artikelbericht unter "Stammdaten/Artikel" mit relevanten Daten erstellen.
CSV-Datei über "Export/CSV-Export" mit folgenden Optionen (Standardoptionen) exportieren:

Anführungszeichen "
Escape-Zeichen Wie Anführungszeichen
Feldtrennzeichen ;
Zeilenumbrüche Unix (LF)
Kodierung UTF-8
Optionen: Spaltenüberschriften erzeugen
Entferne [[ Kommentare ]]

Falls Artikel aus dem Export aktualisiert werden sollen, MUSS die Checkbox "Entferne [[ Kommentare ]]" abgewählt werden.

Dazu den Button "CSV-Export" verwenden. Die Datei kann nun heruntergeladen und ausgewertet oder angepasst werden. Mithilfe der CSV-Datei können Auswertungen durchgeführt oder angepasste Artikel wieder in das ERP-System importiert werden.

Vorbereitung für den CSV-Import von Artikelstammdaten

Beim Anpassen der CSV-Datei sollte auf Folgendes geachtet werden

  1. Spalte "Artikelnummer" sollte immer in der CSV-Datei enthalten sein.
  2. Es sollten nur relevante Werte als Spalten in der CSV-Datei vorkommen
  3. Beim Speichern darauf achten, dass die Filteroptionen (siehe oben) nicht geändert werden

Bei Excel ist die Handhabung mit CSV-Dateien etwas komplizierter. Unter folgendem Link wird die Verarbeitung von CSV-Dateien unter Excel dargestellt: Importieren oder Exportieren von Textdateien (TXT oder CSV)

Achtung! Durch das Bearbeiten von CSV-Dateien können führende Nullen entfernt werden. Deshalb immer darauf achten, dass die Spalten immer als Text definiert sind.

Einstellungen beim CSV-Import

Ein CSV-Import kann genutzt werden, um das Anlegen von vielen Artikeln zu vereinfachen oder bereits vorhandene Artikel zu aktualisieren. Je nachdem, welche Art von Import gewünscht ist, müssen die Import-Einstellungen definiert werden.

1. Import von neuen Artikeln in das ERP-System
Zahlenformat: 1.000,00
Zeichensatz: UTF-8
Trennzeichen: Semikolon
Anführungszeichen-Symbol: Doppelte Anführungszeichen
Escape-Zeichen: Doppelte Anführungszeichen
Dublettencheck: Artikelnummer
Artikel mit existierender Artikelnummer: Eintrag überspringen
Verkaufspreis: Nachkommastellen: 2
Verkaufspreis: Preisanpassung: ignorieren
Als Shopartikel setzen, falls Spalte nicht vorhanden: ignorieren
Typ: Je nachdem, welche Artikel importiert werden sollen,
Artikelklasse: Je nachdem, welche Artikel importiert werden sollen.
Standardbuchungsgruppe: Je nachdem, welche Artikel importiert werden sollen.
Standardeinheit: Stck.
2. Aktualisieren von vorhandenen Artikeln im ERP-System
Zahlenformat: 1.000,00
Zeichensatz: UTF-8
Trennzeichen: Semikolon
Anführungszeichen-Symbol: Doppelte Anführungszeichen
Escape-Zeichen: Doppelte Anführungszeichen
Dublettencheck: Artikelnummer
Artikel mit existierender Artikelnummer: Je nachdem, welchen Import durchgeführt werden sollte.
Verkaufspreis: Nachkommastellen: 2
Verkaufspreis: Preisanpassung: ignorieren
Als Shopartikel setzen, falls Spalte nicht vorhanden: ignorieren
Typ: ignorieren
Artikelklasse: ignorieren
Standardbuchungsgruppe: ignorieren
Standardeinheit: Stck.
Spaltenzuordnung

Hier können die angegebenen Spalten in der CSV-Datei Spalten des ERP-Systems zugeordnet werden. Angaben zu den Spalten des ERP-Systems findet man unter "Hilfe zu Spaltennamen/Hilfetext anzeigen".

Mithilfe des Button "Spalten aus der hochgeladenen Datei einfügen", können die Spalten aus der CSV-Datei angezeigt und dann zugeordnet werden.

Vorschau und Import

Der Artikel-Import sollte immer zuerst auf der Testumgebung des ERP-Systems durchgeführt und geprüft werden. Erst bei zufriedenstellendem Ergebnis sollte der Import im produktiv System durchgeführt werden.

Mit Button "Vorschau" werden die Daten eingespielt, allerdings noch nicht importiert. Mithilfe der Vorschau kann man die zu importierenden Daten überprüfen und ggf. Anpassungen durchführen, bevor diese importiert werden.

Falls alle Daten in der Vorschau gut aussehen, können die Daten durch den Button "Import" in das ERP-System importiert werden.

Nachdem die Daten erfolgreich in das ERP-System importiert wurden, wird das Import-Ergebnis angezeigt. Dieses Ergebnis kann über "mehr/CSV-Export des Ergebnisses" als CSV-Datei exportiert werden.

Inventuraufnahme

Bereich

Wichtig: Es findet keine Sperrung der Läger während der Inventur statt. Dies bedeutet, dass die Läger weiter im ERP-System bebucht werden können und dadurch die Lager-Bestände von den Zähl-Beständen abweichen können.

Zählung

Wichtig: Wird zu einem Lagerplatz mehrfach der gleiche Artikel mit der gleichen Chargennummer eingetragen, ⁣werden die Mengen auf dem ersten Eintrag zusammengefasst. Auch wenn dies über mehrere Benutzer verteilt eingetragen wird. In diesen Fällen wird eine Meldung mit den relevanten Informationen oben rechts angezeigt.

Prüfung

Die "Prüfung" kann genutzt werden, um die gesamte Erfassung einzusehen und Fehler und Ausnahmefälle zu erkennen und zu korrigieren.

Über die Filter „Delta“ können bestimmte Fälle gesondert angezeigt werden:

Über den Filter „Spezialfälle“ können bestimmte weitere Fälle angezeigt werden:

In dieser Phase können die angezeigten Einträge als PDF- und CSV-Dateien exportiert werden.

Buchung

Sind alle Prüfungen und Korrekturen abgeschlossen, können über den Button Buchen die Lagerbuchungen für die ausgewählten Lager erzeugt werden.

Wichtig: Minusbestände, die in der Phase 3 "Prüfung" mit dem Filter „LS ausgelagert, AA nicht Rückgemeldet“ angezeigt wurden, werden nicht ausgebucht, da das Buchen der Abfüllanweisung den Lagerbestand erhöht.

Kontobewegungen zuweisen

Die Kontobewegung im odyn-ERP mit dem Status "offen" haben noch keine "Zuweisung". Bei einer Zuweisung wird die Kontobewegung mit einer Buchung verknüpft und der Betrag aus der Kontobewegungen wird als Zahlung an diese Rechnung übergeben.

Folgende Einzelpunkte werden addiert:

Punkte Beschreibung
3 Übereinstimmung mit Kunden-/Lieferantenname aus Stammdaten
1 Kundennummer/Lieferantennummer existiert im Verwendungszweck
2 Mandats-Referenz und Gläubiger-ID sind im Verwendungszweck
2 Tagesdifferenz zwischen Bankbewegung und Rechnung ist <= 120
3 Übereinstimmung mit Kontoinhaber aus Stammdaten
3 Übereinstimmung mit IBAN aus Stammdaten
4 Übereinstimmung mit Rechnungssumme
4 Übereinstimmung mit Fehlbetrag
4 Auftragsnummer des Lieferanten im Verwendungszweck
4 Eigene Auftragsnummer im Verwendungszweck
4 Rechnungsnummer des Lieferanten im Verwendungszweck
4 Eigene Rechnungsnummer im Verwendungszweck
-2 Zahlung mehr als 5 Tage vor Rechnungsstellung
3 Übereinstimmung mit Kunden-/Lieferantenname aus Stammdaten
5 Berücksichtigt exaktes Skonto
15 Übereinstimmung Summe aus offenem SEPA-Export der nicht älter als 5 Tage ist
5 SEPA MESSAGE ID im Verwendungszweck
20 Ist eine Sammelüberweisung/Lastschrift


Kunden- Lieferantenstammdaten

Einleitung

Die Stammdaten in odyn bilden die Grundlage für alle weiteren Arbeitsabläufe. Sie werden im Einkauf, Verkauf, Lager und in der Finanzbuchhaltung verwendet und in den verschiedenen Formularen vorausgefüllt.

In den Stammdaten werden alle relevanten Daten der Kunden und Lieferanten hinterlegt. Diese werden, beim Anlegen, in die verschiedenen Bewegungsdaten (Angebot, Auftrag, etc.) vererbt.

Basisdaten

Besonderheiten:
Das Länderkürzel ist mit ausschlaggebend für die Steuerzone im ERP-Dokument. Je nachdem welches Land ausgewählt wird und ob eine USt-IdNr. gesetzt ist oder nicht, wird die Steuerzone im ERP-Dokument ausgewählt.

Um Kunden/Lieferanten als "Kleinunternehmer" zu markieren, muss eine zusätzliche Steuerzone eingerichtet werden.

Die Rechnungsadresse wird standardmäßig in ERP-Dokumenten verwendet.

Bankkonto

Standardmäßig wird als Kontoinhaber der Kunden-/ Lieferantenname aus den Basisdaten verwendet, auch wenn dieses Feld leer ist. Sollten sich in den Namen jedoch Sonderzeichen befinden, welche bei SEPA-Anweisungen zu Problemen führen, sollte in das Feld Kontoinhaber der Kunden-/ Lieferantenname ohne Sonderzeichen eingegeben werden.

Lieferadresse

In diesem Reiter können Sie beliebig viele abweichende Lieferadressen des Kunden/Lieferanten hinterlegen.

Besonderheit:
Länderkürzel der Lieferadresse aktualisiert nicht die Steuerzone der ERP-Dokumente.

Weitere Adressen

Weitere Reiter

Lieferungen

In diesem Reiter können werden alle Lieferungen des Kunden/Lieferanten angezeigt. Dabei kann die Anzeige auf eine bestimmte Lieferadresse und / oder auf einen bestimmten Zeitraum einschränken.

Dokumente

Hier können Dokumente hinterlegt werden.

Kunden

Hier können auf Dateien innerhalb des ERP-Systems Verweise hinzugefügt werden.

Lieferanten

Falls im ERP-System ein Scanner eingebunden ist, können hier zusätzlich zu den Verweisen auch Verträge hochgeladen werden.

Dateianhänge

Dieser Reiter liefert einen Überblick über die Dateien, die mit dem Kunden/Lieferant verknüpft sind. Außerdem können weitere Dateien hochgeladen und existierende Dateien umbenannt/gelöscht werden.

Wiedervorlagen

In diesem Reiter können Wiedervorlagen hinterlegt werden. Nach dem Speichern einer Wiedervorlage erscheint diese zusätzlich in einer Übersicht im oberen Bereich des Reiters.

BDV

In diesem Reiter können individuell ergänzten Daten erfassen. Dafür stehen Ihnen alle Felder zur Verfügung, die für Kunden und Lieferanten unter "System/Benutzerdefinierte Variablen" definiert wurden.

Preisregeln

Besonderheit

Wechsel der Firmierung oder der Gesellschaftsform

Lieferbedingung gemäß CEN/TS16931-3-3 (Profil EXTENDED)

Nach dem CII-Schema  gemäß CEN/TS16931-3-3 (Profil EXTENDED) ist folgender Code für die Lieferbedingung:
Code    Codename
1   .   Lieferung durch den Lieferanten organisiert
2   .   Lieferung durch Logistikdienstleister organisiert
CFR   .   Kosten und Fracht
CIF   .   Kosten, Versicherung und Fracht
CIP   .   Transport und Versicherung bezahlt nach (benannten Bestimmungsort einfügen)
CPT   .   Frachtfrei nach (benannten Bestimmungsort einfügen)
DAP   .   Geliefert am Ort (benannten Bestimmungsort einfügen)
DDP   .   Geliefert verzollt (benannten Bestimmungsort einfügen)
DPU   .   Geliefert am Ort der Entladung (benannten Ort der Entladung einfügen)
EXW   .   Ab Werk (benannten Ort der Lieferung einfügen)
FAS   .   Frei Längsseite Schiff (benannten Verschiffungshafen einfügen)
FCA   .   Frei Frachtführer (benannten Ort der Zustellung einfügen)
FOB   .    Frei an Bord (benannten Verschiffungshafen einfügen)

Nach Incoterms

Rahmen- und Abrufaufträge

Der Rahmenvertrag ist ein Vertrag, der den künftigen Abschluss vieler untereinander gleichartiger Einzelverträge (Abrufaufträge) vereint. Dabei beziehen sich die Abrufaufträge immer auf den Rahmenauftrag.

Erfassen von Rahmen- und Abrufaufträgen

In Verkaufs- und Einkaufsaufträgen kann unter Workflow/Abrufauftrag ein Abrufauftrag erstellt werden, dadurch wird der aktuelle Auftrag zu einem Rahmenauftrag umgewandelt. Dies passiert allerdings erst, wenn der angezeigte Dialog akzeptiert wird. Aus einem Rahmenauftrag können mehrere Abrufaufträge erstellt werden.

Rahmen- und Abrufaufträge können nicht erstellt werden, wenn der verwendete Auftrag bereits eine Verknüpfung zu einem Lieferschein oder einer Rechnung hat.

Veränderungen von Mengen

Wird ein Abrufauftrag erstellt, wird die Menge im Rahmenauftrag reduziert. In den Rahmenaufträgen gibt es die Spalte Übrige Menge, die vom Benutzer nicht geändert werden kann, die Anpassung der Menge erfolgt ausschließlich über die erstellten Abrufaufträge. Mit jedem Abrufauftrag wird die übrige Menge im Rahmenauftrag reduziert, bis diese 0 ist. Dabei sind keine negativen Mengen möglich. Hierbei wird jede Positionsmenge aus allen Abrufaufträgen verwendet, um die Menge im Rahmenauftrag zu reduzieren.

Verhalten von Gesamtmengen

Die Summe der Mengen aus dem Rahmenauftrag und Abrufaufträgen ergeben immer die ursprüngliche Summe des Rahmenauftrages. In einer Spalte Gesamte Menge des Rahmenauftrages kann die ursprüngliche Menge eingetragen und angepasst werden. Die Gesamtmenge darf nicht unterhalb der gesamten Menge in Abrufaufträgen liegen. Bei Anpassung der Gesamtmenge im Rahmenauftrag wird automatisch der Wert in der Spalte Übrige Menge angepasst.

Nachträgliches Hinzufügen von Positionen in Abrufauftrag

Wenn in einem Abrufauftrag eine neue Position für einen Artikel eingefügt wird, welcher auch im Rahmenauftrag vorhanden ist, wird diese Position automatisch mit der Position im Rahmenauftrag verknüpft. Falls ein Artikel mehrfach im Rahmenauftrag vorkommt, kann die zu verknüpfende Position über einen Dialog ausgewählt werden. Durch die Verknüpfung wird die Menge im Rahmenauftrag aktualisiert

Die Verknüpfung wird verhindert, wenn diese zu einer negativen Menge im Rahmenauftrag führt.

Schließen von Rahmen- und Abrufaufträgen

Ein Rahmenauftrag wird geschlossen, wenn die übrige Menge in allen Positionen des Rahmenauftrages 0 ist. Ein Abrufauftrag wird geschlossen, wenn alle Auftragspositionen in voller Menge in Rechnung gestellt wurden (siehe auch FAQ zum Schließen von Aufträgen)

Weitere Funktionen

Stammdatenpreis

Für den Preis eines Artikels stehen in den Artikelstammdaten folgende Felder zur Verfügung:

grafik.png

image.png

image.png

Automatische Aktualisierung

Die verschiedenen Stammdatenpreise können durch ERP-Dokumente aktualisiert werden:
1) durch das Buchen einer Einkaufsrechnung mit neuem EK-Preis
2) durch die Auswahl der Preisquelle "Aktualisiere Lieferantenpreis" im Einkauf.
Das ERP-Dokument, das die Preisaktualisierung auslöst, wird als Grund in der "Preisinformation" aufgeführt.

Aktualisierung durch EK-Rechnung

Welcher Stammdatenpreis angepasst wird, bestimmt die Auswahl in System/Mandantenkonfiguration/Features/Artikelstammdaten "Automatisches Aktualisieren von Einkaufspreisen": Nein / Artikel / Lieferant / Lieferant+Artikel / Lieferant + Artikel-GwMittel.

Das Artikel-GwMittel wird immer zum Buchungszeitpunkt einer EK-Rechnung berechnet, da für die Berechnung die momentanen Lagerbestände verwendet werden. Die "gültig ab" Spalte der Preishistorie wird hier mit dem Buchungsdatum befüllt, nicht mit dem Lieferdatum der Rechnung.

Mit der Checkbox "Einkaufspreis nicht aktualisieren" im Artikel wird die automatischen Aktualisierungen ausgeschlossen.

Aktualisierung durch Preisquelle "Aktualisiere Lieferantenpreis"

Preisanfragen, Lieferantenaufträge und Einkaufsrechnungen können die Preisquelle "Aktualisiere Lieferantenpreis" enthalten. Eine Position mit dieser Preisquelle aktualisiert den Lieferantenpreis, wenn das Lieferdatum aktueller ist als das "gültig ab" Datum vom letzten Lieferantenpreis.
image.png

Validierung erhaltener E-Rechnung

Anzeige von Rechnungen

Die Anzeige aller Rechnungen aus dem Scan-Verzeichnis erfolgt wie gewohnt im Menü Einkauf/Einkaufsrechnungen von Scanner hinzufügen. Neu hinzugefügt ist eine Trennung nach "Sonstige Rechnungen" und "E-Rechnungen".

Validieren von E-Rechnungen

Die technische Validierung prüft, ob die E-Rechnung die richtige Struktur und Syntax aufweist. Führen Sie diese, vor der Erfassung von E-Rechnungen, über den Button "Validieren" in der Aktion-Bar durch. Die Validierung erfolgt für alle E-Rechnungen auf einmal und das Ergebnis der Prüfung wird in der Spalte "Validierung" mit "Gültig" und "Ungültig" angezeigt.

Die weitere Bearbeitung von E-Rechnungen hat nur mit einer "Gültigen"-Validierung Sinn.

Ungültige E-Rechnungen erhalten in der Spalte "Details" weitere Hinweise mit Fehlern oder Warnungen. Kontaktieren Sie den Aussteller der ungültigen E-Rechnungen und bitten Sie um Korrektur der Struktur oder Syntax der E-Rechnung.

Erfassung von Rechnungen

Markierte Rechnungen, mit dem Radiobutton, werden wie bisher über die Aktion Workflow erfasst:

Sie als Benutzer entscheiden ob E-Rechnungen ohne eine Validierung oder eine ungültige Validierung dem Workflow zugeführt werden.