# Anrufe Anrufdokumentation und das Verhalten gegenüber Gesprächspartnern. ### Anrufdokumentation Die Dokumentation / Protokollierung aller Anrufe im CRM hat das Ziel Entwicklungen, Änderungen und Daten zu dem Interessenten zu sammeln, um uns ein umfassendes Bild von der Situation des Interessenten zu geben. Jedes geführte Gespräch muss mit den relevanten Daten und der richtigen Abkürzung im Betreff protokolliert werden, um die Teamarbeit effizient zu gestalten. ### Abkürzungen im Betreff Im Betreff der Anrufprotokollierung werden bestimmte Abkürzungen verwendet. Diese Abkürzungen erlauben effizienteres Arbeiten und dienen der Gruppierung und Auswertung der Anrufe. Folgende Abkürzungen werden bei Anrufen als Betreff verwendet
AbkürzungBedeutungBeschreibung
EAErstanrufWird so lange benutzt, bis ein Gespräch zustande kommt
ABAnrufbeantworterNur ein Anrufbeantworter hat abgenommen
XGespräch zustande gekommenGesprächspartner war nicht der Ansprechpartner/Entscheider, oder Interessent entspricht nicht der Zielgruppe
XNkein GesprächZuvor wurde bereits ein Gespräch geführt, jetzt wurde niemand erreicht
PVGespräch zur TerminvereinbarungGespräch mit Entscheider & Interessent entspricht der Zielgruppe.Terminvereinbarung
TSTerminsicherungAnruf zur Bestätigung/Erinnerung des Termins
NFNachfassenNach Stattfinden eines PV Termines zur Vereinbarung einer KA oder LD Termins
### Protokollierung Protokollierungen immer neutral / kundentauglich halten! In Live-Demos wird das CRM gezeigt! Folgende wichtige Informationen sollten im Protokoll vermerkt werden: - Gesprächspartner - Ansprechpartner - Anzahl der PC-Arbeitsplätze - Einwände / Vorwände - Weitere Details, die sich im Gespräch ergeben haben (akt. SW, Problembereiche der Firma, etc.) Nach der Protokollierung sollte folgendes beachtet werden: - Anruf auf durchgeführt setzen - Uhrzeit und Datum des Anrufs prüfen (Wiedervorlage?) - Richtiges Kürzel im Betreff eintragen #### Kürzel in der Protokollierung
AbkürzungBedeutungBeschreibung
APAnsprechpartnerNotwendiger Ansprechpartner, allerdings nicht zwingend der Entscheider. Muss in Erfahrung gebracht werden
GPGesprächspartnerGesprächspartner des aktuellen Gesprächs, weder AP noch GF
GFGeschäftsführerGeschäftsführer ist im normalfall auch der Entscheider des Unternehmens
SWSoftwareMeist genutzt um Namen der aktuellen SW des Unternehmens zu vermerken
BBBedingte BedingungenZusätzliche Bedingungen, die zur Ermittlung des Status notwendig sind
KIKein InteresseGesprächspartner signalisiert, dass kein Interesse an unserer Dienstleistung besteht
KZKeine ZeitGesprächspartner signalisiert, dass er momentan keine Zeit hat
KGKein GeldGesprächspartner signalisiert, dass es dem Unternehmen finanziell nicht gut geht
VWVorwandGenutzt um zu vermerken, dass eine Ausrede genutzt wurde
Ext-DLExterner DienstleisterDas Unternehmen hat IT Dienstleistungen „outgesourct“ → IT ist an einen externen Dienstleister vergeben (auch nur mit DL abgekürzt)
KBKeine GesprächsbereitschaftDer GP gibt keine Informationen, blockt ab und/oder legt auf
### Nacharbeit von Gesprächen Zur Analyse & Nacharbeit von geführten Gesprächen, werden weitere Abkürzungen genutzt. Um die Gespräche zu vermerken wird eine „Neue Aufgabe“ im CRM erstellt und eine der folgenden Abkürzungen im Betreff verwendet. Dies erlaubt das Suchen und Nutzen der Bemerkungen zu Schulungszwecken. Aufgaben mit der Abkürzung NA sollten regelmäßig besprochen und gelöst werden, um sie zu Schulungsvorlagen umzuwandeln.
AbkürzungBedeutungBeschreibung
NANacharbeitKennungzeichnung von Gesprächen, die nicht gut liefen um vor dem nächsten Anruf eine passende Lösung / Argumentationskette zu finden
SVSchulungsvorlageGespräche / Einwandbehandlungen die funktioniert haben sollen bei der Einarbeitung und Fortbildung von Mitarbeitern genutzt werden
WikiEintrag in WikiLösungen die aus Nacharbeit und Schulungsvorlagen entstanden sind, werden als Hilfestellungen in der Wiki hinterlegt
ZMZweitmeinungEinschätzung, dass ein anderer Kollege besser mit dem entsprechendem Interessenten umgehen kann bzw. besser voran kommt. → Aufgabe erstellen + Anruf erstellen und dem Kollegen zuweisen
### Handhabung [![neuer_anruf_crm.png](https://wiki.opendynamic.de/uploads/images/gallery/2023-08/scaled-1680-/neuer-anruf-crm.png)](https://wiki.opendynamic.de/uploads/images/gallery/2023-08/neuer-anruf-crm.png) Folgende Schritte sind in dieser Reihenfolge durchzuführen, um ein möglichst effizientes Telefonieren zu gewährleisten: Anrufe bei Interessenten ohne Wiedervorlage - Im CRM-Menü: Interessenten - Filter setzen: Status: Zugeteilt / Zugewiesen an: eigener Name / Niederlassung: Opendynamic –> Suchen - Den gewünschten Eintrag in neuem Tab öffnen - Nummer wählen (Rechtsklick –> Call number) - Zusammenfassung anzeigen - Neuen Anruf erstellen - Auf Status: Durchgeführt setzen - Gespräch protokollieren & speichern - Über Pfeil oben rechts im Interessenten, den nächsten Interessenten aufrufen ***Bürozeiten oder Ähnliches werden unter „Beschreibung Interessent“ direkt im Datensatz vermerkt.*** ### Geplanter Anruf Es werden immer nur bei Interessenten mit dem Status 5+ Aktiv Anrufe/Wiedervorlagen geplant. Wenn die Einschätzung besteht, dass der AP innerhalb von 6 Wochen zu einem Termin gebracht werden kann. Deshalb werden die Anrufe maximal 6 Wochen im Voraus geplant. Falls z.B. erst eine E-Mail oder sonstiges Infomaterial gewünscht ist, wird ebenfalls durch einen geplanten Anruf nachgefasst. Wenn zu erkennen ist, dass der AP kein Interesse an einem kurzfristigen Termin hat, wird der Interessent auf den Status 5+Passiv gesetzt und ohne Wiedervorlage halbjährlich angerufen. Wenn ein Anruf geplant wird, sollte in der Beschreibung bereits hinterlegt werden, welche Punkte geklärt oder gefragt werden sollen und welche Ansätze gewählt werden. Dieses Vorgehen verhindert ein langes Suchen und lesen vor dem eigentlichen Anruf. ### Durchgeführter Anruf ### Verhalten gegenüber Gesprächspartnern *- stets freundlich & höflich sein* *- lächeln* *- auf die Stimme achten* *- auf die Betonung einzelner Wörter wert legen* *- zuvorkommend sein* *- immer professionell bleiben* *- hartnäckig sein* Tipp: Sich selbst hin und wieder aufnehmen bei Anrufen. Ihr werdet überrascht sein… Am Ende eines Gespräches mit einem Interessenten der Zielgruppe-Passiv (5+PCs Passiv), sollte nach Erlaubnis für einen neuen Anruf in halbem Jahr gefragt werden. ### Gesprächsleitfaden [![gespraechsleitfaden2.png](https://wiki.opendynamic.de/uploads/images/gallery/2023-08/scaled-1680-/gespraechsleitfaden2.png)](https://wiki.opendynamic.de/uploads/images/gallery/2023-08/gespraechsleitfaden2.png) [![gespraechleitfaden1.png](https://wiki.opendynamic.de/uploads/images/gallery/2023-08/scaled-1680-/gespraechleitfaden1.png)](https://wiki.opendynamic.de/uploads/images/gallery/2023-08/gespraechleitfaden1.png)